基于信息化平台的地勘单位合同内控管理优化思路研究

吕苏欣

（山东省物化探勘查院，山东 济南 250013）

一、地勘单位合同内部控制管理存在的问题

（一）合同管理意识较差

由于地勘单位在我国起步时间较晚，地勘工作具有特殊性，经济体制改革相对迟缓，参与市场竞争较晚，相较于市场化程度高、管理成熟的行业，其现代化、科学化水平仍需提升。在合同内部控制的管理方面，部分管理者合同管理意识相对薄弱，没有形成完整的管理观念，整体上呈现出传统与滞后的特性，对合同内部控制管理不够重视。单位内部未形成完备的制度体系，合同管理权责不清、主体不明导致管理部门管理意识缺位，相关审核流于形式；合同的签订、执行、验收、结算与监督管理等各环节仍采用纸质审批居多，对于信息化平台建设不够重视，利用信息化工具辅助合同内部控制管理起步相对较晚，还未形成系统化、全覆盖的合同管理体系，进一步增加了合同管理的难度。相关纸质资料一旦丢失损毁，将会面临较高的管理风险与法律风险，影响后续的债权债务管理、质量管理等后续环节。

（二）专业人才缺乏

合同管理涉及经济、法律、财务、技术、安全等多方面，对于地勘单位这一类事业单位来说，还面临审计、巡查、巡视等上级监管，相关管理人员需兼顾合同的市场性与事业单位管理要求，同时要不断地更新知识体系以应对市场竞争加剧、监管要求提升以及国家法律法规、行业规章的变动。由于部分地勘单位的不重视，人才培养相对落后，梯队建设不健全，相关培训教育缺位，导致合同管理人员缺乏。随着合同管理工作量的增加，人才缺乏的劣势也随之凸显。同时，地勘行业作为传统行业，信息化建设人才较少，信息化平台的搭建多依赖于外部公司，所用产品为标准化产物，定制功能需要另外再投入时间与资金，且工作效率与信息安全难以保证。人才不足、体系不完善，均进一步地阻碍了地勘单位提升合同管理水平的步伐。

（三）合同管理流程整体性、实时性、闭环性不强

合同管理主要由合同签订管理、合同履行管理、合同变更管理三项工作内容，合同管理方法主要包括建立合同台账、合同动态管理制度、合同评价评审制度、合同完成后总结分析制度等方法。涉及合同签订、执行、验收、结算、收付款等多个环节，甚至是后续的变更、解除等。以上各环节并不是独立的，以签订合同为起始，不断向外发散，并且相互联动。但对于部分地勘单位来说，各个环节的审批相对独立，合同的信息流转依靠审批人员的被动询问，而非主动汇总呈现，通过有限的信息，审批人员很难掌握合同的整体情况。并且管理的关键环节全部依托于“人治”，存在一定的随意性、偶然性。信息数据之间没有联动，相关数据涉及不同部门，查询相对困难，管理效率低下，信息更新速度较慢。合同的闭环管理较差，需要人员定期梳理，定期催要，对管理人员要求较高。对于合同管理没有实现整体性、实时性、闭环性，不利于实现地勘单位维护自身权益，实现高质量发展。

二、基于信息化平台的地勘单位合同内控管理优化思路

（一）提高对合同内控管理的重视度

切实抓好对于合同管理、内部控制重要性的宣传培训，从意识上提升对于合同内部控制的关注与重视，转变合同管理观念，积极提升管理现代化、科技化水平，利用信息化平台提升合同管理的工作效率和工作质量。一是重视对《民法典》等相关法律法规的培训学习，增强依法经营与依法办事的法律理念，提升对市场主体的合同意识，认识到合同利用信息化平台的紧迫性与必要性。二是强化制度建设，形成完备的管理制度体系，填补制度空白，明确各部门权责，避免权力真空，将主体责任落到实处。三是多渠道树立“以制度管人管事”理念，为执行制度立信立威，切实提高制度执行意识。四是梳理制度落实的关键环节，与信息化平台相结合，形成控制节点。五是建立覆盖全院的学习机制，在管理层带头学习的同时，也要切实的落实到基层。通过定期学习、培训、考核以及日常交流等方式，增强广大干部职工对于合同内部控制管理信息化的认识与重视，适应当下信息化的发展与融入，建立起良好的合同管理思想体系。

（二）加强对合同管理信息化人才的培养

管理归根结底是对人的管理，因此，提升合同内部控制管理与信息化平台建设各环节参与者的人员素质和专业实力尤为重要。提升合同的内部控制管理，首先，鼓励职工有计划、积极地参与内外部培训，利用财政厅、工商行政管理机关等举办的专业人员培训以及单位内部法律、经管、技术、安全培训，提升个人专业素养。紧跟政策，熟悉国家、地方法律法规及行业规章对合同管理的要求，做到专业能力与法律意识的双重夯实。其次，培养合同管理员工的敬业精神与责任意识，增强合同风险的防范意识，提升合同管理人员对信息化平台的熟悉程度和操作水平。信息化平台的数据质量很大程度上依赖于操作人员的输入质量，相关数据作为基础信息深入影响了后续的管理质量。随着信息化平台的不断提升，填报内容、审批流程以及信息关联程度都会产生相应变化，合同管理人员需要秉持终身学习的理念，忠于职守、恪尽职责，严格地遵循信息化平台的操作流程进行管控。再次，明确自身的工作职责，切实落实好合同管理责任，协调其他部门的员工共同推进合同的信息化管理，完善基础工作，利用信息化平台来相应地增强合同的管理水平。最后，要积极引进与培养信息化人才，将信息化管理平台建设的关键节点掌握在单位内部，提高数据的稳定性与安全性。可以充分地定制符合自身管理要求的平台功能，提升工作效率，从而更好推动合同管理体系化建设。

（三）构建信息化管理平台

一是要结合自身业务的实际状况构建合理、科学的信息化管理平台，对企业涉及的所有合同进行一体化管理，联合平台的其它业务模块以及客户关系管理模块，打通合同管理通道，实现全过程管控。将管理的触角延至客户端，提高合同的审核效率，加强执行和管控，规避合同纠纷导致的法律风险。让各岗位的权限等级、审批流程、操作记录等在系统上进行清晰的留痕，方便日后的管理与相应的责任追究，从而更好地强化责任担当。二是要提升信息化管理平台操作人员的能力，切实地将合同的信息化管理从理论知识转化为实践应用，降低合同的人为风险。三是加强信息化管理平台的监督与管控，可以采取合同资质审查、专家及法务审查进行管控节点的监察，提高对信息化管理的监督力度，从而更好地保障合同的安全性与稳定性。四是搭建与开发信息化管理平台的数据传输功能，让数据传输与共享更加便捷，同时也能让数据的存储更具安全性。五是应用信息化管理平台及时对合同履约的结果进行验收，有效地对合同签订、验收进行全程监督与管控，确保合同按期履行。地勘企业通过信息化管理平台有效地实现动态化管理，让合同的管控更加精细化，有效降低合同的管理风险，增强企业内部管控工作的整体水平。

三、结语

在新形势下，地勘单位应转变合同管理理念，提高对合同管理的重视程度，通过法制教育、合同培训、信息化平台应用等措施，增强员工的法制观念、合同理念以及信息化管理能力，增强合同管理人员的风险防范意识，提升信息化平台的操作能力及管理能力。地勘单位还应搭建完善的信息化管理平台，建立科学、合理的合同管控制度，从而有效降低合同管理风险，高效提升信息化管理水平，推动地勘单位的高质量发展。