融媒体时代 档案管理智能化探究

牟林辉

档案管理智能化是在档案管理数字化基础上，深化利用新一代信息技术、大数据加工和人工智能等现代科学技术，借助数据存储、通讯网略和终端载体，实现档案管理和利用的数字化、规范化、网络化、安全化、价值化。

档案管理智能化的内涵应包括五个层面：

档案管理的数字化。是将传统纸质材料通过数字技术进行加工处理转化为影音文件和图片文件，变成数字形态，广泛在信息网络介质中存储和传递。

档案管理的规范化。要符合《党政机关电子公文归档规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统通用功能要求》等国家标准和行业标准。

档案利用的网络化。推进电子化管理，可以破解传统档案面临的时间和空间限制，实现档案管理的即时共享，大幅提高服务效率和质量。

档案管理的安全化。是指原始档案的准确性、存储的可靠性、访问的秘密性、传递的完整性。

档案开发的价值化。档案管理利用从一般的装档入库、编辑索引、方便查找上升到相关档案知识成果的利用，使得众多档案价值得以呈现，方便用户不仅可以“找得想要的档案”，还要“找得想要但想不到的档案”。

融媒体时代，特别是随着移动互联网普及，社会产生的信息是海量的，并且保持指数级增长速度。档案管理由此衍生以下特点和难点：

档案内容涉及面广、规模数量巨大。融媒体档案信息涉及人们日常生活的方方面面，呈现出超大规模、超多形式的特点，无论内容还是形式都是复杂多样的，包括音频、视频、图片、图表、网页、文本等等。其中大量具有保存价值，鲜活反映历史面貌和，蕴含了时代发展规律，应当及时纳入档案管理使用。

档案内容更新速度快、处理成本高。移动互联时代，融媒体传播速度快，打破时间和空间限制，瞬息获得的特点明显。对档案纳统管理提出更快更高要求。受制于前期管理模式影响和路径依赖，融媒体时代档案数据存管极容易产生不及时、不规范的问题；并且档案管理在存储、迁移的方面承担高昂的设备成本、物力成本和人力成本。

融媒体档案在安全上存在天然短板。电子档案存储介质和使用寿命相对较短，硬盘平均寿命是5年，固态盘也只有5年，磁带大概10年，染层光盘可以存储25年以上，但是成本较高；并且存储环境要求较高，极其容易受氧化、高温、潮湿、电磁、灰尘等因素影响和破坏，造成数据损坏或不可读取，影响数据的完整性和安全性。在互联网运行环境下，电子档案容易受电脑病毒、黑客入侵、网络漏洞等制约，存在信息泄露的风险。

档案管理使用“信息孤岛”现象明显。档案管理没能实现跨组织、跨部门、跨系统的管理，依然存在“单打独斗”“条线分割”等问题；在收集、存储、管控、处理、分享和智慧加工等方面存在“缺环断链”，没有实现对档案的全生命周期管理。没有很好呈现档案本身承载力，不利于对档案数据的深度加工和价值挖掘，更不利于将档案资源转化为更多的知识成果。

档案信息供给与需求错位。随着我国全面建成小康社会，人民群众生活水平显著提高，特别是移动互联网的普及，群众对档案信息、档案文化的个性化需求日益增长。在人人都是自媒体的时代，各类媒体信息呈现海量供给，而官方档案管理存在信息相对封闭、档案可用范围窄、便捷化程度不高等问题，导致了社会海量冗余信息、官方有效档案服务与群众个性需求之间，产生了不对称、不匹配的矛盾问题。在档案管理服务上的这种供给与需求的错位，直接影响了群众的感受体验。

树牢档案管理专业化思维。我国档案法规定，各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接[1]。在融媒体时代，要突出把握数字化、规范化、网络化、安全化、智能化的理念，融入贯穿到工作文件档案的收集、分类整理、数字化采制到知识挖掘、借阅传播、交互应用、长期保存等全流程，真正做到无缝衔接、全过程管理，实现智能化归档、一体化管理、精细化服务。

把好档案资源管控关口。电子档案的管理应当按照来源可靠、程序規范、要素合规的要求来执行落实。按照融媒体运作特点，深刻把握档案生成规律和流转规律，建立从生产、流程到归档、加工利用、安全保护等自始至终地全流程管控体系。特别是在海量信息中，及时捕捉高价值含量的关键信息和原始档案，同时加强对实时信息的辨别剔除，避免冗余低效信息干扰。

从机制上抓好档案管理系统建设。要针对电子档案实际情况，完善以电子文件归档管理为主的过程类、以电子档案管理系统建设及技术、设备为主的系统类、以党政机关电子公文、给予XML的电子公文和干部人事档案为主的应用领域类为依托的“四梁八柱”，形成相对完备的标准规范框架。同时要结合融媒体工作内容和业务特点，细化完善子门类的档案管理规范，对照片、录音录像、视频、网页等类电子档案在标准规范上要进一步细化优化，更新替代陈旧内容和较低标准，以更好满足现实工作需要和档案长期保存要求。

建立共建共享工作模式。融媒体时代，档案工作最大特征是共建共享。实现档案管理的智能化，要在组织体系、运作模式、资源摆布上体现出统筹理念，打破人为分割、部门隔阂、行业壁垒，从而破解“信息孤岛”问题。如，档案信息资源库建设上要鼓励多主体、多部门、多单位参与，服务范围上推进公用共享，在档案管理运营上实现网络化、一体化。

加强档案数据集成挖掘。根据群众和社会现实需求，加强对融媒体档案的数据加工挖掘，把不同来源、格式、特点、性质的档案在逻辑上或物理上有机集成起来，利用人工智能、开放网络、开源软件等技术手段，分析数据之间的逻辑联系，形成知识图谱或智力成果，以友好视图形式展现出来，大幅提高用户体验。

培养有专业素养的技能人才。一方面要选聘培养具有互联网、大数据、信息技术等专业知识和档案管理方面的复合型人才。另一方面要加强专业技能培训，立足信息化、大数据、人工智能等先进技术知识与档案管理相结合，通过岗前教育、专题培训、竞技比赛等多种形式，提高从业人员的专业素养，为档案管理智能化工作提供人才支撑。

推进融媒体时代档案管理智能化是一项重要的时代课题，也是更好服务人民群众的重要途径。要顺应人工智能技术发展趋势，把新一代信息技术手段融入到档案管理中，在专业思维、技术模式、运营方式等方面持续探索，加大在制度建设、网络设备和人力资源方面投入，打造具有中国特色的档案管理智能化模式。（作者系潍坊日报社档案馆员）

To adapt to the development of the era of integrated med i a ， a r c h i v e s m a n a g e m e n t should move towards intelligent development. By grasping the content and features of digitization， standardization， networking， security， and values， and deeply analyzing the characteristics and difficulties of archives management in the era o f i n t e g r a t e d m e d i a ， t h i s a r t i c l e proposes countermeasures such as professional thinking， resource control， system construction， and data integration.