企业存货管理存在的问题和改进措施

张银霞

（国升控股有限公司，河北 石家庄 050000）

企业的存货管理是指企业对其拥有或者控制的存货进行有效的监督和管理，存货管理是企业内部控制活动中的重要环节。存货管理包括对存货周转率、存货周转天数、存货效益、存货的保值增值等方面进行分析与控制。加强企业内部控制的系统性、连续性，对于提升存货的运转效率、降低存货的成本、提高企业的经济效益有着十分重要的作用。

对于大多数企业来说，采购的货物放在库房里，不仅仅占用了现有库房的使用率，还占用了企业的大量流动资金，严重影响了企业的稳步发展。所以库存积压是企业需要解决的问题之一。近几年，随着市场同质化产品的出现，更新换代的新产品扑面而来，这导致了原有库存里的老产品产生滞压，销售困难，这样不仅企业变不了现，还需要支付一大笔仓储费，来保管这些产品。这就让企业需要考虑，如何保持一定的库存，既能平衡库存不足所带来的缺失风险，又能控制库存过剩而带来的积压风险以及降低资金的机会成本。提升库存的管理能力，提高资源配置，将企业的有形损耗和无形损耗降到最低。处理库存要依据快速回笼资金原则，加快速度将剩余库存进行处理。若选择降价，打折销售，长此以往影响企业在市场中的整体站位、形象以及价格体系；若不采取措施，那产品过时，随着时间的变长，库存的货物价值越低，且成本也越来越高，形成恶性循环。在此，体现了建立库存管理系统的重要性，在企业经营管理中，各部门进行联动，保证企业充足合理的库存，不仅保障了企业正常的经营风险，还能降低企业的缺货风险，提高存货的周转率，减少资金的占用率，机会成本降低，从而使企业在市场中更具优势。

一、企业的存货管理存在的问题

（一）企业采购没有制定计划

企业在生产经营过程中，没有对所需采购的物资进行品质要求进行把关，造成采购物资规格型号和采购数量数据不准确精确，对物资的使用量没有预见性、检验标准不清晰、供应商供货不稳定、延后不准时等问题；直接对物资造成了浪费，导致生产出的产品交货时间没有按照约定时间交付，或虽然按期交付但产品质量无法保证，使公司出现违约责任，造成企业利益损失。

企业的采购信息零散，使用物资部门没有及时申报采购计划，出现采购不集中、采购次数频繁，造成大量物资积压，占用大量资金；直接影响采购效率，使企业采购的成本控制薄弱，采购相关费用偏高；或订货数量少，使物资用量短缺，影响生产正常进度，停工待料，造成企业设备使用效率不高、人工的闲置成本上升。

企业在对供应商管理上存在很多问题，在对供应商评价、绩效考核等方面，导致在采购过程中出现物资质量问题，或交付不及时，影响企业生产进度。

（二）存货出入库管理不佳

物资入库时仓管员缺乏责任心，未认真检查物资规格、质量及外包装，出现破损质量有问题物资，无法使用，造成物资浪费；仓库管理员不及时录入系统，结果造成系统数据与实际脱节，没有统一的物料编码使物料名称不对，以致无法追查该物资的状况。摆放物资不整齐，或移动物资后，不及时录入系统，造成无法找到相关物资。不按照先进先出原则，出现呆料、废料或过期物资。不经企业相关部门领导的审批，在手续不全的情况下仓库管理员擅自将物资办理出库，造成物资丢失给企业带来直接经济损失。

（三）存货盘点管理混乱

企业的库存量过大，仓管员责任心不够，物资存放凌乱，区域划分不清楚，库存盘点困难，使一些早已淘汰的物资超储积压，占用企业大量资金，影响企业生产；仓库物品存在很多无单据的进出货，造成账上有的但不见实物，或有实物但账上不存在，造成账实不符；库存盘点不及时，或长期不盘点，或只局部盘点，或没有制定盘点计划，盘点人员与监盘人员分工混乱，或一人盘点，或仓库无人监盘，仓库盘点缺乏内部控制，存在舞弊现象；因而使企业在税务方面及经营方面都存在较大的风险。

二、加强存货管理的措施

（一）制定物资采购计划

技术发展迅速，市场需求变化不断更新，使产品更新换代非常快，市场价格频繁变动，导致采购周期缩短或无法控制，致使库存风险高、采购成本不易估算和掌握。企业要根据市场供求情况、生产经营能力和物资消耗规律，对采购管理活动提前进行安排，充分降低采购过程中的盲目性，增强企业市场竞争力。

制定采购计划的作用是维持生产经营的正常运行，避免供应中断而影响销售；可以避免物料储存过多，占压资金；配合企业生产经营计划的实现；采购部门事先做准备，可以在有利的时机购买价格相对比较低的物料；提前确定好物品耗用标准，可以更好地控制物料采购数量及成本。

1．制定采购计划的依据，提高采购准确性

采购计划的主要依据是销售计划和生产计划，而生产计划又是依据销售计划来的，此时制定要合理的、科学的销售计划十分的重要；用料部门提供的用料清单中所列出物资需求数量，还要结合库存数量以及安全存货量水平计算出正确的采购数量；生产效率的高低也会影响物资的需求量与实际耗用量有差，生产效率提高，会导致物料使用量下降，使计划的采购数量超过生产所需要的数量；如果生产效率下降，多用物资的使用料，采购的数量满足不了生产所需，所以为了避免这个现象发生，要求生产效率发生变化时及时与采购部门沟通调整采购计划，防止发生物资缺少或过剩的现象。

2．规范采购流程

企业应该建立合适且适合本企业的采购方式与流程。建立科学的采购方式，必须严格按照相应计划来采购，杜绝随意采购；明确有关部门的责任与相应的权利，使整个采购过程有条不紊；增强对采购的审批、执行、检验、发放等环节的管理；制定一些有关供应商的考核机制，定期对供应商进行分析和点评；制定一些合理的采购绩效考核，不定时考核采购人员，以此来提高采购效率、防止采购员的暗箱操作及违规违纪的现象发生。

3．建立采购信息化

随着网络科技和信息技术的飞速发展，企业传统模式的采购方式已经不能满足企业在现代市场上的采购。传统模式使企业在采购过程中成本增加，所以企业应利用信息技术建立采购信息管理平台，使采购，销售，仓储，物流，财务等各部门有效的管理，确保信息流、物流及财务流统一，使采购效率提高，采购成本降低，从而使采购过程程序化和透明化，从而使企业获取更大的益。

4．完善对供应商的管理

企业建立供应商综合评价模式，对供应商的售后质量、周期及服务进行综合评价；建立和规范供应商数据库，完备供应商资源，从而有更大的空间获得价格低、质量好的产品或服务；制定供应商激励政策，保持良好的供应及合作关系。通过优先付款、价格折扣、供应商奖励措施等，实现双赢的局面。

5．加强采购过程的管理

企业在采购过程中，涉及的招标、合同的书立、产品质量的检测，以及整个流程的执行环节都要环环相扣，进行有效监督、规范流程。采购也需要选对采购方式，对于关键物资的采购，我们可以选择集中采购，这样可以在市场上占有一定份额，可以以此对产品的价格以及服务进行洽谈，以达到降低成本，服务最优的效果。对此，企业还要加强对采购人员的培训和管理，让其多了解产品知识，行业行情，财务知识，以及相关的法律法规，做一个复合型人才，合理合法地为企业做出有效的管理，并提高采购的有效率。

（二）加强出入库管理

1．入库管理

物资采购后，由仓库管理员及质检员按质按量地进行验收，凭送货单、验收单办理入库手续；对不合格的物资要提出处理意见，由采购人员进行处理。采购人员要及时与供货商联系，并处理不合格的物资。

针对验收达标的物资填制入库单，记录采购地、入库时间、物资名称规格型号、数量、单价、金额等等信息逐一填写，不得漏项。验收不合格的物资，如数量有短缺的，品种质量不符的，放在待检区域由采购人员负责处理。

物资在入库时未收到相应发票时，仓管员必须建立货到票未到台账，并办理入库手续，等收到发票后，冲销原来货到票未到入库单，重新开具新的入库单，并上报财务处理。采购人员向财务部报账时所需单据为购货发票、验收单、质检报告书、运费发票和库单，对于不完整的单据财务部有权拒绝支付货款。

2．出库管理

由所需物资部门填写领料单，经审批后由仓管员核对后办理出库手续。月末，已领用但未使用完或残料、余料，应及时办理退回手续；如下期还继续使用，物资可不退回仓库，但需办理假退料手续，也就是月末办理退料入库手续，下月初重新办理出库手续，方便期末盘点和财务核算真实的成本。月末，领用人应当将当月的出入库的物资进行分项目分类别汇总，与仓库保管员、生产部门核对一致报财务部核对。

（三）仓库管理措施

存货的收发存看似浅显简单，就是买入存货要根据实物和发票真实入账，发出存货要及时有领用记录，未使用的物资留在仓库保管；但是为了保证公司的正常运行，保证物品的良好储存，清楚地掌握存货物资情况，及时清除过期及不合格产品，减少积压和损益，充分利用各种物资资源，提高企业经济效益是非常重要的。

1．建立仓库明细账

仓库管理员应当设置收发存明细账，及时登记出入库单，不定期与财务核对库存情况、使用实地盘点法进行清查物资，保证账账、账实相符。物资要堆放有序、类别标签注明清晰、准确计量、安全存放，仓库管理员对存货的案例和完整负责。

2．存货盘点管理

对使用量大的，经常领用的物资应当每月盘点一次，要不定期、定期对仓库进行突击盘点、局部盘点、全盘盘点，对于贵重物品做到日盘、周盘，其他物品至少一个月盘点一次；对所有物资至少要一年彻底清查一次。盘点时最好不要拿着财务带数量的账目去盘，而是拿着空表去盘，这样才可以发现不在财务账上但是实际存在的存货。

3．应该合理储备物资，及时调整库存结构

对于任何企业而言，库存应有相应的存货。合理的库存结构直接影响企业运转是否可以更加高效顺畅，使企业的效率变得更高。在不缺货的前提下，使销售与库存处于最佳状态才是理想的库存结构，那就要根据不同项目、不同季节、不同时间段、不同操作模式来设置。若库存结构不合理，可能会造成缺货率高或积压货物，会增加许多企业的生产经营成本，给企业在未来的生产和生存的发展带来非常大的影响。

4．及时处理积压的废料，减少资金占用

物资供应部门应及时对库存进行相应的检查，做出相应的调整，对于常年没用的物资，或是超过保质期的物资进行相应的处理，防止积攒更多的货物。积压物资的处理应该制定相应的管理，从而形成相应的制度，能够准确并且快速地为企业减轻不要的货物，从而为企业减少许多不良资产。

5．发挥仓库在库存控制中的作用

仓储不仅仅是存储物资的地方，我们不应用传统的眼光去看仓储，现在仓储从原来只存储物资已经实现对物资收发存的动态管理，可以通过一些科技手段对仓储物资状态实时更新、周转天数等进行相应统计，同样可以及时地反映物资收发存数据、超储、积压和不合理库存信息情况，从而有效地分析库存占用的资金，改进库存结构，加速企业存货周转及资金周转，为决策提供可靠的依据。

6．三方仓库的管理

因客户需要，需要在外设立仓库的，或需要三方仓库的，必须报公司审批后进行建仓或租用三方仓；外设仓库必须由专人负责登记库存商品收发存台账，并将当月增减变动及月末结存情况编成报表，定期进行盘点清查，每月将各类报表在规定的时间内报送财务人员；如是租用三方仓，要定期、不定期地进行盘点；及时和三方仓库进行资料核对；不定期对三方仓资格进行考查。

7．存货管理与预算管理相结合，

加强存货管理的计划性。结合着采购预算、生产预算、销售预算、资金预算，可以加强存货管理的计划性，提升存货管理水平。

三、结束语

综上所述，存货的管理直接影响企业管理，存货管理好，可以降低相关费用，降低库存成本，也可以有很好的经济效益；如果存货管理不好，公司将浪费大量的人力，耗费大量财务、物力资源，使企业的成本增加、利润降低。目前很多企业都不太重视存货管理，制度不完善，仓库管理人员业务水平不高，存货管理现场管控不到位等问题，造成经营成本的增加。企业要重视到存货管理的必要性，加强存货管理的信息化建设，使企业的经营成本下降，提高企业在市场上竞争力。