浅谈在市政建设中加强市政档案管理

刘彩华

摘 要：市政档案管理事关整个城市的正常运行，做好市政档案管理工作，对城市的发展有重要意义。随着社会经济的发展，城市各种建设不断出现，市政档案管理是市政建设的基础，市政建设需要以市政档案管理为依据，及时发现并修正市政建设中出现的问题。在市政建设中应用市政档案管理可以更好地勘察项目设计，降低建设成本，提高工程质量。在市政建设过程中出现的很多问题都可以通过加强市政档案管理寻找解决依据，发挥市政档案管理的最大价值，实现市政建设科学规范。

关键词：市政档案管理；市政建设；作用；措施

随着我国城市化进程不断加快，各类市政建设逐渐增多，通过市政档案管理了解城市规划，明确建设现状，规范市政建设。市政档案管理会对市政建设产生直接作用，各种新技术、新材料、新工艺以及新手段的出現为市政档案管理提供了新的发展思路，市政档案管理正向着智能化、信息化、规范化以及标准化方向发展。市政档案管理在市政建设中的应用广泛，在不断完善和进步中提供可靠的依据和保障，提高市政建设的质量和水平。城市作为人们居住生活的场所，人们的生活质量与城市建设息息相关，市政建设是城市建设的基础，本文从市政档案管理对市政建设的意义入手，探讨了市政档案管理对市政建设的作用，进而分析在当前市政建设中市政档案管理的现状与问题，并提出相应解决措施，希望能够推动市政建设工作进步。

一、市政档案管理对市政建设的意义

随着城市化不断改造，各种市政建设都需要在市政档案管理的基础上做出相应的规划和设计，市政档案管理是市政建设管理工作中的重要内容，是城市化进程的见证者，很多市政建设项目具有一定隐蔽性，这些数据如果不做好归档管理，很容易在后续市政建设中被破坏，使市政建设不能顺利开展。在市政建设项目中收集的数据所形成的档案，可以直接反映工程建设的过程和问题，市政档案管理显示着市政建设的进步，是随着市政建设的投入力度不断加大、规模不断增大而出现。市政档案管理作为最重要的市政建设信息资源保存手段，它所存储汇聚的市政建设信息数据是开展后续市政建设的重中之重。

二、市政档案管理对市政建设的作用

1.档案管理是市政建设规划决策的基础

市政档案管理为市政建设的规划决策提供参考意见，一些有价值的市政建设都通过市政档案管理记录数据，在市政建设过程中通过查询档案，为市政建设提供科学的资料。市政建设规划决策要考虑诸多因素，一旦缺乏考虑将会影响建设进度甚至造成建设停止，利用市政档案管理为市政建设规划决策提供基础服务，可以确保市政建设规划决策的方向正确，避免出现重大失误。

2.市政档案管理是市政建设质量控制的保障

建设部门在开展市政建设前需要参考市政档案信息，在市政建设中的每个检验批、分部分项工程、工序等每个环节，都要纳入市政档案管理，并在市政建设项目竣工后将全过程档案资料移交有关部门审核。所以，在市政档案管理中发现问题可以及时要求改正，保证市政建设质量。此外，利用市政档案管理结合市政建设项目竣工验收，有助于填补市政建设质量管理中存在的漏洞。

3.市政档案管理是市政建设后续维护的依据

市政建设完成后需要定期养护维修，保证市政建设项目的健康和稳定运行，如道路出现沉陷、壅包和车辙等问题需要填补，通过市政档案资料可以查询到线路地下是否有重要管道、线缆等，确定如何施工。同时，也是新建、改建和扩建市政建设项目的依据。利用现有的市政档案管理拓宽视野，拓展新的发展方向，有利于探索城市化发展中新的市政建设。

三、加强市政档案管理的关键要素

1.政策与法规支持：构建市政档案管理的法律体系

首先，政策与法规的制定能够明确市政档案管理的目标和原则，可以规定市政档案管理的基本原则。例如，信息的保密性、完整性和可追溯性等，以确保市政档案管理的合规性和科学性。此外，政策和法规还能够明确市政档案管理的目标，如提高信息共享和利用效率，促政决策的科学性和公正性，为市政档案管理提供明确的导向。

其次，政策与法规的建立可以为市政档案管理提供法律保障。市政档案管理涉及大量的行政文件、合同和工程设计等，需要有明确的法律依据来确保其合法性和有效性。政策和法规可以规定市政档案管理的基本要求和程序，明确各环节的责任和权益，为市政档案管理提供法律保障，减少潜在的纠纷和风险。

最后，政策与法规的制定还可以推动市政档案管理的创新和发展。随着社会的不断发展和变化，市政档案管理也需要与时俱进，适应新的需求和挑战。政策和法规的制定可以鼓励市政档案管理创新，推动新技术、新方法的应用，提高管理效率和信息质量。同时，政策和法规也可以为市政档案管理的发展提供资金支持和政策扶持，激发市政档案管理的活力和动力。

2.人员与组织建设：培养专业化的市政档案管理人才

第一，专业化的市政档案管理人才应具备系统的专业知识和技能，能够熟悉并掌握档案管理的理论和实践，深入了解档案管理的规范和标准。他们能够准确把握市政档案管理的要求和目标，为市政建设提供专业化的档案支持和服务。其专业素养能够保证档案管理工作的科学性、规范性和高效性。

第二，专业化的市政档案管理人才能够运用先进的技术和工具，提高档案管理的效率和质量。他们熟悉并掌握档案管理信息系统和数字化技术，能够有效地组织、检索、保管和利用档案，能够利用现代技术手段对市政档案开展数字化转型，提高档案管理的智能化水平，推动档案工作的现代化开展。

第三，专业化的市政档案管理人才具备较强的沟通与协调能力，能够与市政各部门建立良好的合作关系，促进档案信息的共享和交流。他们能够理解市政部门的需求和要求，提供个性化的档案服务，为市政决策和规划提供准确的档案支持，其专业能力和协作能力有助于提升市政档案管理的整体水平和效能。

第四，专业化的市政档案管理人才能够不断学习和更新知识，跟踪档案管理领域的最新发展。他们能够不断提升自己的专业素养和技能，适应档案管理的变革和创新，其专业能力和学习态度能够推动市政档案管理工作不断改进和创新开展。

3.技术与系统支持：利用信息化手段提升市政档案管理水平

第一，信息技术的运用可以实现市政档案管理的数字化、网络化和智能化。通过建立档案管理信息系统，可以将市政档案数字化存储，提供方便快捷的检索与共享功能。档案管理工作不再依赖于纸质文件，提高了档案管理的效率和准确性，减少了存储空间和物理检索的成本。

第二，信息化手段可以促进市政档案管理的协同与整合。通过建立跨部门、跨系统的信息共享平台，可以实现不同部门之间的数据互通和共享，避免了信息孤岛的存在。不同部门可以共同参与市政档案的管理和利用，提高了工作的协同性和整体效益。

第三，信息技术的应用还可以提供数据分析和决策支持功能。通过对市政档案信息的统计和分析，可以获取有价值的数据和信息，为市政决策提供科学依据，有助于优化市政工作流程，提升管理水平和服务质量，实现科学决策和精细化管理。

第四，信息化手段还能够加强市政档案管理的安全性和保护性。通过信息技术的加密和权限控制，可以保护市政档案的机密性和完整性，防止档案信息被泄露和被篡改。同时，备份和灾备技术的应用，可以保障市政档案的安全存储和灾难恢复能力，提高了档案的保护水平。

四、在市政建设中市政档案管理的现状及问题

1.市政档案管理人员水平不足

很多市政档案管理人员并非专业的技术人员，他们没有经过完整的技术培训，对档案业务知识了解甚少，造成档案材料遗漏等。随着计算机技术的普及，许多文件都需要通过网络存储在电脑中，不同类型的市政档案材料需要掌握多种信息技术，有较强的专业性和综合性，但是，由于个人能力问题，导致市政档案材料不能规范收集。

2.市政档案管理投入力度不够

市政档案管理意识不强、投入不够是市政建设中普遍存在的问题，许多市政单位都存在着“重施工，轻管理”的观念，往往对市政建设过程中存在的问题非常重视，但对建设中和建设后的相关档案资料收集、整理过程，没有形成完整的管理体系，也没有给予足够的重视和投入。许多市政单位忽视档案管理工作这一环节，为了推动工程建设进度，只有在验收完成时收集、申报档案资料，应付上级任务，造成档案资料的成套性差，质量不高。

3.市政档案管理机制制度不全

没有稳定的档案管理制度作为保障，可能会造成部分单位市政档案管理措施落实不到位，没有相关的档案管理人员专门整理文件材料，导致档案信息不全面、不完整。一些施工单位的人员流动和人员调度可能会造成档案管理人员缺失、档案上传延误，还有一些单位为了节省施工流程和前期准备工作时间，在申报过程中往往手续不齐全，材料准备不够充分，对后续市政档案管理而言，前期的文件收集不齐全，可能会导致档案材料整理不够规范。

4.市政档案管理资料内容不全

市政档案管理资料内容不全面是严重的问题，市政建设归根结底是由政府部门领导的，按照政府规定的办理顺序完成各项手续材料，如果接收的材料内容不全面或者是有关材料信息与实际情况不符，会让市政档案管理工作难以服众。例如，收集上来的成套档案资料内容不够全面就需要多次补充完善，也会造成收集速度缓慢拖延，降低收集效率。

5.市政档案管理法律监督不足

近年来，国家虽然加大了对市政档案管理的重视，但是，出台的相关法律法规对市政档案管理覆盖面不够广泛，由于市政档案管理法律法规不完善，执法人员对数据不准确、材料不齐全的文件睁一只眼闭一只眼，一些违法行为可能会导致后续市政建设出现严重的质量问题。市政档案管理人员不重视法律法规，并且，即使出现了一些违法行为处罚措施不重、惩罚力度不够，导致一些人抱着侥幸心理，不约束自己的行为，也加大了市政档案管理的难度。

五、在市政建设中加强市政档案管理的措施

1.强化市政档案管理人员培训

市政档案管理要适应时代发展，市政档案管理人员也要加强教育培训，适应时代发展。要通过多样化的学习教育平台，如档案教育培训网，开展业务学习培训，学习计算机操作和档案管理的基础理论，及时掌握《归档文件整理》《档案信息化建设》等档案业务知识和档案信息管理系统，提高市政档案管理知识素养和业务能力，适应档案综合管理和信息化建设的需求，把新技术、新材料及时应用到市政档案管理中，转变传统的市政档案管理工作模式，不断提升市政档案管理水平。

2.加大市政档案管理投入力度

首先，为实现市政档案管理现代化，要提高市政档案管理重视程度，加大人力、物力投入力度，不断提高市政档案管理水平。其次，要配备足够的档案管理人员，专门展开档案收集、整理工作，并具备相应的专业知识和业务技能，能够娴熟地运用现代化信息工具，为高标准档案管理工作奠定基础。最后，要建设高标准档案室，配备必要的去湿机、灭火器等设备设施，安装防盗门、防晒窗帘，使档案室做到防盗、防光、防高温、防湿、防火以及防尘等要求，确保档案资料安全保管。

3.健全市政档案管理工作制度

市政档案管理制度也要跟随时代的改变做出更新，以适应城市化发展，要跟随城市发展的具体情况，做出制度上的改革创新。首先，要健全市政档案学习培训制度，认真学习贯彻国家发布的各项管理规定，加强法律意识，把市政档案管理工作作为自身责任；其次，要健全市政档案收集、整理制度，明确市政建设工程的勘察、设计、施工、监理以及建设单位的市政档案收集、整理责任范围，让建设施工与档案收集管理同步开展；最后，要健全档案保管检查制度，定期对档案数量和保管状况展开全面检查，可以及时对档案室内温湿度按照要求调控，并及时除尘、防虫和消毒档案资料，及时消除安全隐患，确保市政档案资料安全、完整。

4.规范市政档案管理资料内容

首先，档案收集管理人员应该自觉全面掌握工程进度，全过程跟踪工程开展，保证市政档案资料内容的规范性、标准性。其次，选择合理的分类方法，对市政档案管理资料分类收集、整理，严格做好档案的分类、排列、编号、编目、装订以及装盒等工作，做到归档文件完整齐全、保管期限划分恰当和目录数据编撰准确。最后，市政档案管理人员要充分应用信息技术，规范市政档案管理资料内容的收集、整理工作，提高资料内容的准确性与完整度，在市政档案收集、整理及检查验收等环节中，确保市政档案管理资料内容的规范化、标准化。

5.完善市政档案管理法律监督

市政档案管理的根本目的是服务市政建设，确保城市的持续发展，要完善市政档案管理法律监督体系，完善市政档案管理监督检查机制，加强市政档案管理检查、调审，把市政档案管理落实在日常工作中，一旦发现有违法违规行为，要及时移交有关部门查处。

六、结束语

综上所述，市政建设离不开档案管理，市政档案管理是市政建设的必要工作，加强市政档案管理工作，对新时代的市政建设意义重大。要深刻认识市政档案管理对市政建设的意义及作用，充分发挥档案管理工作对市政建设的基础、保障和依据作用，明确在当前市政建设中档案管理工作现状及问题，在市政档案管理工作中强化人员培训，加大投入力度，健全工作制度，规范资料内容，完善法律监督，不断规范和完善市政档案管理工作，提升市政档案管理水平，更好地服务市政建设工作，确保市政建设规范、科学，不断提高市政建设质量和水平。

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[4]贾清平.市政档案管理对市政建设的作用[J].城市周刊，2019（33）：1.

（作者单位：青岛市城阳区公用事业服务中心）