王丽敏 北京农业职业学院财务处
部门决算是由各部门依据国家有关法律法规及其履行职能情况编制,反映部门所有收入和支出情况等的综合性年度报告,是对预算执行进行监督管理的参考和依据。
决算报告包含决算报表、分析报告、填报说明以及分析评价表。报表数量多,填写程序复杂,相互勾稽,还需要完成分析报告和填报说明等大量文字说明和分析工作。
部门决算的上报时间一般在下年的1 月下旬,从当年12 月底完成会计核算到决算报告上报,虽然有较长的时间,但是全国教育经费统计年报、资产年报等上报的时间更早,一般在下年的1 月中旬就需要完成上报,这些报表都依赖决算报表的准确数据才能完成填报,这又使得决算报表的编制时间不得不向前推进。而且年底各项工作任务繁重,高校在1 月初陆续进入寒假,相关部门人员、关键数据难以联系和搜集。而决算编制需要依赖会计核算的完成,每年12 月底还陆续有业务发生,年终结账和决算编制太早也无法启动。因此,部门决算编制是一项非常重要、工作量大、涉及部门广、时间性要求强的系统性、专业性工作。提高决算报告质量和编制效率,提升决算编制中财务管理水平,具有重要意义。
叶玉真2014 年在《如何提升高校部门决算报表编制质量和效率》中分析了提高决算编制质量和效率的方法,如加强日常会计核算、充分利用财务软件功能、注重数据核对、做好财务结账准备工作、讲究编制方法等。
彭玫在2018 年《基于内控视角下的高校部门决算报表编制质量研究》中梳理分析了部门决算报表编制全过程的业务流程,提出通过设立行之有效的内控指标,关注各风险监控点,提高部门决算报表编制质量。
秦渝2019 年在《提升高校部门决算报表编制质量和效率的措施分析》中提出了对财务管理部门的工作人员要定期培训、采用信息技术进行决算报表编制、对决算报表编制的重要性充分认识、做好决算数据的核对工作等提供决算编制效率的策略。
方美翠等2022 年在《新时代高校财务岗位设置及职责优化研究》中提出为满足财政预算管理一体化改革、管理会计、业财融合,应通过流程再造方式,构建财务岗位职责,为高校财务管理从“核算会计”到“管理会计”转变,提升财务综合治理能力。
综上所述,现有文献主要从提高决算信息化水平、加强会计核算基础工作、加强会计人员培训、内部控制等方面进行研究提高决算编制水平。本文在前人研究基础上,结合笔者自身工作经历,认为当前大部分高校财务处岗位设置主要以传统核算型会计为主,管理会计缺位,会计核算职责与决算工作衔接不紧密,基础工作滞后,工作流程不完善,以及跨部门信息沟通障碍,是导致目前高校决算编制质量和效率不高的主要原因。
目前大部分高校财务岗位设置以核算型为主,报销核算会计占财务岗位的一半以上人员,年终结账和决算工作一般由具体一个科室或几个人员负责。大部分财务核算和报销人员仅对自身负责的核算和报销业务熟悉,对年终结账、决算报表、财务分析只是被动配合,缺乏对科目的深入理解和分析,对决算报表的整体理解、以及预算、财务分析相关知识,使得大部分会计人员缺乏与决算工作的紧密衔接,决算编制压力仅由个别决算会计承担。
但是结账和决算是系统性工作,如同接力赛跑,前期的核算、对账工作如果没有以决算为目标和方向,没有考虑到决算工作的紧迫性,按时准确完成,势必影响年终的结账和决算报表取数。人员职责如果没有做到与决算衔接,会计信息不是以决算编制为导向的,在结账和决算编制过程中障碍重重。
会计是决算的依据,决算是会计的报告。决算的编制的前提是完成全年的会计核算和对账工作。前期对账工作的滞后,挤占了后期结账和决算编制时间。由于高等院校的特殊性,每年决算编制的时间与放寒假的时间重叠,大部分财务部门人员都已休假,错误凭证也无法得到及时修改,影响结账和决算效率。
决算工作往往由编制人员根据职业判断进行,未对决算编制过程中需要控制的风险点进行分析,未形成标准化流程,影响了决算质量和效率。
决算报告涉及到较多非财务数据类的基础信息,需要与多个部门沟通取得。由于缺乏正式的基础数据搜集渠道,往往由财务人员口头或通过聊天工具联系相关部门人员沟通取得。这种方式有利于和具体的负责人直接对接,充分沟通,形成良好的人际关系,但也容易出现任务推诿、数据缺乏权威性、反复修改的问题。在结账和决算工作中,往往涉及到多个科室,多个部门需要跟进的事项和搜集的信息,依靠这种沟通方式也相当耗时费力。
2020 年以来,各地陆续上线了财政预算一体化系统,未来可能实现所有银行支付业务都纳入预算一体化系统中,实现在预算一体化系统自动生成凭证,自动提取决算数据,将在很大程度上解决决算报表数据生成和填报的问题。但是生成决算数据的基础信息,离不开对账务必要的检查和核对,以及对财务基础工作质量的提升。因此依然有必要解决决算编制中存在的财务管理问题。
部门决算编制是系统工作,需要财务部门全体人员的协作配合。会计人员不仅局限于记账核算工作,凭证审核人员也不应仅仅是针对每张凭证孤立地审核。会计核算和年终决算应该是密切衔接、密不可分的。要加强会计核算和年终决算的衔接性,应合理安排年终决算工作任务,提高会计人员在决算工作中的参与度。
会计核算与年终决算衔接不紧密主要是由岗位设置和职责划分造成的。传统的高校财务处是按照报销、出纳、制单、预算、决算等职能设置岗位,核算会计和决算会计岗位分开而设,表面看各司其责,实际造成了业务流程的切割,制单和报销会计不了解报表需求,预决算会计不了解业务来龙去脉,往来长期挂账因职责不清长期挂账,科目无专人检查核算质量低下,影响决算编制效率和质量。而如果将会计和决算会计集中一人设置,高校报销核算业务体量大,单人也无法承担所有工作量。
为加强各财务岗位与决算的衔接,培养更多全盘会计和管理会计人才队伍,顺应信息化时代潮流,加快财务管理由核算型向管理型转变,建议以服务对象和业务模块切割,设置财务人员岗位,通过系统开发,分账套核算单位账务。传统情况下,高校一般在一个总账套下核算所有业务,不同的会计同时在一个账套下记账,最后由决算会计进行年终结账,出具报表。由于账套下各个科目所有会计都在使用,其准确性只能由总账会计负责检查,无法划清各核算会计的职责。决算会计对所有账务进行结账,由于业务体量大,对报销业务了解程度有限,往往较难隐藏的问题。
建议按高校业务部门类型将核算账套拆分为教育、科研、行政、后勤等几个下属独立账套,不违反不相容职务相互分离原则前提下,每个会计专门负责一个独立的账套,负责包括预算编制、报销审核、制单、对账、往来清理、结账、决算编制、各类数据统计、成本绩效分析等全盘工作。各分账套会计对所负责账套的具体业务、核算准确性、科目余额准确性负责,结账、决算编制后,由总账套会计通过系统自动汇总报表,整理汇总分账套报送的信息,从整体上再对科目、报表进行检查,从决算全局对全局进行把握。
核算系统上需要实现独立设置账套,分账套核算,报送报表;总账套可以汇总进行科目及账务查询,接收以及合并报表。在科目设置上,由总账套统一设置,保证共性科目设置的一致性。
通过重组岗位,首先,每个账套会计均对业务全貌了解,不再只是机械化的记账员,培养更多的具备预算、决算、绩效、财务分析等知识的全盘会计和管理会计;其次,按业务模块划分工作,每个会计负责独立账套下的全盘业务,避免在中途环节出现责任不清的情况;第三,提高决算编制的及时性。会计人员参与到决算工作中,由原来的被动完成核算变成了主动为其下一步决算编制服务,能够更好地理解决算工作,提高决算编制的及时性。
梳理决算编制工作业务流程,明确各环节工作内容,明确风险控制点、责任人和完成时间节点。年终结账和决算编制前,主要控制点包括但不限于以下:
1.现金、银行对账。确保所有现金、银行账户已完成记账和对账,原则上科目余额应与银行对账单余额一致。不应存在出纳未取回银行回单,就不入账的情况。避免因银行账不准确,而造成后续修改,反复重新结账报表。
2.往来账清理。 逐条检查各项往来记账,可在结账前清理的往来账,应及时清理。及时办理上缴国库款并入账,原则上年末应缴财政款余额应为0。报销暂借款应在年末催办经办人及时报销,原则上年末余额应为0。对长期挂账的往来账,分析挂账原因,及时汇报并提出处理办法。
3.核算完整性检查。检查是否计提了固定资产折旧、是否完成了专用经费提取账务等年末特殊账务处理。
4.与相关部门进行对账。与人事部门核对当年人员经费情况。与资产部门核对各类资产余额。与税务会计核对下期应缴税费余额。
5.核对科目勾稽关系。核对受托代理资产与受托代理负债科目余额是否相等。人员经费计提数与应付职工薪酬贷方发生额是否相等。
6.核算规范性检查。凭证不应存在空号、支出费用类科目非结账期发生额应在借方,收入类科目非结账期发生额应在贷方,项目、资金来源、往来单位等辅助核算准确完整。
每年财务负责人应亲自对结账前控制点进行梳理,增加部门全员重视,强调该项任务的强制性和权威性。年初即将控制点下达,并动态更新控制点,年中反馈进度,使问题得到及时解决,年末的对账和结账前检查工作压力就会减轻。
由于主管部门并不强制要求月末结账,所以大部分高校都是直接进行年结。年结省去了月结的麻烦,但是任务在年底过于集中,平时基础核算不规范,任务集中到年底进行,对结账和决算人员造成很大的困难。建议逐步推行按月结账,每月完成银行对账,往来款跟进解决,项目余额核对等基础性工作,减轻年底工作压力。
财务负责人应对进度给予足够的重视,及时通报未按时完成进度的人员,给予必要的惩戒,避免进度表流于形式。设定财务人员岗位绩效指标,加强人员绩效考核。
决算编制涉及很多需要从财务部门以外的其他部门搜集的数据,例如教职工人数、离退休人数、学生人数、房屋、车辆信息等,负责决算编制的会计人员既需要负责各种决算报表的填制,又需要反复催促各部门、各科室按时提供数据。由于缺乏正式的数据报送系统,一般采取口头沟通,或一对一的聊天工具进行沟通,提供的数据往往未经部门负责人审批,数据报送直接人员可能由于对数据口径的偏差,或者对数据报送的重视程度不够,造成数据提供不及时、不准确。由于缺乏明确的时间节点要求,财务人员在信息搜集过程中耗时耗力。因此开发正式的数据报送系统,提高跨部门数据采集效率非常必要。
通过开发正式的数据报送系统,增加相应的审批环节,有利于决算编制人员快速分发数据采集任务,财务部门以及其他部门负责人关注到数据采集任务的流转情况,及时解决各种障碍,避免出现推诿或搁置的情况。
本文通过分析研究高校决算编制中存在的问题,提出如下对策:一是构建以业务为中心的涵盖预算编制、核算、决算、财务分析、往来管理、成本分析、绩效管理等全面职能的管理型会计岗位,加强各会计核算与年终决算衔接;二是梳理决算编制工作业务流程,明确风险控制点和完成时间节点。加强人员绩效考核,推行按月结账;三是解决跨部门数据采集报送问题,提高跨部门数据采集效率。