抢抓数字化改革机遇推动档案数字化发展

浦江县档案馆

近年来，浦江县档案馆认真贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，立足于新时代档案事业发展的实际，坚持以数字化改革为引领，用数字化改革办法撬动业务流程再造、制度机制变革、手段方式创新，被确定为省档案数据共享中心资源汇集试点单位。

夯实基础设施建设，增强“契合度”

浦江县的档案信息化建设启动较早。早在2012年，浦江县在开始建设协同办公系统时，县档案馆就开始着手谋划全县的数字档案室管理平台。2015年浦江县OA系统基本普及，全县数字档案综合管理平台也上线运行。2018年，借力“最多跑一次”改革和国家级数字档案馆创建的东风，对原有的馆室一体化平台进行了迭代升级，并新建电子档案接收管理平台。

根据数字档案馆合理布局、安全可靠的原则，浦江县档案馆采用了数字档案馆局域网、政务网、因特网错位发展的建设模式。局域网架设数字档案馆管理系统、自助阅览系统；政务网注重与各协同单位的共建共享；互联网侧重交互展示，努力建成特色档案的线上展览阵地。“三网”之间通过技术手段和管理制度，实现数据有条件对接。在此基础上，县档案馆建成了包括两个层面的应用系统：一是基于局域网的数字档案馆管理系统；二是基于政务网的“浦江县档案室管理系统”。通过对数字档案室管理系统和数字档案馆管理系统不断升级，实现了档案工作各业务环节的信息化、网络化、规范化管理，成为浦江县档案数字化改革发展的重要平台。

升级系统功能模块，突出“融合度”

浦江县档案馆不断地对应用系统的“收、管、存、用”功能模块进行扩展升级，各业务流程均做到可定制、可扩展。2015年启用的“浦江县档案室管理系统”构建了电子公文在线处理、在线归档、在线管理、在线利用、在线移交、在线接收、离线迁移、在线督导的档案管理新模式。2018年，围绕全省“最多跑一次”改革目标和深化“互联网+政务服务”建设总体要求，新建浦江县电子文件接收处理系统，实现了“一窗受理平台”（最多跑一次）行政权力统一运行系统的电子化归档。该系统还升级了档案管理功能、档案保存功能和档案在线年检等功能。

档案管理功能。一是数据管理，可根据需要对数字档案资源进行组织，分类管理，分类统计，发现错误可以退回纠错库，由专人进行修改。二是辅助实体管理，可对馆藏档案的开放、销毁、病害等方面进行描述，能更全面地了解档案实体情况。三是辅助开放审核，在系统中设计责任到人的工作流程，同时借助敏感词或自定义分类，提高开放审核的效率。

档案保存功能。利用磁盘阵列存储大数据特性，在磁盘阵列上按照档案类别建立文件夹，存储不同类型的数字档案资源，实现对全文数据的管理。

浦江县档案馆利用档案在线年检平台，把年检有问题的条目，反馈给各单位进行整改，取得了较好的实效。

加强档案资源建设，提升“协同度”

结合具体实际，浦江县档案馆提出了数字档案资源建设“两步走”策略：按照“存量数字化”要求，大力推进传统载体档案数字化工作；按照“增量电子化”要求，启动电子文件在线接收工作。在实际工作中，通过技术升级、完善制度、细化标准等，不断提升档案资源建设的协同度。

提供便利。为给档案工作带来实实在在的便利，浦江县档案馆开展了电子档案电子化归档，相比较以前需要把电子文件打印出来整理归档并形成数字化成果的过程，直接在线归档不仅便于档案员操作，而且能够节省立档单位人力财力。经估算，仅2021年的电子公文这一板块就节省资金22万余元。

制订制度。综合考虑传统档案接收进馆、纸质档案数字化成果接收进馆以及电子档案接收进馆的工作需求，归纳总结经验，编制了《浦江县档案馆档案移交接收管理办法（试行）》，明确进馆单位范围、进馆档案范围、移交期限，制定档案移交的流程和要求及相关表单，形成长效机制，便于有序开展各类档案接收进馆工作。

整理标准。为进一步明确档案数据的接收要求，同时也是为了方便立档单位掌握国家省市有关标准和进馆档案的要求，浦江县档案馆将国家省市相关标准进行了整理并结合浦江实际情况制定了《浦江县档案馆数据接收标准》。对纸质档案数字化成果、电子档案、档案目录数据库交换格式，参照《档案著录规则 DA/T 18-2022》重新整理了目录字段，新添加“著录层级、开放标识、公开属性”等字段。

探索数据归集共享，聚焦“精准度”

浦江县档案馆综合考虑共享数据梳理、清理、完善、汇集等工作环节，本着“积极稳妥、先易后难、统一协调、分阶段建设”的原则，探索推进档案数字化改革和数据归集共享。

规范目录数据。浦江县档案馆梳理出新中国成立后馆藏非涉密文书档案文件级目录142万余条，数据较大。工作专班讨论研究后，按年度对目录数据进行梳理。馆内原有的数据与共享汇集标准存在差异，数据规范小组对照数据共享中心建库标准，重新调整目录数据字段，逐条修改目录数据，如在档号中增加档案馆代码，减少案卷号位数等。

完善数据库结构。筛选出生医学证明档案6万余条，浦江县档案馆对照标准，发现数据库结构不完整，缺少“独生子女性别”等字段。在周一夜学时，工作专班对全馆人员进行业务培训，明确任务，集中攻坚，10个工作日完成新生儿性别等数据著录，确保试点工作顺利推进。

建立专题数据库。浦江县档案馆主动对接县扶贫办、县民政局等扶贫开发领导小组成员单位，全力归集扶贫档案目录及档案数字资源，努力推动扶贫档案目录和档案数字资源的接收，及时建立扶贫档案专题库。

对接档案电子出证。电子出证平台由省档案馆建设和维护，加盖电子印章的电子档案与纸质档案具有同等效力，是真正实现掌上查档、方便群众的举措。2021年9月，浦江县档案馆在省馆的支持下完成电子出证工作的系统配置，开通电子出证功能。

提升档案服务能力，提高“便利度”

局域网利用。浦江县档案馆通过数字档案馆管理系统对查档人员进行登记以后，产生一个查阅号。查档人员对前台工作人员说明需要查询的档案后，工作人员对查询到的档案进行查看审核，确认无误后进行查阅流程的办理。对于一些查阅比较多的档案，工作人员可以推送至自助查档终端，查档人员可凭查阅号或者身份证在自助查档终端进行登录查看。在原文扫描件方面，前台人员可以根据实际情况推送选择的页或者全部推送至自助查档终端。

“远程查档，近端出证”。近年来，浦江县档案馆不断迭代升级数字档案工作平台，在15个乡镇365中心设立的查档窗口，都可申请查阅县档案馆档案，方便百姓办事，让群众不用跑到档案馆就能查到需要的档案，真正实现随时随地查档。2020年1月至今共远程查档2875人次，基本实现“数据多跑路，百姓少跑腿”。此外，远程利用查阅范围也延伸至所有馆藏可开放档案，达到馆藏可开放档案全覆盖，着力打造“老百姓家门口的档案馆”。

数字化改革是一个不断迭代升级的过程，浦江县档案馆将进一步强化档案技术发展，努力培养现代化档案管理人才，不断提升档案数字化改革水平，更好地服务党和国家工作大局，服务人民群众。