档案管理信息化与数字化的思考

北京住总北宇物业服务有限责任公司 刘建慧

伴随着信息时代的到来，信息技术以及互联网从各个方面都在影响并改变着人们的生活。档案作为单位、组织、企业的生产经营活动以及发展变迁的原始凭证与记录，充分展示了档案工作存史资政育人的重要作用，档案工作在不断地壮大和延伸。档案管理是企业管理工作中非常重要的组成部分。做好档案管理可以有效提升企业、单位、组织的管理水平以及管理效率。北京市“十四五”规划中对档案工作做出总体要求：以首都发展为统领，全面推进档案治理体系建设，深入推进档案资源体系，档案利用服务体系和档案安全体系建设，加快推进档案信息化建设，强化科技和人才支撑，明晰了北京市“十四五”时期档案事业发展的方向。其中6个分目标中要求：档案治理效能明显提升、档案资源建设全面加强、档案利用服务能力显著加强、档案安全保障更加夯实、档案信息化程度大幅提高、档案人才队伍建设不断加强。随着社会的信息化与数字化发展，其建设也成为档案管理的重要发展趋势。做好档案管理的信息化数字化建设可以有效地提升企业的管理水平与管理效率。因此企业要根据当前档案管理信息化数字化建设中存在的问题，积极的寻找解决策略，进一步提升档案管理的质量与效率，进而促进提升企业的健康稳步发展。

1 信息化数字化技术运用于企业档案管理的优势

1.1 资源共享汇集互通

信息汇集的网络时代给人们的生活带来了很多便利，而企业在进行档案信息化数字化管理时，也会从中获得有效的资源。网络大数据的共享功能，使企业档案管理更具有了互通性。现今，企业正积极的探索和开发与本企业能够紧密联合的档案管理系统，以达到企业内部的资源互通与共享。基于此，企业中的档案管理部门，能够在信息技术的支持下，对信息数据进行搜集、储存、总结、运用等操作。一定程度上使档案数据的处理效率有了大幅度的提高，同时提升了档案工作的前沿性，为档案管理工作提供了动力。

1.2 灵活多样的信息查询

进行档案的收集和对档案信息的查询，是企业中档案管理部门的主要职能。传统的档案管理，多是以纸质版资料进行保存，每次在进行档案资料的查找时，都要耗费大量的时间与精力。虽然投入了较大的人力资源，但工作效率却不高，并且档案信息的正确性还无法保障。但进入信息化数字化管理后，只需在电脑查询系统中进行关键词的检索，就能够搜索到相关要查找的资料，这大大强化了企业档案管理的应用性、准确性、及时性。

1.3 档案信息化数字化电子备份提升管理成效

与传统的企业档案管理形式相比，信息化数字化的档案管理更具有储存的优势。纸质的档案在进行保存时，空间上有一定的受限，如遇到天灾人祸或人为影响，都有可能造成档案文件的丢失或损毁，这对档案信息的储存有着极大的安全隐患。而网络化管理则能够随时进行信息的备份，不仅方便检索和查阅，还使档案保存的空间得到解放，为档案保存的时效性和安全性注入了全新的保护措施，使企业的档案管理更加富有成效。

1.4 档案管理决策整合效率提升

信息化档案管理，能够帮助企业管理者进行决策。通过对信息数据的整合与分析，将企业中的档案数据信息进行大数据的归类整合，从而给予决策者最优的决策方案。这就为企业中的决策提供了数据与信息的有力支持，使决策工作更有依据性和可靠性，并且信息资源的经费成本也得到了降低，进而为企业创造更高的经济效益。

2 当前档案管理信息化与数字化建设的问题

2.1 基础设施建设不完善

当前我国大部分企业，仍旧对档案管理的信息化数字化建设认识较为浅薄，并且对档案管理工作的重视程度不足，管理层只顾着发展效益，在档案管理方面投入的资金以及精力都较少，导致档案管理基础设施建设不够完善，影响了企业档案管理的信息化数字化建设进程。

档案管理的硬件设置建设低下。很多企业不愿意对档案管理中需要用到的计算机设备以及管理系统进行升级更新，并且部分企业甚至不具备档案管理中需要的硬盘、扫描仪、刻录机、相机等基础设备，这都在很大程度上影响了档案管理的信息化数字化建设。

很多企业的档案管理软件不能够实现通用，资源的共享能力较差。软件的落后也导致资源的寻找与利用不全面，不仅造成了企业档案资源的浪费，还制约了档案管理的信息化数字化建设的发展。

目前很多公司还没有投入资金，进行档案信息化数字化建设，还是依靠人力对档案的排架摆放、档案查阅时的文件查找进行处理，档案数字化装订的基本设备投入均未落实，增加了人力成本及档案管理难度，档案数字化加工和管理水平亟待提升。

2.2 缺乏重视存在安全隐患

由于企业决策层领导对于档案管理的不重视，导致很多管理层对于档案管理信息化数字化建设中的安全问题，存在一定的忽视，并且在认知上也存在较大的偏差。很多企业在建设过程中会存在仅注重软件建设的安全性，但是对于档案资料数据的保密意识较为缺乏，这就导致了在进行档案管理过程中，操作人员的操作技术与流程不够完整规范，对于部分数据的备份存档也不够及时，再加上管理人员以及工作人员对于档案管理工作的不重视，也为档案管理的信息化数字化建设留下了一定的安全隐患。由于建设还不够完善健全，部分企业网络很容易受到竞争对手的恶意攻击，这也对企业档案的安全造成很大程度影响。

2.3 档案管理人员专业能力与素质不高

在企业档案管理的信息化与数字化建设中，必须要保证相关工作人员具备较高的计算机操作水平以及职业素养，才能保障信息化数字化建设的质量。当前我国很多企业的档案管理缺少复合型的高素质、高能力的人才，管理人员的计算机综合技能与水平相对较低，部分企业为了提升档案管理的综合水平，即使引进先进的设备与软件，由于缺乏专业档案管理人员，致使设备与软件的作用不能被完全的发挥出来。很多企业中档案管理人员时间有限，没有太多精力放在档案相关的工作上，他们还有许多其他的工作需要完成。因此，有时会在进行档案管理的工作时有所懈怠。

2.4 档案无法完整保存

借助信息网络进行档案储存的档案信息，被统一保存在企业的档案管理系统中，这就形成了电子档案。网络信息化的档案管理的方式，对企业的发展有着极高的利用价值，但同时在方便快捷的功能下，也会出现一些问题。档案室计算机网络也时常会出现运行障碍的情形，从而导致储存的电子档案丢失或保存失败。例如，网络中端断开、计算机本身的硬盘损坏或计算机受到病毒的入侵等，这些都可能使电子档案出现丢失或遗漏。档案信息化数字化管理，需要依靠网络进行文件的传输和保存，一旦网络出现问题，就会使档案文件出现上传失败或上传错误的状况，甚至会出现不完整的文件。这对档案管理的完整性、全面性有着极大的不良影响，导致档案文件在使用时出现信息误差，造成不必要的麻烦。

3 档案管理信息化和数字化的建设策略

3.1 加强对档案信息化数字化管理工作的重视

档案是企业与各个单位组织正常运行的信息资料，对于企业以及各个单位组织的建设与发展都有着非常重要的作用。

传统的档案管理形式，已经无法适应当前的社会需求，信息科技的加持变得愈发必要。现如今，将信息技术应用于档案管理中，已经成为了一种不可或缺的管理手段。在企业的发展中，决策层需要根据档案历史资料进行发展战略的谋划；营销层需要根据档案信息进行营销网络的构建，分析营销战略；研发者需要根据档案不断的提升产品的质量与档次；企业在竞争过程中也需要根据档案寻找自身竞争优势。因此企业领导以及档案相关工作管理人员，一定要加强对于档案管理工作的重视，明确档案管理信息化数字化建设是社会发展以及企业发展的必然趋势。企业应加大对于档案信息化数字化管理的资金以及技术投入，并为档案管理制定相应的管理规范及激励制度。同时根据北京市“十四五”时期对档案工作的总体要求，在2025年建成接收顺畅、管理科学、长久安全、利用方便的数字化档案管理系统。信息技术与档案管理的有效融合，会给企业的进步与发展带来有力支撑。要不断地提升企业档案管理的水平与质量，更好地发挥档案的作用，为企业的发展提供更好的信息资源。

要及时开发利用本企业的档案管理系统。企业在进行信息化的档案管理时，一般运用的是受权威认证的档案管理系统。但其归根结底是为了服务更多样的企业，是综合多个企业模式开发的系统，无法做到与本企业完全的匹配。因此，企业在客观条件允许的情况下，应当积极开发与本企业的管理和经营模式相符合的档案信息化数字化管理系统。这样能够在管理的初始阶段，获得有力的技术支持，不仅使企业的信息化档案管理工作效率和效果得到提升，还为企业的进一步发展带来保证。

3.2 加强档案管理基础设施建设

档案管理信息化数字化建设的基础前提，是拥有优质、先进、高水平的基础设施，因此企业要加大资金投入，并根据企业的具体发展情况，有计划的进行软、硬件设施的配置与更新，及时的更新网络设置，及时进行安全设施的安装使用。

首先从硬件设施进行基础设施建设，这个过程中可以采用定期拨款、提前预算等方式，为硬件设备的后期更新升级奠定基础，从而为企业档案管理改善硬件条件。

其次针对软件设施，企业要选用并研发适合企业档案管理的软件系统，提升档案管理的科学分类以及查找搜索能力。

企业可以参考借鉴其他企业，档案管理部门的信息化数字化建设中的经验以及成果，以档案的各级局域网为依托，结合自身当前的自动化办公系统，建立起一个能够实现档案资料的电子储存，以及信息资源共享的平台。在加强对于档案电子信息管理的基础上，提升档案资源信息的应用率，将企业档案管理与企业各个部门以及工作环节有机结合，使其联合成为一个有机统一的整体，为各部门利用企业档案资源提供便利，进而进一步实现企业档案管理信息化数字化建设[1]。

3.3 加强信息安全管理

档案信息的安全管理，是档案管理的信息化数字化建设过程中非常重要的组成部分。只有保障档案信息的安全性与保密性，才能保障档案管理的实际运用价值。

首先要保障档案的物理安全，这是档案管理发展建设的首要保障。档案的物理安全主要体现在档案的构建与交付，在具体的设施过程中，要首先注重档案在构建过程中的设备安全，确保所有的设备符合国家安全并有国家保密局的安全认证。

其次要注意操作过程中的安全管理，要明确档案管理的规范，制定相应的制度，通过培训、教育、签订保密协议等方式加强并提升工作人员的安全意识，确保工作人员能够按照安全规范的管理要求进行档案管理工作。例如不带电子设备进入档案构建现场、本人不能对外泄露档案管理的内容等。应创建严密的安全防卫系统，有方向的培养档案信息化管理的思想意识，配设专业的硬件设备，有效防止电磁干扰，尽量有安全配套设施等。同时，对档案信息化管理软件进行实时更新，并建立安全防火墙，让其可以更好地为管理提供服务。需重视提升档案管理系统专业技术，档案信息系统并不是一成不变的状态，档案管理人员应当定期维护和更新，使档案管理系统充分发挥其最大职能。

3.4 提升工作人员的综合素质

在档案管理信息化与数字化建设的过程中，档案管理人员需要具备较高的档案管理工作的职业素养与综合素质，并具备良好的计算机使用操作技能，以及对于电子信息档案的构建能力，还应具备较高的电子信息安全意识。因此企业要加强档案管理中高素质、高能力的复合型人才的引进，并对原有的工作人员进行定期培训，培养新型信息技术人才。加强考核机制，提升工作人员的整体综合素质以及职业能力，打造出一支能够适应社会发展、符合档案管理发展建设的中青年业务骨干人才队伍，从而不断地提升企业的档案管理水平与能力[2]。

4 结语

近几年随着社会发展，档案管理的信息化数字化建设已经成为企业管理的重要内容。为跟上时代发展的脚步，以及国家对档案管理信息化的规划要求，要提升档案管理的水平与能力，企业就要加强重视、加大资金投入、做好基础设施建设、提升对于安全管理的重视、注重档案管理人员的综合素质与能力。要有效分析当今时代档案管理的新发展形势，实施行之有效的举措来规范管理档案。档案管理人员应及时转换对档案管理的策略和思路，跟紧信息化潮流，努力提高专业素养，充实专业技能。档案工作作为企业、单位各项事业发展的基础性工作，也要聚焦高质量发展，力争在推动以信息化数字化为核心的档案管理现代化方面取得重大发展，在科技创新和人才培养方面有新的举措。

引用

[1]吴艳琴.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].信息记录材料,2020,21(03):77-78.

[2]陈薇薇,仲杰.信息化背景下企业档案信息资源的管理及开发利用[J].电力勘测设计,2019,130(S2):144-147.