实训设备的电子档案建立与信息化管理分析

刘 畅

（宁夏职业技术学院，宁夏回族自治区 银川 750021）

1 实训设备信息化管理的意义

实训设备是高校顺利开展人才培养、科技攻关以及社会服务等各项工作必不可少的物质保障和基础。在宁夏职业技术学院“双高校”建设的过程中，对实训设备的精细化、科学化、规范化、高效化管理提出了更高的要求。高校在优化设备资源配置、提高人才培养质量等方面面临许多新的挑战，之前的传统管理方式无法满足高校发展和建设的新要求，因此设备信息化管理也被赋予了重要意义。

宁夏职业技术学院纺织与服装技术系拥有大量设备，设备数量大、种类多，采用传统方式管理起来效率不高，无法满足优化设备资源配置、实现精细化管理的要求。自宁夏职业技术学院“双高校”建设以来，纺织与服装技术系一直在积极探索将数字信息化技术引入实训设备管理的具体方法和路径，使得实训设备的管理更加精细化、科学化、规范化和高效化。

2 纺织与服装技术系实训设备管理的难点

（1）设备数量大、品种多。宁夏职业技术学院纺织与服装技术系拥有大量纺织类、服装类以及人物形象设计类设备，设备总数量数百件，数量大、品种多。不论设备大小，价值高低，所有设备都用于教学或者科研，每台设备都是学校的固定资产，都需要妥善保管。

（2）设备纸质档案繁琐。纺织与服装技术系的大量实训设备中，每台设备都有相对应的丰富的纸质档案，比如设备介绍、操作说明以及实训手册等。但这些纸质档案数量庞大，保存、管理和查找需要花费较多时间和精力，日常工作繁杂，效率较低。

（3）设备盘点、使用和维修过程中，传统管理方式效率较低。在实训设备的盘点、使用、维护保养和维修的过程中，通常采用传统的人工登记方法，耗时耗力，效率较低，而且经常出现漏记以及记录延误的情况发生，难以实现设备在使用过程中的精细化和规范化管理，容易因为人为因素导致设备使用、维护保养以及维修信息记录不到位，不能真实反映设备使用的准确信息。

为了解决纺织与服装技术系实训设备纸质资料保管费事、分类不够清晰、查找困难、设备使用过程中人工登记的方法耗时耗力效率较低的问题，纺织与服装技术系长期以来一直在探索实训设备的信息化管理方式，为实训设备建立电子档案并且在设备盘点、使用、维护保养以及维修的过程中采用数字化管理模式。

3 实训设备信息化管理的实施目标

（1）优化管理模式，为实训设备建立电子档案。通过二维码（如图1）的形式为纺织公共实训中心设备建立电子档案，二维码就像设备的电子身份证，包含了设备基础信息、主要参数、操作手册、技术资料、主要操作视频、设备负责人等内容（如图2）。需要了解设备信息时，不用再查找纸质档案，通过手机微信扫码即可查看各设备的重要信息和维护保养等相关数据，极大提高了工作效率。

图1 设备二维码实例

图2 设备二维码展示效果

（2）完善设备电子档案内容，丰富设备培训资源。在设备二维码的基础上，逐步完善设备电子档案内容，不断丰富与设备配套的培训资源。比如在后续的实训设备数字化管理建设中，可以在已经建立好的二维码基础上，加入设备的相关实训操作手册等内容，给学生提供丰富的优质数字教育和培训资源，推动设备信息以及操作方法等资源开放共享，同时方便学生随时学习设备的相关知识。

（3）设备状态、维护保养、维修的精细化和科学化管理。通过实训设备资料的二维码数字化管理模式，在使用过程中可以通过扫描二维码随时记录实训设备的使用状态，比如设备是正常使用还是待修理等。还可以通过数字化管理及时进行设备点检、维护保养，以及了解故障隐患等。日常检查时，检查人员只需使用微信扫一扫，就可以快速记录设备状态、检修设备以及了解设备存在的隐患和处理情况。“拍照、录像”功能还能弥补纸质版记录不能清晰反映检查、维修的情况。拍摄的照片会自动带上水印，无法被手动修改，杜绝为了应付检查突击式补记录的情况。

（4）精准记录设备使用信息，数据可视化呈现。在设备的完整使用周期内，每次设备的使用、日常点检、维护保养和维修时，通过扫描二维码，可以详细精准记录设备每次的使用、维护保养以及维修数据，数据可以在设备二维码信息后台看到。通过数字化管理方式，免去了之前传统管理方式中需要对设备各项管理数据进行大量汇总和计算，数字化管理模式可以准确、可靠、方便地记录每台设备的数据，并保证数据的真实性和规范性，同时在后台记录以及可视化呈现，可通过Excel 表格将所有设备的数据导出，进行进一步分析。

（5）方便设备数据分析，为资源配置和绩效评价提供依据。通过实训设备的二维码后台，详细记录下每台设备在全生命周期内的使用、日常点检、维护保养和维修等数据。通过数字化记录的数据对所有实训设备进行全面分析，将实训设备的数据与学校的人事管理、教学质量管理、学科建设以及“双高校”建设等重点工作相结合，全面掌握实训设备的管理与使用现状，科学评价实训设备的使用绩效，更好地发挥设备的作用。

另外通过后台数据记录，对数据分析后，全面了解设备的数量规模、类型分布、管理使用、运行维护等方面的整体情况，为建立完整的设备使用管理综合考评体系、改进设备管理机制提供支持，也为设备的对外开放共享、社会服务以及资源合理配置提供可靠的数据支撑。

4 实训设备信息化管理的具体做法

使用二维码的方式实现实训设备的电子档案建立和数字化管理。为纺织公共实训中心的重要设备建立二维码，通过手机扫码即可看到设备的电子档案信息以及使用记录、维护保养记录和维修记录等（如图3）。比如附件中是纺织公共实训中心全自动织袜机的二维码，通过扫描二维码，可以看到设备的照片、基本介绍、主要参数、操作步骤以及操作视频等。

图3 二维码填写设备的维护保养和维修记录

另外可以通过扫描二维码的方式对这台设备进行数字化管理，每次使用全自动织袜机前，扫描二维码了解目前织袜机的状态，填写使用记录。在维护保养和维修时，通过扫描二维码填写相关记录，形成设备的动态档案。

5 实训设备信息化管理的成效亮点

（1）二维码制作方便，信息丰富，有较强的推广性。利用二维码的形式制作实训设备电子档案并进行数字化管理。依托二维码生成平台制作二维码，方法简单易学，制作效率高，适合大规模的设备电子档案建立，成本低廉，具有较强的推广性，可以逐步推广到学校其他教学部门的设备数字化管理中。也可以推广到其他领域的管理过程中，比如耗材管理、教学资源数字化管理等。所制作的设备二维码内容丰富，图、文、音视频、操作文档、动态表格等多种多媒体形式可以同时在二维码中体现，同时可供学生下载学习，丰富的内容组合生动地展示了设备的相关资料，相比传统的纸质资料，多媒体形式的设备信息更便于学生学习设备相关知识。

（2）学生参与制作过程，拍摄设备操作视频，学以致用。在设备的电子档案制作过程中，学生参与了大量工作，比如设备的信息收集，设备操作说明和维护保养方法的撰写以及操作视频的录制等。在整个过程中，学生将课上所学的实训设备理论知识用于实践过程中，学以致用，提高了设备的操作能力。设备电子档案的建立不仅极大提升了设备的管理效率，同时让学生有了应用知识的机会，将所学知识用于实践中。

（3）数字化实现实训设备的精细化、科学化和规范化管理。通过二维码的形式，实现对设备的数字化管理。在设备日常使用、维护保养和维修的过程中，随时通过扫码记录，不再使用手写的纸质记录，数据更加准确可靠。通过扫码将设备管理的各个过程记录下来，逐渐形成设备的动态运维档案。这些数据记录安全、稳定地存在二维码平台，可以随时查看，并可视化呈现，还能以各种形式导出，方便后续数据处理。全面掌握实训设备的管理与使用现状，科学评价实训设备的使用绩效，更好地发挥设备的作用。

（4）二维码使用方便，形成闭环式管理。在设备的使用过程中，只需要扫描二维码，即可以完成各项表格的填写。设备管理人员和使用人员在使用、维护保养以及维修的过程中，现场扫码，以图片、音视频等形式上报设备使用情况，系统将向指定责任人发送通知。在维护保养和点检的过程中，如果发现设备有问题，巡检人员可以手动选择维修人员进行通知。维修人员维修后，能在异常记录下添加维修说明，形成闭环。设备的巡检、维修、验收过程中，需要涉及到一线人员、维修员和管理员等多人。数字化管理可以形成闭环功能，设备负责人员巡检后填写巡检表单，添加后续处理情况并@其他人一起来完成巡检任务，闭环式推进设备正常运转。在设备的使用和管理过程中通过二维码数字化的方式，极大提升设备管理效率，方便操作，相比纸质记录，省时省力，有效减少漏记情况发生。

（5）二维码内容可随时更新，方便后续改进和补充。在设备二维码制作过程中可以多人协作，在线上平台完成，团结合作、集思广益、不断改进。二维码的内容保存在线上平台，可以随时更新内容，每次扫描二维码之后，所显示的都是最新内容。二维码内容更新方便，为后续的改进和补充提供了极大便利。后续可以逐步完善设备的电子档案以及数字化管理工作，比如给重要设备加入实训指导手册等，不断丰富设备信息等，通过二维码的方式可以随时更新电子档案内容。