公立中学固定资产信息化管理探讨

郭志武 东营市实验中学

引言

公立学校以往在管理固定资产时大多采用人工记录方式或单机版资产管理系统，不仅消耗大量时间，还不能保证工作效率，管理精确性有待提升，不利于固定资产的合理利用。随着近年来教育事业的飞速发展，社会对公立中学的关注度不断提高，在公立中学建设和发展的过程中，固定资产的规模也在不断加大，传统的固定资产管理方式已经逐渐难以满足其发展需要，对信息化管理模式的发展提出了迫切需求。

一、公立中学固定资产管理现状

（一）固定资产分类标准不一致

财务部门在固定资产管理过程中，主要依据事业单位会计制度进行，按照财政分类标准对固定资产加以分类。而固定资产的使用管理部门，则主要按照教育部门资产管理系统所设定的分类方式加以分类，这样一来，便会导致固定资产管理系统中，可能出现一类资产分在不同财政类别的情况，出现管理遗漏或交叉管理，降低管理质量。所以，从属性层面对固定资产分类，就会出现资产管理系统和财务部门之间分类标准不一致的问题，使得公立中学的固定资产信息化管理存在隐患。

（二）固定资产管理系统对接效果差

当前，部分公立中学的固定资产管理是通过资产管理信息系统进行实物资产管理的，而价值管理主要利用财务管理软件进行。但财务管理软件往往缺少预留接口，使得系统之间不能相互对接或集成，彼此间相互独立。一旦出现需要核对的数据时，就只能将两个系统数据单独列出，人工核对，很大程度上降低了信息化管理的效率。加上固定资产分类标准的不一致问题，更是为日常的信息化管理带来挑战。

（三）管理系统与财务部门信息不统一

通常情况下，公立中学的固定资产管理由资产管理部门和财务部门分别负责固定资产使用、报废管理和核算价值管理。两者的管理重点不同，也会导致管理工作存在偏差，主要体现在资产管理部门在收到验收手续后，使用入库单便可在系统完成登记并将资产投入使用，但财务部门的核算登记过程需要依据资产的支付情况进行。若在此过程中，报账人延迟报账或资金短缺使得会计核算出现延迟，都会引起管理系统与财务部门间的相关信息不统一问题[1]。

二、公立中学固定资产信息化管理必要性

固定资产信息化管理，即为科学利用信息技术，建立完善相应的固定资产管理系统，通过收集、获取、整合和分析相关信息，实现信息化管理模式。信息化管理系统应对固定资产的申请、审核、批准、采购、使用、报废等全过程的各类信息详细记录，并将系统与学校各部门相连通，实现固定资产信息的共享，使得学校管理人员和各部门负责人员能够实时掌握固定资产动态变化情况，相互监督配合，促进固定资产的科学、透明管理，最大程度地避免固定资产闲置、流失、重复投资等问题。公立中学固定资产信息化管理的必要性主要体现在以下几方面：

1.公立学校固定资产不断增长的需要。当前，公立学校规模不断扩张，固定资产不断增加，数量多、分布广，部分学校拥有过亿的固定资产，且资产管理中需对其详细记录。固定资产折旧制度的推行，使得固定资产管理工作量和难度进一步加大，手工记录或单机版资产管理系统的方式已逐渐不能适用，并且不能保证其正确率。因此，在固定资产快速增长的环境下，建立信息系统，实现信息化管理势在必行，是提高管理精确度和效率的关键。

2.固定资产信息资源共享的需求。目前，公立中学的固定资产管理工作，在各部门间相互独立，甚至存在彼此信息不对称的问题，使得固定资产信息不相符，难以精准把握资产使用和存量情况，导致资产不合理使用问题。公立中学固定资产信息化管理，可有效解决信息不对称问题，实现信息资源的高效共享，提升固定资产精细化和动态化管理水平。

3.固定资产科学管理的迫切性。目前的公立学校固定资产管理通常由财务部门统一负责，固定资产实物则主要由具体使用部门和资产管理部门负责，相互间的管理职能划分不够明确，责任制落实不到位等问题，都会导致一旦出现问题各部门间相互推卸责任。而实现信息化固定资产管理，可有效弥补这一不足，进一步健全固定资产管理框架，将责任落实到个人，实现更为高质量、透明化的管理。

三、公立中学固定资产信息化管理对策

（一）健全固定资产管理体系

健全固定资产信息化管理体系，是信息化管理实施和推进的前提基础。首先，公立中学应根据相关国家规定的法律法规，结合本校实际管理现状和需求，制定完善明确的固定资产管理细则，确保固定资产在申请、采购、使用等各个环节都有据可依，有章可循，保证各环节固定资产的管理规范性。学校的领导也应当提高对固定资产信息化建设的重视程度，将固定资产信息化管理纳入绩效考核当中，以此加大管理制度的落实力度。其次，应当进一步完善固定资产管理责任机制。在制度的建设基础上，将各个环节的固定资产监督管理工作责任落实到部门和个人，如财务部门负责资产会计核算，由其他部门对此过程进行全程监督管理，资产管理部门负责资产处置使用，其他部门负责监管和维护，保证各部门在学校的固定资产信息化管理中职责明确，各司其职，相互监督促进[2]。另外，在此基础上，还可成立专门的领导小组，实现逐层管理，定期对校内的固定资产进行清产盘点工作，检查资产的使用情况和使用效益，对于资产浪费使用部门和人员追究相应的责任。最后，还应当结合校内环境和校外环境的变化情况，灵活创新管理制度手段，不断健全完善管理制度体系。

（二）明确统一的分类标准

为了解决目前存在的固定资产分类标准不一致的问题，公立中学固定资产信息化管理明确统一的分类标准必不可少。结合事业单位会计制度的分类标准，参考借鉴相关的分类标准，公立中学可根据自身需求和管理特征，制定科学的固定资产分类标准，实现统一的分类管理。若是仅按照固定资产的功能进行分类，对于实物管理而言较为便利，但财务核对过程难度会加大。所以，考虑到信息化管理的需求，应当从财务核对层面出发，对资产管理系统中的财务部门标准加以分类，或是按照资产管理系统的分类标准，进行财务标准对接，保证财务部门和资产管理部门的固定资产分类标准统一性，为公立学校的固定资产信息化管理奠定基础。

（三）建立固定资产管理数据库

公立中学建立固定资产管理数据库，首先，要完善基础性数据信息表。根据财务部门的固定资产账户数量、余额等作为清查的标准，再对校内各部门的固定资产情况进行反复清查和审核，重点检查其中的实物名称、金额、数量和使用管理状态等，若在检查过程中，发现有不能一一对应的情况，要及时将其说明并上报。其次，在此基础上，将所有的固定资产数据按使用人（部门）、使用地点进行录入，形成相对应的条形码，并做好条形码的贴标工作。做好资产管理部门、财务部门和使用部门的三账工作，保证各类固定资产的基础信息档案完善[3]。此外，还应当设置资产软件的系统权限，健全固定资产数据库软件系统。通过现代化信息技术，结合学校自身特点，设计与自身管理相符的资产管理系统，做好固定资产管理工作。通过固定资产管理数据库的建立，可有效通过扫码查询、编码查询和修改资产信息，提高固定资产管理工作的便捷度，提高管理效率。

（四）选择合适的信息管理软件

不同的公立中学都有其独特的固定资产管理特点，因此，在建立信息化管理系统的过程中，学校不能够完全借鉴其他的信息管理系统，更应当结合自身实际情况，选择合适的信息管理软件，为固定资产信息化管理工作创造良好环境。在选择和研发信息管理系统软件的过程中，应当尽可能扩大信息系统的应用维度，避免其仅局限在信息管理系统的录入、存储等基本性功能，而是要以此为基础，将功能丰富至固定资产的采购、调剂等各环节管理工作中，使其在软件系统中发挥作用，实现固定资产信息管理全过程控制，确保信息化管理的全面性和准确性。对此，公立中学可以加强与软件公司的联系与合作，充分了解学校的固定资产管理需求与要求，以先进的管理理念和先进的管理技术，研究开发出适用于本校的信息化管理系统，使得该系统具有更高的可行性、开放性和透明度，为固定资产信息化管理工作提供有力支撑。

（五）加强各部门信息共享

受到多种因素的影响，公立中学的固定资产管理系统与财务部门间的固定资产数据信息会存在不一致的问题，因此，要想推动固定资产信息化管理，就必须加强各部门间的信息共享和沟通，打破信息孤岛，实现信息对称。对此，应当在学校的各主管部门与相关使用部门之间建立信息沟通渠道，如在资产管理信息化系统当中，创建单独的查询用户，以供上级主管部门和财务部门间的信息沟通，使其能够随时监测到资产的动态变化情况，保证信息获取到位，有效避免信息不对称问题或会计核算的延迟问题[4]。此外，公立中学的固定资产管理工作不仅涉及校内各部门，还关乎学校、主管部门和财政主管部门三方之间的关系，三方间需保持有效及时的沟通交流，因此，公立中学应更多地与教育主管部门和财政主管部门之间取得联系，向其征询管理意见，通过信息管理系统，调研学校管理情况，并根据实际情况具体分析，切实解决管理问题。

（六）利用信息化手段清点固定资产

固定资产的清查盘点在其管理过程中具有重要作用。首先，公立中学应建立完善的固定资产清查盘点制度，以查清固定资产使用情况、报废资产情况等作为根本目标，保证账实相一致。实现清查工作常态化管理，对于清点过程中发现有盘亏、盘盈或毁损等情况，要及时上报至资产管理部门。部门内部要定期做好盘点工作，利用信息技术手段，保证盘点的全面性和准确性，并将定期盘点结果上报至资产管理部门。资产管理部门还应当与财务部门和相关监管部门联合成立固定资产清查盘点小组，对学校内的固定资产定期全面清查，并利用信息沟通渠道保证判断结果交流共享。对于清查盘点中所发现的问题，要做到及时有效地处理，对毁损的固定资产及时办理相应的审批手续，以合理的方式处置销账；对盘盈固定资产，要明确其使用来源，若属于捐赠或无偿调入，需立刻补办入账手续；对于盘亏的固定资产，要及时核实使用登记情况，并追究到相应的责任人，做好相应的销账手续，确保固定资产的合理利用和盘点到位，保证固定资产利用管理得当。

（七）强化固定资产信息化监督

强化固定资产信息化管理监督，是保证信息化管理工作落实到位，按照要求规范管理的关键。一定坚持财产物资管理与财务管理，实物管理与价值管理，安全完整与注重绩效相结合的原则。公立中学可通过固定资产信息化管理，登记并科学分类不同的固定资产，并建立物品身份证信息，以便于相关使用部门和资产管理部门定期盘点和清查资产的使用情况，检查核对资产的存量，实时监控固定资产的动态变化情况，确保资产记账的准确性，保证账与实物相符，保证资产利用的合理性，避免资产流失。利用现代化信息技术，可有效提高管理水平，以技术手段弥补固定资产的报损漏洞，使得资产管理过程变得更加透明化和规范化，从根本上避免固定资产处置漏洞或不规范的问题，确保公立学校固定资产保值、增值[5]。公立中学还可成立专门的监管团队或部门，针对固定资产的管理情况进行定期监督检查，保证学校各相关部门的协调统一，优化整合各类资产资源，确保固定资产资源能够充分、高效利用。

（八）建立高素质信息化管理队伍

高素质信息化管理队伍是公立中学实现固定资产信息化管理的必要条件，为信息化管理提供人才力量。会计人员和资产管理人员的综合能力素质直接关乎学校内的固定资产管理工作质量与效率，学校应不断通过培训和讲座交流等方式，提高会计人员和资产管理人员的专业技能，使其不断更新知识体系，学习掌握新的技术技能，提高管理队伍的信息化管理能力。同时，要综合提高管理人员的责任心、稳定性等，由专门的人员负责培训考核，激发管理队伍的责任意识。为进一步建立优秀队伍，提升管理队伍的能力素质，使其意识到固定资产信息化管理的重要性，还可完善考核评价机制，将固定资产信息化建设和管理成效与管理人员的薪资待遇、职称考评相关联，提高管理人员的工作积极性。考核评价机制的设置，应当定期指导和评价各方面管理工作，检查相关管理制度的落实情况，并对各部门、责任人所负责的资产详细核对、清查，奖惩结合的方式，保证考核评价的有效性和工作性，切实提高管理人员的思想、能力素质，使其不断提升专业化水平和信息应用能力，建立高素质固定资产信息化管理队伍。

结语

综上所述，固定资产信息化管理，有助于解决公立中学传统固定资产管理信息不准确、资产管理制度不健全、效率低下、资产闲置等问题，使得固定资产的管理更为规范和标准，统一进行固定资产的信息存储和查询等工作，保证固定资产充分合理地利用。基于此，公立中学可通过健全固定资产管理体系、明确统一的分类标准、建立固定资产管理数据库、选择合适的信息管理软件、加强各部门信息共享、利用信息化手段清点固定资产、强化固定资产信息化监督、建立高素质信息化管理队伍等策略，实现固定资产的信息化管理，提高管理质量与效率，不断完善学校固定资产管理工作。