提升医院档案管理工作质效策略研究

摘 要：在社会经济和医疗事业不断发展的当今社会，人们对医疗行业的各项工作水平和要求进一步提高，但是，必须认识到的是，现在各大医院在档案管理方面的工作仍旧面临着或多或少的问题，应当成为有关工作者重点研究和妥善解决的核心课题。结合相应的资料分析不难发现，现阶段国内医院的医疗服务范围持续扩大，而相关工作的档案管理任务也较以前变得更为繁重，其中也必然会暴露出一系列问题。基于这一系列客观事实，笔者结合个人工作经验和对有关研究成果的学习和分析，依托文献查阅、案例分析等方法获取有关资讯，围绕“提升医院档案管理工作效能策略研究”一题撰写本文，并提出若干见解和策略性建议，以资诸位参阅、分析。

关键词：医院；档案管理；问题；意义；优化策略

医院是保障居民健康服务的单位，业务内容丰富且服务链条较长，容易产生数量较大的信息数据，这些数据对于医院工作质量的提高、相关行业的规范发展以及人员队伍的有效管理都是非常重要的。此外，这些数据信息常常还有着一定的举证效力和佐证价值，甚至有着比较重要的法律影响，能够成为医疗管理、服务工作所必需的参考依据，倘若不能做到妥善保存、有效管理，势必会给医疗工作者个人甚至医疗卫生事业的发展带来极大的负面影响。因此，医院档案管理优化工作就显示出了重要性和紧迫性，相关工作的负责人员务必要进一步提升自己的工作能力和综合素养，为对医疗事业的健康发展提供更为可靠的保障。

一、医院档案管理工作中存在的主要问题

随着人口基数不断扩大和居民健康意识显著增强，前往医院接受医疗、保健服务的人数不断增加，医疗档案的数量和种类也会变得更多且更多元化，各种各样复杂的问题也会随之被暴露出来。笔者在实际的工作调查中获悉，现阶段，在医院档案管理工作中存在档案资料类别划分不精细、工作人员素质提升缓慢以及缺少集中化的档案管理工作理念，以及综合管理水平有待提高等问题。

第一，是档案资料类别划分不够精细。档案资料搜集和整理工作质量和效率不高，医院对其投入的资金和人力资源也非常有限，在客观上导致档案管理工作变得更加繁重，很容易出现资料的填写、整理分类等错误。这一系列问题的出现，不仅会使前来接受医疗保健服务的居民对医院失去基本的信任，同时，也会在客观层面上妨碍医院以及医疗卫生事业的进一步发展。

第二，是档案管理工作人员业务素质提升缓慢。医院中的档案管理工作人员有很多并非专职工作人员，而是由各个科室的医生、护士乃至后勤人员兼职负责，这一部分人员在关于档案收集、整理和分类等管理方面的业务能力均有很大的提高空间。同时，由于他们缺乏档案管理相关方面的专业知识，更容易在工作中出现不同方面的错误和纰漏。

第三，是缺少集中化的档案管理工作理念。每一个档案管理工作人员所熟悉和擅长的管理策略不尽相同，因此，在开展管理工作交接时难免会出现一些问题。尤其是在档案资料的管理方面，由于一些档案要先完成类别的划分，如果在这方面无法形成统一的标准，必然会因为档案管理人员工作习惯的不同而无法形成制式模式，从而给档案资料的后续调取和查阅带来很多麻烦，甚至会导致资料归类错误的出现。

第四，是综合管理水平有待提高。具体到医疗服务单位而言，相关工作的管理者仍旧沿用传统的管理理念和策略，因为当前接受医疗卫生服务的人数不断增加，档案资料的种类越来越繁多，倘若仍旧以传统人工查阅的方式去筛取目标数据，一方面，会耗费大量的时间；另一方面，也会导致一系列错误的出现，对于提高医院办事效率和医疗卫生事业的建设都是极为不利的。另外，即便是应用了信息化管理的医院，有些工作人员在该方面的技术学习和应用意识不够，所以，在事实上仍旧保留着在“传统为主＋信息化为辅”的工作模式，无法给解决档案管理的有关问题带来实质性的帮助。

二、完善医院档案管理工作的重要意义

就其本质而言，医院所提供的是典型的社会保障和服务，因此，相关的工作人员必须高度重视与之有关的各项工作环节，以此为依托开展体系性的档案管理。在具体开展档案管理工作的过程中，档案工作人员要重点做好档案管理制度建设、档案管理水平提升、档案管理人员素养提升以及引入和应用先进档案管理技术等四个方面的工作。

1.建立健全档案管理制度。对于医院开展档案管理工作而言，相关管理制度的体系化、规范化和精细化设计具有十分重要的意义。档案管理制度能够对档案材料具体的存放位置、调取要求和流程等做出明确、具体的规定，并要求有关部門委派专门人员来完成档案资料的搜集、整理和保存工作，以此规避由于“各行其是”而出现档案资料内容错误、不全等问题，还可以对工作人员的业务行为做出有效的规范，从人员保障角度出发，提高档案材料的规范性、安全性和有序性。

2.立足于档案管理水平提升的角度。由于接受医疗保健服务的人数不断增加，档案管理人员务必要进一步强化对就诊人员信息的管理力度，做好信息核对工作，以更为体系性、链条性的模式来节省档案资料的收录、保存、调取成本，提高资料的类型归纳、主题表现和形式统筹精度，以此来确保后续的信息查询活动具有更高的效率和准确度，节省更多的时间和人力成本。

3.对于档案管理人员素养提升来讲，囿于现实条件的种种制约，目前的医院档案管理活动很多是由非专业人员负责，所以，医院必须提高招聘档案管理工作人员的“门槛”，并要对现有的档案管理人员做好专业知识、技术和理念的培训工作，重点突出档案管理信息化方面的培训力度，从更为科学的角度出发提升现代档案管理学、资料学、文献学等专业知识、技法在相关岗位工作人员职业视野中的“出镜率”，以此来为档案管理工作的高质效开展提供人才队伍保障。

4.引入和应用先进的档案管理技术。现阶段，社会各行业都乘上了智能化、信息化技术的“东风”，所以，在档案管理工作方面，医院应当科学、合理地采用智能化、信息化技术，并结合相应的培训机制和平台，提高档案管理工作人员对档案管理信息化技术的使用水平，进一步提高医院档案管理的现代化水平。

三、完善医院档案管理工作的具体策略

医院领导层、档案管理部门及其相关责任人员，需要对档案管理工作的开展意义和现阶段所存在的问题形成统一认识，以此为基准设计、执行系统性的靶向工作优化策略，重点围绕加强档案管理队伍建设、对档案科学分类和有序整理、合理应用大数据与云计算等技术、规范管理程序等主题，确保医院档案管理工作的质量和效率提升。

1.加强档案管理队伍的建设

“人才是事业之本”，任何一项事业的顺利推进都离不开一支高素质的工作队伍，而对人才队伍的建设无疑是推动相关事业持续发展、优化的第一要务。因此，档案管理人才培养必然要成为医院档案管理工作的重中之重。笔者在之前的内容中已提到，目前参与医院档案管理工作的工作人员大多是兼职，就算是专职工作者，很多也是从其他工作领域转岗来的。这些档案管理工作人员缺少系统性的专业培训，在档案管理方面的知识和操作技能也比较缺乏，难以通过积极的态度去主动学习有关领域的知识和技术，无法保证自身档案管理工作的开展质量和效率。档案管理人员是执行医院档案管理工作的主体，其业务素质直接影响乃至决定了该项工作的开展效果。

为了进一步提高医院档案管理工作的质量和水平，必须建立起一支素质过硬的专业队伍。一方面，培养其扎实的档案管理专业“基本功”，从档案管理学等专业的基础领域切入开展相关技术的理论介绍和实践培训，在工作环节、步骤、技法和标准上打牢“地基”；另一方面，还要使其形成良好的职业道德素养，以积极、主动的姿态来学习档案业务知识、理念和方法，自觉地为自身岗位综合素养的提升树立更新的目标，积极创新医院档案管理工作，并严格遵守医院档案管理工作的各项规章制度，以此来保证档案管理工作的规范化、科学化和标准化。此外，还要做好档案管理的安全防范工作，严格规范档案资料的收录、调取、查阅流程和标准，从而为整体层面的档案管理工作高质量、高效率开展，提供强有力的保障。

2.对档案开展科学分类和有序整理

医院所面向的服务对象是来自社会各领域、各地区的人员，成分复杂、流动性强，同时，各个群体所提出的医疗卫生服务要求也多元化，很容易出现“众口难调”的现象。在这样的情况下，医院也难免会在信息处理、资金流通以及药物、器械资源整合等方面遇到较多的问题，对应的档案材料也会出现多方面的变数，这就在客观上对医院档案的科学分类和有序整理提出了更多、更高的要求。此外，医院的档案管理工作除了要参考档案材料划分标准外，还需要考虑到医院自身的实际工作需求，使档案管理工作更能为医院的综合发展提供助力，这就在客观上增加了档案管理工作的执行维度和考量基点，也会对工作的优化提出更高的要求。

为了保证对医院档案展开科学分类和有序整理，有关部门和工作人员必须对档案做出更为严格的分类标准和体系构建，并结合医院的实际使用诉求来制定和实施精细化的制度框架。医院档案的管理工作，一方面，要为医疗保险工作的管理提供准确、翔实的信息参考，切实提高信息源、信息采集路径和信息归纳点之间多维路径的构建精度；另一方面，也要保障就診人员的切身利益，真正尊重就诊人员的隐私权，对相关信息的归档工作做出更为严格的规范和要求。因此，在制定、实施相应的工作执行标准时，有关部门和责任人员需要立足于现实情况和实际需求，考虑多方面的现实因素，突出“规范性”和“条理性”，对标档案材料的搜集、分类、整理、检索、调取和应用等核心环节，扩大相应标准、制度的涵盖范畴。为了进一步提高医院档案管理工作的执行水平，有关部门和责任人员还需要结合新时代的发展特征和诉求，不断创新突破，为医院健康稳定发展提供有力的保障条件。

3.合理应用大数据与云计算等先进技术

信息技术和互联网的快速发展带动了很多行业的高效发展，大数据、云计算等先进技术也在相关需求的作用下应运而生，给医院档案管理工作的优化开展提供了一条不错的思路。对云计算和大数据技术的有效应用能够给医院档案数字化管理带来重要的技术保障。“云盘”也是当下最为高效的信息储存模式，在现实的信息管理活动中具有很大的应用价值，可以给管理者带来降低管理成本、提高管理精度和效率以及拓展信息表现和存储模式等多方面的益处。

另外，对大数据和云计算技术的多元应用能够对就诊人员个人信息做到更深层面的挖掘和提取，进一步提高相关档案信息的利用价值和效率，省去了很多传统档案建设过程中所要投入的环节性成本。同时，大数据技术应用于医院档案数字化建设，给就诊人员带来更为方便的信息录入和查询体验，并在信息保密等方面给予更多的安全保障，有效优化了档案建设和管理工作为就诊人员带来的客观参与感受，也给优化档案管理工作提供了技术支持。

4.规范档案管理工作程序

因为医院档案管理工作程序还没有规范性要求和标准，相应的管理制度也不够统一，导致不同地区、不同医院的档案管理理念、方法和效果存在很大的差异性，在一定程度上增加了区域之间实现档案资料协同共享、共管和共建的难度。对于医院档案管理工作人员来说，哪些材料应当整理成档案要被划分为什么类型、档案的保存时效是多少、在失效后应当以怎样的方式销毁、不同类型的档案要采取何种保存方式或保密级别等问题都需要从标准化的制度中得到解答。

若要进一步优化医院档案管理工作程序，医院有关部门和责任人员应当结合实际情况、现实需求以及发展规划，对有关材料立卷归档的内容、标准、水平、保管和利用等做出更为细致的标准，并明确相关部门、人员的责权范围，在保证工作效率、质量的前提下，进一步简化档案管理工作的流程环节，从制度层面保证档案管理工作顺利开展，让相关工作的执行变得“有‘法可依，有章可循”。此外，农村地区和城乡接合地区的医院档案管理工作，还需要重点根据当地人口流动性强、区域性或行业性疾病发病率较高以及就诊费用缴纳方式复杂等情况，完善人文性保障措施的制度建设，以此来体现档案管理工作的人性化和灵活性。同时，还要考虑到当地居民网络使用条件较差等现实因素，采取适当的保障措施，建立、健全“线上＋线下”的复合式档案资源收集、归纳渠道体系等。

医院档案管理部门和有关工作人员还需要在档案内容的更新上保持灵活的工作思路，在遵循基本管理制度的前提下，对一些涉及重大疾病诊治、医疗保险、药品及医疗器械采买等重点档案资料延长保管，在最大限度上规避相应的风险，保证医院整体发展方向的正确性和规范性。

四、结束语

综上所述，医院档案管理工作是和人们切身利益息息相关的重要工作，也是彰显我国社会主义性质的核心事业，应当也必须得到相关部门和责任人员的高度重视、深入研究和大力优化。

因此，针对医院档案管理工作中所存在的一系列问题，医院领导和档案工作人员务必要积极履行职责，有效规范档案管理工作的开展方向、方法和流程，并运用先进的技术手段，探索新的工作机制和方法，夯实各级经办机构的档案管理水平。只有这样，才能充分发挥医院档案管理“以人为本、服务一生”的理念，促进社会的和谐发展。

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（作者单位：潍坊市皮肤病防治所）

作者简介：曹德军（1969—），男，汉族，山东潍坊人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。