机关单位办公室行政管理工作研究

文/吉林铁路运输检察院 徐安然

随着我国中央、地方政府部门工作职能逐渐分化，各机关单位内部改革工作也处于持续推进状态，连带社会管理体系随之发生相应改变。此时，“机关单位办公室”作为政府部门平稳运转中重要支持部门，如何做好行政管理模式的转型升级，让管理与时俱进，顺应时代发展进程，就成为重中之重。但是，结合现下部分机关单位办公室的行政管理工作现状来看，仍旧存在较多不足之处，影响行政部门管理工作效率及质量，有待后续地更新和完善。鉴于此，本次研究展开具有重要现实意义。

一、机关行政管理概述

机关单位办公室行政管理工作内容，主要指代的是机关单位内部各项事务管理等工作。新时期，机关单位规模随之扩大，导致办公室行政管理工作构成越来越复杂，办公室行政管理工作流程想要平稳运行，必须明确各工作人员职责，制定管理办法时，也要求各项条款必须符合机关运作需求。因此，应该从多个方面去探讨机关行政管理工作的重点。首先，按照不同部门工作需求，主动融合多个部门领导的工作任务，协助领导制定一系列更完善的规章机制。其次，处理机关单位内部公文或是各项电子政务时，还应该结合单位各项规章制度为任务执行流程设计提供指导。此外，机关单位需要举办各类会议时，需要积极做好会议统筹及安排，制定突发事件预警机制及保障措施，尤其应该针对机关单位重大事件做好监督，并在事后协助调查。

二、机关单位办公室行政管理工作开展的意义

（一）利于提升信息传递高效性。办公室行政管理部门运转实际功能体现在上下级的信息传递，是机关单位平稳运行的重要枢纽，不仅能深刻解读上级部门信息，还能够精准传达上级精神，为下级单位更好地执行任务提供指导。一方面，机关单位办公室的设立，可以为机关领导班子做各项决策提供一定参考，确保命令下达后，顺利执行到位。另一方面，作为办公室行政管理人员，还应该监督基层人员任务执行期间各个阶段工作情况，及时将各部门出现的问题向上级部门作出准确反馈，为任务完成效率提升带来帮助。

（二）利于多个部门间关系协调。一个组织想要保障正常运行状态，配置全面且具有统筹功能的办公室作为组织运行的“润滑剂”必不可少。办公室行政管理人员日常工作中，需要为上级、下级之间建立起更加有效的沟通渠道，为部门内员工之间的矛盾化解提供思路，确保机关单位内上下级之间可以准确、高效地完成工作对接。此外，机关单位办公室在传递信息时，也应该从信息传递的伊始阶段，就把控好信息传递及时性，确保可以将各个部门之间存在的矛盾或冲突化解掉。例如，在机关单位上级下达命令后，各部门执行时可能会出现个别人，为了自身利益而做出错误决定，影响机关单位工作完成质量。此时，办公室行政管理人员应该介入，做好协调和监督工作，达成“想领导所想、做好各程序超前服务”目标，为任务快速完成起到促进作用。

（三）利于助推机关单位实现高质量发展。机关单位是指行使国家权力、从事国家管理工作的相关部门，该类部门管理水平及能力，将直接与群众切身利益产生关联，甚至会关乎国家在国际上的名誉。因此，想要完善机关单位办公室行政管理机制，就必须制定更为健全、完善的行政管理机制，培训管理人员综合素养，才能真正将机关单位办公室行政工作开展作用及价值发挥出来，最终为机关单位实现高质量发展目标起到促进作用。

三、机关单位办公室行政管理工作质量提升研究

2022 年，笔者所在检察院办公室，在院内党组织领导下，全面就《最高人民检察院关于加强新时代检察机关办公室工作的意见》做深入解读，以此发扬文件精神，将办公室的综合管理价值与作用发挥出来，凸显出办公室督促检查与综合协调乃至政务保障等职能。为此，重点作出下述办公室行政管理工作优化。

（一）突出政治引领，加强组织建设。院内党支部自成立以来，一直坚持将学习贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想及系列讲话精神，并将其作为办公室工作开展的首要政治任务。因此办公室在组织建设方面，作出了如下改进：1.累计召开全体党员大会8次，支委会5 次，主题党日活动5 次，专题党课1 次。2.规范e支部平台建设，线上线下管理结合，对党员信息、支部信息进行日常维护；11 月初，开展“检社共建”活动，组织全体党员深入社区，召开座谈会，同社区工作者围绕“检企共建，为民服务”进行交流，走访慰问贫困住户，为进一步做好互建活动奠定了坚实基础。3.支部坚持做好党员日常管理工作，加强对入党积极分子培养，严把发展党员政治关，目前第一党支部现有党员6 人，预备党员3人，发展对象1人，积极分子1人。

（二）狠抓素质提升，加强队伍建设。办公室结合“质量建设年”工作要求，积极开展本条线精细化岗位练兵，以提升整体工作水平为目，开展了以保密、档案、计算机操作、报表填报、财务规范化等为主题的岗位练兵。在岗位练兵发展中，坚持将解决实际问题作为工作重点，培养办公室干警在工作中第一时间发现、分析并解决问题。同时，还借助于岗位练兵活动的组织，进一步提升办公室全体人员的责任意识、纪律规矩意识和自身能力水平，增强队伍凝聚力，营造积极、健康的良好工作氛围。

（三）抓好“质量建设年”落实，全面开展各项工作。1.做好信息简报工作，加强公文审核。办公室全年共起草文稿90 余份，报送工作简报41 篇，其中3 篇工作简报被分院转发，1 篇被省院转发。在公文处理方面，对业务部门上报简报、院发文严格把关审查，缩短办理时限，重视行文质量，日常发文重点围绕检察工作，仔细反复推敲审核，不断提高公文审核水平及起草文稿质量。2.做好信息技术工作。吉林铁路运输检察院今年共完成8件技术协助办案和3件公益诉讼技术支持工作。按照省院和分院的要求，完成2.0系统后台的配置工作，并在日常办案中根据本院实际情况及时调整，解决业务部门在使用中遇到的困难，有效地满足了办案需求；在统一业务2.0 配套终端方面，采购并安装完成15 台国产化终端和国产打印机；按照省院工作部署开展网络安全检查，确保所有内网终端和检察工作网终端都有安装防病毒软件并及时更新。3.做好财务工作，加大经费装备保障力度。本院在财务管理方面，做到了财务制度健全，日常账务处理及时，财务报销凭证符合规定，报销审批流程完善，结余结转资金及时上缴。除完成日常财务工作，今年院内共接受3 次重大检查，包括驻省院纪检监察组联合省院机关纪委、审计部开展纠治“四风”专项监督检查、省院计划财务装备部联合审计部进行的重大项目和法警津贴专项检查以及铁检分院委托长春红岩会计师事务所对院内开展的2021 年财政财务收支情况的审计检查。检查中，院内均积极支持与配合，能够按照检查组要求，将相关会计资料如实对外呈报，以此为检查工作顺利推进提供支持。检查中指出的如验收单应为双方签字、检察文员及聘用人员工资表应有对方公司盖章、食堂出入库设置不科学、车辆加油本签字不完整、应加强低值易耗品的管理、固定资产盘点不应流于形式、严格落实先审批后采购原则等几点问题建议，院内均已认真整改并提交了书面报告。4.做好档案管理工作。院内严格贯彻落实检察档案归档制度相关要求，及时收集、整理各门类档案，完成档案数字化工作，现已完成2021年归档工作。具体的办公室档案管理工作实务处理如下：（1）文书档案共计归档329件，完成数字化扫描8191页。其中永久归档89 件，完成数字化扫描1942 页；定期30年归档160 件，完成数字化扫描5310 页。（2）定期10 年归档80件，完成数字化扫描939页;诉讼档案共计归档44卷。其中：永久8卷、60年21卷、30年15卷；会计档案共计归档43卷。其中永久1卷、30年42卷；音像档案共计归档7 张，其中影像光盘1 张，公安光盘3 张，认罪认罚同步录音录像3 张。（3）照片归档共56 张；科技档案共计归档4 件。其中科研归档4 件；实物档案共计归档1件。（4）此外能够做到充分完善服务，发挥档案价值，今年共接待查档18 人次，查阅卷宗210 余卷。5.落实机要保密责任，强化保密作用。按照省院、分院工作部署，院内多次开展保密培训教育工作，对现有微信群进行统计备案，制定微信群内信息发布审查机制和《微信发布保密审查表》；全面排查清理院内互联网涉密敏感信息，对院内微博、微信公众号、抖音和今日头条等互联网账号进行检查，未发现有违规现象；召开全院大会学习保密知识1次、组织各部门自学密码法和工作条例1次、以视频形式参加省院保密培训1 次；严格密码装备列装、使用、报废和安全保密管理，按照上级要求，对院内机要通道和机要终端将进行升级，目前已完成机要终端的软硬件采购工作，后续等待省院统一组织培训后进行安装测试工作；规范机要通道系统的使用管理，本年度共计接收一级机要通道文件363份，二级机要通道文件325份，纸质机要18份，邮寄机要文件共35次、35件。6.开展综合协调工作。院内办公室在做综合协调工作时，重点主要体现在下述几个方面：（1）重点围绕检察政令和检察长办公会等重要会议的筹备组织，加强统筹协调，确保落实力度和效果，今年共计召开检察长办公会7次，完成各类会议保障40余次。（2）以“我管”促“都管”，提升督察督办实效。对涉及全局、全院性的工作，主动牵头，完善任务分解、跟踪催办落实。在推进院内“质量建设年”工作部署上，办公室主动发挥协调履职作用，通过“五化工作法”等督办方式推动各部门抓好落实。（3）建立应急报告机制，制定院内上报紧急重大信息流程，明确上报事项、报送实效、联系人等，确保发生重大突发事件、涉检网络舆情、办案安全事故等，第一时间向院领导做请示报告，提升处理方案的稳妥性。（4）扎实做好检务保障工作，全年共计出车337次，其中市内出车263次，长途出车74 次，累计驾驶里程24028 公里,累计加油22175元，均做到了安全行驶，无违章，零事故。

四、机关单位办公室行政管理工作亮点及未来发展

（一）工作亮点。今年办公室在自身建设方面取得新突破，徐安然同志撰写的《吉林铁路运输检察院走进社区共同开展“检社共建”主题党日活动》在凤凰网、中国吉林网发表。修博文同志的摄影作品在吉林省直机关工委组织开展的“喜迎二十大·建工新时代”省直机关职工微视频、摄影比赛中荣获摄影作品优秀奖。

（二）未来发展。一是进行检察专网分级保护测评和风险评估工作，持续推进涉密网络保密系统建设。二是完成机要通道和机要终端升级，按照省院安排统一进行安装测试工作。三是进行2 楼电视电话会议室改造工作，将系统化更换终端设备。四是坚持以文辅政，加强综合文稿起草工作，积极打造文稿起草骨干，不断提升稿件质量水平。五是在财政持续缩减预算情况下，以节约、高效、规范的工作流程确保各项经费使用落实到位，充分利用预算一体化中各项经费数据，做好我院财务助手角色，提高资金使用率，为本院工作发展供给物质保障。

五、结语

综上所述，机关单位办公室运行过程中，想要进一步提升工作质量，首先应该突出政治层面的引领，以此针对组织建设加以强化，促进办公室管理职能全面发挥作用。其次，围绕“素质管理”为重点，注重机关单位办公室队伍内部建设，拔高办公室团队综合素质水平。此外，还应该全面落实“质量建设年”方案，以此保障院内办公室各项工作顺利落到实处，为机关单位整体管理水平提升奠定基础。