内控视角下科研院所科研经费管理的问题与对策

黄青

科技创新是国家增强经济竞争力的关键。近年来，为了深入贯彻实施科技发展战略，我国不断加大在科技领域的投入力度。根据国家统计局《2022年国民经济和社会发展统计公报》，2022年我国全社会研发经费投入达30870亿元，比上年增长10.4%，已连续7年保持两位数增长。在国家增加科研经费投入的同时，也对科研经费的管理提出了更高的要求。目前，部分科研院所在科研经费的管理方面还存在一些问题，对科研经费的管理能力还未能与不断增加的科研经费投入相匹配，资源配置效率有待提升。笔者结合在科研院所的实际工作经验，基于内部控制视角分析科研院科研经费管理中存在的主要问题，并提出针对性的建议。

一、政策背景

为了激发科研人员的创造性，促进科技事业发展，政府相关部门出台了一系列优化科研经费管理的政策。2019年，科技部印发《关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见》，逐渐优化监管机制，提高科研院所经费管理的自主权，鼓励科研院所改革创新。2021年8月，国务院办公厅印发《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》，内容包括扩大科研项目经费管理自主权、完善科研项目经费拨付机制、加大科研人员激励力度、减轻科研人员事务性负担等，赋予了科研人员更大的经费管理自主权。

这些政策的颁布实施调动了科研人员的积极性和创造性，有利于科研人员潜心研究。从资金投入到政策保障，国家都给予科研院所很大的支持。而如何管理和使用好科研经费，是科研院所需要着重解决好的问题。

二、科研院所科研经费管理中存在的问题

（一）科研经费预算管理不规范，预算执行效率待提高

科研项目作为技术创新活动的具体表现，具有高风险和投入大的特点，预算的作用是保证科研工作不会出现资金断裂的问题。在进行科研经费预算编制时，要符合相关制度的要求，同时也要结合项目实际情况。预算编制是否合理会直接影响到科研项目的执行、验收及审计工作。预算编制时，主要存在的问题有两个：一是预算金额远大于或远小于实际资金需求；二是预算的科目不全面，实际执行时必须开支的费用在预算时没有列支。科研经费预算编制工作主要由项目负责人完成，项目负责人往往侧重于对技术内容的论证，对预算编制不够重视；或者缺乏财务相关的专业知识，预算编制缺乏有力的测算依据。

此外，项目科研经费的预算执行存在与项目研究进度不匹配的问题，预算执行效率有待提高。有的项目在中期审计或结题时发现科研经费的实际支出与预算偏离太大，迫使财务人员对预算进行事后调整；有的项目还存在着项目结题前突击使用科研经费的情况。

（二）科研经费管理机制不健全，内部监督管理不到位

完善的内部控制体系可以及时地发现问题，提高科研经费管理水平。部分科研院所内部科研经费管理办法不健全，未形成标准化、规范化的管理流程。科研经费管理主要涉及预算、支出、资产管理等。各类经济业务活动应实现制度全覆盖，做到不留盲点。有的科研院所的相关制度仅在上级部门出台的规章制度基础上进行修改，未根据自身情况制定。此外，还存在着单位领导和科研人員对科研经费管理的内控工作不重视，在科研经费管理方面不严格执行相关规章制度的问题。

部分科研院所缺乏完善的科研经费管理监督机制，对项目执行部门缺乏监督和约束力，导致科研经费实际支出与预算出现很大偏差，或者存在违规使用科研经费的情况。

（三）科研经费绩效评价机制不完善，缺少相关奖惩制度

绩效评价是科研激励的一项重要方法，公平、公正的绩效考核机制更能调动科研人员的工作积极性。对于科研项目的评价体系，部分科研院所仅注重科技成果，而没有对科研经费管理进行评价，对科研经费的使用效益关注不够。存在的问题主要包括以下几个方面：一是科研院所的科研经费管理办法，多从财务的角度规范经费支出的流程与办法，没有形成一套完整的科研经费绩效评价机制。二是科研经费绩效考核指标设置单一，缺乏多元化的评价体系。对科研经费的评价考核不应仅包括结余资金比例，还应包括经费支出的效益分析、预算与实际支出的差异分析等。三是经费绩效评价结果的应用机制未建立，缺少绩效评估的奖惩制度，绩效评价未起到应有的效果。

三、优化科研经费管理的建议

科研院所在科研经费的使用与管理方面，应合法合规，充分发挥科研经费的价值。同时，也要方便科研人员开展工作。这要求科研院所采取一定的改进措施，提升科研经费管理水平。针对上述问题分析，结合工作经验，笔者从内部控制的角度提出以下几点建议。

（一）完善管理制度规范，开展科研经费全过程管理

科研院所应完善科研经费管理制度规范，开展精细化管理，防范财务风险。特别是对于国家和地方项目资金管理制度中没有明确规定的，应根据实际工作需要，在单位内部制度中予以明确。管理制度可采取流程图等方式，让科研人员明悉工作流程及审批程序要求。

科研项目按实施阶段可以分为项目策划、项目执行、项目收尾三个阶段，科研经费管理贯穿科研项目实施的各个阶段。在项目策划阶段，需要项目负责人根据实际工作需要，合理、科学地编制经费预算。科研院所应加强预算管理，建立健全预算评审机制。科研院所的科研项目管理部门可以作为责任部门，组织科研、财务相关专家对项目预算进行内部评审，主要审核科研项目预算的结构是否合理、编制依据是否充分、是否符合制度要求等。同时，还应对项目总预算与项目目标、工作量是否匹配做出评估分析。科研院所还应定期组织对预算编制相关规范及要求的培训。

在项目执行阶段，科研项目管理部门应对项目具体的支出情况、预算调整情况进行跟踪管理，及时发现经费使用过程中存在的问题。同时，可要求财务部门按月报送重点项目的经费执行率，督促经费执行有问题的项目采取改进措施。财务部门应加强报销审核管理，严格审核经济业务的真实、合法性。

在项目收尾阶段，科研项目管理部门应组织对项目经费执行情况进行项目验收前的自查，自查内容应至少包括财务数据是否真实、准确，经费支出是否合理等。在项目验收完成后，根据验收过程中发现的问题，及时地总结经验教训。

（二）动态监督与管理，加强内部审计监督

科研院所应强化内部审计环节，优化科研经费管理的监督检查体系，对科研项目的经费使用情况进行动态监控与管理，具体可采取以下措施：第一，依托信息化管理平台等手段，定期公开科研经费的使用情况，建立长效监管机制。第二，成立由审计部门、财务部门、科研项目管理部门相关工作人员组成的监督小组，参与到科研经费支出管理全过程，定期开展内部审计工作。在项目策划阶段，审计应重点关注预算编制时经费的使用范围以及预算是否科学合理；在项目执行阶段，审计应对差旅费、劳务费、评审费等重点审查，审查支出是否真实、合理，票据是否符合科研差旅行程，劳务费的发放是否符合规定，专家咨询费是否超过标准要求等；在项目收尾阶段，审计应关注科研经费使用的效果性和经济性。必要时还可聘请第三方机构进行审计。内部审查中发现的问题应及时整改，举一反三。第三，将内部控制要求明细公开，让科研人员了解内控的目标与作用的同时，主动参与到内控工作中。

（三）建设专业人才队伍，充分发挥科研财务助理的作用

政府部门要求科研项目承担单位“全面落实”科研财务助理制度。目前，许多科研院所都建立了科研财务助理制度，但在制度执行初期，还存在着制度落实不到位、人员综合素质不符合要求等问题。一些科研财务助理不具备财务专业背景，只能办理一些繁琐的票据整理、报销等事务性工作，对项目经费的预算编制、经费使用监督、预算调整等方面没有起到应有的作用。

为减轻科研人员财务工作负担，充分发挥科研财务助理的作用，科研院所可采取以下措施：第一，制定完善的科研财务助理制度，明确科研财务助理的工作职责。科研财务助理应参与到项目日常经费管理与项目验收等各个环节，包括预算编制、经费报销、验收决算等，同时为科研人员提供政策与财务信息咨询。第二，建立一支科研经费管理的专业人才队伍，定期组织科研财务助理进行业务培训与交流。科研财务助理应具备财务基本知识，了解经费管理的政策法规。通过培训以及交流学习，提升其工作能力，为科研工作提供高质量的服务。第三，科研院所可设置一定的考核奖励机制，调动科研财务助理工作的积极性。同时，为科研财务助理设置明确的职业生涯规划，提升其职业认同感。

（四）正负激励相结合，建立科研经费管理的绩效评估机制

科研院所应建立科研经费管理的绩效评估与奖惩机制。第一，应分析科研项目的特点，制定多维度的、科学的绩效评价体系，将绩效评价贯穿于科研经费管理的全过程。制定评估标准时应将经费使用效果作为评估的关键性指标，考核内容包括项目回款及时性、项目实际利润率、经费预算的准确性等。第二，在开展绩效评价工作时，应成立专门的评估小组，负责科研经费管理的绩效评估工作，评估小组成员应包括项目管理、财务、人事相关领域的专家。评估小组应严格按照评估标准对科研项目进行量化考核。第三，应完善绩效评价的结果应用机制，将绩效评价结果作为科研奖励评选的重要考核要素。对于科研经费使用违规或考核不合格的项目负责人采取一定的惩罚措施。通过正负激励相结合的方式，提高科研人员对科研经费管理的重视程度及管理能力。另外，在绩效评价体系的运行过程中，需要对此体系进行定期审查，提高监督力度，规避可能存在的风险。

（五）运用信息化技术，建立相关部门联动的一体化平台

科研经费管理涉及科研项目管理、科研项目执行、财务、审计、采购等多个部门。科研项目管理部门归口管理科研项目，负责项目的申报组织、立项管理等；科研项目执行部门负责编制预算及预算的具体执行等；财务部门负责确认科研经费审核报销，提供科研项目结题的财务决算数据等；审计部门负责科研经费的内部审计工作；采购部门负责科研物资的采购及报销等。不同管理职能大多都已具备独立运行的信息化管理系统，包括财务管理系统、科研项目管理系统、采购管理系统、档案管理系统等，但各系统独立运作，协同程度低，不能进行数据的共享与交换，不利于高效地监督和使用科研经费。

建立一个相关部门联动共享的一体化平台，加强科研资金流向的管理，有助于提升科研院所的管理水平和工作效率。该平台可设计科研项目、财务、审计、资产及采购管理等模块，每个模块与其关联业务模块可进行信息交换与共享。科研项目管理模块可进行预算编制与调整的审批等；财务模块实现科研经费数据核算及收支查询等；审计模块可适时公布审查结果及奖惩情况；资产及采购管理模块提供科研固定资产及物资的采购审批等。同时，还可以根据需要设置预算监控预警系统，当支出与预算超出一定偏差时进行提示，以便及时发现问题，纠正偏差。通过一体化平台的建设，变被动管理为主动管理，既提高了工作的便利性，又加强了对经费支出全过程的监督与内部管理，保证科研经费合理高效地使用。

结语：

科研经费管理是开展科研工作的基础保障，直接关系到科研院所财务管理水平。内部控制是实现科研目标的保障机制。科研院所应进一步完善科研经费管理制度，加强内部监督审计，加强专业人才隊伍的培养，建立科研经费管理的绩效评估机制，充分运用信息化平台，根据实际情况探索出真正适合科研院所科研经费管理的有效途径，防范科研项目财务风险，提升科研院所财务管理水平，进而推动科研院所高质量发展。