信息系统项目管理方法指导RFID 项目建设的思考

安徽医科大学图书馆 尹才荣

信息系统集成项目以满足客户和用户的需求为根本出发点，拥有高技术与技术的集成、强调沟通等多方面的显著特点[1]。此项目管理有一套成熟的方法来推进项目，在一定时间、成本、质量要求下实现项目目标[2]。图书馆RFID 项目有其特殊性，将信息系统集成项目管理方法应用在项目建设中，能够促进项目在时间、成本、范围约束下高质量地顺利完成。本文将从甲方的视角，考虑RFID 项目建设的问题。

信息系统集成是从客户和用户的需求出发，将硬件、软件、数据库、网络、云计算等集成为实用的信息系统的过程[1]。项目管理包括立项管理、整体管理、范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、风险管理等十几个方面的管理领域，通过项目管理，实现项目的目标。RFID 项目是指将射频识别技术应用于图书馆，实现图书自助借还、自动分拣、读者快速找书、高效盘点的项目[3]。图书馆是RFID 项目的建设单位，负责项目可行性分析，经过项目招标、投标、开标、评标、选定项目承建方、合同谈判、签订合同等流程，确定项目的承建方[4]。为了保障项目的进度、质量等，要求承建方项目立项。图书馆为甲方，承建方为乙方。甲方与乙方签订总承包合同，在签订合同之前，甲方需进行调研、分析，明确项目范围。项目建成后，甲方需考虑用户培训、系统维护、硬件设备扩展等方面的问题。

1 甲方项目团队建设

1.1 RFID 项目实施的特殊性

（1）项目实施影响到的业务较多。图书馆加工，图书借还等核心业务受到影响。

（2）受到直接影响的人数较多。项目实施期间，乙方进驻图书馆，图书借还活动暂停，全校师生在此期间无法借阅图书。

（3）导致图书馆借还业务暂停的时间较久。项目实施期间，需要对馆藏图书进行加工处理，图书馆借阅工作暂停，持续时间较长。

（4）操作对象数量庞大。需要加工处理的馆藏图书数量达到几十万册，每本图书需要粘贴RFID 词条，操作对象数据量庞大。

（5）项目建成后，改变图书馆工作模式。工作人员将利用RFID 设备完成图书上架、图书整架、进行图书信息咨询等工作[5]。

以上特点决定了项目实施要加强质量管理，减少返工，加快进度，提高用户的满意度。乙方进驻甲方现场，甲方对乙方提出需求，为乙方提供便利条件，加强沟通。为了项目能够在时间、成本、范围约束下高质量地顺利完成，首先甲方要组建一支项目实施团队，对项目实施加强控制。

1.2 组建合理的项目团队

将项目作为常规工作来处理具有以下缺点:（1）作为常规工作，没有成立专门的项目团队，对项目进度、质量、范围把控不到位，使得进度延期、质量不达标、设备故障率高、范围不能满足需求等各种问题；（2）缺少使用部门的参与；（3）缺少有效的沟通渠道，产品不能满足使用者的需求。

从RFID 项目实施的特殊性可以看出，RFID 项目是一个图书馆内部跨部门、进度紧、质量高、影响大的项目。项目实施需要在图书馆内部组建项目实施团队，才能更好地把控进度、质量、范围，使项目在计划的时间内高质量地完成，满足用户的需要。合理的项目团队结构如图1 所示。

图1 项目团队结构图Fig.1 Project team structure diagram

（1）项目组组长:由馆领导担任。在重要节点上或者各小组之间难以达成共识的情况下，需要由馆领导出面沟通协调，对出现的问题通过会议、现场走访等形式进行协调，使相关方面对项目的诉求达到一个平衡点。

（2）项目组副组长:该项目是信息系统集成项目。项目包括软件、硬件的安装部署，涉及与图书管理系统和一卡通系统的接口，建立在图书馆既有的服务器、网络等信息化环境基础之上，技术部门在项目建设过程中担负更多的责任，起到主导推动作用。由技术部门推选一位沟通协调能力强、懂技术、懂项目管理知识、有项目管理经验、有一定的领导和管理能力的人来担任，负责协调各小组需求，是项目的实际推动者之一，在一定的情况下，也可寻求组长的帮助。

（3）小组组长:技术部门以及该系统使用部门分别推选一位沟通协调能力强且精通部门业务的人来担任。小组组长的职责是收集本部门的需求，跟进项目进展，确保项目的实施满足本部门的需求，在需求不能满足的情况下，提出变更，并跟进变更，直到本部门的需求得到满足。

（4）小组成员:部门其他人员，可以包括部门负责人，对项目感兴趣的人，希望参与项目建设的人，在项目立项阶段，参与调研；收集需求阶段，提出需求；项目实施阶段，跟进项目进展，并向小组组长汇报。

（5）乙方项目经理以及成员:乙方项目经理由承建方选定，至少要有一位合格的项目经理，具备以下几个方面的素质:具有项目管理知识、IT 知识、客户行业的业务知识等；有丰富的项目管理经验；有良好的协调和沟通能力；有良好的职业道德；有一定的领导和管理能力[6]。成员是承建方项目组成员，是项目实施的主要力量，负责项目的实施，落实项目在整体、范围、进度、成本、质量等方面的要求。

2 项目立项管理

项目立项是甲方的重要工作，首先要进行项目可行性分析，包括以下几个方面内容。

2.1 必要性

随着信息技术的发展，物联网技术逐渐成熟，自助借还给工作人员和读者带来了便利，RFID 项目的实施是信息化在图书馆的深化，是图书馆信息化建设的重要指标之一，全国范围内有很多高校建设了RFID 项目，由此可以看出项目的建设是必要的。

2.2 技术可行性

RFID 项目建设需要具备以下信息化基础条件:图书管理系统、图书馆网络、服务器等。图书管理系统包括图书信息、读者信息、读者借还信息等，RFID 借还设备、24h 还书设备、自助盘点设备、自助分拣设备等都要与图书管理系统对接。RFID 设备数据的传输通过图书馆既有网络来完成，而RFID 图书3D 导航数据库以及软件运行都在图书馆服务器上。RFID 技术已经发展成熟，RFID 项目在全国很多高校部署，给读者和工作人员带来了便利。可见项目的建设在技术上是可行的。

2.3 组织可行性

从图书馆抽调人员组建合理的项目团队，有技术、管理方面的人才，能够建立良好的协作关系，制定合适的培训计划等，同时还能够保证项目顺利完成。

2.4 经济可行性

可以给读者图书借还带来便利。工作人员免去了简单的重复操作，从事图书信息咨询方面的服务，形成读者和工作人员都有利的局面。

2.5 风险因素及对策

（1）风险因素1:项目实施导致的业务暂停是否会引发冲突。对策:尽量压缩工期，减少业务中断的时间；做好读者的宣传工作，为了今后的便利，需要暂时中断图书借还，提高读者的接受度，降低抵触心理。

（2）风险因素2:新设备、新软件能够接入既有系统，与既有系统和谐运行吗？对策:由建设方跟既有系统的供应商沟通谈判，确定接口后期维护方面的职责。

（3）风险因素3:通过招投标确定的承建方能否提供质量可靠的产品，施工质量如何，后期维护服务如何？对策:在招标文件中，明确承建方公司资质到达的水平，有多少家同等规模的图书馆使用了该公司的系统，明确产品参数，要求提供本地化服务等。

（4）风险因素4:建设方的项目团队跟承建方的项目团队能够有效沟通，通力合作，促进项目的顺利落地吗？对策:建设方由馆长号召组建高质量的项目团队，将利益相关方面统筹加入团队，组建分级的、高效的团队。承建方的项目经理在项目建设中起到与建设方项目团队和承建方项目组成员有效沟通的作用；领导并管理项目团队，组织制定详细程度适宜的项目计划，监控计划的执行并根据实际情况、客户要求或其他变更要求对计划的变更进行管理。要求承建方选定一位优秀的项目经理，组建高质量的项目团队。

3 项目调研

项目调研是项目建设的前提，是甲方的重要工作之一。在撰写项目建议书及项目可行性分析阶段，需要了解全国高校图书馆、公共图书馆部署该系统的现状，了解项目经费、图书数量、采购的设备种类和数量、承建商综合实力、系统使用效果等情况，了解市场上系统的供应情况。在制作项目招标文件时，需要了解软件、硬件设备、施工标准、用户培训、售后服务等方面的参数，并了解大概的定价。这就需要通过项目调研来完成，项目调研的方式有:电话咨询有关图书馆、实地参观学习、咨询供应商等。以下是实地参观学习的思考。

（1）参观学习对象:选择什么样的图书馆来参观学习。

考虑到学校今后的发展以及图书数量的增长，实地参观多选择学校等次和规模比较高一些的学校或图书数量比本馆多一些的图书馆。

（2）参观人员:项目团队。

在组长的带领下，副组长、小组组长、小组成员实地参观学习，参观结束之后，通过引导式研讨会、头脑风暴法等方法，开拓大家的思路，形成共识。

4 项目整体管理

项目整体管理是项目管理的核心，是乙方工作的重点，在项目整体管理的过程中，甲方项目团队起到一个监督的作用。项目整体管理包括6 个过程:制定项目章程、制定项目管理计划、指导与管理项目工作、监控项目工作、实施整体变更控制、结束项目或阶段。在每个过程，甲方项目团队关注以下问题:第一过程，乙方是否确定了一位优秀的项目经理，项目经理的人选是项目成败的关键；第二过程，乙方是否制定了合理的项目管理计划，包括需求管理计划、风险管理计划、进度管理计划、范围管理计划、变更管理计划等子计划，项目管理计划需要得到甲方项目团队的确认；第三过程，甲方项目团队要了解项目是否按照项目管理计划的要求来完成计划中所确定的工作，已批准的变更是否得到实施；第四过程，甲方项目团队定期听取乙方有关项目进展的汇报，了解项目的当前状态、已采取的步骤以及对预算、进度和范围的预测；第五过程，项目的变更要走正式的流程，任何相关人员都可以提出变更，变更由变更控制委员会来决定是否批准，甲方项目团队的组长或副组长必须是变更控制委员会的成员之一；第六过程，甲方需要参与用户培训、系统维护、硬件设备的扩展等工作。

5 项目收尾管理

5.1 用户培训

在项目验收之前，由甲方项目团队组织系统管理者和系统使用者，由乙方对甲方用户进行用户培训。信息系统集成项目由硬件、软件、数据库、网络、云服务器等集成，结构复杂，管理和使用人员需要信息技术知识的支撑；RFID 项目在图书馆跨越多个部门，管理和使用人员众多，这就要求乙方做全覆盖的用户培训。培训内容包括以下几个方面:

（1）终端设备的使用。对终端设备按照正确的流程进行开机关机操作；对终端设备进行完整性检查，检查是否插上电源、是否插上网线；使用终端设备完成业务工作，包括如何完成自助借书、自助还书、如何加工图书、如何上架、如何整架等。

（2）服务器端软件、数据库的管理。需要告知系统管理员系统的架构、数据的流向、接口软件、核心软件、数据的结构、数据库的备份、系统的安全性等方面的内容，便于系统交付后系统管理员对系统进行管理维护。

5.2 系统维护

项目验收完成后，将进入系统维护阶段。这时，甲方需要考虑如何保障系统有效运行，在系统出现故障的情况下，如何解除故障，迅速恢复系统的正常运行。RFID 项目终端设备众多，分布在图书馆的不同位置；系统需要依托图书馆的网络、云服务器；系统涵盖硬件和软件，终端和服务器端；与图书馆既有系统做对接，这些因素决定了系统维护的难度，需要组建包括管理者、使用者、承建单位在内的系统维护团队。

5.3 硬件设备的扩展

项目验收之后，随着相关业务的发展，为了满足业务发展的需要，需要扩展硬件设备，这时，甲方需要考虑升级或扩展设备的方案。有以下两种方案:一种是由原来的乙方提供设备，这种情况下，不存在接口、兼容等问题，后期维护可以放入项目之中；另一种是由其他的供应商提供设备，这种情况下，需要考虑好接口、兼容、后期维护等问题，其中的一种方式是原来的乙方和现在的供应商谈判协商，处理好接口、兼容、后期维护问题，图书馆RFID 系统的维护仍然由原来的乙方来提供。

6 结语

在图书馆RFID 项目建设过程中，甲方将信息系统集成项目管理方法应用于项目建设，与乙方通力合作，有效沟通，会更容易高质量地在时间、成本、范围约束下顺利完成项目。