坚持先行示范 把握守正创新——创建全国示范数字档案馆的若干举措

林平/德清县档案馆

2023年5月，德清县档案馆顺利通过“全国示范数字档案馆”测试验收，6月正式获批“全国示范数字档案馆”，这是浙江省第4家、湖州市首家获批“全国示范数字档案馆”的区县级档案馆。

1 提前提早抓好谋划，鼓足干劲凝聚力量

1.1 注重强化组织保障

县档案馆自2021年起将全国示范数字档案馆创建工作纳入年度重点工作任务。馆党组定期将全国示范数字档案馆创建工作准备事宜纳入馆党组会会议议程，解决实际问题。针对创建准备工作中难点任务实行重点攻坚，单设六个专项攻坚组，制定工作方案，每月召开专题例会，听取工作进展汇报，推动具体工作落实。全馆总动员参与创建准备工作，尤其是在涉密数据筛查工作中，历时6个月时间，全员分工协作、密切配合，将存量的涉密数据全部从非涉密数据库分离。

1.2 健全精细管理机制

县档案馆通过整体规划档案资源总库、管理库和利用库等“三库”管理，实现数字档案管理、保存和利用更加全面、准确和规范。先后制订和完善了机房管理、设备管理、人员管理、数字化加工等10余项管理制度，建立起涵盖档案业务工作全流程的制度体系，确保了数字档案馆运行中各个环节的操作均有章可循、管理规范。全面筑牢数字档案安全屏障，加强安全硬件支撑，购置配套的防火墙、上网行为管理、日志审计、漏洞扫描等网络安全设备。持续加强安全环境监控，实时监测机房和库房环境数据，及时做好设备的巡查和维护。

1.3 紧盯问题查漏补缺

全国示范数字档案馆测评指标涉及五大方面99个测评项，其中基础设施、系统功能等涉及到大量软硬件支撑。县档案馆提早申报项目，争取经费保障和政策支持。在硬件改造上，2022年通过实施机房微模块数据中心提升改造、档案库房精密空调维修改造、数字化加工室规范化改造等“三大改造”项目，全面升级数字档案馆硬件设备及场地设施。在软件提升上，通过优化局域网、政务网、互联网等“三网”布局和功能，搭建起满足“收、管、存、用”全流程管理应用的档案信息化管理体系，数字档案馆运行更加精准高效。

1.4 常态长效抓整改促提升

档案资源在测评指标中占分最多，也最容易失分，重点是要抓好常态化长效化整改和提升。县档案馆先后梳理出300多个档案数据质量核查整改提升项，完成涉及到265.96万件数据格式转换、2.98万条音视频媒体资源整理、59.3万件开放数据清洗、2.7万条条目整改与提升工作。在狠抓数据质量的同时，也注重丰富数字资源，馆藏民生档案“一键可查、秒办出证”涵盖婚姻、出生医学证明、土地确权、社保等，全文数据达59.36万件；馆藏图书、民国地图、地方志、报刊、媒体等数据条目全文93.89万条/件，供查阅；“德清县档案信息网”发布专题展览、编研成果、数字报摘、德清文献、档案专刊等资源5500条。

2 聚焦创建目标任务，精准发力专项攻坚

2.1坚持“基础为先”，同步推进硬件设施与软件系统建设

一方面，建成标准的中心机房、规范化的数字加工室及安防系统等配套设施，相关指标和安全措施达到全国示范数字档案馆的标准。另一方面，对照数字档案馆总体架构和规范要求，搭建档案信息化管理体系，实现数字档案的全流程管理，全面支撑数字档案馆安全运行。

2.1.1 建成全域档案共享服务平台。全域档案共享服务平台依托政务网，全面贯通县镇村三级档案室，全县各级室藏数据资源实现同一平台承载、同一软件管理、协同服务利用的一盘棋管理，打破了档案“信息孤岛”，真正实现了数字档案资源互联互通。平台打造了数字档案室、查档直通车、共享资源、监督指导等四大功能模块，集成了数字档案的数据管理、查档利用、档案协查、资源共享等日常应用，实现了馆室间数字档案的移交、接收、备份等功能，创新了档案局馆在线指导、实时监管等管理模式。

2.1.2 完善数字档案管理系统。“德清县数字档案管理系统”是面向馆内工作人员的局域网基础平台，为积极应对新时期档案数字化发展需求，打造了“收、管、存、用”功能及辅助档案实体管理功能，实现了馆内所有实体档案和数字档案资源的一体化管控。

2.1.3 拓展公众在线服务平台。主要包括门户网站“德清县档案信息网”，以及“德清档案”微信公众号、“德清档案”政务微博等3个平台，集成了信息公开、开放档案、服务指南、查档服务等功能，是面向广大社会公众的公共档案信息互动服务及宣传弘扬地方历史文化、展示档案工作特色的重要载体。

2.2 坚持“资源为王”，同步抓实馆藏与基层数字档案资料建设

坚持局馆协同，不断强化馆藏数字档案资源建设，同步推进基层档案资源数字化建设，全面贯通各级室藏数字档案资源，为数字档案开发利用打造结构更合理、资源更丰富的数字档案资源。

2.2.1 加快实施存量档案数字化。按照“存量数字化”的要求，德清县从2013年起实施馆藏档案数字化加工。现已建立涵盖全部馆藏案卷级、文件级目录数据库，馆藏纸质案卷40.34万卷、一文一件73.82万件的档案数字化率分别达到93.72%和98.68%。

2.2.2 积极推进增量档案电子化。根据“双套制”移交进馆的要求，2018—2022年期间，通过在线、离线方式共接收数字化成果44.84万件、302.51万页，条目40.09万条。按照“增量电子化”的要求，积极开展电子文件归档接收，已接收24家单位电子档案和电子公文7.4万件，接收数码照片、音视频数据等0.9万件。

2.2.3 全面达成基层档案数字化。根据省委省政府办公厅《关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见》精神，德清县局馆多措并举，大力推进村级档案资源数字化进程，至2021年底，全县171个行政村（社区）存量文书档案100%完成数字化，增量纸质档案数字化工作保持常态化，并全面入驻一体化平台，落实数字档案规范化管理，实现了县镇村各级室藏档案数字化管理全覆盖的目标。2021年，德清县顺利通过浙江省档案工作服务农村基层社会治理试点工作验收。

2.3 坚持“安全为要”，牢牢守住档案信息安全底线

坚守“安全第一，预防为主”思想，树牢底线思维，积极构建系统防范机制，着力防范和化解档案安全风险，提升档案安全管理水平。近年来数字档案馆未发生过安全事故。

2.3.1 完善防护设施。实行局域网、政务网和因特网物理隔离，改造建成微模块数据中心，并配置防火墙、数据库审计、运维安全管理、准入控制、日志审计、杀毒等安全防护软硬件和物理磁带库等备份软硬件，强化打造安全的数字存储环境。馆内配备防盗、监控、消防、温湿度监管等安全保管设施，全方位保障档案实体存放和电子档案数据保管安全。

2.3.2 落实安全管理。通过组织安全培训、模拟演练等活动，切实提高应急处突能力，并将安全工作落实到岗到人。建立管理台账，全程跟踪记录，推进数字档案馆运行各环节操作有迹可循，确保数字档案安全利用。

2.4 坚持“服务为本”，推进数字档案高效利用

扎实推进数字档案管理智能化水平，积极开拓数字档案便捷查询、共享服务，真正让档案数据动起来、跑腿需求少起来、群众满意高起来。

2.4.1 有效提升治理水平。积极打造数字档案监管智治应用场景，依托平台对收、管、存、用各项工作要素进行指标设定，通过数据可视化图形，在线监管全县档案资源建设情况；每年初在线发布乡镇、部门档案工作重点任务清单，通过完成指数和数据分析，对各单位年度目标完成情况实现自动评价；根据在线监管情况，随时对各级档案馆室开展工作落实督导和业务指导，对发现问题实现在线指导、实时反馈、及时整改、随时复查，档案治理效率得到明显提升。

2.4.2 查档服务进入快车道。建成“1+N”档案查询、联动协查档案查询服务体系，依托全域档案共享服务平台，查档服务覆盖县镇村三级档案室和各级便民服务中心，利用云签章等技术，实现县域内“一网查档、就地出证”，部分民生档案即时“秒办”出证。全面开通“机关查档直通车”服务，机关查档使用浙政钉扫描登陆平台申请协查，实现机关查档“零跑腿”。3年以来，累计服务1.9万人次。

2.4.3 大力优化资源共享。积极推动不同类别数字档案资源在不同范围内的分类共享，主动开放共享馆藏图书报刊、县志古籍、民国地图等数据资源，梳理出婚姻登记、出生医学、土地确权等成熟的民生档案资源提供共享查询，整理机关部门工作急需数字档案资源实施定点共享，引导各级档案馆室甄选档案资源发布共享。2022年以来，为全县退役军人及优抚对象建档立卡工作提供数字档案资源服务1972人次；为全县计划生育规范性文件清查清理工作的13个镇（街道）、44个机关单位专门开辟数字档案自助查档通道，有效出证493件；为“双女”奖扶政策兑现工作提供线上核查档案数据358人次等。

下阶段，德清县档案馆将继续完善数字档案馆建设，紧跟档案工作数字化转型步伐，以建成全国示范数字档案馆为起点，开拓创新，踔厉奋发推进档案工作数字化转型，勇毅前行走好新时代档案工作赶考路。