浅谈高校资产管理系统在资产档案管理中的应用

齐鲁医药学院 刘潇潇

资产档案作为高校发展历史的见证及直接形成的历史记录，高校资产档案管理系统在提高资产档案管理质量及实现资产档案管理应用效应最大化及安全性上发挥着积极的作用。但当前高校资产档案管理仍存在诸多问题亟待解决。针对这一情况，本文提出基于高校资产管理系统的资产档案管理设计与实现，运用三层系统逻辑结构及数据采集功能，从资产领用、资产借用、资产报废及归档管理四个方面论述了具体应用思路。

长久以来，高校资源都被界定为一种被私人管制的资产，缺少校际传播流通。因此，怎样才能有效强化高校资产档案的有序管理，让其发挥出最大作用，逐渐成为高等教育改革探索的重要问题[1]。对此，本文以高校资产管理系统在资产档案管理中的价值性为研究方向。

1 高校资产管理系统在资产档案管理的价值分析

1.1 提高资产档案管理质量

高校资产管理系统的资产档案管理主要包括内容体系、运作体系等。其中，内容体系指高校资产档案所有内容，包括资产档案形成、使用、开发与利用等；运行体系是指在对高校资产档案进行管理过程当中形成的档案资料，包括资产档案管理部门各个岗位具体工作职责及具体管理制度和运行体系，通过对资产档案形成及应用的可视化管理，对于提高整体档案资产管理质量具有深远意义。

1.2 促进资源最大化，提高安全性

资产管理具有较强专业性，因此对资产档案有效管理需由专业资产档案管理部门来完成，而不能根据工作人员管理内容划分。有关高校档案馆必须有一名专门人员专门负责对资产档案进行组织、协调和管理，资产管理部门也必须有一名专门人员负责对资产档案进行收集、筛选、整理等工作。同时，各个分系统执行部门资产管理者也要在特定情况下做好本部门资产文件管理工作，在提高资产安全性的同时，使资源能发挥出最大作用，通过资产管理系统的科学应用及管理，有效地促进资源最大化及降低资产流失[2]。

2 高校资产档案管理现状及不足

2.1 高校资产档案管理体系的建设难以适应高校发展的需求

目前，许多高校资产档案管理存在如信息落后等问题，还存在着没有将资产档案管理和人员档案管理系统有机地结合起来的情况，造成部分无形资产损失。此外，高校资产种类较多，导致资产档案具体形成到完善的过程中所产生的档案信息需要专业化人员实施，这就要求高校在发展时根据自身具体情况，构建更加完善、系统化的资产档案管理体系以及与之相适应的绩效考评机制，从而能够对其档案体系建设和管理进行考核，一旦发现任何问题，就可采取相应措施进行整治，从而提升资产档案管理水平。

2.2 无形资产的忽视，资产利用率较低

高校资产档案可划分为有形资产和无形资产。高校对教学设备等可见资产的保护相对完善，比如，扩建时期投资建设产生高成本教学器具存在采购重复、设备闲置的情况。但对教学经验、管理经验等无形资产，却没有很好归纳总结，也没有形成具有高校特色经验的秘籍，比如，高校日常开展活动过程中，由于管理不便，会关闭一些学生课外活动教室，并没有充分利用，致使某些宝贵无形财产损失。

3 基于高校资产管理系统的资产档案管理设计与实现

3.1 高校资产管理系统设计

3.1.1 系统架构设计

高校资产管理系统设计以面向对表示层、业务逻辑层、数据存储层的三层体系结构为核心，即在原有两层体系结构外添加中间层，通过引入中间层概念，将原本复杂业务逻辑与传统C/S 应用模型相分离提供易于访问、易于管理的方法，依托分布式应用部署增强程序可用性、安全性以及复用性的同时，为高校资产档案管理提供有力支撑，具体如图1 所示。

图1 三层架构设计模型图Fig.1 Three-tier architecture design model diagram

3.1.2 数据挖掘

高校各部门数据库不一，致使数据无法整合，无法实现不同系统间跨平台信息共享与互动及以主题为导向的数据分析。对此，为提高资产档案管理整体效率，应构建一套分析与决策系统对所收集到数据进行有效处理、研究，这样才能有效处理所收集到数据。此次设计主要以基于数据挖掘数据仓库技术为例。数据仓库逻辑模型由两部分组成：（1）挖掘主题所包含多个角度进行描述；（2）从不同角度对挖掘主题相关数据进行描述。数据仓库高维数据集能够为数据仓库中各种数据提供统一、一体化视图，是资产档案报告、在线分析、数据挖掘的技术支撑[3]。

3.1.3 资产档案管理模块设计

（1）资产领用。资产认购是指企业在新增资产时按照规定到有关部门办理购置手续，领取使用流程。当资产申购出现，申请人需向其发起资产申购申请，提交申购申请时系统会自动产生申请数据，并对申请数据进行验证，以及对该资产是否存在、是否空闲、是否处于维修状态等相关信息进行验证。如系统不存在于验证系统中，则会把申请数据上载到资产管理部门，在资产管理部门需要对要申购资产进行审批时，如管理部门认为要申购资产有必要申购，那么申请数据就会得到批准，如没有就不会得到批准。系统将会由有关部门对当前资产状况进行验证，对提交申请进行验证和答复，并形成审批存档单，对该资产进行申购，具体流程如图2 所示。

图2 资产领用时序图Fig.2 Asset acquisition timing diagram

（2）资产借用。当使用人想借用一项资产时，应先在系统中提出一项资产借用申请，等待有关部门对当前该借用资产状态进行确认，例如，是否报废、是否空闲或是否处于维修状态，并给出相应答复。同时，资产借用有两种类型：学院内部资产借用和学院之间资产借用。学院管理员可直接操作学院内部借用，而如果是学院间借用，则需高校管理员进行操作实现，具体如图3 所示。

图3 资产借用时序图Fig.3 Asset borrowing timing diagram

（3）资产报废。资产报废职能主要是指在装备达到服务年限后对其进行处置。高校固定资产达到使用年限后，由高校资产管理人员向高校提出报废申请并对其进行处理。一旦得到批准，就会将这台设备从资产管理仓库中移除，并将其基本情况修改为报废，具体如图4 所示。

图4 资产报废时序图Fig.4 Asset retirement sequence diagram

（4）归档管理。资产归档管理即资产账册管理，并以基础账册为基础，建立高校基础资产库，而资产的申请、领用、借用、维修和报废等操作都会被保存在基本资产档案库中。同时，针对类型资产建立完整资产运行记录，并对其运行记录进行详细记录，系统设计阶段为基础代码提供可维护性，为基础词典代码提供可维护性界面，并建立动态管理机制。如有必要在系统中记录动作，则时间序列图就可被用来保存文件，其流程如表1 所示。

表1 归档管理流程Tab.1 Archiving management process

3.2 强化高校资产档案管理的建议

3.2.1 创新完善资产档案管理制度

根据《高等学校资产档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等法律，组建一支由专家组成的队伍，对文件内容进行改进和强化，保证每个环节都能井然有序地进行，对工作内容进行细化，将各个部门工作内容和工作原则梳理得井井有条，并制定相应监督机制和奖惩制度，提高工作效率，严格工作态度，促进资产档案创新发展。

3.2.2 提高资产管理信息化，提高利用率

伴随着信息化时代来临，信息技术也在持续提高并快速地发展着，传统工作方式将会被新技术所替代，在抓住时代趋势的同时，要对有形资产与无形资产之间的比例进行规划，提前做好总结并将标准提高到更高水平，对采购清单进行合理规划后再予以批准，规范资金使用标准。同时，日常场所申请使用中，要简化流程，提高场所设备利用率，使其发挥出最大作用，通过不断地提升利用率，以此保障高校资产管理信息化符合时代趋势，并持续提升效率需要，将资源开放到最大程度，使时间与质量达到平衡，从而推动高校可持续发展[4]。

3.2.3 适时更换人员，加强岗前培训机制

将各项工作有效落实到个人，各高校结合自身发展，建立专门审核考察机制，严格把控上岗人员，提高上岗人员素质。在上岗之前，要对管理人员进行有组织、有规划的培训，保证所有管理措施都能得到有效实施。与此同时，还需要持续地提升管理者和上岗管理人员的工作效率，建立起严谨、科学的工作作风，强化信息化技术学习与应用，在持续知识积累中提升自己业务能力[5]。

4 结语

伴随着各大高校资产档案管理改革深化，也在一定程度上对管理人员提出了要求，即管理人员要不断地学习、发展，从而提高管理人员工作效率，并养成良好、积极的工作理念，对新管理方法和新管理技术进行持续的掌握，并在实践中对管理机制进行创新，从而不断地提高自身业务水平。