探讨企业数字化转型下财务共享相关问题及措施

■郭瑞敏

(太原城市职业技术学院，山西 太原 030027）

一、财务共享服务模式相关内涵

财务共享模式于20 世纪80 年代出现，最初起源于国外，其具体分为任务分配、处理和存档三个步骤，普遍基于企业的长期发展战略，通过特定的系统搭建、组织架构、再造流程及管理运营，在提升价值的同时节约成本，不仅可以提高工作效率，对于企业成本效益的控制也起到了关键作用。其本质上属于分布型管理模式，借助计算机信息技术以及大数据平台，实现财务与业务之间的合作协同。财务共享服务模式是互联网技术和财务发展到一定阶段的必然产物，充分适应时代发展的潮流，相对于传统财务的管理形式，应用财务共享服务模式，可以让企业内部的财务业务流程得到有效简化，使得财务人员能够不再被复杂繁琐的处理程序约束，从重复的工作中解放出来，将更多的精力投入到高难度的工作中，从而推动财务职能转变与升级，这在企业发展方面发挥着重要意义。让财务工作能够通过财务绩效评价与全面预算管理等方式，为运营目标提供更为有效的决策支持。

二、企业财务数字化转型的重要性

随着大数据时代的到来，云计算、互联网、人工智能、区块链等已经融入我们生活的方方面面，改变着每个人的生活方式，时刻提醒着我们进入了数字化时代，当前数字化逐渐成为信息化时代的发展特点，对于企业来说，要适应时代发展趋势，唯有加快自身的数字化转型，尽快投身于数字化潮流中，不断提升自身的核心竞争力，并将数字化转型作为企业管理的战略核心。财务工作作为企业核心，通过数字化转型，能够全面监管财务工作，让财务工作效率得以提升，共享财务信息，实现对财务的精细化与统一管理，提升市场的竞争力。企业财务的数字化转型过程中，其核心主要体现在三个方面。第一，实现客户间的数字化连接。以大型企业为例，若与客户间无法实现实时传递数据，无法全面了解客户的具体情况及实际需求，就会在遭遇问题时无法及时采取有效措施予以处理。第二，实现供应商间的数字化连接。数字化转型过程中，要全面了解供应商情况，详细知晓供应商和其他企业间的交流，并对新技术进行分析，了解其对于供应商的影响。第三，实现投资主体、政府、银行与债权人之间的数字化连接。企业公开自身财务信息后，可以从投资主体、政府、债权人与银行方面获得更大信任，提升自身信誉程度，进而降低运营成本。

三、企业财务共享服务的必要性

（一）促进财务管理制度标准化发展

集团公司与分子公司的财务部门在规则理解方面存在差异，子公司经常出现标准不一致，数据来源不统一，数据挖掘不彻底，核算方法不一致，对集团公司的策略理解不到位，甚至业务操作不规范等情况。通过财务共享服务，能够集中处理某一特定服务，通过对流程和标准进行统一，促进财务管理制度的标准化发展。

（二）促进财务人员转型，提升其专业化能力

分子公司较多会出现各自为政的情况，导致总部管控效果下降。财务共享服务让集中管理替代分散管理，有助于在财务人员内部实现专业化分工，提升专业程度。针对当前各分子公司财务人员工作中大部分为基础核算的情况，把大量的时间和精力投入简单重复的工作中，推行财务共享服务，可以让其将重心转移到核心业务，让财务人员拥有更多的精力和时间开展高增值业务活动，提升财务人员自身业务的同时，使企业的核心竞争力也得到提升。

（三）使企业的财务管理成本下降

所有的分子公司都需设立财务部门，所以集团内财务人员队伍庞大，存在较高的管理费用与人工成本，工作效率也低下。通过共享服务部门的设置，对组织结构进行调整，再造财务流程，减少审批环节，让工作效率得到进一步提升，使财务管理成本下降，同时形成了一个以大数据为中心的财务圈，实现移动化办公，跨部门跨企业合作。财务部门只是企业的一个部门，在实际工作中，还需要和采购部门、仓储部门等实现工作的对接，财务共享之下，整个企业打通了财务与业务、企业内部到外部的沟通渠道，大大提高了企业的整体凝聚力，降低了管理成本。

（四）提升企业的财务支撑效率

通过财务共享服务，能够整合处理相同的经济业务，实现解决一个问题、解决一类问题，在短时间内能够迅速收集到所需信息，建立相应的数据模型，并对数据及时处理，使得财务支撑的工作效率得以提高。财务人员在外出的情况下，通过电脑、手机等移动设备能实现轻松办公。财务共享的实现，使得办公的时间和地点也不受限制，工作场合和工作应酬变得更加灵活，企业高管人员也可以随时随时查阅企业信息，进行监管。

四、数字化转型背景下企业财务共享服务存在问题

（一）流程设计与制度管理存在欠缺

数字化转型背景下，财务共享流程的设计合理性，对其模式的完善性与共享效果产生直接影响。例如，若财务报销单据未满足相关规定，一旦将此类报销单据发送出去就无法继续修改，出现问题会被退回，为简化工作流程，财务人员选择修改单据金额，并低于原始金额，后续填补单据漏洞时，会耗费大量的精力。再如，对于费用报销处理工作，企业员工参与度较高，若相关制度存在诸多漏洞，会导致报销工作的准确率和效率低下。报销费用的过程中存在授权审批环节，对于差旅费的授权审批，若制度存在漏洞，就有可能导致工作环节出现问题。此外采购和应付流程设计的影响程度也较大，该工作和单据的提交、授权审批采购费用及支付等工作直接相关，常见付款方式为预付账款和挂账付款等，若企业组织设计的采购及应付流程缺乏健全的管理制度，会影响付款单据信息准确性，影响处理流程的规范性。

（二）风险管控存在问题

企业经营工作全过程存在风险，项目开发、财务数据信息共享、业务处理、构建与升级信息系统等都可能存在诸多风险。如业务处理环节，业务处理的风险直接受财务共享系统的可操作性、财务人员专业能力及业务处理流程规范性影响，未能及时升级财务共享系统，财务人员专业能力较差，或业务处理流程存在漏洞，这些可能导致业务风险的增加。此外，企业扩大自身经营规模，每天会形成诸多单据报销申请，一旦出现延误报销或错误报销情况，就会出现相关风险。信息系统角度方面，建立和使用财务共享服务模式，需要拥有诸多先进信息化技术支持。若企业自身的信息化水平相对低下、区域网络波动较大，财务数据信息的安全性和传递及时性产生影响。同时，财务人员和其他工作人员的非规范操作，或未能明确区分职责，严重影响数据的安全传输，出现信息不对称的问题，降低企业会计信息的质量，让财务共享服务中心失去应有作用。

（三）财务人员自身专业水平不足

建立和应用财务共享服务中心，使得财务人员面临更高的要求，财务人员在掌握自身专业知识的基础上，还需要具备较强的计算机能力，掌握信息化的管理技术，能对大量的数据进行处理和挖掘。我国中小企业中，部分财务人员的专业水平存在不足，对于大数据技术的掌握有一定的困难，且自身的工作思维与传统理念未能得到转变，无法紧跟时代的发展，更多场合之下，财务人员更加倾向于在自己熟悉的岗位上，处理自身熟练的工作，不愿意接受新技术，有意规避个人认知外的风险，导致对于财务共享服务的相关工作无法有效胜任，缺乏较强的财务共享意识。

五、数字化转型背景下企业财务共享服务相关措施

（一）对流程设计方案与管理制度进行优化

财务共享服务模式属于全新的财务管理模式之一，不同企业在此方面的构建存在一定区别，主要体现在四个方面。第一，建设财务共享服务中心的目标存在区别；第二，运营财务共享服务中心的模式存在区别；第三，定位财务共享服务中心的职能存在区别；第四，建设财务共享服务中心的模式存在区别。在对设计方案和流程及管理制度进行优化的过程中，需要充分结合企业实际情况，考虑这些方面的差异。针对流程设计存在的欠缺，要按工作需求，量化流程并科学控制。例如，处理费用报销单据时，务必按日常单据报销量大、人员参与度高等特点，合理应用信息化技术，让企业报销费用单据流程的自动化处理能力得以提升，通过相关管理制度，规范和约束处理费用报销的流程。报销差旅费方面，要增加事前申请这一环节，按企业具体情况，合理确定常规性的单据报销事项及种类，确保操作标准和流程的指导方案合理与完善，尽量降低人为方面因素的影响。就员工所提交的事前申请及报销申请，因归入常规信用审批，交由管理系统完成自动的审批和核对。针对特殊报销申请，须按相关标准落实上级审批的制度，让费用报销更为合理。针对授权审批流程不合理的情况，要按企业内部情况采取必要的分析工作，增设加签审批流程，保障业务处理效率，提升审批流程准确性。在设计企业采购及应付流程时，严格遵守统一性、规范性与标准化原则。制定企业付款业务的详细操作流程、填写单据的格式、申请材料的审批流程的标准。此外，需要对工作人员的操作行为予以规范和约束，在考核体系增加日常工作行为。并充分结合信息化时代的特点，及时更新采购与应付流程中的付款申请功能，让工作人员对于业务流程的处理进度及时了解，避免工作失误。

（二）健全风险控制机制

要结合企业的战略发展目标，根据不同风险的确定性及层次性，就企业自身的具体情况，完善风险的等级处理制度，确保相关紧急事项拥有对应的处理方案。突发情况的出现会对企业造成高风险威胁，财务共享模式下，多个紧急事件同时出现，会导致管理人员及系统的判断受到影响，一旦出现判断失误，就会对其处理效率产生影响，并导致更大的风险。所以，必须要在企业审批流程中增加紧急事项的处理，并根据紧急事项的对应等级落实必要的审批工作，对紧急事项、常规事项与特殊事项正确区分，确保处理措施正确合理，让事项的处理效率与质量得到有效提升。此外，财务共享服务模式下的企业内部业务流程连接更为紧密，所以，通过加强手机、对讲机、ipad 等移动智能终端和财务共享服务平台的连接，强化信息传输的准确性。通过对单据审批与客户服务平台渠道的拓展，让信息系统的应用效果得以提升，确保财务信息系统得以高效、标准且规范的运行。

（三）强化企业财务人员专业能力

数字化转型背景下，企业需根据会计岗位，对财务人员予以引导，促进其提升自身的专业技术操作、创新经营管理与领导能力。

专业技术操作能力方面，要求初级财务人员能够完整的获取并正确分析管理会计应用环境相关信息，落实成本管理工作，并能够对人工智能正确应用。中层财务管理人员，需要能够熟练且正确应用管理会计工具方法，落实企业内部控制，对各类财务风险正确识别。在日常工作中，要就各类战略选项提出建议，提升企业战略高度。并落实全面预算管理质量，结合企业实际情况科学调整财务预算。预算执行过程中，需予以全面监督，避免其流于形式。会计人员需编制完善的预算报告，并及时上交上级部门，确保在财务决策制定和战略方案制定方面起到必要的辅助作用，有效降低企业财务与经营风险的出现几率。高级财务人员要能对大数据处理技术熟练应用，通过云计算相关功能持续强化企业对重大风险的应对能力。财务管理必须贯彻落实与时俱进的思想意识，对自身工作方式持续改进，强化大数据资源使用力度，挖掘其所蕴含的高价值信息，并能够对各类风险有效规避。

经营管理能力方面，财务人员要具备过程管理、项目管理和经营关系管理等方面能力。初级财务人员负责辅助企业落实过程管理工作，对生产、销售、设备物资采购、资金及库存的管理流程强化管控。中级财务人员需客观评估项目的投资风险与收益，强化项目的质量控制，保证项目有序进行，以在此基础上获得期望收益；高级财务人员的经营能力主要体现在经营关系管理能力方面，一般对内和对外关系共同组成经营关系，对内是指强化财务和其他部门间的交流合作，协调各部门间关系；对外是指企业和产业链上下游及税务机关、工商部门间关系。通过对此类关系的妥善处理，能够更好地实现企业经营目标。数字化转型背景下，高级财务人员需要通过对财务共享服务平台的合理利用，实现与各部门间的信息共享沟通。财务人员需持续创新，推动财务管理工作向智能化、信息化和数据化方向发展，以更好的顺应时代发展需求。融资工作开展时，财务人员需努力适应市场的多变性，积极拓展多个融资渠道，借助财务信息化管理平台对财务风险进行预测，并进行财务信息的共享。

领导能力方面，财务人员需具备专业的领导能力，如此才能建立高素质的会计团队。领导能力分为初级、中级与高级三部分。初级领导能力主要为业绩驱动能力。要求初级财务人员在掌握业绩驱动技能同时，落实员工考核，对内部员工绩效完成情况进行监督，使得员工业绩和企业整体业绩得以提升。中级领导能力为建立团队，并做好相关的培训与监督管理工作。中级财务人员要能够建立高质量的管理团队，确定团队目标，并就目标科学分工，为团队成员提供培训指导，监督其工作全过程，在实现团队目标的同时，让企业战略目标逐渐实现。高级领导能力主要为鼓舞和激励员工与职业调整。要求高级财务人员凭借自身的专业素养与职业道德，为员工树立榜样，引导全体员工认真做好本职工作、恪守职业道德。共同努力，强化财务信息共享，提升企业经济效益。

六、总结

提升效率与节约成本是财务共享的最初目标，但其绝非企业财务管理发展变革的最终目标。数字化转型可以促进企业提质增效，在此基础上需要对财务管理在企业战略目标实现方面的作用予以充分关注，切实体现共享的价值。企业财务数字化转型目标的实现，除需依靠构建相关财务共享体系以外，还需要充分结合企业在数字化转型过程中所存在的各类问题，寻找其中的不足之处。信息化是一把利剑，是大势所趋，中小企业应该趁着这股潮流，不断革新，应用共享、数字化的财务管理模式，让现代财务管理的意义得以充分体现，并保障财务服务的管理效果，促进企业转型，把企业打造成信息化、规范化的现代化企业，让企业能够更快更好地实现自身发展目标，实现可持续发展，促进社会的共同进步。