转换视角优化高校档案收集机制

成杏丽 石慧敏

高校档案是高校在教学、科研、管理活动中产生的各种形式、各种载体的历史记录，是促进高校事业科学发展，维护师生根本利益的重要依据，是高校优秀办学思想和教育文化的重要积淀。没有档案资源的收集积累，档案工作就是无米之炊、无源之水、空中楼阁。因此，做好档案的收集工作至关重要。随着档案信息化的快速发展，电子档案收集已成为主流趋势，纸质档案仍占相当比重，无论是电子档案还是纸质档案，都需要建立高效有力的档案收集指导机制。

通常，高校都会建立由档案工作主管校领导、档案馆工作人员、业务部门分管档案工作领导及部门兼职档案员组成的档案工作网络。高校档案的移交立卷工作是在专业的档案馆工作人员指导下，由各归档部门兼职档案员来完成。由于归档过程中的专业要求和归档者业余水平之间存在差距，从而产生了许多问题。基于档案管理的规范化、标准化，档案馆通常会对兼职档案员提出严格、专业的归档要求，而兼职档案员则因本职工作繁忙，归档条框太多，往往会产生畏难和排斥心理，最终造成问题的累积和升级。笔者根据多年的档案收集实践经验，转换思路，换位思考，从归档者视角考虑问题，采用归档者易于接受的收集机制，对于问题的解决会事半功倍，且更有效力。

一、提供精準化档案业务指导，解决归档困惑

对于不了解档案工作的兼职档案人员而言，归档面临的首要问题是，归什么？其次是，怎么归？如何应对解答这两个问题，没有标准答案。如果只是笼统的告诉归档者，凡是本部门业务工作直接形成的，具有保存价值的各类载体材料均可归档。对于归档者来说，应该还是一头雾水，并不能很好地执行和操作。如能结合归档部门实际工作和形成文件材料情况，提供精准化的档案业务指导，对于归档者来说，则能够答疑解惑，满意而“归”。

精准化的档案业务指导首先要调研了解归档部门会形成哪些材料，档案馆工作人员应遵循国家相关档案管理规定办法，通过查看往年部门归档材料，登录归档部门网站了解工作职能，采取与归档部门沟通等多种方式，制定全面详细的部门专属归档范围与保管期限表，同时，结合具体归档内容，制定归档方案。

对于档案馆而言，前期需要投入比较大的时间精力制定部门专属归档方案。同时随着部门工作职能调整，需同步或定期对部门归档范围和保管期限表进行修订。相应的，表单化、精准化的档案业务指导成效也非常显著，兼职档案员通过专属归档方案，便能清晰明了的知道归什么、如何归，该项精准化操作对归档人员频繁变更的情况也非常适用，减少了档案馆工作人员反复多次的指导工作。西安交通大学档案馆就为全校82个归档部门制定了部门专属归档指南，包含部门归档范围与保管期限表，归档时间、归档要求，归档程序等内容，受到各归档部门的一致称赞，得到贴心专属的服务，归档部门更能够积极配合，按照归档要求做好归档工作。

二、节点重点并举，落实部门立卷

虽然国家各项档案法律规章明文规定，立卷工作由档案材料形成单位完成，并将其明确为归档制度。但是实际情况常常不尽如人意，有的部门在各种催促下把文件送来归档已属不易，借助高校的便利条件，大部分部门都是派学生助理协助档案馆工作人员完成立卷，真正能按照归档制度要求落实立卷的部门只是少数。因此，要落实好部门立卷制度，提高部门归档意识，需要档案部门长期不懈的宣传和努力。归档人员是部门立卷工作的直接执行者，提高其档案意识，是一个需要有针对性、重点突破的关键环节。

（一）抓住节点

在兼职档案人员上岗伊始，档案工作人员就要与其精准对接，告之其归档工作制度以及归档流程，使其对归档过程中自己应该承担的工作内容有清晰明确的认识，从一开始就培养良好的归档习惯。同时，档案工作人员要贴心地做好全面的指导工作，帮助其解决立卷归档工作中的难题，适时、适度地鼓励。有时兼职档案员会因本职工作繁忙、或者单位内部归档工作协调不畅等原因，影响部门立卷工作的实施。这种情况下，如果兼职档案员解决不了问题，档案馆可与归档部门分管档案工作领导反馈沟通，协助兼职档案员解决问题，共同推进部门立卷归档工作顺利进行。

（二）突破重点

按照规定，高校每个归档部门都会设置分管档案工作领导，一个部门档案立卷的完成情况，往往与该部门领导对档案工作的重视程度有关。领导重视，则立卷归档就落实得力，反之，就会放任自流。因此，要重点培养归档单位领导的归档意识。同样，在部门分管档案工作的领导确定伊始，档案馆工作人员便通过邮件、函件等书面形式，说明“党管档案工作”的基本原则，档案法律规章，以及部门立卷归档制度的重要性、优越性等，使部门领导对档案工作有个基本了解。如要进一步加深认识，或对归档工作产生的问题进行督促落实，则可以通过讲座、座谈等方式与归档部门负责领导沟通。相信，通过上述举措，归档部门领导会树立高度的档案意识，并重视档案工作，在其带领和督促下，上下联动，必然能推动部门立卷工作良性发展。

三、从源头介入，控制归档质量

档案材料制式规范、签印齐全、质地优良、书绘工整、齐全完整是档案收集的基本要求，是档案有效利用和长远保管的必备要素。档案部门经常会碰到归档材料良莠不齐的情况，有的材料送来不符合归档要求，如交来复印件、草稿等；有的材料完整性差，如缺附件、缺发文稿纸、无印章、无领导签字；有的材料不够齐全成套等。无论是纸质档案还是电子档案，档案材料的质量保障一直是困扰档案工作人员的难题，需要做大量的检查、追补工作，费时费力。对于兼职档案员来说，大多会认为归档太麻烦、要求太多，所以往往是不加挑选地送来一堆材料，结果档案馆工作人员必然会反馈给归档部门一堆问题。如何解决这一问题？笔者认为最好的办法就是从源头入手，从文件材料的产生、积累开始介入。

预立卷是目前业界比较推崇的一种方法，也是从根本上解决上述难题的方法。即各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务，参照归档范围编制文件材料预立卷类目，然后将平时工作中形成的文件材料放入相应类目的卷盒，有预见性地做好平时文件材料的暂存管理工作。简而言之，即平时就做好零散文件的收集积累工作。以我校学生处为例，学生处现在归档材料有处办综合文件、学生奖励材料、学生惩处材料、学生思想政治材料，那么学生处只要准备四个文件盒，按类别贴上标签。然后按照文件形成的时间顺序，将各类文件放入相应的盒中，这样就保证了平时工作中零散文件的集中保管，不会因随意摆放而造成材料混乱或丢失等。对于线下归档的电子文件而言，预立卷的方法同样适用，平时就需要把电子文件分门别类的、按照时间顺序集中放在相应的文件夹里，保障归档材料的齐全完整；对于在线归档的电子文件，更是要从电子文件形成前端介入，通过“四性检测”等技术手段，把控归档质量。

对兼职档案员来说，由预立卷到立卷再到归档移交，是一个从门外汉到熟悉档案管理的过程，需要档案工作人员全面精心地指导。笔者通过长期的档案工作实践，积累了一定的工作经验，总结出了以书面指导为主，口头指导为辅，集中指导和单独指导相结合的指导办法，这种办法切实可行、收效甚好。通常，除了每年进行档案工作培训，大范围进行档案工作宣传，还为归档部门量身定制归档方案，进行精准化的书面指导。在档案整理、著录、编号等具体操作时，则可以采用在线指导、现场指导等多种方式，从源头介入、多措并举，全面保障归档质量。

四、建立监督机制，确保及时归档

部分兼职档案人员由于本职业务较忙，加之档案意识不强，归档拖沓、滞后，不在规定时间内完成归档工作，也是令档案工作人员头疼的一个问题。归档不及时，后续会造成许多不必要的麻烦，比如造成归档部门文件材料的丟失；多年材料累积在一起归档，归档任务繁重；另外，不在归档年份归档，需要进行补卷、插卷，给档案馆工作也带来很大的困扰。

（一）建立监督机制

为了确保归档部门按时归档，需要建立档案工作监督机制。如西安交大档案馆就建立了前期通知、中期跟踪、后期反馈的档案工作监督机制。在归档初期，通过OA系统给全校各部门发送归档工作通知，提出归档要求；归档中期，密切关注部门立卷动态，排疑解难，推动归档工作顺利进行；归档后期，对归档工作存在的问题进行反馈，要求部门及时整改。同时，在学校部门调整或者部门内部人员调整时，要及时跟进，做好撤销单位的档案移交以及新增单位的立档工作，跟踪提醒归档部门做好内部人员更替时的文件材料交接工作。

（二）反面案例宣传

为了更好地推动档案工作，通常做法是表彰档案工作先进集体和先进个人，起到先进典型示范作用。学校在进行保密、安全工作宣传培训时，会介绍一些生动的警示案例，让人警醒，印象深刻。同样的，反面案例也可以运用到档案工作宣传中，提醒立档单位重视档案、及时归档。以笔者的亲身经历为例：在查档利用过程中，发现我校1984年新生录取名单未存档，并查到了当年我校招生办因搬家丢失该名单的报告。新生录取名单是新生入学的重要凭证，利用率也较高。为了将这一重要记录补追归档，档案馆多次与招生办协商沟通，后由我校招生办致函各省招办，请求配合查找，经过一年的努力，学校招生办补追到河南、陕西等七个省市的录取名单，其余省市的录取名单已无法追回。在全校档案工作会议上，笔者将此事作为一个案例，来说明及时归档的重要性，起到了很好的警示效果。

总之，归档过程中之所以存在这样或那样的问题，究其根本还是由于部门档案意识薄弱。如何宣传档案工作，提高部门档案意识，需要高校档案部门转换思路，从立档单位和兼职档案员的视角出发，建立全面系统的档案收集指导机制。同时优化工作方式，为归档部门提供优质高效的业务指导服务，让归档者乐于归档，推动档案工作关系网络良性发展，为建设高质量档案资源体系提供保障。

作者单位：西安交通大学档案馆