文件规范化形成中的档案要素前置研究

徐林娟/杭州远大档案技术有限公司

梁绍红 刘文萍/中共浙江省委办公厅

1 研究目的与意义

档案是信息资源的重要组成部分。提供高效优质的信息服务，便于社会各方面对文件与档案的利用，满足人们对文件与档案信息的需要，是文件与档案工作的根本目的。文件规范化形成中档案要素前置的研究，正是针对这一根本目的而进行的创新实践。它专门研究如何将档案要素前置到文件管理的源头，在文件形成之前，来实现文件“档案化”，以便于日后文件和档案的有效利用和档案文件具有证据价值；整合文件管理和档案管理的流程和环节，减少重复环节，避免或降低中间环节中人力消耗和人为错误率，促使文件与档案的无缝衔接；提升文件和档案形成流程的科学性，提高文档管理的效率和质量。本研究提出和展示了从文件形成源头进行控制从而实现文件规范形成的新方法，是档案学理论的新实践。

2 档案要素前置的必要性

网络环境下，文件产生的环境和记录方式发生了根本变化，文档一体化管理可以通达文件形成的源头，通过档案要素前置，使文件能按照预先设想形成并运转。因此，档案要素前置不仅是必要的，也是可行的。

2.1 节能提效的有效途径

在档案归档整理活动中，档案工作者的第一个环节通常是对文件进行鉴定、审核，鉴定文件的价值，审核文件材料的完整程度、可靠程度，检查其是否缺章少页，附件是否齐全等。进入整理流程后，还会做大量规范化的处理工作。常见的问题有文件标题不规范、出现标题不完整、主题内容揭示不准确；文号缺失，甚至多文一号；没有落款、没有形成者、没有形成时间、没有必要的图章等。此时，档案人员就需要花大力气去弥补文件形成的先天不足，对不揭示内容的文件题名进行补充题名或自拟题名，达到能唯一准确地揭示文件内容的目的，以提高查档的准确性和效率；时间不清，背景信息不清，则考证补充（实际上有些也无法考证）。对这些不符合档案归档条件的，只能通过人工标引、著录等手段来“加工”，对其进行补救性处理。所以按照传统文档管理模式是无法真正实现文件规范形成、提高效率和节约资源的。

法国著名档案学者C·诺加雷在20世纪80年代基于文件生命周期理论提出“前端控制”思想，指出档案工作者应加强对文件形成过程的管理。当前，虽然档案部门也在努力对文件的规范形成进行“前端控制”，如科技档案的管理措施中提出“三纳入”“四同步”，加强对相关文件管理制度的制定，加强业务部门文件管理的检查和纠错整改，加强对业务部门各负责人和兼职档案员的宣贯和指导，以此来降低重复劳动，但这些措施并没有从根本上解决文件本身的规范问题。档案要素前置的文件规范形成，是文件与档案管理节能提效的有效措施。只有将档案要素前置，才能使从源头开始的“前端控制”成为可能，才能克服上述文件形成过程产生的先天不足，使文件真正做到一步到位规范形成，才能使档案工作由被动变为主动，提升效率、节约资源、减少重复劳动、改善工作效果，才能利用信息系统改人为控制为系统控制，从根本上提高文件规范形成、文档管理的效率和质量。

2.2 无缝衔接的“文档一体化”系统创建的必要组成

随着国家信息化的整体推进，信息技术已在各行各业得到普遍应用，文件工作环境正由纸张环境向电子环境迁移，许多领域正逐步实现业务活动电子化、无纸化。当下已有相当数量的“文档一体化”管理软件，并且也出现了以电子文件为管理核心的档案管理软件。分析现在的文档一体化信息系统，主要存在三种现象：一是与单位的OA或其他业务系统脱节，各自运行，业务系统的文件制作没有考虑档案构成要素的要求。二是文件信息管理系统和档案信息管理系统脱节，没有在模块上进行无缝衔接设计。大量情况是档案管理信息系统中有文件预整理模块，这个模块主要是存放归档前从各部门移交的文件，流程模式沿用了实体文件整理和归档的线性模式。三是不能涵盖一个单位的所有文件。如OA系统着重开发公文的流转审批，不重视公文归档、整理。即使有系统开发了归档子系统也是附加的，也是单一的文书类。所以文档一体化信息系统研究至今虽已有几十年，但是实践成功率并不高。

文件规范化形成中档案要素前置，是无缝衔接的“文档一体化”信息系统创建的必要组成和实现途径。档案要素前置的文档一体化信息系统对以往的文档一体化信息系统可以进行根本性的改善，正如国家档案局第13号令《机关档案管理规定》第六十二条指出，“机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档”。将档案管理的鉴定环节、分类编号环节、监督跟踪环节等提前到文件管理阶段，将文件标准模板、归档范围、保管期限、分类方案、编号规则、元数据规则等档案要素都前置嵌入文档一体化信息系统的源头中，实现单位内部文件和档案一体化管理。

2.3 文件“档案化”的必要步骤

关于文件“档案化”的诠释，国内有代表性的就是何嘉荪的研究。他认为，档案化就是“确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效（可读性、可理解性等），使文件有可能用作证据、作为档案保存”[1]。何嘉荪的观点主要来自法国著名哲学家雅克·德里达，他在《档案狂病：弗洛伊德印象》一书中提到了“档案化”（archivization），并将其意译成“档案化就是对人类活动的记录”，认为“record”作为动词所表达的是对人类活动（或事件）信息的记录，也就是今天我们档案学者所说的“现行文件的制作形成”。同时作为名词，它完全是档案化的成果，是所有的在人体之外有形载体上得到记录的信息或人类记忆。何嘉荪进一步指出：档案化亦绝非单纯的“文件制作”，其中包含着丰富的技术因素，也就是德里达所说的“技术结构”。档案化行为当然就不仅仅是“对事件的记录”，更应该包括对“事件”发生过程及背景的关注、记录和阐释[2]。从远古迄今，从结绳记事、刻契记事到纸张的应用，到近代的照片、录音录像再到今天的电子文件，档案形态的变化都离不开档案及其载体制作技术的进步。笔者由此来理解“档案化”，通俗地理解就是“在文件形成过程中使文件具有档案资格的过程”，这个过程的成果是产生档案文件，在这样的前提下，档案文件不再是归档的文件，而是具备档案资格的文件。档案化的过程贯穿在文件产生之前、之初直到文件归档的整个文件形成过程。

文件规范形成中的档案要素前置，是文件获得档案资格的必要步骤。傅荣校肯定了档案化管理的需要，他指出：在电子文件管理过程中，不但文件与档案的界限不再明确，而且文件的整个运动过程也无法辨认明显的阶段。基于此，只有对电子文件从源头上就进行“档案化管理”，并将这种管理模式贯穿于整个运动过程中，才能确保文件的真实性[3]。如果文件本身形成不规范、要素不全，没能完整地反映活动原貌，无法从文件中识别文件所反映的主客体或文件之间的相互联系，那它就先天不足，不具备档案资格。即使后天弥补，进行了大量的追溯返工编制活动，此时形成的已经不是原始文件，不是在社会活动中自然而然形成的规范文件，而是档案工作人员或其他人员补编形成的，它的真实性、可靠性都会打折，从而失去或降低档案价值，同样也不再具备档案资格。产生这种情况的根本原因是没有对文件本身的内在成因进行控制，缺乏文件“档案化”的思维和行为。

3 档案要素前置的依据

3.1 法规依据

《中华人民共和国档案法》第三十七条指明“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”。《档案法》这一规定，不但为电子档案单套管理提供了原则要求和法律支撑，而且对文件从源头规范提出了要求，揭示了从源头介入、规范形成的必要性。接着2022年发布的《电子档案单套管理一般要求》更加确切地对整体系统原则、来源可靠原则、程序规范原则、要素合规原则、前置性条件等作了阐述。2020年7月，国家档案局办公室下发《中央企业建设项目档案监督指导工作指南（征求意见稿）》，也明确要求“树立从项目源头介入和全程动态跟踪的理念，将档案监督指导工作融入项目建设管理全过程，规范建设项目各阶段档案的监督指导方式和内容”。这些法律法规和标准规范都为我们如何对文件进行前端控制指明方向，揭示了文件的源头控制是档案全过程管理的必要环节，为档案要素前置的文件规范形成提供了依据，为前端控制、前置要素、能更好地通盘规划整个信息系统的需求设计提供了依据。

3.2 理论依据

中国人民大学教授刘越男指出，“前端控制”并不是全新的管理思想，而是几十年管理理论与实践的总结与提炼。“前端控制”并不是电子文件时代的全新思维，其萌芽产生于电子文件出现以前。“文件连续体和文件生命周期理论都需要改造，因为两者都有一些缺陷……我们应保持‘前端控制’思想内核不变，结合两者之间的长处，在此基础上寻求档案学理论与实践的新突破”[4]。此外，刘越男教授还对“前端控制”进行了解释，“所谓‘前端控制’，是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督”[5]。

中国人民大学冯惠玲教授、刘越男教授认为超前控制是“以电子文件管理系统设计为开端，追踪电子文件从孕育、生成到存在的过程。对电子文件的管理实行‘超前控制’”[6]。还指出“文件连续体理论认为，文件管理是往复运动从生成到处置的连续体的一个过程，提示文件档案工作者以整体的、联系的观念管理电子文件，提倡档案工作者早期参与电子文件管理，要求电子文件管理工作在文件生成的同时或之前就开始”[7]。上述专家、学者的研究成果直接启示了我们档案要素前置的思想，指引我们通过档案要素前置电子文件构成要素之中，把干预的时间点确定在文件生成和管理初期阶段，以档案管理的要求和手段向前延伸至文件管理之中。这一思想将“控制”定位在“前端”，在“源头”，将档案要素前置到文件构成要素中，即从电子文件的“孕育”到生成就植入档案管理要素，实现文件的“前端控制”，而后在全程管理中继续被监管，保障文件从源头形成的真实性、完整性、可靠性，具备档案资格，发挥档案的凭证作用。

4 档案要素前置的概念

何谓要素？要素就是“构成事物的必要因素”[8]。因此文件要素就是构成文件的必要因素，包括内容、背景信息、结构，同样档案要素就是构成档案的必要因素，也包括内容、背景信息、结构。档案要素前置就是利用一定的技术和方法将档案要素从源头嵌入文档一体化系统，将档案要素前置于文件要素之中，使文件档案化，使文件内容、背景信息、结构要素变成档案要素，具备转化为档案的条件，从而实现对文件的“源头控制”，规范形成文件，确保文件具有档案资格。

档案要素前置的本质是一个文件档案化的过程，是文档“前端控制”的关键和核心。

5 档案要素前置的原则

首先要遵循文件形成规律，才能做到不影响业务系统运行规律，才不会影响“文件”阶段的使用。其次，档案要素前置要能实现文件的“档案化”。将档案管理规则、要求，提前设计前置到文件构成要素之中，使文件形成的现状在满足业务活动需要的同时与档案管理的要求相一致，从而使文件在信息系统的形成过程中就先天具有档案资格，具备直接转化档案的条件。最后，在“文档一体化”信息系统中要具有文件直接转化归档的能力。这就需要对“前端控制”进行通盘规划，将档案要素前置于文件形成的源头，前置于无缝衔接的“文档一体化”信息系统中，将业务环节提前部署，在对文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，保障文件从“孕育”、到产生、到流转、到归档，一直在系统监控下进行，并且保存电子文件关键节点的修改痕迹和管理过程元数据，形成和流转过程中自动采集电子文件元数据，并形成规范的结构化数据。

6 档案要素前置的内容

档案要素前置过程中究竟需要前置哪些档案要素呢？概括地来说，主要包括四个方面内容。

6.1 文件格式要素

文件格式要素是有关文件架构及其各组成部分的规定。不管是文件工作领域还是档案工作领域，现行的很多标准规范对文件形成和档案管理均有指导和参考作用，这些标准规范从纸张大小、字体大小、颜色、字迹、格式等做了规定。据此设置科学完整的包含文件格式各要素的标准文档模板或构架规则并将其预先嵌入系统，从而实现在线启用标准文档模板或结构进行文件起草。比如一般公文按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）版头、主体、版记方面要素嵌入；一些专业性极强的规范表单，如水利、房屋、公路、铁路等工程建设项目文件则按照行业规定对不同阶段需要形成的文件进行标准模板规范，并把规范的标准模板嵌入信息系统中，保障文件在先天孕育阶段就规范、完整，提高文件质量，降低因人工随意性导致的出错率等。

6.2 文件流程要素

文件流程要素是有关文件在流转过程中各种角色和手续的规定。在既定的业务活动中，设置必要的相关管理制度和规则，并预先嵌入系统，可以确保各环节程序规范、形成的文件手续完备。如文件初审人、终审人、签发人、盖章等要素置于系统中，使文件在起草之后的整个流转形成中，该形成的记录都有记录。这可以保障文件形成阶段手续完备、内容真实、过程被监管；可以保障文件来源可靠、程序规范；可以保证文件的原始性、合法性，使其具有凭证效力。

6.3 档案管理要素

档案管理要素主要包括档案管理各环节的管理标准和规范，包括文档分类整理标准和规范、文档鉴定标准和规范、归档移交标准和规范等。文档分类整理标准和规范包括文件分类整理中所需要的分类方案，归档范围表、档号编制规则、著录规则等，将其嵌入系统，可以使文件在形成过程中就被自动识别归类、序列、编目和编号。文档鉴定标准和规范是指向系统提供的文档鉴定规则，主要是归档文件保管期限表，将其嵌入系统，可以使系统在文件形成过程中确定文件的保管期限。归档移交标准和规范是指向系统提供文件归档移交条件、时间节点等的规定，以便系统在文件规范形成后自动或半自动进行归档移交，提升归档的齐全、完整率。所以文件本身具有“档案构成要素”将为文档一体化系统的智能自动整理打下基础，大大减轻档案整理的强度，保证了档案整理质量与效率。

6.4 元数据要素

元数据是描述电子文件的内容、结构、背景信息及其整个管理过程的数据。为了确保文件形成原始真实和符合档案管理的要求，前置档案要素的通盘考虑中还需包括文档元数据要素，即元数据实施方案。对元数据的类型、实体对象和描述方法进行规定，对元数据元素及获取要求、存储格式等进行预先确定。系统中元数据主要包括基本内容信息、流程信息、归档交接信息、电子文件信息、档案业务信息等，如文件题名、责任者、形成日期、附件、页数、版本、文件类型、档号、保管期限、分类代号、案卷号、起始时间、结束时间、归档时间、审核人等等。通过前置元数据要素，系统中每一份文件的产生、流转、修改直到归档利用等痕迹都会被记录、捕捉、分类和存储，形成全面、完整的元数据记录，以佐证电子文件的真实性和原始性，保证电子文件的基本信息可还原、工作业务可还原。

7 档案要素前置的方法

首先，要做好“顶层设计”，就档案要素前置在文档一体化系统中的位置、前置的原则、前置的内容等进行科学设计和确定。档案要素前置会涉及业务系统文件标准，所以要掌握业务部门中文件的形成规律、文件标准，保证设计的前置档案要素标准不脱离实际，不一厢情愿，不影响文件在业务活动中的正常运行；同时要根据业务活动的专业特点，分析、总结、归纳出文件间的有机关联性，从而选择相应的著录规则与有机关联原则，使档案要素能方便、顺利地融入文件形成中，如确定参见号的设置规则。其次，根据顶层设计进行文本制作，形成科学、完整、成套的档案要素前置方面的标准规范文件和说明性文件，以便开展无缝衔接的“文档一体化”系统的研发。最后，指导和检查相关人员按照预定目的和设计在系统中落实档案要素前置事项，简化和优化工作程序，打破文件管理和档案管理的壁垒，提升文件档案的标准化水平，使文档管理变为一个连贯统一的过程。