以“235”行动优化干部档案专项审核——以常州市妇幼保健院为例

王玲

（常州市妇幼保健院，江苏 常州 213000）

0 引言

为进一步深入贯彻落实中央从严管理干部精神，全面规范干部选拔任用情况，营造风清气正用人生态，继2014 年全国开展干部人事档案专项审核工作后，中组部2020 年下发了《关于深入开展干部人事档案专项审核工作的通知》，审核范围覆盖到国有企事业单位中层管理人员和专业技术人员，并对重点人员、重点岗位的档案进行重点审查。2020 年6 月新《中华人民共和国档案法》公布实施，专门增加了“档案信息化建设”这一重要内容，为干部人事档案专项审核提能增效指明了发展方向。常州市妇幼保健院积极响应政策号召，创新性开展“235”行动，以全流程信息化路径，推进干部人事档案专项审核全覆盖高质量发展，在2022 年底省市级验收中取得突出成绩，全覆盖工作成效显著，为党风廉政建设提供了有力的政治保障和坚实的档案基础。

1 干部人事档案专项审核存在的问题

1.1 思想重视程度不够

作为一家三级甲等公立医院、国家级母婴友好医院，常州市妇幼保健院共有干部职工1082 人，中层干部、高级专业技术人员等第一梯队重点审核对象占比达到42%，分布在全院63 个科室。按照全覆盖文件要求，此项工作时间紧任务重，且档案存放按姓氏笔画排序的统一管理模式，也为逐层逐级推进全覆盖工作带来效率降低、重复操作的困境，亟需探索适合公立医院岗位特性的全覆盖业务新模式。

同时，由于重业务轻管理的深根思想，对干部人事档案重要性认识不到位问题在医院管理中尤为突出。如个人材料归档不及时，甚至认为自己保管更加安全[1]，或者在填写《干部履历表》、年度表等材料时能省则省、信息不全、缺少签名、字迹模糊等问题，严重影响了全覆盖工作进程。

1.2 历史遗留问题众多

部分人员档案资料不完整。例如，干部选拔“凡提必审”中发现有位候选人同等学力申请硕士学历的材料只有一张学位证书复印件，毕业时间是2006 年，历史遗留时间较长，且学籍信息跨省，补办手续较为困难；还有2008 年调入医院的职工，原单位的年度考核登记表缺少3 年，在职称晋升评聘工作中可能会受到影响[2-3]。

个别档案重要信息记载不一致。例如，有位职工原本退休时间是2018 年6 月，但审核时发现其入团志愿书的出生年月比其他材料填早了一年，影响到了退休认定甚至岗位续聘；还有2014 年调入医院的职工，在认定参加工作时间时发现，养老保险记录和劳动合同时间不相符，工龄无法认定……这类问题牵扯到干部职工的切身利益，会对职工个人产生不可估量的损失，需要综合研判、慎重审核认定[4-5]。

1.3 信息化手段落后

目前档案管理软件只有江苏省委监制的干部档案管理系统（单机版），因其物理隔绝的安全保护特性，电脑不能联网不能使用U 盘，干部信息需要档案人员被动录入，对全覆盖工作跟进“三龄两历一身份”审核进度、单项信息快速检索以及大量数据统计汇总的需求并不友好，需要借助其他信息化手段来提升效率。档案材料的信息化程度和精细化程度是在日常工作中逐渐积累起来的，但由于保密特性的局限性，缺乏信息共享功能，易造成数据更新不及时、准确性得不到保障等问题，在需获取员工详细信息时仍旧需要翻阅原始档案完成，和新档案法中的“档案信息化建设”要求相去甚远，需进一步优化档案管理模式，在保证档案安全和信息安全的前提下，创新全覆盖工作路径，提升信息化利用水平，增强档案主动服务于医院管理的能力。

2 以“235”行动为全覆盖提能增效

“235”行动，即以两个主体为对象，把好三道关口，通过五项创新优化路径，从思想认识、流程规范、信息化建设等方面，全面推进专项审核全覆盖工作高质量发展。

2.1 以两个主体为对象

压实党委责任主体。按照《江苏省干部人事档案专项审核工作实施方案》的要求，建立由党委总负责、多部门共同参与的工作机制，将全覆盖工作纳入医院年度目标管理考核，切实提高干部职工的重要性认识。同时召开全体干部职工动员大会，要求统一部署、分级负责、协同推进，为高效能开展全覆盖工作奠定基础以及标准。

全体职工对象主体。根据公立医院临床工作特性，决定以科室为单位逐片开展专项审核，不再以职称为分类依据。这项举措不仅更贴合业务实际，条理更清晰，减少大量重复操作，同时也把文件要求的逐步推进全院覆盖问题提前纳入规划，大大缩短了全覆盖进程。

取对数生长期K562和KG1a细胞，以1×108/L的密度接种。加入60 μmol/L Rh2-S诱导细胞24 h，收集各组细胞，预冷PBS洗涤2次，按照Annexin V-FIT-C/PI双染细胞检测试剂盒说明书进行操作，用流式细胞仪分析细胞凋亡。实验重复3次。

2.2 把好三道审核关口

为确保信息的准确性，医院建立档案室初审，组织部门复审，人事部门终审的“三道关口”闭环管理模式。由档案室逐卷逐页查阅档案形成《专项审核情况登记表》完成初审，通过内部局域网抄送组织部门进行中期复审完成《情况统计一览表》，再抄送人事部门完成终审形成《核对无误下发名单》，档案室对照《下发名单》打印《审核专用干部任免审批表》并统筹安排本人确认签名。该项模式确保《审批表》在下发给个人前做到“三一致、无一误”，将风险扼杀在摇篮中。

2.3 创新五项优化路径

通过专项培训、分级标记、汇总分析、责任到人、审慎认定等五项创新优化路径，借助科学手段做到全流程信息化操作，记录有痕、利用便捷，大大提升了全覆盖工作的准确性、安全性、有效性，提能增效成果明显。

2.3.1 专项培训

组建专项审核小组，召集人事部门、组织部门、上级档案指导员，对专项审核小组成员进行为期一周的专项业务技能培训，主要针对“三龄两历一身份”准确性把控。同时专项审核小组统筹规划，确定科学分工。①分片审查，以医院当月最新的《职工分布表》为划分依据，一人一科室，顺序下行直至完成，这样操作避免了职工的遗漏或重复审核。②标准化记录，每本档案“三龄两历一身份”审核情况，每人按照表1 内容做好信息登记，以便统一汇总分析。专项审核标准化记录如表1 所示。

表1 专项审核标准化记录

2.3.2 分级标记

为便于问题档案整改，以及长期利用的直观性，档案室所有完成审核的档案，采用分级标记方式，对应不同类型的档案。例：审核无误的档案在侧边目插入“蓝色+OK”标签，问题档案则为“粉色+出生有误/工作有误”标签，新进档案若还未完成审核的，侧边目不做标记。在后续打开档案柜进行查阅和整理时，对专项审核进展一目了然。

2.3.3 汇总分析

专项审核工作覆盖面广、差异性大，容易出现人员缺漏、信息错位、进度遗忘等问题，医院自主设计制作《干部人事档案专项审核情况统计一览表》（表2），利用信息化手段，按照“三龄两历一身份”信息做统一登记，对需要整改的问题档案做备注说明，对敦促完善的材料缺少情况做进度追踪，真正实现了“一键检索、全部掌握，记录有痕、利用便捷”，为专项审核信息化操作注入一笔创新色彩。

表2 干部人事档案专项审核情况统计一览表

2.3.4 责任到人

为避免战线太长，消耗员工积极性，《审核专用干部任免审批表》确认签字工作以10 个科室为一批次，分批审核分片下发。以人事部门提供的当月最新《职工分布表》为基础，确定《下发名单》，标明实发实收份数、需要补充提交的材料、缺漏信息填写等，由各科室负责人为责任人，做好登记并回收到位，这样不仅能有的放矢、引起职工高度重视，并且借助信息化手段快速提效、操作有痕，保障了专项审核的规范性及安全性。

2.3.5 审慎认定

对重要信息有误的问题档案，通过问询了解、分类研判、慎重认定，夯实各环节主体责任，避免各部门推诿扯皮，切实保障干部职工切身利益。

（1）问询了解。由档案审核小组负责了解干部本人重要信息有误情况，并作书面说明，同时尽快提供相关证明材料以便更正问题档案。

（2）分类研判。针对出生年月需要外调情况，档案室出具《户籍底册证明》范本给干部本人以示说明并作为参考，确保外调材料有效且符合规范，并由组织人事部门调查核实真伪后方可存档；针对工作时间需补充材料，由人事部门给出专业指导，明确所需提供材料，补充完全后报人社审批，形成正式更改工作时间文件，交由档案室存档；针对其他不规范不齐全情况，分别采取原件复制、补充收集等方式，注明经办人和时间，加盖组织人事公章交由档案室存档。

（3）慎重认定。对符合更正要求的证明材料，按照现有政策认定；对难以认定的，本着从严掌握原则，经集体研究、综合研判、谈话沟通作出认定。

3 干部人事档案专项审核所取得的显著成效

常州市妇幼保健院以“235”全覆盖行动为抓手，积极响应《中华人民共和国档案法》“档案信息化建设”的要求，借助信息化手段提质增效、开拓创新思维，不仅更好更快的解决了全覆盖逐步推进任务，给需要提供证明材料的干部职工更充分的准备时间，减少时间成本带来的个人利益损失，也为档案管理的常态化建设缕清思路、扫清障碍，更为档案主动服务于医院高质量发展打下了坚实基础。

目前常州市妇幼保健院全覆盖工作比中组部文件要求的预期安排提前一年完成，居常州市卫健系统首位，“235”全覆盖行动获得省市级督查验收好评及肯定表彰，撰写的相关课题文章多次获得江苏省档案学会优秀论文奖励。

4 持续改进的建议

4.1 进一步提升科室协同配合

全覆盖工作涉及科室广，参与人员多，认定战线长，容易出现疲软、拖拉的情况。在持续改进阶段，对各责任科室的分工、主要任务还需进一步细化分解、夯实主体责任，进一步提高对干部人事档案重要性的认识，严守质量关、时间关的“两道底线”，加强科室协同配合，筑牢清风养正防线。

4.2 加强追踪问题档案整改进度

问题档案的特异性复杂，且关系到员工的切身利益，需要审慎认定。由于大部分问题档案的历史遗留时间长远，追根溯源比较困难，因而认定时限也较长。为避免遗忘、推诿，档案室应坚持利用好信息化手段，及时做好《一览表》等各项工作进度的更新登记，并将问题档案整改进度对相关科室做阶段性任务汇报，确保全覆盖工作件件有着落、事事有回应。

4.3 进一步提高干部人事档案信息化利用率

为加强档案管理的及时性、准确性、精细性，要进一步探索档案信息化建设，积极构建档案资源共享服务平台，实现数据统计、资源共享、云上服务一体化，真正把纸质档案转化为数字档案，切实提升档案信息化建设水平，优化档案常态化管理工作机制，增强档案主动服务于医院管理的能力，为推动医院高质量发展注入档案新动能。

5 结语

本文以常州市妇幼保健院为例，对干部档案专项审核全覆盖工作开展“235”行动取得显著成效，切实保障干部职工切身利益，营造风清气正用人生态，获得省市委督查验收好评及表彰，为档案事业高质量发展提能增效。