基于区块链技术的高校发票报销优化探究

章明婷

［摘 要］随着大数据、云计算及人工智能等信息技术的快速更新迭代，数字技术不断赋能产业优化升级和社会高质量发展，区块链技术逐渐应用于多个行业领域，其去中心化、开放性、高自治性以及数据可靠性等核心优势为更多人所熟知及认可。目前高校财务报销普遍存在发票重复入账、报销审核流程烦琐、监督方式单一等难题，而区块链技术可以为优化高校发票报销管理、促进智能财务建设提供一定的技术支撑。

［关键词］区块链；高校财务；发票报销

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.011

［中图分类号］F810.6 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）17-0037-05

0     引 言

随着国家对高等教育经费投入的增加，我国高等教育事业蓬勃发展，再攀高峰。类型繁多、金额庞大、渠道不一的经费使高校财务管理趋于复杂化，对高校财务信息质量和报销效率提出了更高的要求。虽然互联网技术的发展以及电子发票的推行大大促进了高校财务信息化建设，显著提升了高校财务的报销效率，但当前高校财务报销还存在发票真伪难辨、审核效率低下、监督机制不完善等问题，高校发票报销工作有待进一步改善。

立足新发展阶段，高校财务部门应当贯彻创新驱动发展战略，把握信息技术发展潮流，简化发票报销流程，着力提高财务治理能力，创新报销管理模式。

区块链技术在金融、政务、医疗等领域的广泛应用显示了其在增强监管能力和合作互信方面具有极大的价值，给管理体制创新带来了广阔的发展空间。探讨高校借助区块链技术提高财务报销治理效能水平的可行性，对推进高校财务工作提质增效具有一定的理论价值。

1     高校发票报销存在的问题

1.1   发票格式不准确、内容不规范

第一，部分发票因涉及货物或劳务，打印时如果超过一张发票可打印的最大行数，必须附有销售货物或者提供应税劳务的汇总明细清单，但有些经办人在报销时未提供项目清单和销货清单，只提供了不含明细清单的发票，因此导致发票信息不完整而无法正常报销。

第二，部分发票中的销售单位纳税人识别号、统一社会信用代码信息缺失，或者因经办人疏忽大意开错发票抬头，致使发票购买方名称不符合财务报销规定，这也会导致该发票不能作为有效报销凭据。

第三，部分发票品名较为笼统模糊，比如办公用品、日用品和耗材等［1］，需要审核人员进一步询问经办人或者通过订单等其他附件来判断商品或服务的实际性质类别，以审核在相应经费开支中该笔费用的正当性和合理性。如果财务人员审核不充分直接将其报销，就会存在发票品名与实际交易行为不一致的可能性，具有一定的财务审计风险。

1.2   发票盖章签字不合规

发票盖章和签字不符合规定也是发票报销中的常见问题。

1.2.1   盖章缺失与不规范

发票盖章缺失的问题主要体现在以下几个方面：电子发票缺少销售方盖章和全国统一发票监制章等开票系统自动生成的电子签章；开票单位未在发票正常区域加盖发票专用章，如出租车定额发票缺乏客运公司发票专用章导致无法正常报销。

发票盖章不规范的情况主要指发票盖章非开票公司的发票专用章，而是人力资源部章、财务专用章或公司其他二级机构专用章的公章，导致发票不合规，而在发票上补盖公章容易遮挡发票上的其他内容，增加报销审核所需时间。

1.2.2   签字缺失与不规范

目前各高校财务报销对发票签字的规定并不统一，一般采取以发票双签和至少一人签字相结合的制度，或对签字人职务以及与项目之间的关系作出相应的限制，而现实报销中发票签字大多流于形式，与会计真实性原则相悖，一些经办人为了方便，敷衍了事，一人多签，无关人员代签或直接自行签字的情况时有发生，有些发票上的字迹潦草不清，难以甄别，这些都会导致日后难以明确票据责任，不利于严格规范管理報销行为。

此外，部分高校对发票签字的位置也未作出明确规定，部分经办人签字在发票的边角处，会影响财务人员的审核工作效率，如果签字处于会计档案装订线内，则会影响日后账务检查和发票责任主体的认定。目前，部分高校开始实施的会计凭证影像化在很大程度上解决了该问题，但同时也对会计档案管理的票据粘贴、票据打印规格等方面提出了新的要求。

1.3   发票查验认证难且繁

目前高校财务报销工作中主要涉及的发票类型包括增值税普通发票、增值税专用发票、通用定额发票和通行费发票等，其中增值税普通发票包括增值税纸质普通发票和增值税电子普通发票，增值税专用发票包括增值税纸质专用发票和增值税电子专用发票。部分增值税纸质普通发票本身的发票代码、校验码和金额不清晰，会导致发票无法正常查验，降低了报账效率。增值税纸质专用发票在抵扣进项税环节中需要专门经过扫描认证，如果出现发票部分密文模糊不清、发票金额和税率等关键要素被发票专用章遮挡等情况，会导致发票连续多次认证不通过，这需要财务人员逐一比对并手动修改发票数据，十分低效。

不同于增值税纸质发票，增值税电子发票不存在防伪线和专用字体等特殊标识，财务人员单单从发票表面上较难辨别真伪，需要登录税务局网站逐一认证、查验电子发票，如果发票查验失败，财务人员就需要在发票认证系统将发票与预约报销单手动绑定，该绑定过程较为费时，容易出错，这些因素都会造成大量人力、物力资源的浪费且效率低下。目前，为进一步规范和方便电子发票认证报销，许多高校采用了内置国家税务总局全国增值税发票查验平台接口的发票验证系统，集发票录入、认证和识别功能于一体，保证了电子发票认证的真实性和准确性，极大地提高了发票报销的效率，促进了数字化财务的发展，但是仍然尚未彻底解决特殊情况下发票无法正常查验认证的问题。

1.4   发票重复报销风险大

各个高校的财务报销管理办法中普遍含有报销总金额或单张发票达到一定金额需走特殊审批流程、提供额外材料的细则。有些经办人因未提供充足材料被退回发票后，为了规避审批流程会把不符合报销要求的发票进行重开，把金额较大的发票拆分成若干张金额较小的发票，在同一项目或多个项目中进行报销，如果发票刚好处在免于查验认证的金额范围内，则存在发票被重复报销的风险，如若经办人重开了新发票但未作废旧发票，新发票的发票号码与金额都与旧发票不一致，甚至品名信息也可能发生变更，财务人员无法即刻识别出新发票和旧发票之间的关联，这也存在新旧发票被重复报销的风险。

1.5   发票信息与支付信息不一致

1.5.1   开票单位与收款单位不一致

随着互联网的迅速普及，网购作为一种高效经济的消费方式越来越受到人们的欢迎，许多报销人员倾向于选择在淘宝、京东和拼多多等电子商务平台购买与科研教学相关的材料和设计开发、测试加工等服务，部分企业可能还会委托另一企业代收款项或者直接要求购买方打款至私人银行账号，这存在为偷逃税款违规代开、虚开发票的可能性。在这种情况下，开具的发票就会出现开票单位名称与支付记录显示的收款单位名称不一致的情况，甚至两者从字面上看完全不存在相关性，以至于财务人员需要进一步审核报销费用的真实性和合理性。

1.5.2   发票金额与实际支付金额不一致

日常业务报销中，有些情况会导致发票金额与实际支付金额不一致，需要经办人根据高校财务报销细则向财务人员进一步佐证交易行为与发票的关联性。有些情况下，发票金额可能小于实际支付金额，比如，经办人因项目出差在携程、去哪儿等网上平台预订机票时，支付金额可能包括不含在机票票价内的人身财产保险费、行程单快递费用和酒店接送机服务费用，致使实付金额高于机票发票或作为报销凭据的机票行程单的金额。有些情况下，发票金额可能大于实际支付金额，比如，经办人采取网购方式支付时使用了立减优惠券会使实际支付金额小于发票金额。

2     区块链技术应用对高校发票报销管理的积极作用

2.1   推广区块链电子发票，打通从开票到报销“最后一公里”

自2018年深圳市着手布局“区块链+电子发票”试点工作起，区块链电子发票在全国各地逐步落地，高校财务报销中区块链电子发票的身影也越来越多，相对于传统电子发票，优势越来越明显。区块链电子发票依托区块链技术，体现了税务机关在数字化治理方面的积极探索，它对无纸化高校财务报销和高校数字化财务平台搭建亦有良好的推进作用。

区块链电子发票全程可追溯、数字签名加密，签章经区块链系统全节点生成，开票简易快捷，与传统电子发票相比篡改难度较大，更能保证发票的真实性，令虚假发票在财务审核中无所遁形；区块链电子发票自带哈希函数值防伪功能，具有不可逆性和单向性，可通过检验哈希函数值是否已存储在高校区块链共享账本中，从而防范发票重复报销［2］；区块链电子发票具有不可篡改的特性，使資金流与发票流一致，使消费活动与开票行为完全同步，成功助推开票与报销的一体化，避免了传统发票报销中可能存在的支付金额与发票金额、收款单位和开票单位不一致的问题，显著地节约了人力物力资源。

2.2   运用智能合约技术，减少人工审核环节

如果将基于区块链技术的智能合约应用于高校财务报销，能够将持票人的消费、开票以及其他相关交易流转行为实时分布式存储于各个数据区块中，发票信息数据唯一且真实。

经办人开具电子发票后，在高校财务预约报销平台申请发票报账，在导入发票时，平台将自动触发智能合约，智能合约程序按照高校现有发票报销准则规范检验发票的正当性和完整性，自动查找、匹配数据库中已有的符合预设规则的业务数据。

如果发票不符合智能合约的预设规则，比如抬头有误、大类品名不准确、所附材料不充分等情况时，系统会准确检测出不合规，并将“问题”数据汇总整合，

并以短信或邮件形式自动发送至经办人，而不需要人工退单，当系统遇到无法判断的异常数据，会将数据自动上传且备份至一个用于专门储存疑难单据数据的新区块，供人工审核判定。

如果发票符合智能合约的特定执行规则，区块链模式下的财务报销平台会自动按照经办人上传的材料计算各类费用所对应的金额，自动按规则约束进行账务处理［3］，平台内置的银行业务功能可将资金转账［2］，从而完成整个报销业务。在发票报账流程结束后，系统可以对上传的合同协议［4］、通知文件等数据进行存档、备份，方便未来财务审计追溯、调用、核查发票信息。

区块链技术的智能合约将有效节省发票录入、查验认证以及金额加总的时间，能够较明显地减轻财务人员的工作负担，提升发票报账效率和财务治理效能。

2.3   简化发票查验认证，杜绝发票重复报销

基于区块链技术的高校财务管理模式中，每项交易数据在一段期间内均会按照哈希算法被存储在区块节点中［5］，区块链的时间戳机制保证了数据的时效性，在这种方式下存储的数据不可篡改或删除，数据库中交易是否重复、签名是否正确、开票日期是否在一定区间内都会被一一核对检查。在经办人将所要报销的电子发票以及相应的合同协议上传至区块链平台后，财务人员从区块链平台上读取电子发票数据并入账时，所有与电子发票相关的数据被记录在分布式共享账本中，财务人员通过查询区块信息可追溯电子发票的入账时间、签字盖章规范性、合同文件等情况，从而验证报销票据信息的真实性和一致性，有效杜绝发票重复报销。

此外，区块链模式下的系统可自动接入发票官方查验平台，替代烦琐冗长的人工操作。报销人员不用为了查验认证发票多打印一张纸或多跑一趟，使报销体验更加有温度，审核人员也不需要为查验认证发票耗费大量时间和精力，使审核工作更加有速度。

2.4   公共账本去中心化，促进财务信息共享

区块链技术拥有去中心化、不可篡改和安全稳定的特征。区块链模式下报销平台的分布式记账功能使经办人、科研审批人员和财务人员全程参与到发票数据的监督维护中，每个节点的业务数据均可用经办人提供的公钥访问，各项业务环节公开透明，便于相关人员追溯发票签名、经办负责人等历史信息，有利于构建更高效的财务风险管控和智能预算管理体系。同时，通过在高校内甚至各大高校联盟范围内搭建公开链［2］，设立共享账本，消除信息孤岛，解决财务管理部门间、财务管理部门和科研管理部门之间以及不同高校之间信息不对称的问题，大大促进了财务信息共享，为高校发票报销业务转型筑起数字化的基石。

3     展望与建议

3.1   培养信息化意识，聚焦数字化管理

提高高校财务信息化能力，以信息化思维武装头脑，利用区块链技术优化现有财务平台系统架构，推进管理理念创新，强化财务系统开发运维支撑，从上至下贯彻落实财务信息化规划，推动“业财融合”赋能数字化财务管理，进一步发挥区块链技术和高校财务信息化能力的相互促进作用，为高质量智慧财务建设提供可靠保障。

3.2   增进合作交流，获取协同效应

加强与科研院所、高新技术企业等单位的合作，积极参与科创高地建设，深化对各项前沿技术的认识和理解，以产学研一体化为抓手，通过与各大研究机构的合作交流汲取技术优势和知识资源，集体攻克技术难关，探索区块链技术优化财务治理效能的新路径与新机制。

3.3   抓好队伍建设，落实战略部署

强化高校财务人员整体能力素质和全局意识，重视培养复合型人才，加强从事信息开发和信息安全工作的人才储备，稳妥实施技术更新升级计划，深入统筹推进战略布局。高校财务人员要主动加强专业技能的学习，拓展知识的广度和深度，防止落后于传统财务管理变革甚至被淘汰。高校财务部门领导层需要根据工作实际加强战略筹划，把握发展方向，保障高校财务内部控制体系健全稳定，最大限度降低技术创新风险并提高技术创新效能，奋力实现高校财务管理转型升级，有效助力高校财务可持续高质量发展。

3.4   完善报销制度，提升服务效率

高校应借助发票电子化改革的东风，以数字化技术革新为突破口，充分研讨并明确各项财务报销规定的改进方向，鼓励使用区块链电子发票报销，开拓报销新技术新模式新机制，从而打通根深蒂固的发票报销痛点堵点，促进精细化、科学化管理。在关键变革时期，高校财务部门要向师生做好科普解释工作，积极沟通协调，保障改革顺畅，避免因师生对新政策理解不到位、对新事物产生抵触情绪而发生矛盾冲突，扎实推进落实“立德树人”根本任务，服务高校财务工作改革发展全局。

4     结束语

区块链技术在高校财务管理中的应用能进一步解决高校发票报销的诸多难题，对优化高校发票报销模式、提高财务治理效率具有积极的影响。鉴于区块链技术是新兴前沿技术，目前属于法律法规监管的空白地带，加上政府会计制度未涉及对区块链技术下会计账务处理方法和流程的规定，因此，区块链技术大规模落地并应用于高校财务管理尚需时日。此外，技术资金资源不足、专业知识欠缺以及创新意识不强等因素构成了区块链技术在高校财务管理工作中应用推广的潜在阻碍。为避免区块链技术与高校智能财务融合出现“雷声大雨点小”的情形，需要高校财务部门和财务人员共同努力弥补现有财务管理模式短板，凝聚共识，蓄势以待，为应用区块链技术推动高校财务转型做好充分准备。

主要参考文献

［1］王宁.高校发票报账工作存在的问题及建议［J］.中国管理信息化，2022，25（10）：31-33.

［2］邓欣.区块链电子发票在高校报销业务中的应用探析［J］.會计之友，2022（1）：157-161.

［3］丁田平.“区块链+电子发票”的融合研究［J］.中国注册会计师，2022（3）：108-110.

［4］刘秋宇，卓越，蒋静.“区块链”技术对高校财务管理影响的探讨［J］.行政事业资产与财务，2019（5）：76-77.

［5］王荣林.区块链技术对高校智能财务建设的启示：基于财务视角［J］.教育财会研究，2022，33（1）：56-59.