高校学生档案材料归档问题研究

文/北京科技大学 高阳 赵君怡

学生档案是记录和反映个人学历、学习成绩、思想品德表现，以个人为单位组合后以备查考的文件材料。学生档案是学生毕业参加工作后，办理转正定级、申请落户、职称评定、人事调动、社保缴纳等事项的直接依据，是用人单位全面了解和选拔人才的重要参考，是干部人事档案的前身，干部人事档案建立的基础。在干部人事档案专项核查工作中，发现的诸如入团志愿书出生日期涂改、学历学位材料不齐全、获奖事项只有记录无支撑材料等问题，根源在于学生档案材料归档工作不完善，不能反映学生的综合发展面貌，直接影响学生就业，间接影响档案的严肃性。

一、学生档案归档材料存在的问题

（一）档案材料不完整。1.高考材料。网络招生以后，部分省市明确提出不提供纸质的高考报名登记表、高校招生志愿表、高校招生体检表等，而是由各高校招生部门自行从系统中打印，这一举措了造成学生档案中高考信息缺失。2.党团材料。党团材料是人事档案的一部分，目前学生党员材料与人事档案分离的现象越来越多，比如党员材料随组织关系存放在社区党委，人事档案则在人才服务中心，甚至因为组织关系接转需要再复印一套入党材料。一些组织机构不具备单独保管党员材料的条件，党员材料的安全性无法保障。新版《流动人员人事档案管理服务规定》要求：“档案管理服务机构提供党员组织关系接转服务。”为党员材料与人事档案统一保管提供了制度保障。据不完全统计，入团志愿书缺失的比例高达30%，但在干部人事档案专项审核工作中，入团志愿书作为认定核对出生时间的最先最早材料，十分重要。3.获奖材料。学生在毕业求职时普遍会把自己的简历写得特别光鲜，列举诸多的获奖情况、卓越的实践操作能力等优秀表现，但是学生档案的材料内容以传统的毕业生登记表、成绩单等为主，在政治品德、综合素质、学术评鉴和科研获奖等方面的文件材料相对缺乏。特别是用人单位政审查阅档案时，发现部分关键材料不齐全，进而延误就业手续的办理。4.学籍材料。学籍材料是学生档案的重要组成部分，以成绩单和学位材料为主，学生登记表和报考登记表归档工作不太乐观。近年来，我校档案馆补充学生登记表的查档需求逐渐增加。具有出国（境）留学经历的学生，国外学习经历及学历学位认定材料缺失严重。5.档案转递通知单。在经济社会飞速发展、人才流动频繁、社会保险工作不断规范的形势下，档案转递通知单的凭证作用日益增大，尤其是有过工作经历的学生，身份的改变是核对工作经历、社保缴纳记录的重要依据，实际工作中，有许多即将退休的人员来档案馆查找工作调动介绍信或者档案转递通知单。另有部分参加过工作的硕博研究生，入学前档案不转至学校，毕业后形成两份档案，导致合并困难或遗失。

（二）档案材料规范性差。1.用纸不规范。人事档案材料采用国际标准A4纸已基本成为共识，但是学生档案材料用纸目前仍存在大小不一的情况，例如成绩单有A3、A4、B4、B5等各种纸张规格，有的页边距很小，大大增加了档案整理工作中对材料技术加工的难度。高考成绩以小纸条方式粘贴在档案袋上，非常容易掉落丢失，高中毕业生登记表普遍是16开用纸。2.名称不规范。学历学位材料名称五花八门，在干部人事档案专项审核工作中给查档人员造成了诸多困扰，例如高中阶段的材料有普通高中发展报告、高中毕业生登记表、中学学籍档案等多个名称。据了解，2004年实施新课改后，山东省普通高中毕业生的毕业档案，由“山东省普通高中学生毕业登记表”，改为“山东省普通高中学生发展报告”。2017年，山东省实行新高考综合改革，山东省普通高中学生毕业档案由“山东省普通高中学生发展报告”，更改为“山东省普通高中学生综合素质档案”，名称还在不断变化中。3.形式不规范。各高校没有使用统一的制式表格，往往“各自为政”，造成学历学位材料规格不同，内容相异。归档方式方面，约90%高校的学历学位材料依旧是传统按件归档的方式，每个学习阶段形成若干份单独的登记表，部分高校如清华大学、北京师范大学做到了毕业材料按卷成套归档，包括卷皮、卷内目录、归档文件，排列有序，内容清晰明确。

（三）材料归档工作严谨性不足。1.归档范围不明确。学生档案材料归档范围一直参考干部人事档案的相关规定，但是《干部人事档案材料收集归档规定》中关于学生档案材料的归档范围并不明确，学生档案没有统一的归档标准，各个学校归档材料差异非常大。实际的学生档案中材料内容纷繁复杂，例如学位论文、团员证、试卷、报考过程记录、论文答辩审核情况、发展党员的表决票、学生学年小结表、复试表、各类报刊发表的论文、无法认定真伪的荣誉证书复印件，还有各类无重要信息内容的信封等，材料用纸量巨大，不仅不利于低碳环保，同时增加了整理和转递的成本。2.归档手续不完备。比如获奖证书复印件没有组织公章，《干部人事档案材料收集归档规定》要求：“证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。”部分材料如毕业生登记表没有本人签名、形成日期或是学生主管部门的公章，因毕业生登记表要素不合格，我校档案馆每年都收到用人单位退回的学生档案。甚至部分学生档案内容有粘贴、涂改现象，还有空白的入团志愿书归入人事档案。此外，归档工作没有交接清单，零散移交一两份材料，日后因核实是否归档推诿扯皮现象时有发生。3.归档不及时。在毕业生档案转出核查整理工作中，时常出现入党材料、获奖材料、学位授予材料缺失的问题，甚至有新生档案迟迟不进档案馆保存，导致转出的档案不齐全完整。《干部人事档案工作条例》规定：“材料形成部门在材料形成后1个月内主动向相应的干部人事档案工作机构移交。”学生档案材料按照入学、评奖评优、毕业及教学计划等事项都是有时间节点的，且受就业落户、政审查档等工作时限的限制，应在文件办理完毕后及时归档，比如北京交通大学规定：“党员材料应在办理完转正手续后一周内办理归档。”

二、对策建议

（一）教育主管部门制定纲领性文件从根源上规范学生档案管理工作。目前仅有部分学校出台了学生档案管理的规章办法，如《武汉理工大学研究生档案管理规定》《南京农业大学学生档案管理规定》。鉴于2008年《高等学校档案管理办法》中关于“学生类”的提法非常不明确，“其归档范围与教学类、科研类、党群类、行政类等类别的档案相比，显得不协调。因为其他类别的档案是由高校档案管理部门收集、保管和利用，而学生类档案是归档随人走，最终要转递到学生就业单位或人才市场。显然，学生类档案应该单独制定管理办法。”呼吁教育主管部门组织各学校共同商讨、确定学生档案材料归档范围，可包括必备项（如成绩单、学位材料等）和可选项（体现学校办学特色的材料），固定格式和可选格式，对于重要的学生档案材料采用统一固定格式。加强学术成果、科研能力、心理状况、诚实守信及评奖评优等方面材料的多样化收集，并根据学生管理及就业工作需要不断充实完善。制定《高校学生档案管理办法》，细化档案材料收集归档规定，推进学生档案材料归档工作的规范化、制度化、科学化，确保档案材料的完整齐全、真实可靠。

（二）各级各类学校领导和有关部门应重视学生档案规范性建设。一是学生档案材料形成部门（如学生处、研究生院、学院等）要严肃对待学生档案工作，组织学生规范填写档案材料，确保档案材料形成的真实性、规范性。争取领导支持，将学生档案工作纳入高校部门考核体系中，对档案材料归档工作的职责分工、归档方式、检查标准、时间节点进行规定。二是学生档案管理部门通过开设公选课、举办档案知识讲座等宣传相关法律法规和规章制度，增强学生档案意识，畅通材料归档渠道，确保中小学、本科、研究生各个阶段材料收集齐全，毕业后按照相关政策落实好档案存放地，避免“弃档”“死档”现象发生，影响就业、升学、提职等。三是开展学生档案数字化扫描工作。据了解，仅有少数学校（如北京师范大学）已经启动。在现行“档随人走”的制度下，学校培养的优秀人才，例如知名校友的人事档案毕业转出后便不能再查阅。实现学生档案的信息化、数字化，不仅方便管理和利用，也实现了长期保存。开发学生档案管理系统，使学生档案管理的材料接收、查阅利用、档案转递、数据分析与统计等业务流程网络化，优化网站和掌上平台建设，提升学生档案信息的查找效率，创造便捷化、人性化的服务体验。

学生档案是高校与社会联系的纽带，从档案学的前端控制原则角度出发，为实现干部人事档案材料的完整性和严肃性，有必要从源头规范学生档案工作，确保学生档案材料归档真实、全面、及时、规范，使学生档案为维护个人合法权益和拓宽职业发展道路等方面提供有力支撑，也为国家积累人才资源。