“五个强化”做好国企档案管理工作

文/廖 建

档案是国有企业极其珍贵的资源，档案的保密管理和开发利用对于国有企业发展尤为重要。新时期对保密工作提出了更新更高的要求，档案管理也不例外。如何做到档案保密与开发利用的协调统一，开创档案资源开发利用新局面，是当前国有企业档案管理工作面临的一个亟待解决的问题。笔者结合工作实际，认为要走出“重保轻用”的误区，注重“五个强化”，促进档案保密与开发利用有机统一。

强化观念更新，提高思想认识。从事档案管理的人员要解放思想、更新观念、善于创新，破除“重管轻用”的观念，克服“无所作为”“不求进取”等消极思想认识。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了开发利用，是有时间、地点、范围限制的利用。如果不利用，只会失去保密的意义，失去档案本身的价值。因此在理清档案保密与开发利用的关系的基础上，要改变传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时做到档案的科学利用，及时区分保密期限，严格划清活密与死密的界限，确定哪些档案可利用，哪些在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，使其达到最大限度开放利用的目的。

强化组织领导，压实责任链条。要严格实施“统一领导、归口管理、各负其责”的管理体制，坚持“谁主管，谁负责”和“谁产密、谁定密，谁使用、谁管理，谁泄密、谁负责”的原则。各级保密委员会要抓好保密工作的主体责任，以求真务实的作风，加强对本单位档案保密工作的指导。从事档案管理和开发利用服务工作的档案管理人员，是档案利用活动的直接贯彻和执行者，对档案的安全管理和使用负有直接责任。档案资料的保存应相对集中，避免档案的分散保管造成的档案管理和使用不便，做到档案管理工作有条不紊进行，对出现的问题能有章可循，有处可查。在对涉密档案的管理过程中，要专人专管，明确档案管理人员的岗位责任，杜绝违规违法行为发生。

强化制度执行，做到有章可循。各项规章制度的完善无疑是做好档案保密工作的前提条件。国有企业应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定自己相应的制度，用规章制度对档案管理工作中的收集、整理、利用、保管等工作进行约束监督，使涉密档案的管理工作有法可依。在档案利用的工作中，要根据自身档案管理的实际情况和档案保密工作的相关要求，按照不同层次需求，制定不同的利用规范标准，通过系统分级权限设置、密码口令、加密传输等措施，加强保密流程的安全管理。按照密级不同，开放不同权限，既能充分满足档案的保密性要求，又能方便档案查询利用。

强化队伍建设，提升人员素质。档案管理人员的基本职责，即要使档案资料保存的完整性与安全性得到有力保障。作为档案管理人员，要具备较强的工作责任心，保证档案的规范性、完整性、系统性，禁止一切可能导致档案缺损、破坏的现象发生。因此，国有企业要加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员不仅要掌握专业知识，还要具备较强的责任心及较高的政治素养与综合素质，同时还应当在枯燥的工作中灵活应变，善于将工作经验进行总结、提炼，再重新运用到实际工作中去。

强化技术防范，积极应对挑战。新时期的档案保密手段光靠“锁好柜子”“管好嘴巴”，已无法适应工作需要。要特别关注网络信息安全的保密管理，依靠科技进步，发展保密技术，是做好保密工作的重要前提。必须大力加强技术检查和技术防范，不断提高保密防范能力。要重视档案库房装具、监控设施等管理手段的优化，努力实现安全、规范、自动化管理，从整体上提高与高科技窃密相抗衡的能力。同时，还要抓好互联网的防泄密工作，严格落实责任制度，定期进行网络信息检查，确保“涉密不上网、上网不涉密”。