现代医药企业应收账款管理策略探究

牛俊标

（安徽省华信生物药业股份有限公司，安徽 阜阳 236500）

一、引言

在医疗改革的背景下，药品生产企业面临着激烈的竞争，为了扩大市场、适应发展需要，采用信用赊销的方式提高产品竞争力。但赊销是一把“双刃剑”，既可以为企业带来利润，又可能使企业资产遭受损失，对企业的总体经济效益产生影响，严重时还会削弱企业在外部环境中的竞争能力。因此，如何在拓展应收账款业务的基础上，科学防控应收账款造成的坏账风险和损失，是当前我国医药企业管理面临的重要课题。

二、应收账款管理概述

应收账款是企业在销售商品或服务后，应向采购单位或个人收取的款项。应收账款是一种信用，是一种促销手段，其品质对企业的经营有很大的影响。如果应收账款超过了某个限度，有可能导致企业出现危机。应收账款管理是企业在进行信用销售时，运用系统化的方法和手段，对其进行从发生至回收的控制与管理，实质上是企业与顾客之间的一种信用管理。应收账款管理可分为三个阶段：事前管理、事中管理和事后管理。企业制定合理的信用政策，健全债权担保制度，可以从根源上减少应收账款风险，强化对应收账款的回收管理，有效预防不良货款发生。通过对应收账款的事后处理，规范收款流程，使企业的坏账损失最小化，是减少坏账损失的最终保证［1］。

三、现代医药企业应收账款管理问题

（一）事前控制方面

1.客户信用体系不合理

医药企业的信用体系是由市场部建立的，财务部门则是在市场部需要帮助时，为市场部提供销售和回款明细。长期以来，领导基于销售人员提供的资料、与顾客的合作和回款情况，对客户的信用等级、信用额度、信用期限进行评判，但企业对客户信息的更新不够及时，现有客户信用体系不够健全，实际经营会受业务人员主观判断的影响，从而增加应收账款风险，不利于企业的可持续发展。

2.信用审批控制失效，形式化现象严重

许多医药企业未设立信用管理机构，信用审批的权力主要集中在营销部门。在信用审批过程中，没有任何信用机构介入。企业虽然设立了审计部门，但是审计部门并没有介入信用审批工作。财务部门虽然参与了信用审批，但是缺乏发言权，加上财务部门对业务、市场等的了解不多，因此很难提出有效意见。实践中，客户信用审批程序化、形式化，没有经过层层授权和把关，相关部门未有效履行职能，不能达到各部门相互制约的目的。

3.客户信用档案管理不力

医药企业的客户多由市场部负责，对客户各项信息的调整、优化等通常由业务人员负责提供数据，档案管理人员在存档过程中，只会简单地收集和保存纸质数据，不会进行核实，由此出现了档案管理部门和销售部门权责交错、覆盖的情况，导致客户档案管理信息更新不够及时。由于销售人员缺乏专业性和主动性，其搜集到的资料大多是不完整的，甚至没有进行充分调查，客户档案资料的真实性、全面性不足，难以为应收账款管理提供有效依据。另外，部分医药企业仅保留了客户的纸质资料，未建立完整、动态的客户信用数据库，无法发挥出信用档案的作用［2］。

（二）事中控制方面

1.开票管理不规范

在财务部门的开票管理上，依据规定，在顾客信用超过期限或金额超过额度时，不允许再开具销售发票；另外，如果合同手续不完整、不规范，也不能开出发票。但是在实践过程中，这些制度规范没有得到切实执行，先开票后补办手续、销售人员为留存客户自行和财务部门沟通后开具发票等现象时有发生，由此进一步加剧了应收账款管理风险。

2.账目管理不严谨

虽然医药企业在推进财务信息化，财务人员可以通过系统查看各客户应收账款明细账，但管理不够规范，客户应收账款账目管理较为无序，未按照先后次序进行，使得账目较为混乱或出现漏记问题，而企业财务部门通常按季度核查应收账款，给客户寄送询证函，每半年才统计、查看未回款金额，也未深入进行回款风险评估，导致企业难以及时发现坏账、呆账风险，影响应收账款的回款效率。

3.销售执行不到位

部分医药企业针对销售回款问题建立了激励奖惩制度，意在激励销售人员销售时重视客户资信，在后期维系客户并追踪客户信息，及时催收货款，但在实践中，应用效果并不突出。

一方面，由于企业激励奖惩机制不够合理，许多企业只有奖励，没有惩罚，而且奖励幅度不大，很难激发销售人员的积极性；另一方面，职责划分不够明确，缺乏有效的问责机制，难以约束销售人员的获客行为，有的销售人员会帮助部分资质较差的客户“瞒天过海”，不关心企业风险［3］。

4.内控缺位

虽然医药企业设立了审计部门，由审计人员实施内部控制，审查和监控应收款管理情况，但是在实践中，仍然存在两方面的问题。

一方面，审计部门独立性、专业性不强，容易受到领导或管理人员主观意识的影响，难以有效发挥作用；另一方面，企业内部控制重点偏向于财务收支方面，对应收账款管理的重视度不足，应收账款内控制度多参考政策规范要求，不够细化，难以落到实处。

（三）事后控制方面

1.责权利落实不到位，催收效果差

企业内部的权责利分配不明确，各部门、岗位之间没有形成良好的监督、制约格局，虽然有“谁销售、谁负责”的管理原则，但由于缺乏科学、明确的催收流程、规范、方式等，也未对销售人员开展催收方面的培训，因此实际催收效果不及预期。例如，企业应收账款管理系统仅仅将营销部与财务部的职能划分开来，未明确界定各部门的工作职责，部门间信息交流不及时，往往在逾期一段时间后，销售人员才着手催收，这属于事后管控。

2.坏账计提不合理

从实践来看，在每年年底，许多医药企业的营销部门会将当年经营期间存在重大风险、坏账损失的应收账款项目报送给财务部门，财务部门基于利润评估，进行坏账计提。在这种模式下，计提不够科学，存在主观调控利润的嫌疑，所编制的财务报表数据容易失真，影响企业管理者决策。

四、现代医药企业加强应收账款管理的策略

（一）做好事前防范

1.提高对应收账款管理的重视度，提升人员管理能力

医药企业必须加强对应收账款的管理，组织相关人员深化对应收账款管理的认识，树立风控理念。同时，要组织销售人员积极学习相关理论知识，了解信用管理的意义、方法，提升其应收账款核算、分析、对账、回收等方面的管理能力，普及客户信用等级划分、评估等方面的知识，帮助其快速掌握应收账款催收方法和技巧等，从而提升应收账款前端管理水平，减少应收账款风险。

2.优化信用政策，完善信用档案管理制度

医药企业可以设置独立的信用管理部门，由信用管理部门根据企业自身经营状况、经营环境等，设计合理的信用标准、额度及期限等，规范信用管理。企业可以采用5C 分析法对客户进行评价，即从经济环境、抵押担保、资产状况、偿债能力、道德品质这五个方面进行评估，将客户分为优、良好、尚可、欠佳及不良五个等级。企业要根据风险承担能力、市场竞争等，对每一标准客户设定最低信用值，如对信用评级较高的优和良好类客户，可以适当放低信用标准，而对信用品质不高、违约风险较大的客户，应予以最高规格的信用标准，从而降低应收账款坏账率。根据信用标准，医药企业可以根据产品价值、数量等，科学设计信用额度及期限等数据。

（二）做好事中控制

1.规范客户信用审批流程

医药企业应先明确划分各职能部门的权责利，根据风险防控需要，完善信用审批流程：由销售人员拟定客户信用申请表，销售经理审批签字后，由财务专员核查客户回款、应收账款等信息，审查通过后，财务经理审批签字并报送信用管理部门，由信用评级人员审查客户信息，评估客户信用，经理审批签字后递送到法务部门，审查内容是否合法，再递送到审计部门，由审计人员审查信用审批流程是否合规，审批签字后报送给总经理审批签字，最后由财务部门开具销售发票，物流部门收到发票后发货。层层把关能有效规范客户信用评估工作，保证赊销的合理性。

2.规范开票及财务管理工作

针对发票及账目管理方面的问题，首先，医药企业应规范开票流程，制定严格的票据开具、核查等制度规范，明确开票审核流程及各责任人，必须有齐全的手续、关键负责人员的签字及货款到账证明后才可开具发票。其次，按照顺序进行平账。财务人员应根据客户回款时间依次进行平账，避免出现错平、漏平的情况。此外，要定期审查应收账款明细清单，内部审计人员应对财务部门应收账款管理规范性进行全面监督，要求财务部门按月或定期向客户寄送询证函，仔细核对往来账目，确保应收账款数据真实、准确。

3.加强营销管理，健全绩效考评机制

针对应收账款坏账或呆账问题，医药企业要从源头出发，在合作前要求销售人员做好客户信息分析，寻找合适的客户。为此，医药企业还须通过绩效管理来加强对营销人员的管理。实践中，企业应将客户信用等级、应收账款坏账率等纳入营销人员绩效考核指标体系中，结合企业实际，按照回款情况、回款效率、坏账情况等建立较为标准的奖惩制度，奖优罚劣，对所负责的客户能及时回款、不出现坏账风险的销售人员，给予一定的薪酬奖励、精神激励等；对所负责的客户经常出现延期付款甚至有坏账、呆账的营销人员，应给予一定的处罚，以督促销售人员做好应收账款风险管理第一道防线工作，规避销售人员为争取客户隐瞒客户资质进而给企业带来较大风险。

4.加强内部控制，发挥审计职能

内部控制是规范企业经营活动的重要手段，医药企业应结合应收账款管理需求、流程等，健全应收账款内部控制制度，规范应收账款管理工作，确保各环节工作的合理性、合规性。实践中，医药企业须建立独立的内部审计机构，监控营销部门是否按照赊销政策要求、制度规范等签订合同，是否全面落实销售方案，是否有效清收货款；监控财务部门是否按照既定的流程、制度开具发票，应收账目数据核算、统计工作是否到位，记录的信息是否准确、完整等；监督信用管理部门是否依据企业实际制定信用政策，政策条款是否有规可循、有据可依。此外，医药企业还可以根据自身实际情况，扩展应收账款审计重点，为应收账款管理提供有力保障。

（三）做好事后管理

1.分配好责权利，规范收账管理

应收账款管理工作繁杂，需要信用管理部、市场部、财务部等多方协调。因此，医药企业要加强对这方面工作的领导，落实各个部门的职责。在总经理办公室设立一个综合管理机构，负责协调三个部门的工作，明确各部门负责人的权力和职责，并对其进行监督；财务部门负责定期整理应收账款，将即将到期、已发生逾期、已回收的应收账款信息制定成表反馈给信用管理部门和营销部门，信用管理部门则基于此表分析客户逾期原因，结合实际情况制定催收政策，提醒和协同营销部门清收；营销部门须根据信用管理部门制定的催收政策执行催收计划，收回账款。

合理划分应收账款管理各部门的权责利，能够更好地约束各参与部门的行为，若有环节出现问题，则对相关部门负责人、经办人等责任人进行问责，使各部门各司其职，减少应收账款风险。

2.合理计提坏账

必须严格遵守会计制度，坚决杜绝按市场部的主观预期和企业需要任意提取呆账准备金的情况。从现实情况看，可以采用账龄法进行坏账准备，以会计账龄作为计提坏账准备的主要依据，按账龄的不同，计提坏账准备的时间越长，计提的坏账准备金就会越多；进行全面的账龄分析，可以科学地评估、计提和管理坏账准备金，并对其进行精确的控制。根据企业的经营状况，每个季度都会有一份应收账龄分析报告，将其转交到资信管理部和市场部，由各个部门进行综合分析和评价，然后合理计提。

五、结语

医药企业想要在竞争激烈的市场中赢得一席之地，必须促进自身发展，研发出有竞争力的药品。对企业来说，提升核心竞争力离不开大量资金，强大的现金流是企业发展的重要保障。因此，企业要重视应收账款问题的解决，释放企业资金。医药企业要立足实际，完善应收账款管理体系，从管理意识强化、客户信用体系完善及人员能力提升等方面完善应收账款管理，降低发生坏账的概率，提高资金使用率，从而为企业的长远发展提供保障，推动企业实现可持续发展。