周德魁
[摘 要]在互联网高速发展的今天,各行业都在加快信息化建设,以顺应时代发展的需要,与此同时,企业内部管理对信息技术的依赖程度也日益提高。将信息技术融入企业内部会计管理中能大幅提高会计管理的效率与质量,为企业管理层决策提供可靠的信息。然而国内企业在会计信息化建设进程中表现出诸多问题。为此,文章就企业会计信息化建设的概念、意义、问题以及解决对策进行论述,以供相关企业参考。
[关键词]会计信息化;企业;问题;解决措施
doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.016
[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2023)17-0057-04
0 引 言
近年来很多企业在大力开展会计信息化建设,旨在通过提升会计管理质量,推动企业自身管理效率的提升,增强企业竞争力。然而从实践中发现,国内仍有不少企业在会计信息化建设进程中暴露出各种问题,制约了会计信息化进程的推进。为此,有必要对企业会计信息化建设进行探讨,探索出一条切实可行的会计信息化建设路径。
1 会计信息化的定义
会计信息化是在信息时代形成的一个新概念,是指在现代会计管理工作中应用计算机技术与网络信息技术来处理与企业会计有关的数据,确保会计信息数据的准确性,而且能提高会计管理效率[1]。会计信息化是网络信息时代对企业财会管理工作提出的一个新要求,也是企业顺应时代发展的有效举措。这有助于消除会计电算化引发的信息孤岛问题,促进企业管理质量的提升。
2 企业实施会计信息化建设的意义
2.1 促使企业完成信息系统的一体化建设
会计信息化建设属于企业信息管理系统中的重要组成部分。为确保会计信息化系统建设得科学合理,企业需对系统进行及时优化与升级。这能将企业经营管理数据与企业的财会数据实现有效的统一[2]。企业业务数据能实时地反映在企业信息管理系统之中,财会工作者也能第一时间了解这些业务数据。利用企业信息管理系统可以对相关数据进行高效的整合,从而促使会计管理朝着高质量的方向发展。
2.2 促使会计工作向管理会计转型
会计信息管理系统的主要优点就是具备强大的信息处理功能,可以高效处理分析会计数据,提升会计核算效率,并确保核算结果的准确性。随着会计信息系统的运用,会计管理的重心也逐渐向管理会计倾斜,这能为企业管理层提供更加精准、全面的财会信息,从而做出正确的决策,增强企业的核心竞争力。
2.3 提高信息沟通效率
会计信息化具有互动性特点,通常是信息使用方与企业之间的互动。构建健全的会计信息系统可以让企业各部门之间进行有效的沟通与互动,使企业内部数据资源得到充分共享,在企业内部形成一种互利互惠的氛围。
3 当前企业会计信息化建设过程中突显的问题
3.1 缺乏强烈的会计信息化建设意识
会计信息化建设存在这样那样的问题,归根结底在于企业领导层对这项工作的重要性认识不足,未给予足够的重视。很多管理层都将精力放在了如何增加销售量,提升业务量上,而认为会计信息化建设应该是会计部门的事,对会计信息化关注度不够。其实,会计信息化属于企业信息化建设的一部分,会计信息化建设是为了在企业内部打造一套健全的系统,助力企业内部相关工作都能实现信息化管理。不少企业的管理层将会计信息化建设等同于会计电算化,认为会计电算化已开展多年,没必要再投入更多的人力与物力。这一观念在短期内很难被扭转。此外,不少企业的管理层都认为会计信息属于企业机密,不宜对外共享,这在一定程度上制约了会计信息化进程的推进。
3.2 信息化建设投资成本较高
会计信息化建设成本高,需投入较大的成本。这成为制约部分企业,特别是中小企业会计信息化建设的重要因素。与会计电算化相比,会计信息化建设的投入费用更多。前期需购买软硬件,花费很多,还需要请技术人员调试系统的功能模块。后期的系统管护、升级、安全防护等工作也需要不断投入成本。这给企业造成了不小的经济负担。另外,会计信息化建设后能不能给企业创造价值或带来经济效益尚不能直接体现,因此,很多中小企业在衡量会计信息化建设的投入与收益后均会选择推迟这项建设。
3.3 缺少足够的会计信息化人才
伴随信息技术应用日益成熟,企业会计从业者若对信息技术不熟悉,无法熟练运用,则难以适应时代发展的需要。可见,企业要想完成会计信息化建设工作,需要一批专业素养高的优秀会计人员,然而从现实来看,企业会计信息化优秀人才非常匮乏。第一,在职会计人员早已习惯用传统的会计理念去开展工作,短期内很难更新工作观念。这一点极大阻碍了会计信息化进程的加快。第二,企业未结合实际构建一套完善的教育培训制度。尽管大多数企业都会组织员工参与学习培训,以促使员工业务素质的提高,但是效果并不理想。原因在于企业虽然组织了很多培训活动,但培训目的不清晰[3]。企业应认识到人才关系着企業的生存发展,而内部培训活动必须以会计信息化建设为中心展开,逐步提高会计从业者的专业素质。
3.4 会计信息的安全性受到威胁
首先,财会数据的安全性受到较大的威胁。这类数据是否安全直接影响着企业的生存发展,因此,企业管理的重要任务之一就是确保这类数据的安全性。当前,纸质文档资料已转换为电子文档,但尚无有效的数据保密措施,导致财会数据容易被泄露,让企业遭受严重的损失。其次,财会数据的稳定性受到较大的威胁。过去以手工记账的方式处理财会数据,会计从业者不会接触到计算机技术,然而今天财会管理已发展为信息化模式,电子记账要求会计从业者熟练应用财务软件。有的工作人员对财务软件的使用不熟悉,也不会定期维护财务软件,因此,无法保障财务信息的稳定性[4]。最后,缺少相应的法律保障。近年来我国网络经济发展迅猛,国家层面对网络安全的法律制度建设明显滞后,相关法律制度不够完善。企业财会数据可能被黑客所窃取,导致自身蒙受损失。而有的新问题出现后因为缺少法律明文规定,也极大威胁到财会数据的安全性。
3.5 存在信息孤岛问题
企业内部部门之间都是独立存在的,部门之间的信息很难进行有效传递与共享,因此易出现信息孤岛问题[5]。比如,财务部门的信息很难及时传递给企业的生产部门与营销部门,这对业财融合产生了不小的阻碍,同时,也减缓了会计信息化建设速度。国内很多企业因为领导层重视度不够,加之经费不足,导致大量信息都难以在部门之间有效传递,从而导致部门之间的信息脱节,产生“信息孤岛”。这一问题的产生不仅对会计信息化建设有很大的阻碍效应,也对企业管理质量的提升产生了负面影响,管理层在决策过程中无法获得全面有效的数据,从而影响企业今后的持续稳定发展。
4 信息时代企业推进会计信息化建设的优化措施
4.1 高度重视,科学规划
企业管理层要对会计信息化建设有更全面、更深刻的认知,提高对这项工作的重视度。首先,将其纳入战略层面,从战略的角度科学筹划,分步推进。企业会计信息化建设应以“从上至下,从整体到职能部门然后到业务层面”的顺序分层展开。其次,就涉及范围而言,应把企业的所有工作都纳入信息化管理系统,包括研发设计、生产、采购、营销、物流、预算管理、财务管理、行政管理等工作。从点到面,将企业内部的各个层面、各个业务板块的信息化系统实现连通,预防“信息孤岛”的出现[6]。再次,为会計信息化建设提供合理的经费支持。最后,会计信息化建设离不开信息技术人员,也需要财务人员、业务人员。为此,企业要安排上述相关人员成立综合管理小组,共同管理信息化建设工作。
4.2 从企业实际出发选用恰当的财务软件,控制超预算问题的出现
目前,市面上的企业财务软件有很多,其中,金蝶软件、用友软件公司研发的“金蝶云EBC”“用友NCCLOUD”多用于大中型企业或连锁企业;而金蝶软件公司研发的“云星空”,用友软件公司研发的“畅捷通”软件具有功能完善、操作简单、价格较低等优点,非常适合中小微企业或商贸企业[7]。企业可根据自身实际与经济条件选用合适的财务软件,切不可盲目跟风,造成预算超支。另外,企业要定期对财务软件进行升级,对硬件设施进行更新,确保财务软件能发挥出应有的效用,财会工作者可以集中精力开展工作,为企业管理决策提供有效的数据支持。
4.3 重视人才培养,提高员工的综合素养
企业运用信息技术对财会数据进行分析、处理、共享,需要一支专业技术人才队伍负责对系统与平台的日常维护。高端技术人才在会计信息化建设进程中发挥着关键性作用。企业需重视培养复合型管理人才,成立会计信息化管理团队。首先,健全培养教育机制。定期安排财会人员参与培训,重点学习会计信息化知识,帮助他们向管理会计转型。另外,在培训之前搜集员工的培训需求,确定合理的培训项目。只有明确培训目的,才能获得预期的培训效果。其次,定期安排财会人员参与经验交流会,探讨大数据、信息化方面的问题,让企业及时了解前沿的资讯。学习借鉴会计信息化建设颇有成效的其他企业做法,积极与高校开展战略合作,吸纳高素质的技术人才[8]。再次,拓宽高端人才的招聘渠道,全方位引进人才,更新现有人才队伍。采取轮岗制度,安排会计人员到其他业务部门轮岗,确保财务部门熟悉相关业务,以推动企业的业财融合。最后,构建完善的激励与考核制度,将考核结果与会计人员的奖金、职务晋升等挂钩,促使他们认真工作,主动学习知识。
4.4 构建一套健全的信息安全监管机制,加强财务系统的安全维护
信息安全是会计信息化建设中面临的主要风险,这将严重威胁到企业的正常发展,甚至带来严重的经济损失。为此,必须重视信息数据的安全管理,构建完善的数据安全监管机制。首先,企业结合自身的信息化建设规划尽快建立一套信息安全监管体系,具体包括运营管理制度、安全措施、操作标准等事项,并且要确定信息安全管理的重点目标、监管范围、管理原则与安全框架。其次,颁布信息安全运营管理的相关规定,制作系统运营记录档案,便于及时察觉系统运行过程中存在的漏洞。再次,制定岗位说明书,明确规定相关岗位的职责内容、管理权限、业务步骤等。采取岗位不相容分离措施,旨在避免滥用职权、僭越职权的行为发生[9]。企业领导为会计工作者授予相应的权利,采用相互分离、相互监督的办法来确保财务数据的安全。最后,实行安全事故报告与处理制度,划分安全事故类型,明确安全事故处置程序、报告步骤与内容、后续管理职责等内容。
财务系统是企业信息系统的重要组成部分,要加强对财务系统的日常安全维护,确保数据的安全。第一,健全系统操作的相关防范机制,通过设置访问权限、防火墙、IP地址等措施加强管理,构建长效安全防范机制。第二,对重要的会计数据进行加密处理并备份,避免信息泄露与丢失。针对重要数据可采用不同的备份方法,以保障信息的安全性。第三,在日常会计人员的教育培训中可重点培训数据安全、系统操作规范、系统管理与维护等内容,增强从业人员的数据安全意识。
4.5 助推业财深度融合,消除信息孤岛
在信息时代,业财融合是企业发展的重要方向,这有助于确保企业决策的科学性。通过将业务活动与财务活动深度融合,将财务环节与业务环节的相关数据标准、处理流程相统一,可大幅提升数据收集与共享效率。企业要重视财务系统与业务系统间的连通,让信息数据能够在两个系统中快速传输与共享,实现信息数据的跨平台利用,从而消除企业内的信息孤岛问题[10]。具体来讲,业务人员在开展业务时,对应的业务信息会同步上传至财务系统中。为了将业务工作与财务工作实行标准化统一管理,可推出统一的凭证版式。现在数字签名的凭证能直接录入系统,自动形成会计凭证,系统也会针对凭证信息、报表信息自主形成相应的财务分析报告,为企业的日常经营管理提供有效依据。
5 结束语
综上所述,在网络时代企业会计信息化建设面临着各种问题,亟待解决。企业应充分梳理存在的问题,并结合自身实际采取有效的措施加快会计信息化建设步伐,推动财务会计工作向管理会计的方向发展,早日实现业财深度融合。
主要参考文献
[1]刘岐.新形势下企业会计信息化中存在的问题及对策研究[J].经营管理者,2017(21):52.
[2]刘蒙.企业会计信息化建设存在的问题及对策[J].网友世界,2012(1):36-38.
[3]曹崇建.加强行政事业单位会计信息化建设的思考[J].中国农业会计,2022(2):61-63.
[4]伍光明.基于“互联网+”的企业会计管理信息化研究[J].中国乡镇企业会计,2021(2):135-136.
[5]许亚君.中小企业财务信息化建设现状及对策建议[J].企业改革与管理,2022(7):138-140.
[6]张迪.国有企业会计信息化管理的思考与建议[J].营销界,2022(10):96-98.
[7]马淑琳.中小企业管理会计信息化建设存在的问题与对策研究[J].中国乡镇企业会计,2021(4):166-167.
[8]王伯平.云会计在企业会计信息化中的应用研究[J].财会学习,2018(1):105,107.
[9]郑俭.新形势下企业会计信息化中存在的问题及对策探究[J].财经界,2021(16):157-158.
[10]唐正.浅谈企业会计信息化建设中的问题及完善方法[J].中国商论,2021(7):148-150.