ERP系统在服务业企业的应用分析

刘富丽

［摘 要］随着信息技术的发展，ERP系统被越来越多的企业所应用。通过科学的管理体系，能够提高企业资源配置的规范性，解决传统管理模式下企业管理工作中存在的问题。ERP是一种先进的管理工具，企业要充分发挥ERP的作用，就要解决ERP在使用中所存在的各类问题。服务业企业推行ERP，能够让企业的各项信息实现一体化集成，大幅提高企业管理工作的规范性以及管理流程的合理性。ERP体系是企业中复杂的系统，本文主要对企业实施ERP环节时存在的问题进行探索。

［关键词］ERP；服务业企业；信息化

［中图分类号］F27文献标志码：A

近年来，服务业企业在高速发展的同时，企业之间的竞争也越来越激烈。企业要想在市场中站稳脚跟，就要优化自身的管理体系，实现对人员的分工及对资源的整合。ERP作为企业重要的管理系统，能够让企业的工作流程实现高效化与一体化管理，达到数据共享的目标。长期以来，企业将执行ERP管理体系的工作侧重点放在对数据的查询方面，没有通过ERP实现对资源的全方面整合。企业要想充分发挥ERP的价值，就要加强对ERP系统的研究。

1 ERP的作用

第一，有效提高成本管理工作的效益。在传统的管理模式下，企业在月末通过财务对成本数据进行核算，虽然能够起到记账作用，但是无法实现对成本流程的有效控制，再加上信息流通不足，各部门之间的交流不足，无法帮助企业提高成本管理水平。企业引入ERP系统之后，要转变传统模式，避免人工核算导致效率低下的问题。借助先进的信息技术，企业能够精确掌握各环节的情况，并通过对各类数据进行分析，让企业成本信息更加精确，大幅提高了企业成本管理的水平。同时，借助ERP系统在企业的应用，让信息流通更加顺畅，有利于企业管理者根据管理工作的要求作出科学的管理决策。

第二，优化往来账款管理。往来账款管理是企业对应收账款及应付账款的管理，也是传统财务管理工作中的重要管理问题。在传统的企业财务管理体系中，仅能依靠人员查询往来账款情况，通过人工进行核销，在此过程中会耗费大量人力物力，且信息存在滞后性，无法准确掌握财务状况。再加上服务业企业通常往来账款笔数较多，难以实现对款项及时的掌控，可能会导致企业资金周转不畅的问题，不利于企业作出最优的决策。在应用ERP体系的模式下，通过应收账款和应付账款模块，能够对往来账款进行管理及核销，让企业能够清晰地掌握往来账款的现状。首先，在应收账款模块使用ERP系统，能够对客户的情况形成准确的记录，了解客户的还款情况，全面收集客户的相关信息，为企业提供及时、准确的应收账款账龄等方面情况，帮助企业开展账款的催收工作。例如，对于物业管理企业而言，在物业管理的项目中会存在客户不及时支付物业费的问题，借助ERP系统能够掌握不同客户具体的回款情况，帮助企业形成科学的催收安排。其次，在应付账款中对ERP系统进行使用，能够有效简化流程。ERP系统能够实施发票处理及采购管理，监控企业采购、进货、验收等环节工作的流程，简化对账环节，提高工作效率。同时，在应付账款的模块中，借助ERP系统企业能够根据不同供应商的情况向供应商支付款项，帮助企业树立良好的信誉，为企业在未来争取更大的优惠以及折扣提供支持。

第三，改进财务报表编制机制。在ERP体系应用之后，财务人员在编制财务报表时，花费的时间、精力大幅下降。人员每月仅需要少量的时间就能够生成报表，解决了以往模式下财务人员在每月需要耗费大量时间开展基础核算及对数据进行整理的问题。

第四，对于其他方面的作用。ERP系统作为一个全面的管理系统，包含总账系统、库存系统、采购系统、成本系统等，相关系统为财务工作各个环节都能提供有效支持。首先，借助ERP系统能够执行预算控制。在预算执行环节中，若出现了预算执行偏差的问题，能够针对存在的偏差制定灵活整改机制，帮助企业结合预算工作环节的各项工作情况形成对流程的有效控制。其次，借助ERP系统实现数据管理，让企业数据得到一体化整合，对各类数据进行有力控制。最后，借助ERP系统对企业的财务进行分析，能够让企业进行多维度、多方位的分析。通过系统分析得到的财务数据，更加符合企业的发展方向，并通过对各个维度数据的对比，能够帮助企业了解工作各环节的情况。

2 ERP系统在服务业企业应用的问题

第一，基础管理不完善。在ERP系统应用时，要明确人员的基础工作要求，实现对岗位流程的合理调整以及对工作架构的转变。但是部分企业的岗位责任未实现有效调整，企业的人员分工不适应ERP体系发展要求。ERP系统模式下人员的工作未实现转变，导致企业整体的财务工作效率较低。

第二，未实现信息共享。ERP体系建设的本质目的是实现信息共享。很多企业虽然建立了ERP系统，但是对信息共享力度不足。例如，无法通过ERP系统对各类数据进行分析、对比，数据处理的效率低下。

第三，核算管理体系粗糙。企业在执行管理环节时，要借助ERP体系实现核算管理。但是很多企业的核算工作仅能实现记账功能，无法通过财务掌控业务第一线状态。

第四，参与业务的配合力度不足。ERP系统的最终目标是实现财务和业务的一体化管理。但是很多企业在ERP系统的模式下，财务和业务之间仍然存在明显的隔阂，财务未参与到业务流程第一线为业务提供支持。

第五，内部控制不严谨。在ERP系统下，内部控制管理环节发生了改变，企业可以通过制度约束控制流程。但是部分企业的内部控制机制不完善，很可能产生人员利用ERP系统漏洞舞弊的风险。

3 ERP系统在服务业企业应用的建议

3.1 优化基础管理

传统的电算化仅是将人工核算由系统进行处理，数据来源的及时性和准确性没有得到提高，财务工作的本质没有发生改变。ERP系统的出现有效解决了这一问题，通过建立统一、规范、标准的数据接口，对数据实现共享。企业的各类信息实行前移，财务核算的数据能够通过业务模块直接录入，通过数据的流转自动生成凭证和报表。企业的基础核算人员能够解放出来，参与到管理会计的过程中。在ERP系统下，企业财务岗位中的职责主要有以下调整。首先，优化财务分析职能。传统财务分析不具有时效性，财务人员仅能对数据进行简单分析，无法帮助服务业企业掌握工作的状态。在建立ERP系统之后，财务核算的需求大幅下降，财务人员的分析需求不断提高［1］。通过科学的财务分析机制，能够让财务参与业务流程第一线，检查业务环节存在的问题及不足，从而制定科学的解决策略，为企业优化工作提供支持。其次，对成本核算进行调整。在建立ERP系统之前，企业成本的核算方法是实际成本法，成本核算较为粗糙。在当前服务业企业所涉及的业务流程较为复杂，ERP系统能够帮助服务业企业由实际成本法转变为作业成本法。作业成本法的成本核算相对较为复杂，但是借助ERP系统能够由系统自动完成核算，大幅提高成本核算的效率。企业的成本管理岗位仅需要结合核算结果分析不足之处以及分析成本变化的成因，从而帮助企业更为合理地利用内部的资源，实现对成本管理流程的优化和整改。最后，增加内部审计岗位。在应用ERP系统之后也会带来新的风险，包括内部人员利用计算机系统舞弊等风险。为确保企业的风险得到有效控制，企业要形成完善的内部审计机制，對ERP系统运行的合规性进行定期审计检查，以确保信息系统的运输稳定，避免人员钻漏洞的问题。

3.2 实现信息共享

第一，借助ERP系统消除“信息孤岛”。财务信息化的核心是借助信息系统对各类资源进行整合，以达到提高管理效率的目标。通过ERP体系的应用，能够让企业的各类信息实现共享，实现资源价值最大化的目标。在传统的管理模式下，各部门信息存在“信息孤岛”的问题，主要原因是不同系统由不同的软件公司开发，各类信息无法实现顺畅的录入和输出。在建立了ERP系统之后，能够帮助企业实现信息的集成以及对资源的合理调配，建立不同系统之间的接口，以此对信息流、资金流进行管理，最大限度地使用企业内部的各类资源。各项业务模块中的数据能够通过ERP系统实现及时流转，同时在数据流转过程中也会同步形成财务信息，让财务信息第一时间对业务环节进行监控。通过这一方式能够让企业第一时间掌握业务流程的具体状态，大幅提高企业的管理效率，实现信息化管理的目标。

第二，利用信息共享开展财务分析。传统管理模式下会计信息仅有少量的数据，利用少量的数据为企业工作提供的决策支持价值有限。企业要耗费大量的人力、物力对数据进行集成和分析，无法帮助服务业企业提高效益。在市场环境日趋复杂的当前，企业要时刻掌握经营的状态，并对各类信息进行实时优化和整改。在数据的提供方面，ERP系统和传统财务系统相比，其优势是数据更具有层次性。企业的各类数据能够在ERP系统中进行集成和共享，转变了传统由人力整合数据的方式，通过数据共享满足不同层次人员对数据分析的要求。例如，企业可以根据自身的需求设定不同维度的分析机制。在ERP系统中，企业的业务数据在每个业务流程开始时就可以通过ERP系统进行提取，对各模块之间的各类信息进行整合，以满足企业多层次分析的需求。借助ERP系统能够建立庞大的多维度数据库，让企业及时获得有价值的信息。

3.3 完善核算管理

企业的会计核算主要是对企业的经济活动变化过程进行反映。在传统的核算模式下，核算与业务相互分离，企业人员只能根据会计准则做到对各项数据的管理，但是各项业务信息进一步流转之后，无法找到相关业务信息状态。借助ERP系统的应用，能够大幅提高企业核算的精细度，让企业活动中所有的原始凭证都能够通过信息系统汇集到财务模块，并让财务模块掌握每一个环节的动态，财务人员仅需简单操作就能够形成记账凭证和总账，在降低工作量的同时提高了管理的准确性。在管理流程中只要有业务活动发生，就能直接反映到核算模块中，达到财务和业务一体化管理及财务对业务活动掌控的目标。例如，传统的核算数据包括主营业务收入、主营业务成本、应收账款等相关科目，但是由哪类服务产生的应收账款及应收账款的账龄无法准确体现。企业要单独设置应收账款明细账来登记应收账款的状态，还要编制销售报表来记录销售明细，核算的数据不具有时效性。在建立ERP系统之后，在发生收入环节业务时，客户各类数据包括客户名称、地址、营业执照等信息在录入系统之后能够由系统进行自动记录，后续发生收入及客户的情况能够形成客户详细信息，包括应收账款状态等方面的明细。企业的财务人员通过系统能够掌握业务环节具体的情况，帮助企业制定更加科学的催收决策，最大限度地保障财务信息的完整性和准确性。

3.4 实现业财融合

传统财务管理的职能是对企业经营管理活动进行核算，财务信息和业务信息之间相互分离，无法实现业财融合工作的要求。借助ERP改变传统状况，能够让财务信息和业务信息整合，将核算会计向管理会计转型，实现由事后核算转变为事前预测与事中监控，有效提高企业财务管理工作的精细化程度，实现为业务部门的管理决策提供支持的目标。在ERP系统下，将企业管理系统分为相互协作的子系统，包括核算监督、管理等系统，有效提高企业的管控能力。企业的所有财务信息来源于企业的业务信息，各项管理模块包括企业的财务核算、费用管理、往来管理、资产管理、资金管理等都能够实现集中管理，达到信息互通的目标［2］。例如，企业完成销售，通过销售模块流转到企业的往来模块中，能够让企業的财务部门掌握收入的状态以及往来款项的情况。企业的收入发生变动时，能帮助企业分析收入变动的成因，分析是由销售人员还是市场经济导致的问题。同时，通过对应收账款进行分析，能够帮助企业找到回款不力的原因，并制定科学措施，强化回款的及时性。通过ERP系统，各模块数据能够准确传递至财务模块，并由企业的财务人员借助科学的分析措施透视业务环节的情况，找到企业业务流程中存在的问题，针对问题对症下药，解决管理工作的不足。

3.5 强化内部控制

第一，形成完善的管理制度。ERP系统为企业提供有效的数据共享功能，各类数据都能够通过ERP系统进行集成。但是，企业在使用ERP系统的模式下若存在制度缺位，那么内部控制将受到严重影响，企业的各项管理流程可能会无法得到约束。为提高企业内部控制工作的严肃性，形成对各项工作的有效监督和制约，要建立规范制度，确保各项工作流程都符合要求，保障企业管理工作的稳定运作［3］。

第二，规范岗位职责。在ERP系统中，为确保各项财务流程都规范合理，企业要根据不同岗位的特点合理设置人员的权限，实现对人员工作的有效控制。在严格落实各岗位工作分工的基础上，形成相互监督、相互制约的机制，确保管理流程趋于规范。

4 结语

ERP是企业利用信息技术对各类资源进行整合与配置的方法，通过构建畅通的数据系统，实现信息整合，从而提高企业管理水平，保持企业竞争优势。ERP系统的优势在于实现对数据的整合，为人员开展工作提供支持，满足不同层级人员对数据的需求。通过多维度的管理分析，能够解决传统管理流程中存在的财务工作问题，实现事前、事中、事后全过程的监控，提高管理效率，达到提高财务管理水平的目标。企业在未来除了本文所探讨的要点，还要结合企业的实际以及ERP系统功能进一步优化管理，提高企业的管理规范性以及工作附加值。

参考文献

［1］杨梦佳. 浅谈ERP的实施问题与对策［J］. 商讯. 商业经济文荟，2019（16）：168，170.

［2］杨毅. 信息化环境下企业ERP系统应用问题研究［J］. 科学与信息化，2019（22）：169，171.

［3］孙亚美. 企业在应用ERP过程中存在的问题与对策分析［J］. 纳税，2019（24）：273，276.