加强科技计划项目档案管理的必要性分析

蔡迎秋

摘 要：伴随我国科研管理体改的持续深化，科技计划项目档案在科技档案管理中不断被重视。同时，我国开展科研项目的数量与日俱增，所形成的科技计划项目档案信息量也在持续增加，传统管理模式已经无法适应当前档案管理的需求，并造成此类档案管理工作中出现各种各样的问题，如管理体系不健全、纸质档案未能集中管理以及电子档案归档滞后等。因此，加强科技计划项目的档案管理是十分必要的。本文分析了此类档案管理所具备的必要性，以及当前此类档案管理工作存在的问题，并结合此类档案管理的必要性，针对问题提出解决措施，以支持科技计划项目档案管理工作有效开展。

关键词：科技计划项目档案；档案管理；必要性

科技计划项目档案主要是指科技计划项目中安排的、通过政府财政资金予以支持的科研技术开发活动，并针对这类活动，在管理和实施的整体过程中所产生的具有保管价值的图表、文字以及声像等各种形式的有效历史记录。从此类档案的形成层面可分为研究活动档案以及管理活动档案。前者主要是由项目主办单位实施项目时所产生的，主要是对项目研发的整个过程、资金运转的实际情况以及科研条件等方面内容信息，整理后所形成的档案；而后者主要是由项目管理部门整理形成的档案，档案内容主要反映项目的立项、执行以及验收等一系列工作。无论是哪种档案均对科技计划当期项目以及今后类似项目发挥重要的指导作用，也能够为科研技术部门及其他相关部门和企业提供服务。目前，2022年山东省档案科技项目的申报工作已经全面启动，高新技术创业服务中心作为重要的科技计划项目档案信息服务部门，必须明确此类档案管理工作的必要性，必须迎合省级下发的相关要求，明确此类档案管理工作存在的问题，及时制定措施解决问题，提升科技计划项目档案管理的效果。

一、加强科技计划项目档案管理的必要性分析

1.有利于为科技发展提供支持

科技计划项目档案之所以能形成是因为科技计划项目已经得到立项，并且，在此类档案中包含了大量的科研项目信息资料。当前，我国科技正不断创新发展，这些科研项目信息资料和资源可以作为科技创新发展的重要依据，因此，科技计划项目档案能够对我国科技发展走向发挥重要的引导作用。科研新项目借助此类档案可以明确自身科研创新点，使我国科学技术不断得到改进，并向科技创新领域方向发展。针对科技计划项目档案开展有效的管理工作，能够为相关科研项目执行机构提供服务，确保科技研究发展获得支持。

2.有利于推动科研技术成果的推广应用

科技计划项目档案管理工作不仅仅是对此类档案的分类、整理以及存储保管，而且是对档案归档之后的再次利用，从而使科研技术成果能够得到广泛应用，实现科技计划项目的社会经济效益。通过有效管理此类档案，可以系统、准确地掌握科研计划项目执行的全过程，为科技计划项目的持续开发提供可靠的技术资源。相关组织机构在对研发科技成果使用时，通过加强科技计划项目档案管理工作，为研发技术成果推广应用的可行性进行验证，从而更加有利于科研技术成果的广泛推广应用。

3.有利于提升科技计划项目服务质量

开展科技计划项目档案管理工作是为了更好地向相关部门和科技企业提供服务，若要保证服务质量，必须以科技计划项目管理为前提条件，主要是因为只有通过加强管理工作，才能够使科技计划项目相关资料的完整性得到保障，从而为需要这些档案材料的部门和企业提供更为优质的服务。

二、科技计划项目档案管理现存问题分析

1.缺乏完善的档案管理体系

从加强科技计划项目档案管理的必要性可知，此類档案管理工作可以促使科技计划项目档案更加真实、完整，有利于科技计划项目实现全程管理，从而使项目的开展获得支持。虽然，此类档案管理工作的意义重大，但是，当前国家并未针对科技计划项目档案构建完善的管理体系。一些地方政府对此项档案管理工作的必要性有所认知，如早在2008年，北京、天津科委已经针对此项档案管理制定了相应的管理办法和实施方案。其中，北京确定了此类档案管理部门，并明确了其职责、归档范围、管理要求以及档案保管的具体期限；天津则是针对科技计划项目档案管理工作成立了领导小组，明确此类档案归档的具体要求、归档范围及程序。这些举措虽然能够在一定程度上提升档案管理的质量，但档案管理体系并未完善，如并未涉及管理采取的手段和方法，尤其在信息时代，档案管理模式发生了巨大的变化，而这种管理方法实际并未更新，无法适应当前科技计划项目档案管理的具体要求。山东省虽然在近两年制定了《山东省重点研发计划（科技示范工程）项目管理暂行办法》，但侧重的是项目管理，主要包括组织申报、项目经费管理以及实施管理等内容，并没有制定针对此类项目档案管理的办法。由此可见，当前科技计划项目档案管理体系并不完善。

2.未能实现纸质档案集中管理

在科技计划项目档案管理工作开展中，档案资料收集工作长期以来一直属于短板环节。一方面，是因为此项工作量比较大；另一方面，是因为此项工作的难度比较大，过于繁杂的资料收集工作容易出现问题，尤其是对于一些纸质档案收集工作，可能存在收集不完整、归档不及时、归档文件与相关要求不符等情况。根据江苏省档案馆调查的一项数据表明，在2016～2020年期间，科技计划项目立项归档率仅为58.6%，而在归档档案中，验收证书以及合同书的归档率仅达到71%左右，而项目验收材料以及申报书等档案的归档率不到40%，甚至一些项目的合同书并非原件，很多均为复印件、影印件。

因当前科技管理相关部门以及科研工作人员未能形成档案积累意识和及时归档意识，甚至一些部门单位并未配备档案管理人员，加上科技计划项目的开展时间周期比较长，容易出现频繁的人员变动，有些科研人员通过各种各样的借口对自身掌握的材料拒绝归档，造成科技计划项目的材料出现散落或是遗失的情况，不利于对纸质档案集中管理。除此之外，大部分档案管理人员只了解如何开展档案的归档、存档等常规工作，对于项目管理纸质文件材料是否已经形成全然不知，还有些部门单位不允许档案管理人员参与项目验收后的材料归档工作，在开展档案管理工作时，必要的制约机制也未能有效建立，造成档案管理部门所保管的项目档案出现缺失，档案功能发挥受到严重影响。

3.电子档案归档存在明显的滞后性

科技计划项目在执行时形成各类载体材料的档案，尤其是基于科技计划项目的电子信息化特点，会产生电子数据和影像材料，这些资料均是对科技计划项目开展实况的真实反映，有价值的数据信息在所有档案资源中都是非常珍贵的。同时，在当前信息时代，为了确保项目档案的安全性，必须对珍贵的档案资料做好保存保管，保证电子档案管理工作的严谨性。但很多档案管理部门收藏的档案仍以纸质档案为主，并未系统化开展电子档案的归档工作，无法满足当前信息时代档案管理的要求，更加无法满足国家对项目档案资源共享、开放的要求，导致项目档案的使用效率不高。

当前，山东省很多项目档案管理部门已经安装了计算机信息管理系统，但由于项目管理部门和执行单位考虑技术保密问题，导致这些部门和单位的项目管理系统并未与档案管理部门的信息管理系统对接，造成技术资料未能够及时归档，甚至很多技术资料并未归档，最终导致电子档案归档存在明显的滞后性。

4.配套硬件建设经费投入不足

在档案管理信息化要求下，不仅需要项目档案管理部门重视管理系统软件的配置和应用，还要求档案管理部门必须配备齐全的硬件设备设施，并且，保证设备设施的功能、属性能够满足项目档案管理工作，尤其是设备设施的兼容性以及存储空间必须达到项目档案管理的要求。但从目前山东省部分档案管理部门配置的硬件设备设施来看，很多部门配置的设备设施比较简单，尤其是计算机设备的内存容量大部分仅有250GB。从上述内容可知，科技计划项目管理部门以及执行单位所产生的文件资料有很多均为影像资料，这些资料占据的内存空间比较大，比较小的资料一般也能达到10MB左右，大的资料甚至能够达到1GB，这些资料往往会占据大量的内存空间。同时，档案管理部门使用的信息管理系统对计算机硬件设备设施有兼容性要求，有些计算机的操作系统为32位，有些操作系统则是64位，而有些安装的信息管理系统只对64位操作系统适用，对于32位操作系统则不兼容。因此，档案管理部门还需要根据使用的信息管理系统配置适用的系统和硬件设备设施，但很多部门并不了解这些内容，只是简单认为有硬件设备设施支撑即可，不用更换高配置的计算机，在硬件建设经费投入方面存在不足。

三、强化科技计划项目档案管理的对策

1.完善项目档案监管体系和规则

项目档案监管体系和规制建设是保证项目档案管理工作实现科学化和规范化的基本条件。因此，项目档案管理部门应该构建相关的监管体系和规则，监管体系和规则制定有利于实现科技计划项目档案信息资源的整合，更加有利于项目档案管理的效率提升。山东省科技计划项目档案管理部门应该结合自身档案管理开展的实际需求，有针对性地制定《山东省科技计划项目档案管理实施办法》及实施细则，确定项目档案管理工作责任单位，还要将具体责任划归个人，明确归档时间、范围以及要求。在对责任人实行绩效考核时，需要将项目档案归档率作为绩效考核的重要指标。同时，在数字信息时代，档案管理的数字化、信息化也将是档案监管的重要内容，要求项目档案管理部门重视并及时更新、完善相关规则和监管体系，确保全面构建监管体系以及规则。在对项目档案开展移交、歸档、保密、借阅以及安保等诸多工作时均需要严格按照规则执行。

2.实施纸质与电子档案双管理模式

纸质档案与电子档案双管理模式是当前项目档案管理的主流方向，在开展双管理模式时，针对纸质档案管理应该重视重要技术文件的管理。同时，还要注重纸质档案的保管，不要使纸质档案出现霉变、残缺等问题，及时修复缺损的纸质档案，并在对外借阅时，应该做好相关登记工作，严格禁止纸质档案传阅；针对电子档案管理，应该积极开发项目档案服务信息管理系统，并在山东省全域范围内统一该系统，实现管理系统联网，更加有利于开展项目档案资料的共享共用。同时，也要关注电子档案的安全管理工作，将电子档案的保管工作交由专人负责，并采用人脸识别、指纹验证等保密技术保管电子档案，还要在管理系统上设置权限，从而提升电子档案保管的安全性。对于电子档案存储问题，用户可以建立云空间账号，将电子档案存储于云空间中，通过适当拓展云空间使之存储更多的项目档案资料，进一步保证电子档案的安全。此外，在采用双管理模式时，要保证纸质档案与电子档案能够建立一一对应的关系，即对纸质档案扫描形成电子档案，同时，将电子档案打印制备纸质档案，使档案管理部门同时拥有两套完整的档案。此外，还要加强与项目管理部门和执行部门沟通，及时取得技术资料并整理归档，避免电子档案出现滞后性。

3.加强档案管理的现代化水平

依据国家科技部提出的相关要求，山东省已经开始将项目档案管理工作推向现代化，借助计算机实现了项目档案的电子化管理。但在信息时代，电子化管理已无法满足档案管理需求，项目档案管理部门必须持续开展档案管理的现代化建设。从上述内容可知，项目档案管理部门必须开发项目档案服务信息管理系统，但当前此类系统并未与项目管理部门、执行部门的信息系统相互连接，导致档案信息共享、传输等方面均存在问题。因此，若要加强科技计划项目档案管理工作，必须将两个系统有效连接，可以采用信息技术、通信技术、自动控制技术以及互联网技术对两个系统展开联网，从而实现档案管理的信息化和智能化，提升项目档案管理的整体效果。

4.加大硬件设备设施建设的经费投入

在开展科技计划项目档案双管理模式时，必要的硬件设备设施是必不可少的，如存放纸质档案的设备设施空间，保存电子档案的计算机设备等。项目档案管理部门在强化档案管理工作时，必须重视硬件设备设施的配置，结合部门的资金情况，适当投入经费建设硬件设备设施，使项目档案管理部门能够“利其器、善其事”，为项目档案管理各项工作提供必要支持，使硬件设备设施与系统软件之间能够兼容，提升项目档案管理的质效，最终促使科技计划项目档案管理工作得到加强。

四、结语

综上所述，科技计划项目档案管理工作的开展极具必要性，能够对科研项目的开展提供信息支持和档案服务，相关主管部门必须予以高度重视，加强项目档案管理部门的软硬件设备设施建设，构建完善的项目档案监管规则，持续提升项目档案管理的现代化水平。同时，还要创新项目档案管理模式，实施纸质与电子档案的双管理模式，通过综合采取各项措施，提升项目档案管理工作的质效。

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（作者单位：山东省单县高新技术创业服务中心）