基于数据化管理云平台的仪器设备管理系统设计与实现

陈婧、刘德成、张晓媛、施东魁 /钱学森空间技术实验室

钱学森空间技术实验室隶属于中国空间技术研究院，是研究院立足国际空间技术领域发展前沿和制高点，着眼全面开启航天强国建设和世界一流宇航公司建设新征程，实现引领者、领导者定位而打造的院级“创新中心”和体系顶层研究论证技术实体，也是前沿颠覆性技术开发的牵头单位。

仪器设备是技术创新和科学研究的基本工具，也是保障技术创新发展的基础条件。实验室拥有大量仪器设备，其中精密仪器、贵重仪器、先进设备较多，专业性较强，亟需开发一套适用于本单位业务开展的管理工具。基于“钉钉+简道云”的数据化管理云平台，开发适用于本单位的仪器设备管理系统，可以规范仪器设备管理流程，提高仪器设备管理效率，进一步提高仪器设备管理水平，适应信息化和办公自动化的管理要求。

一、系统需求分析

1.业务需求

基于“钉钉+简道云”平台，开发仪器设备管理系统，可实现仪器设备全生命周期管理（包括仪器设备需求、采购、验收、建账、领用、归还、变更、维修、借用、报废、计量），也可实现新入账设备自动编码、设备台账实时更新维护、设备分析统计数据实时展示、设备合格供方管理以及生成与管理制度格式要求一致的电子表单等功能。

仪器设备管理系统分为仪器设备采购管理、仪器设备日常管理、仪器设备台账管理、仪器设备表单管理、风险识别、统计分析、业务提醒7 个功能模块。系统功能结构如图1 所示。

图1 系统功能结构图

2.系统角色

仪器设备管理系统包括以下几类角色：

设备管理员。具有流程搭建、配置系统角色的权限，对系统进行初始化、参数化，设置业务提醒，查看全部设备信息。根据工作实际情况审核设备需求、领用、归还、变更、维修、验收及进行设备建账等操作。

设备使用人。具有流程发起及使用权限，根据工作实际情况提出设备申请，进行设备领用、归还、借用、变更、验收、申请维修、确认台账等操作。

设备库房管理员。具有查看全部设备信息的权限，审核设备领用、退库、维修流程，确保账实相符，并对设备台账信息进行确认。

部门设备管理员。具有查看本部门设备信息的权限，审核本部门借出设备流程、确认核查本部门设备台账。

部门领导。具有查看本部门设备信息的权限，审核本部门设备供方、需求、领用、维修、借出流程。

单位设备主管领导。具有查看全部设备信息及统计分析结果的权限，审批本单位设备需求、设备报废申请流程。

二、系统功能

1.仪器设备采购管理

仪器设备供方。实现仪器设备采购合格供方新增申请、设备合格供方名录管理、合格供方名录查询功能。将设备合格供方名录导入系统基础表单，仪器设备采购需求申请所选择供方必须在合格供方名录内，名录外供方无法提交采购申请，符合本单位供方“前置认定”管理要求。

仪器设备需求。实现仪器设备需求申请及审批功能。此流程审批通过后才可实施采购，并进行后续的验收及建账手续，如未履行需求申请手续，后续验收建账流程无法发起，从而保障采购流程的合规性。

仪器设备编码。根据相关标准在设备验收环节中由验收人选择设备分类后，生成8 位分类代码及5 位同类设备的流水号，最终合并形成13 位唯一设备编码。

仪器设备验收。实现仪器设备到货验收及审批功能。根据设备金额分别发起设备验收单流程或设备验收流程，同时上传设备实物照片。设备验收流程需引用审批通过的设备需求流程单号，否则无法提交验收流程。

仪器设备建账。实现仪器设备建账及审批功能。设备建账流程需引用审批通过的设备验收单号，否则无法进行设备建账；实现设备采购“需求—验收—建账”全过程信息联动，规范采购行为。设备建账流程审批后在设备台账新增此建账设备全部信息。

2.仪器设备日常管理

仪器设备领用。实现仪器设备领用及审批功能，包括已建账的库存设备从库房领用（需由设备库房管理员确认是否领用）和新入账设备当即领用两种模式，领用流程审批后在设备台账的设备状态更改为在用。

仪器设备归还。实现仪器设备归还及审批功能，同时由设备管理员确认归还设备处置方式、设备库房管理员确认是否归库，归还流程审批后将设备台账的设备状态更改为库存，同时更新相关设备信息。

仪器设备变更。实现仪器设备变更及审批功能，由设备转出人、设备接收人及设备管理员审批完成实现设备变更，变更流程审批后对设备台账的责任人信息进行变更。

仪器设备维修。实现仪器设备报修及审批功能，报修人描述设备故障原因，选择处理方式，经相关人员审批后流程送达设备维修人员，维修人员完成维修并在流程中填报维修时间等信息，同时在设备台账更新相关设备信息。

仪器设备借用。实现仪器设备内部借用及审批功能，确认设备借出及归还时的状态功能，同时督促借用人在限定期限内归还，借用流程审批后在设备台账的状态更改为借用，同时更新相关设备信息。

仪器设备报废。实现仪器设备报废及审批功能，此流程可关联报废设备基础表单，避免在流程中录入大量报废设备信息，报废流程审批后可开展设备报废相关业务办理手续。

仪器设备计量。实现仪器设备计量送检及审批功能，计量送检完成后，送检人在流程中填报计量信息，经设备管理员确认后，在设备计量台账新增此设备计量信息。

3.仪器设备台账管理

台账信息要素。建立设备台账基础表单、设备计量台账基础表单、拟报废设备台账基础表单、设备合格供方名录等基础表单，各台账包括本单位设备管理所需要的全部信息要素。

新增台账。利用“简道云”智能助手，设置触发动作即设备建账流程流转完成，选择触发表单即设备台账，设置执行动作即在设备台账表单新增建账设备全部信息，实现台账自动新增。

修改台账。利用“简道云”智能助手，设置触发动作即设备领用、变更、归还、借用、报废等流程流转完成，选择触发表单即设备台账，设置执行动作即在设备台账表单修改相关设备全部信息，实现台账自动更新维护。

查询台账。利用简道云仪表盘，选择数据组件即明细表，选择仪表盘数据源即设备台账，选择要展示的台账字段，设置仪表盘样式，面向相关人员发布仪表盘，同时设置“设备编码、名称、型号、责任人、状态”等关键词筛选组件，实现台账展示及查询功能。

4.仪器设备表单管理

根据仪器设备管理制度中所规定的表单样式设置多个自定义打印模板，通过仪器设备管理系统流程填报相关信息要素，通过流程添加审批人电子签名，流程审批结束后自动生成包含审批信息的电子表单，实现“一流程一表单”。设置电子表单使用范围及字段显隐规则设置，同时可实现电子表单批量打印等功能。

5.风险识别

为确保采购需求审批前置，实现了设备采购从“需求—验收—建账领用”的全过程信息联动。采用合格供方“前置认定”管理模式，确保所采购设备供方只能从合格供方名录内选取。实现采购需求审批金额及实际采购金额判断比较，若设备实际采购金额超出需求审批金额10%，需重新进行需求申请审批。设置设备编码重复判断，确保所有设备编码的唯一性；设置采购不相容岗位校验，即设备领用人、设备采购实施人、设备验收人不得为同一个人，否则无法提交流程。

6.统计分析

实现仪器设备部门资产占比分析，为统计各部门投入产出比提供数据支撑；还可统计分析设备状态情况，包括设备总资产价值、在用、库存、借用设备数量，了解实验室仪器设备整体管理状态。

7.业务提醒

在流程中添加描述信息，明确填报指南及注意事项，通过编制发布相关说明，流程发起人可明确知悉具体模块的填报要求；设置流程提醒，当流程到达节点时，给流程负责人、抄送人等发送消息提醒。

三、系统搭建

1.“简道云”工作台的登录

平台管理员使用计算机登录钉钉管理后台，通过钉钉APP 扫码登录管理后台，在第三方应用中找到“简道云”点击进入。

2.基础数据的导入

仪器设备管理系统的基础数据包括设备台账基础表单、设备计量台账基础表单、拟报废设备台账基础表单、设备合格供方名录等基础表单。将原始台账数据录入Excel 模板文件再进行数据导入，形成系统的基础数据。

3.流程表单的设计

仪器设备管理系统中包含的各功能模块是在“简道云”工作台中以流程表单的形式创建和使用。以仪器设备验收流程表单部分字段设计为例，见表1。

表1 仪器设备验收表单设计方法

4.仪表盘的设计

仪器设备总台账是在“简道云”工作台中以仪表盘的形式创建和使用的。仪表盘由各式各样的图表、具备特殊功能的组件组成，可对表单数据进行查看、分析和处理。

根据仪器设备总台账表单建立仪表盘明细表，选择需要展示的设备信息字段，同时设置筛选组件，可筛选使用部门、使用人、设备状态、设备编码、设备名称、型号等关键词，方便查询搜索相关设备；根据设备统计信息建立仪表盘统计表，实时展示设备资产总值、在用库存借用设备数量、各部门资产占比统计图等，便于了解掌握本单位设备资产情况。

5.智能助手的应用

“简道云”高级功能中的智能助手可以在满足指定的触发条件后，自动在目标表单中新增、修改、删除数据或执行插件。利用智能助手的功能，可以实现仪器设备管理系统的台账实时更新维护功能。

在仪器管理系统中设置了多个智能助手，分别应用于仪器设备验收、领用、归还、变更、台账修改、维修、借用、计量送检等场景，当以上管理流程流转完成后，自动在仪器设备总台账表单修改相应数据。以设备建账流程为例：设置触发动作为修改数据，触发表单为仪器设备建账流程，当修改后的数据满足流程状态等于流转完成时，触发目标表单仪器设备总台账执行完成数据新增，将目标表单的所有设备信息字段设置为设备建账流程中的新入账设备信息字段，从而实现设备台账的自动新增功能。

6.表单的发布

表单发布是指将做好的表单发布给成员，成员才可通过发布的表单进行数据填写。实验室所有表单均设置发布给企业通讯录内的成员，设备管理员可以查看并管理全部流程。

四、结束语

本文从仪器设备管理系统开发背景出发，分析了系统建设需求，对整个系统功能进行了描述，对系统搭建方法进行了示例介绍，旨在为仪器设备管理系统的设计与实现提供一种新方法新思路。基于“钉钉+简道云”平台搭建的仪器设备管理系统具有成本低、灵活性强、易扩展等特点，通过开发及应用该平台有助于规范仪器设备管理流程，提高仪器设备管理效率，推进本单位管理能力进一步提升。