数字办公为公共图书馆注入活力

◎王小宁

习近平总书记在教育文化卫生体育领域专家代表座谈会上强调，“要顺应数字产业化和产业数字化发展趋势，加快发展新型文化业态，改造提升传统文化业态，提高质量效益和核心竞争力”。2021年6月，文化和旅游部发布的《“十四五”公共文化服务体系建设规划》中明确提出，要以全国智慧图书馆体系建设项目和公共文化云项目为引领，推动公共文化数字化、网络化、智能化发展取得新突破。

公共图书馆是社会文化事业的重要组成部分，可以为公众提供各种知识资源和信息服务，满足人们的学习、研究和娱乐需求。公共图书馆具有开放性和公共性，承担着为公众提供知识资源和信息服务的重要责任。现如今，传统办公方式已经无法满足公共图书馆日益增长的资源管理和服务需求。随着信息技术的快速发展和数字化时代的到来，数字办公逐渐成为公共图书馆现代化建设的重要内容。作为一种基于信息技术的新型办公模式，数字办公具有高效、灵活、便捷和可持续的优势。图书馆数字办公以信息技术为支撑，通过数字化工具和平台实现公共图书馆资源和服务的数字化；通过数字化手段实现公共图书馆的资源管理和服务方式的转变，促进信息的共享和利用，以达到提高工作效率，提升用户体验的目的。

■数字办公的基本概念

数字办公的定义

数字办公指利用数字化技术和信息化手段，实现高效、便捷和智能化办公的方式。数字办公借助计算机、网络等将传统的办公过程进行数字化转化和优化，包括文件管理、信息交流、会议协同、项目管理等环节。数字办公的核心在于将人和信息、技术有效结合，通过网络技术打破物理空间的限制，把企业经营活动中的一些信息数据断联打通，并实现共联，以实现信息共享，把碎片化沟通和协作集中到一起，在压缩办公成本的同时提高工作效率和工作质量。通过网络和云存储技术，用户可以随时随地获取所需的数据，不再受时间和空间的限制。团队成员可以通过在线协同编辑、共享日程安排等功能实现多人实时协同办公，提高团队的工作效率和合作能力。此外，用户还可以根据自身需求选择不同的显示界面，使得办公过程更符合个人习惯。数字办公通过采集和分析办公数据，还可以帮助管理者更好地了解业务开展情况，进而做出科学的决策。

公共图书馆作为传播文化和知识的重要场所，面临着大量资源管理和服务需求。数字办公技术的引入可以极大地提高公共图书馆的资源管理效率和服务水平。在资源管理方面，数字办公可以实现图书馆馆藏资源的数字化存储和管理，包括图书的标注、借还和统计等工作，使图书馆馆藏资源更易于查找和利用，满足用户的需求。在服务方面，数字办公可以为用户提供在线查询、预约借阅、图书推荐等服务，提升用户的体验感和满意度。

数字办公的特性

数字办公不仅改变了传统的办公方式，还对公共图书馆的运作方式产生了巨大的影响。传统公共图书馆的馆藏资源以纸质资料为主，资料的获取和管理流程十分烦琐，而数字办公可以将公共图书馆的馆藏资料进行数字化存储，不仅有利于资料的保存，还方便了用户快速检索，提高了信息获取的效率。数字办公还可以为公共图书馆和用户提供高效的信息交流平台。传统公共图书馆管理模式下，用户与图书馆之间的交流主要在线下进行，受时间和空间的限制。而数字办公技术可以帮助公共图书馆建立一个面向用户的数字交流平台。用户可以通过电子邮件、即时通信等方式与图书馆工作人员进行实时交流，进而使双方加深了解。如此一来，公共图书馆的资源共享也变得更加容易。另外，数字办公还实现了智能化的管理方式。传统公共图书馆管理模式中，图书资料管理通常需要花费大量的人力和物力，容易出现错误和资源浪费的问题。而数字办公能够通过智能化管理系统对图书资料进行自动化管理和统计，大大提高了工作效率和准确性。

数字办公使公共图书馆的运作方式发生了革命性改变。在数字办公技术的支持下，公共图书馆能够更好地满足用户需求，提升服务质量，促进知识的传播与共享。然而，数字办公在公共图书馆中的应用还面临一些挑战，如信息安全和隐私保护等问题，需要进一步加强对技术和管理手段的研究。

数字办公的发展趋势

数字办公是社会信息化进程中的必然产物。随着信息科技的飞速发展和智能化应用的普及，数字办公在公共图书馆中的应用已成为必然趋势。首先，数字办公具有高效性和便捷性。运用数字办公方式处理数据可以提高工作效率，并为用户提供更加便捷的服务，提高用户获取信息资源的效率。其次，数字办公具有灵活性。传统公共图书馆中的资源主要为纸质资源，需要占用大量的物理空间进行存储，而数字办公可以将馆藏资源数字化，并通过网络和云存储技术实现资源共享。这样一来，公共图书馆可以为用户提供更为便捷的服务，并扩大服务范围。此外，数字办公还可以协助图书馆工作人员进行数据分析和管理，更加准确地了解用户需求和借阅行为，进而更好地满足用户需求。数字办公还可以通过智能化技术为用户提供个性化服务。例如，通过智能化推荐系统，公共图书馆可以根据用户的阅读习惯为其推荐更加符合其需求的图书和资料，提升用户满意度。总之，数字办公在公共图书馆中的应用越来越广泛，不仅提高了图书馆的工作效率，还为用户提供了更全面和个性化的服务。随着信息技术的不断进步，数字办公在公共图书馆中的应用将会进一步拓展。

■公共图书馆的现状与需求

公共图书馆的功能定位

公共图书馆是为群众提供文化服务的重要机构，其功能定位是满足人们获取知识和信息的需求。随着数字技术的快速发展，群众对公共图书馆的需求也在发生变化。数字办公作为一种新型办公方式，具备高效、便捷等特性，正逐渐被应用于公共图书馆中。

传统图书馆管理模式的流程烦琐，不仅费时耗力，而且容易出现错误。而数字办公模式可以实现对图书馆资源的自动化管理和智能化处理，提高工作效率。例如，引入数字目录和电子标签技术可以实现自动借还图书，既减少了人力资源的投入，也提升了用户体验。另外，数字办公还可以帮助图书馆进行数据分析，了解用户的阅读偏好，更好地满足用户的阅读需求。数字办公为公共图书馆和用户提供了高效的信息交流平台。公共图书馆提供的服务包括图书借阅、阅览室使用、资源咨询和学术培训等。数字办公可以实现图书馆线上服务，用户可以随时随地进行图书查询、在线预订图书等。比如，利用数字办公技术，公共图书馆可以建设数字资源平台，方便用户进行在线阅读和下载。此外，数字办公还可以实现图书馆的跨地域合作，促进图书馆之间进行资源共享和合作，提升图书馆的服务能力。

公共图书馆的数字化需求

公共图书馆的数字化需求主要表现在两个层面。第一，信息服务层面。公共图书馆需要为用户提供丰富的数字资源，如电子图书、学术期刊、数据库等，以满足用户的知识需求。数字化信息服务可以使用户随时随地获取所需的信息，不再受时间和空间的限制。第二，运营管理层面。公共图书馆需要借助数字办公技术对馆内资源进行管理和维护，以提高工作效率和服务质量。

在数字办公的应用方面，公共图书馆可以通过建设数字资源库来实现资源管理的数字化。数字资源库可以集中存储和管理图书馆的数字资源，同时为用户提供便捷的检索和阅览服务，使用户可以方便地获取所需资料。数字办公还使资源管理具有更高的灵活性和可扩展性，以便公共图书馆能够更好地管理数字资源，满足用户需求。公共图书馆可以利用数字技术提供在线咨询、远程指导、数字培训等服务。数字办公还可以实现图书馆与用户之间的实时交流和沟通，提高用户满意度。

■数字办公在公共图书馆中的应用

数字办公在公共图书馆资源管理中的应用

数字办公在公共图书馆资源管理中的应用体现在许多方面。第一，文献管理方面。传统图书馆的资源管理主要依赖人工操作，容易出现错误。而引入数字办公技术后，可以实现文献信息的快速录入、存储和检索。运用数字化方式管理图书馆的资源，可以提高工作效率，减少人工操作带来的错误，并且为用户提供更精确和便捷的服务。第二，库存管理方面。传统图书馆的库存管理常常面临着图书丢失、借阅管理混乱等问题。而数字办公技术的应用可以建立起统一的库存管理系统，在图书的采购、入库、借阅等方面实现自动化处理。这样不仅可以实现库存数量的精确统计，还可以提高图书馆资源的利用率。第三，信息推送方面。传统图书馆主要提供书籍展示和用户咨询服务。然而，这种方式无法满足用户的个性化需求。图书馆可以利用数字办公技术搭建个性化推荐系统，根据用户需求向他们推荐相关图书。这种方式不仅能够提高用户满意度，还能够更好地推动公共图书馆的发展。

数字办公在公共图书馆服务中的应用

在现代社会，数字办公在公共图书馆的服务中发挥着重要作用。第一，信息查询和检索方面。数字办公依靠便捷的电子化检索系统，使用户可以通过图书馆网站或者自助终端查询到所需的资料。与传统的纸质目录相比，数字办公不仅大大提高了检索速度，还为用户提供了更为丰富的检索方式，如关键词检索、分类检索等。第二，图书借还、续借方面。在数字办公模式下，用户可以通过图书馆网站或者自助终端自助完成图书借还和续借，这样不仅提高了借阅效率，减少了人力资源的占用，还为用户提供了更加便捷的借阅服务。同时，数字办公系统还能通过短信或者电子邮件等方式提醒用户图书到期归还，减少了超期借阅的情况，提高了图书的流通率。

通过研究数字办公在公共图书馆中的应用可以发现，数字办公在提高服务效率、促进资源共享和提升用户体验等方面发挥着重要的作用。为了更好地融入数字化时代，公共图书馆需要在数字化理念的支持下加强数字平台、智慧阅读、服务模式、人才团队等方面的建设，为公共图书馆的阅读服务注入新的活力。在以后的研究中，研究人员需要进一步深入探索数字办公在公共图书馆中的应用，充分发挥数字化技术的优势，提升图书馆的服务水平和用户体验。