社会保险业务档案管理系统深化应用策略探讨

郑海伟

摘 要：社会保险业务档案真实记录了参保单位和参保人员的社会保险权益情况，是确定参保人员享受社会保险待遇的有效凭证管理系统。其深化应用有重要意义。本文从坚持问题导向，细化工作方案；坚持目标导向，优化系统功能；坚持效果导向，强化维护保障三个大的方面探讨了社会保险业务档案管理系统深化应用的策略。

关键词：社会保险；管理系统；深化应用

社会保险业务档案真实记录了参保单位和参保人员的社会保险权益情况，是确定参保人员享受社会保险待遇的有效凭证，是实现为参保人员“记录一生、保障一生、服务一生”目标的重要保障。社会保险经办机构要适应信息化时代发展和业务需求，聚焦档案工作存史资政育人的作用，深化应用社保业务档案管理系统，加快社保业务档案工作数字化转型，不断推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化。

1 坚持问题导向，细化工作方案

1.1 调查研究，明确方向

当前，网络信息技术已全面融入社会生活，在社会保险经办机构各项业务中得到深度应用，社保业务档案同时存在纸质和电子载体两种形式。在传统档案管理工作模式下，档案管理效率、信息利用率较低，不能及时有效发挥社保业务档案的作用。为提高社保业务档案管理水平，满足社保工作发展需求，加快档案信息化建设成为重要途径。深化应用社保业务档案管理系统平台，要以档案信息化技术为支撑，通过加强顶层设计，明确管理措施，优化功能设计，加大保障力度，使档案管理能够更好地服务社保经办业务，满足各方面需求。

1.2 统筹规划，协同推进

成立深化应用社保业务档案管理系统专项工作小组，具体负责工作规划、制度制定、实施推进等。要将社保业务档案管理系统深化应用纳入档案信息化建设整体规划，明确相关部门职责，建立完善沟通协调管理机制，制定系统深化应用工作方案，坚持与社保经办业务管理、财务管理等部门协同推进。深化应用档案管理系统要先做好总体架构、技术方案的设计，充分考虑专业性、实用性，兼顾可扩展性和前瞻性，在此基础上编写深化应用管理系统方案，内容包括目标、措施、步骤、经费、计划等。

1.3 需求牵引，积极稳妥

要深入各部门与各类人员交流，广泛收集应用过程中各方反馈的信息，紧密围绕社会保险经办机构工作实际，结合档案管理和利用需求，认真分析业务拓展、功能优化和系统升级的路径方法，对社保业务档案信息采集、处理、传输、利用能力进行适应性改造提升，深化系统功能应用。积极推动与社保经办业务系统、单位办公自动化系统等相互衔接，实现各类业务全覆盖。社保业务档案数字化要优先对利用率高的档案实施数字化，并注重选取符合长期保存需要的存储格式。社保业务档案管理系统网络架构要有利于信息资源的利用、开发和共享。

1.4 守牢底线，确保安全

社会保险业务档案关系到参保人员的切身利益，管理人员一定要严格遵守相关法律法规和档案管理规范，增强安全保密意识。社会保险经办机构要制定社保业务档案管理系统的工作人员岗位职责、系统运行维护管理制度、社保业务档案管理系统安全与保密管理制度、系统的机房安全制度和社保业务档案数字化加工管理制度等，完善档案信息安全工作机制，强化人防、物防、技防安全措施，提升档案数字资源安全管理能力，配备必要的基础软件、网络基础设施、系统硬件、终端及辅助设备、安全保障系统等。社保业务档案管理系统要按照等级保护标准开展安全建设和登记管理，确保社保业务档案信息安全。

2 坚持目标导向，优化系统功能

建立规范、高效、安全的社会保险业务档案管理新模式，深化应用社保业务档案管理系统功能要坚持实用管用好用导向，设计要适度前瞻，满足社保业务电子档案管理的完整性、真实性、可靠性、安全性要求。

2.1 建立健全管理规范

按照社会保险业务档案管理、数字档案室建设及电子文件归档与电子档案管理的有关规定要求，制定完善档案信息化工作制度和社保业务电子文件归档与电子档案管理制度，制定社保业务各类电子档案元数据规范、电子文件归档与电子档案移交接口规范、电子档案存储及备份规范等。要采用实际应用中比较成熟的档案管理系统标准规范，确保建设标准科学、底层数据库设计合理、编程协议规范、数据存储及传输协议安全。采用技术手段对社保业务电子档案固化，运用数字摘要、电子印章、数字签名、可信时间戳等技術手段，来确保社保业务电子档案的原始性和真实性。比如，完善系统管理功能。加强日志管理，记录档案管理系统用户的登录等信息，在每条日志中至少应记录每次系统的操作时间、对象、用户、计算机、操作类型等属性，并提供对日志的审计、检索、统计等功能；完善系统设置，能够支持对社保业务档案的流程化管理，支持元数据的设置维护，支持代码表的设置维护，能够区分全宗进行管理；严格控制社保业务档案信息资源利用范围，制定严密的信息发布审核制度，严格控制数据访问权限；制定完善的社保业务档案数据移交、接收、销毁等管理规范，制定备份规范，强化用户管理；将社保业务档案管理系统用户与IP地址绑定，建立社保业务档案管理系统管理员、安全保密管理员、安全审计员“三员分立”制度，并为每个管理员设置不同权限，使三者之间能够各自独立、相互制约。

2.2 合理配备设施软件

社会保险经办机构要建有能够满足业务档案管理系统建设所需的网络基础设施，配备用于业务档案管理的计算机、服务器、数字资源存储设备，档案管理系统所专用的服务器和存储设备能够满足高效、安全等要求，并方便扩展、适当冗余。要配备扫描仪、打印机、数码照相机、刻录机等辅助设备。同时，要配备正版网络操作系统、数据库管理系统、全文检索、中间件、光学字符识别（OCR）等基础软件。比如，配备社保业务档案管理系统建设所需基础软件包括操作系统、数据库管理系统、全文检索软件、中间件、数字化加工软件等；安全保障系统主要包括防火墙、漏洞扫描、入侵检测、防病毒软件等；终端及辅助设备包含个人电脑、存放磁盘、光盘、移动硬盘的恒温恒湿防磁柜等。社保业务档案管理系统的网络配置可采用局域网与互联网，但要确保局域网与互联网物理隔离，在局域网上开展社保业务数字档案接收、管理、存储等，在互联网上对社保业务档案进行利用、咨询以及数字资源收集，同时还要保证网络的安全。

2.3 整合提升数字资源

社保业务电子档案应当符合电子文件和电子档案管理的有关业务规范标准要求。要注意收集在档案数字化过程的各种元数据，建立目录数据库要符合各类档案著录的标准规范要求，确保齐全完整。在社会保险经办机构的办公自动化和业务系统中，要配置社保业务归档模块，按照电子文件归档和电子档案管理方面的要求，选择适合的归档格式进行归档，并捕获社保业务电子文件的元数据。社保业务传统载体档案数字化标准规范建设可以参照《纸质档案数字化规范》《录音录像档案数字化规范》等制定。将社保业务纸质档案在扫描成双重PDF的基础上，对纸质档案数字复制件实施全文识别，把图像数据转化为文本信息，便于社保业务档案的检索和开发利用。在实施社保业务档案数字化过程中，要严格规范档案目录建库、档案扫描处理、数据验收存储、数据交换备份、信息安全管理等主要环节，加强对档案数字化工作的全程监督和管理，确保数字社保业务档案的规范安全。在社保业务档案数据挂接完毕后，应根据档号比对是否一一对应，逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字化复制件对应的准确性，已挂接数字化复制件与实际数字化数量的一致性，数字化复制件能否正常打开等。比如，为保证社保业务档案数据质量，可以引入档案数字化监理公司，档案数字化外包公司将加工完成的数据逐批次移交给监理公司，监理公司进行检查，不合格的退回，合格的再移交给社保业务档案管理人员，档案人员再进行抽查，合格的签字确认，不合格的退回。社保业务档案管理部门要与外包公司以及公司工作人员签订安全保密协议，不允许工作人员将手机带入加工现场。要以专业手段封闭信息出口，安装配备全覆盖、无死角的视频监控系统，且视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月。另外，要配备专业的档案数字化安全加工系统，系统可以对数字化的内容进行加密，即使数字化成果泄露出去，打开后也是乱码。

2.4 规范满足法定要求

根据新修订的《中华人民共和国档案法》，电子档案满足“来源可靠、程序规范、要素合规”法定要求，即可获得档案的法定身份，具有“与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”的法律地位。深化应用社保业务档案管理系统要严格按照新修订的档案法中关于电子档案形成和管理要求，规范社保业务电子文件归档和电子档案管理的收集、鉴定、整理、保管、利用、处置等流程；加强电子档案的形成、归档、保存、利用全过程规范化控制，确保各环节程序规范，符合标准规范要求；社保业务电子文件的各项要素要符合电子档案管理相关标准规范，格式标准规范、内容齐全完整、数据组织有序，确保社保业务档案数据质量和效力。比如，依据来源可靠原则，保证社保业务电子档案的真实性和可靠性。在社保业务档案管理系统中确保形成电子档案的组织或个人其身份是真实有效的，防止出现责任者不明确、身份冒用等现象；在社保业务档案管理系统功能设置中要有法定的授权，档案管理人员严格按照职责、操作程序进行文件的处理和办理，不得有超越操作权限等操作；社保业务电子档案的内容、结构和背景要与形成时的原始状况保持一致，确保不发生非法篡改元数据等情况；社保业务电子档案要由可靠的系统软件形成，系统对电子文件实行全生命周期管理，并随时记录档案信息变动情况，验证电子档案的原始性。

2.5 设计完善系统功能

社保业务档案管理系统要按照电子档案管理系统的相关功能要求标准设计，符合结构合理、操作简便、功能完备、安全可靠的总体要求，本着可配置的、模块化的体系结构设计理念，把管理系统从底层的数据结构层，到顶层的业务应用层，整体设计成灵活的系统架构，相关管理人员经授权可对其进行配置和修改，从而实现理想的操作效果。深化应用系统应选择具有涉密管理系统集成资质的企业，由专业开发社保业务电子档案管理系统的企业完成设备技术投入、系统构建升级等。系统功能不仅能覆盖社保经办工作的大多数业务，还能支持社保机构各类业务系统，通过归档接口实现系统之间的信息交互集成、数据共享。社保业务档案管理系统应实现档案管理自动化，能够完成档案信息管理、日常业务管理、数据导入导出、信息审核维护、检索查询利用、操作日志管理等业务工作。比如，深化应用社保业务档案管理系统，可以通过不断升级完善系统功能，将社保业务的文书、科技、照片、录音、录像等各门类的档案有机组织起来，利用知识管理、大数据等理念和技术，创新社保业务档案利用方式和方法，对社保业务档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为参保单位和参保人员提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。

3 坚持效果导向，强化维护保障

3.1 加强前端控制

要坚持前端控制，强化源头治理。加强对社保业务电子文件的全过程管理，采取有效措施确保社保业务电子文件应归尽归，在归档过程中做到真实、完整、可用、安全。建立健全社保业务档案工作体系，制定档案工作规章制度和业务规范，纳入领导责任制和相關人员岗位职责，加强社保业务档案形成过程的管控和考核。注重实时收集社保经办过程中的各类文书资料、业务报表、台账、会计凭据等，并及时整理和归档。社保业务档案管理系统要嵌入社会保险经办机构制定的电子文件分类方案、归档范围与保管期限表，在电子文件形成时实现自动鉴定、整理和归档。

3.2 加大经费投入

社会保险经办机构要充分认识社保业务档案工作数字化转型的重要性和必要性，将深化应用社保业务档案管理系统的建设、管理、运维、升级和档案数字化等费用纳入单位预算，积极申请专项资金，多渠道筹措经费，加大资金保障力度。要参照档案管理系统运行维护的相关标准规范要求，持续维护升级，数据动态更新，保持系统平稳运行。同时，在深化应用档案管理系统建设过程中，要做好深化应用档案管理系统工作的过程控制和项目验收，确保资金使用精准、安全，提升资金使用绩效。

3.3 注重人才培养

要加强档案信息化人才队伍建设，注重培养既熟悉社保业务档案工作，又能熟练运用信息技术的档案人员。采取大力引进档案信息化专业年轻干部，与档案信息化建设专业技术人员交流学习，定期组织参加档案业务培训、观摩活动、专业论坛，邀请专家授课、现场指导，总结交流档案信息化提升社保业务档案管理成效的案例等，在档案工作岗位上不断实践提升，增强人才培养的针对性、实效性，提高社保业务档案管理人员的综合素质和业务能力，为进一步提升档案信息化水平提供人才保障。

3.4 加快转型升级

做好档案收集、数据汇总统计与建档工作，电子业务材料能够以在线和离线两种方式实现在社保业务档案管理系统中归档。通过深化应用业务数据收集、利用的网络平台，积极探索利用大数据、云计算、区块链、人工智能等信息化技术，研究智能化的社保业务档案利用方式，对档案信息资源进行资源整合和价值挖掘，把信息化技术渗透到社保业务档案管理各个环节，创新档案管理模式，为利用者及时提供全面、准确、快捷的档案查询利用服务，以深化应用社保业务档案管理系统为基础，加快社保档案工作数字化转型。