中小型制造业存货管理存在的问题及对策研究

周建霞

摘要：存货反映企业流动资金运作情况的晴雨表包含在接单、生产、库存、销售等供应链中的每一个环节。本文通过阐述存货管理的基本定义、存货管理对企业的重要意义、调研中小型制造业存货管理中存在的一些问题，如制度不健全内控不完善、没有实行不相容岗位制度、与存货相关人员专业素质不强等，并针对这些问题提出解决问题的办法等如健全内控制度、提高采购水准、实行全面预算、提高产品质量、推行ERP等帮助企业降低存货周转天数、提高存货周转率进而提高资产周转率，最终提高企业的经济效益、使企业在市场经济活动中更加具有竞争力。

关键词：存货管理；晴雨表；资金使用效率

一、引言

我国是制造业大国，中小型制造业作为我国制造业的重要组成部分对我国经济发展有不可忽视的作用。而存货是制造业的重要组成部分，存货管理的好坏直接影响到企业的发展。作为流动性较差的流动资产，存货不仅挤占企业的流动资金、还不能为企业经营活动提供附加值，有变现能力慢等特点，因而提高企业存货管理水平如减少存货数量，优化存货结构等对企业的长远发展举足轻重。科学有效的存货管理可以提高资金使用效率，给企业生产活动、经营活动的正常、稳定、持续开展起到良性循环的作用。

二、存货管理的定义及意义

（一）存货管理的定义

制造业的存货是指采购部门购入的原材料、包装物、五金配件等低值易耗品；月末生产部门的在产品、半成品、退料；完工入库的产成品、外购品、委托加工物资、报废的产品、废料等。存货有较强的流动性、有形状、用途在一定时间内会因为没保存好而霉烂变质因而具有时效性和潜在发生损失的可能。存货管理就是通过数字化的语言结合各部门的业务活动，对中小制造业的存货进行事前信息管理、事中数据支撑、事后决策分析，以达到有效控制存货、提高经济效益的目的。

（二）存货管理对企业的重要意义

制造业从原材料的采购入库到生产领料、产成品、半成品完工入库、退料入材料仓、销售出成品仓等需要与研发、采购、生产、销售、财务等各个部门都交涉、作为公司的综合职能部门、存货管理反映公司的经济运营、资金利用率、内控水平等。

首先，合理的存货可以维持企业的正常生产，促进技术改造；原料短缺不利于产品的生产、合理的存货减少资金被存货占用的风险、使企业有更多资金投入到研发设计、产品升级、技术改造等。存货变成货币資金的速度加快更利于产品变现能力的提升。

其次，企业有效的存货管理可以有效地降低采购、仓储、销售过程中发生的成本。例如运费、仓储成本、保险费用、销售提成金、管理人员工资等。通过EOQ法、MRP等方法可以设定经济采购批量、降低与采购相关的运费、差旅费，减少不必要原料的采购类型与数量，减少仓储管理成本进而节约采购成本。

再次，存货管理活动的有效开展能促进内控水平的提高，降低库存、避免物品积压或短缺，使企业经营活动正常开展。存货反应在供应链的各个环节，通过单据来进行管控，有效的存货管理可以促进其他业务部门规范流程作业，保证每一环节业务的真实性与完整性，部门与部门之间业务活动衔接的连续性，当发生异常时有因可查有单据可追，相互间起到了检查、监督和制约的平衡无盲点无疏漏的作用。因此，企业建立完善和系统的存货管理体系对企业的经营能力、盈利能力和长期发展能力有不可忽视的意义。

三、企业存货管理中存在的问题

（一）财务内控体系不健全、制度不完善

许多中小型企业没有相应完善的存货管理办法如与各部门衔接的入出库工作流程、存货盘点制度、保存制度、呆滞品处理办法等或者虽然有存货管理制度，但执行力度不够、不能完全按制度执行。且管理层对存货管理的意识不够，重销售与生产、认为存货的附加值不够而没有认识到存货是制造业的重要枢纽。上行下仿与存货盘点相关人员对存货入出库、盘点工作不重视、也不重视库存，甚至实物仓库简陋或者没有物料标识牌，物品没有分类而乱放、造成同一品种东西存放好几处、或者相同功能物品放在不同地方，造成仓库类型混乱不利于实物的查找，查找要花费好多时间，不利于仓库存储。造成原料、在产品、产成品的入出库流程不规范、或不按流程执行。对单据不够重视，发生业务数据衔接不上无法追溯原因。存在采购回来未入库先用后补单等原料采购入库单、原料出库单、产成品、半成品入库单、出库单等与实际情况不符、出入库数据不准确，型号不对，不能提供适时库存。盘点人员对盘点工作不重视、或者认为盘点工作量大而轻视盘点、盘点有差异未找出原因、也不实际解决经营问题。更甚者为了解决账实相符、账账相符、账表相符而随意人为调整入出库单据、账目、表格。有盘点原料、产成品盲区、没有见物盘物。忽略某种原料盘点、给某些人以可趁之机。或者对于老大难的呆滞品盘点后不处理、账目和实物账上的存货价值大、但是存货的闲置率高、许多都是不合格的呆滞品，返修品，不能销售、也不变卖或者退回给供应商。这些闲置的呆滞品挤占了资金成本、对于企业而言不能投入到生产中也不能变现成资金，在财务资产负债表的存货账上反应，属于变现不了的资产。

（二）不相容岗位分离制度缺乏制约和监督机制

没有执行不相容岗位分离制度、许多中小型企业采购、销售都是同一人员、采购原料没有科学依据全凭个人习惯。制造业计划人员根据销售量和现有库存量、生产工单等制定原料需求计划、采购人员没有根据需求计划采购而多采购或少采购或者想大量采购降低原料单价而造成原料闲置、占用流动资金，造成资金周转速度减慢影响生产经营活动的正常运营。成品、原料等销售出库存在先销售后补单，销售价格不明确、无销售合同或销售合同没有约定收款条件和方式，造成采购、销售相关的资金收付款，原料入库成品出库的对接方由同一人员完成。大多数中小型制造业仓管人员数量不多，原料、成品入出库大多数是同一人，一人多岗既收发料又卸货搬运更要登记仓库入出库日记账，业务繁忙时容易出现分身乏术而不按流程来统收统发现象，如业务为采购到货入仓库的时候为了节省时间和精力，到货单、实物没有一一验收而直接在到货单上签字，容易造成货不对版，如规格型号、供应商的不符或数量的增加或者减少；业务为销售出货的情形为实物先出库后补相关销售单据，制度上管理上存在漏洞，容易给相关人员提供可趁之机，当发现实物减少时找不到原因也找不出责任人而给公司财产造成了损失。为了减少人员开支的人工费用而使相关人员过分集权看似节约了人工成本、实际上制度上管理上有疏漏给公司带来无法估量的损失。

（三）与存货相关的人员专业能力不强

制造业中小企业大多数缺乏业财融合的ERP，仓管部门的单据都是通过手工或者EXCEL表格来管控。造成人为操作空间大如错写单据、漏写单据、部分管控存货，存货实物管理上有盲区，因而对相关仓管人员的素质要求高如讲原则、责任心强、沟通协调能力强，工作细心EXCEL表格处理能力强等。而大多数企业的仓管人员工资薪酬相对于其他管理部门而言偏低，进而人力资源部门因为薪资招不到合适的人才。而在职的仓管学历不高、年纪偏大，缺乏与存货相关的专业知识。因而专业能力有待提高。加上领导不重视库存管理，认为仓库管理不需要很强的专业水平与业务素质不愿意高薪聘请相关专业人员，更少对其专业能力的培训。

四、提高企业存货管理水平的建议

（一）强化企业一把手及相关领导意识，健全企业内控制度

认识到存货管理涉及到流动资金及反映到生产销售的晴雨表，制定一系列与存货管理相关的制度并执行。坚持不相容岗位分离制度。做到原料，成品，半成品入库，出库，退料，科学有依据，工作有流程。存货盘点有大小盘点制度，账实不符有原因，废料，呆滞品处理有依据有结果有责任有落地。且与存货相关部门工作领导、员工原则性强，责任心强，坚持公事公办，一切以公司利益为出发点。与存货相关的岗位人员原则性强、责任心重、严格按公司的制度、工作流程来办事、EXCEL技能突出、采购收货时核对后签字再入库，入库的采购单与仓库管理员入库单一致，出库的销售单与仓库管理员出库单一致；仓库按流程办事，不合规的业务坚决不受理。账上的实时库存可以反映企业真实的库存情况，与财务相关的仓库登记台账余额、实物库存、物料卡清单三者相符。并且可以根据业务不同区分原料仓、半成品仓、废料仓、成品仓、低值易耗品仓。对存货的重要程度不同采用不同的分类方法和管理方法。如ABC分类法。

（二）计划部门、采购计划有依据

根据销售订单和原料，产成品适时库存，生产工单来制定采购需求计划。生产部门希望生产越多越好，销售部门希望产品品类丰富，数量多多益善，采购部门希望采购数量越多越好从而在价格上有一定优势，但是太多的存货不利于存储，且占用大量流动资金。采购部门根据已经签字审批的请购单上的物料规格、数量来采购、避免烂采、漏采、以次冲好的行为发生。请购、采购、标准收货行为规范且有依据。制定明确而清晰的采购业务流程图、明确采购人员的工作范围与岗位职责并制定可以执行的理论与企业状况紧密相连的可以落地执行的科学的有效的制度；通过熟悉采购产品、服务质量，运输交货条款、售后条款、付款条款等询价、多家对比议价等一系列程序确定采购价格后签订采购合同；建立供应商管理制度，通过供应商开发、调研、筛选、引入、维护、淘汰等建立合格供應商机制。根据原料用量及购买难易程度、付款条件等不同情况建立供应商等级制度，分清友好合作供应商与备选供应商。

（三）提高产品质量，生产适销对路的产品

当前市场经济以顾客为导向，产品更新换代的速度惊人，而中小型制造业的产品质量良莠不齐，价格不等。大多数企业老板把重点放在销售和生产上而忽略了研发设计。生产，销售周期不稳定，而存货周转率也波动幅度大，安全库存难以把控。过时、质量不过关的产品难以在市场竞争中取胜。而存货从业务角度而言反应的是成本的积压、体现在资产负债表的流动资产中。因而结合市场而言，提高产品质量、促进产品升级，生产适销对路的产品有利于降低库存。当库存降低了、企业的供、产、销平衡、得到良性循环运转，中小型制造型企业有更多资金和关注点投入到研发设计上来，设计生产出一种适销对路、质量好的高性价比产品能使企业更有竞争力。最终使企业市场份额的竞争变成产品竞争的良性循环。

（四）加强全面预算管理

将存货纳入相关部门如研发、采购、生产、销售、仓库等部门绩效考核。根据销售订单来以销定产。具体到每季度每月的销售，生产，采购，库存数量、运营资金额度。使与之相关的方案落地有责任人、执行人。工作执行有结果有绩效考核制度。各个部门配合协调、在保证供求平衡的基础上优化存货结构、降低存货数量，减少占用流动资金、从而使资金在更需要它的地方来发挥更大的作用。如提升生产能力、压迫采购品种、价格、数量。提高企业的整体运营效率和质量。这样利于沟通与协调各部门，明确自身和相关部门的目标，加强部门间的协作，合理安排资金分配资源，做到收支平衡。全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使存货管理更上一个新台阶、更加利于提高企业的凝聚力和向心力事前目标明确并编制采购与销售预算，事中执行与控制，事后考核，经过不断的管理改进与企业业务相融合的预算、可以根据业务量来确定经济批量、确定安全库存。通过存货一系列真实可靠有效的数据整理分析后优化与之对应的预算管理制度、提升企业的营运能力。

（五）推行业财融合的数字化ERP系统

ERP系统通过模块化的设计方式，将各个部门的业务联系的更加紧密起来，将分散的数据串在一起精准性得到提高。一个设计符合企业业务合理管控的ERP，可以通过不相容岗位职责和制度对存货相关的业务口径统一、对不同存货的发出采用不同的方法，使得存货成本计算的更加精准，大大提高了仓库管理员工作效率，ERP整合了研发、采购、生产、仓管、销售、财务等部门的业务流程，提高了中小型制造业的管理水平。中小型制造业企业由于资金有限、老板前言性不够、ERP推行成本高等原因致使ERP没有普及。制造型企业通过推行ERP起到了模板化制度化管理企业的作用、推行ERP的制造型企业因为各个模块都衔接起来更加透明化因而人为操作空间小，推行ERP前期看似花了一大笔资金、但是对企业数字化工程建设有里程碑的意义，为企业经营决策提供数据化支持。高素质的仓库管理人员应变能力强，能够根据自己丰富的经验对合理化存货提出专业化有效可行的改善化建议。高素质的仓库管理人员会学习最新的仓库管理知识并不定期的组织仓库相关人员培训新技能。会开会总结工作中遇到的问题并讨论解决，最终优化与企业自身相符的仓库管理办法、盘点制度与盘点方法，通过存货的视觉反应中小型制造业管理中存在的一些问题，并提出解决问题的方案。通过不断发现与优化最终提高管理水平、对企业的发展大有禆益。

五、结束语

制造业是我国的重要产业，而我国中小企业的制造业在制造业中占大多数，提高中小企业的存货管理水平可以加速存货周转率、降低存货周转天数。减少资金占用成本、提高利润空间，使企业在市场竞争中更有优势；提高中小企业的的存货管理水平还可以优化企业制度管理和内控管理，对企业的长足发展有十分重要的意义。

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