水利工程档案整理归档的流程及注意事项分析

庞 鹏

（天水兴润市政工程有限公司，甘肃 天水 741000）

1 水利工程档案整理分类的相关要求

根据《水利部关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》（水办〔2021〕200号）中《水利工程建设项目文件归档范围和档案保管期限表》，水利工程档案主要分为以下几类。

1.1 前期工作资料

此类资料一般为工程项目建设建议书及审批相关文件，项目评估、论证、咨询文件，各阶段环境影响、水土保持、水资源、地震安全、地质灾害等专项评估报告及批复文件，压覆矿产资源、劳动安全与工业卫生、职业健康等专项评价文件，可行性研究报告及设计图纸、可研阶段审批所需各类专题报告及图件、各类批复文件、技术审查意见，初步设计报告及设计图纸、初设阶段审批所需各类专题报告及图件、各类报批文件、技术审查意见、概算核定意见及审批文件等。

1.2 征地补偿与移民安置资料

此类资料一般为建设用地预审材料及审查意见，建设用地组卷报批材料及审批文件，征迁协议、土地移交、临时用地复垦及返还资料，建设用地规划许可证、国有土地使用证、林权证、不动产权证，移民安置规划及审批文件，移民安置协议、年度计划，征地补偿与移民安置项目实施、验收文件等。

1.3 建设实施资料

此类资料一般为工程建设管理文件，招标投标、合同协议文件，施工文件，设备制造、采购文件，信息系统开发文件，监理（监造）文件等。

1.4 生产准备/试运行资料

此类资料一般为试生产、试运行方案、技术规程、操作规程、技术培训、运行记录等。

1.5 竣工验收资料

此类资料一般为建设管理工作报告、设计工作报告、施工管理工作报告、监理工作报告等各类工作报告，竣工验收申请、验收报告及批复，项目后评价等。

1.6 竣工图纸要求

竣工图纸应规范、清晰、准确、完整，施工产生的修改应及时修改并修改到位，并注明更改日期和依据，以及新增说明，竣工图需要反映工程验收时的实际情况。无变动图纸应在图纸空白处加盖公章，包括以下信息：单位名称、编制人、责任人、编制日期，需经过行管人员签字后才能整理归档，其中字体、字号应严格执行相关规定。同时，竣工图中的内容、数量等应和工程实际情况、设计变更文件、施工图纸一致，在检查和归档中应格外注意。

1.7 档案归档、验收要求

水利工程档案根据归档期限的不同分为短期、长期和永久三种，发包人应根据实际工程的情况，对归档分类和范围进行制定，收集和整理过程应符合规定要求，归档时标注时间、人员、地点等，对事故、重大阶段等应将完整的声像资料一并归档。

工程档案的验收应与竣工验收同步，对于其中未达到要求的档案不能通过验收，验收组成员要根据单位制定的收集、保管规定，对档案进行整理、检查和抽查，保证资料的验收和归档在竣工三个月之内能够完成。

2 水利工程档案整理归档的主要流程

2.1 立卷和组卷方式

在水利工程项目中，针对项目档案通常会采取文件资料形成单位收集、整理立卷制度，也就是形成单位来负责针对有关档案的立卷与组卷。工程项目的相关参建单位在工程管理工作中产生的具有保存价值的相关记录，都需要严格依据《水利工程建设项目文件归档范围和档案保管期限表》和有关要求，做好对于档案的分类、收集、整理以及归档工作。同时，项目法人需要在档案验收工作之前确保资料能够收集完全并实施统一管理。

档案工作人员在组卷过程中，需要充分结合项目法人所制定的工程文件材料归档范围来针对档案资料进行明确分类，根据资料的具体类型来实施相应的组卷，与此同时，要确保各类档案的独立性以及整体性。在同类别档案资料进行组卷的过程中，相关单位或是分部工程需要依据相同的标准，如建设实施中的施工文件资料就能够根据项目或标段来实施组卷，竣工图则依据其专业或单位工程来组卷。

2.2 案卷内文件资料排列

对于卷内文件资料所进行的排列，必须要做到整齐、有序，其排列要求和一般案卷比较相似，能够根据实际情况先行组卷，之后再根据时间顺序或资料的逻辑关系来对案卷中的文件资料进行排列。无论是案卷的封面、卷内目录、案卷目录、备考表的填写、脊背的编制，还是对档案盒的使用，都需要采取项目法人所要求的统一式样，其中的内容则是相关参建单位负责填写，保证档案资料的整齐与合理，从而方便日后的查找和使用。

2.3 验收和移交

在对水利工程项目的档案资料进行验收的过程中，项目负责人及监理单位要把工程档案管理工作报告、审核报告等提交到验收组，将此作为评定的主要依据。在开展档案验收工作时，需要严格依据《水利工程建设项目档案验收管理办法》等的相关要求。在档案验收工作中，需要落实等级评定的制度，一旦发现档案工作存在不规范或是不符合要求的情况，就要及时根据验收组的要求整改。

各参建单位应在合同工程完工验收后3个月内将已整理完成的资料移交项目法人；项目法人在档案专项验收合格以后，并在竣工验收后半年内向运行管理单位办理档案移交。在移交档案资料以前，相关参建单位必须在细致分析之后确定交接案卷，并对案卷目录进行编写。在交接档案的过程中，各方需认真检查实物档案和目录内容是否存在差异，确保所有档案都是完备的，之后在现场进行签字确认，填写相关的凭证资料，在确认没有问题以后在其上盖上单位公章。

3 水利工程档案整理归档面临的问题

3.1 档案工作者的能力素质相对较低

在水利工程项目中，相关参建单位的档案工作者许多都是在刚工作不久的专业技术人员中临时抽调，往往是兼职进行档案相关工作，日常很少参与档案管理有关的培训，对于档案管理相关的专业知识没有太多的了解，一些档案工作者流动性较高，没有及时对资料进行交接，并且也没有严格依据相关规定的流程来办理移交手续，导致档案工作的前后出现了脱节。与此同时，部分兼职档案工作者日常大部分的时间与精力都投入到了现场施工管理中，无法及时整理归档工程项目的有关资料，在很多时候都会在验收前突击补充完善相关资料，这样的情况就会致使水利工程的档案管理的整体水平相对较低。

3.2 档案资料整理归档缺乏规范性与完整性

在水利工程项目中，档案收集归档工作涉及到了非常多的内容，并且其还有着较长的时间跨度，整个过程中需要众多人参与，资料的收集工作存在一定难度。在建设水利工程时，因为一些参建单位所提供的档案内容和质量不符合相关要求，监理工程师未严格审核施工单位所提交的归档材料，从而导致参建单位所形成的档案资料，通常会表现出文件不规范、资料不齐全以及分类不合理等各种问题。一些单位在上次验收中所存在的问题在下次验收过程中依旧会出现，没有对问题的整改工作引起重视，也未对问题整改的情况进行严格监督，这就使得水利工程的档案资料出现了不完整、不准确等各种问题。

4 水利工程档案整理归档的有效措施

4.1 明确相关制度标准与法规规范

在开展水利工程档案整理归档工作的过程中，一定要严格依据相关的规范及文件要求来进行相关工作。必须将《中华人民共和国档案法》以及《水利工程建设项目档案管理规定》等法律、法规作为依据，保证各方面的工作都能够在合法合规的前提下进行。与此同时，项目负责人需要结合工程特点及实际情况来建立起完善的档案管理制度体系。在编制过程中需严格遵守《科学技术档案案卷构成的一般要求》等规范所提出的规定。在档案管理体系当中，主要涉及到了工程档案的管理方式、分类方案以及保管期限等的相关要求，以此来为水利工程项目中的相关单位提供统一的规范，从而使水利工程项目档案分类管理工作能够更加规范，为后续的档案移交和管理奠定基础。

4.2 建立相应的档案管理机构

水利工程项目的负责人和参建单位需要重视组织领导，建立相应的档案管理机构，同时对其职责进行明确，由分管领导针对档案工作作出正确的指导，由业务负责人与档案工作人员来负责实施。要想进一步加强档案工作的整体水平，项目负责人就需要加强对于档案业务的培训工作，支持并要求所有档案工作人员参与其中，同时在上级部门的业务指导之下合理进行工作。与此同时，相关档案管理部门需要积极主动的和其他单位部门进行合作，在此基础上产生更大的工作合力，从而为档案工作的开展提供更好的条件。要严格依据统一领导、各司其职的原则，项目负责人和参建单位需要对自身的职责进行明确。针对水利工程项目的档案管理需要由项目负责人负总责，其工作内容包括编制工程档案规范标准、收集并使用档案等。所承担项目的档案工作则是由参建单位来负责，由技术负责人员来针对工程档案的内容与质量负相应的责任，设计单位、施工单位以及监理单位等需要尽可能地实现对档案工作的闭环管理，从而得到更加齐全且规范的工程档案资料。

4.3 加强针对水利工程档案的全过程管理

在水利工程档案管理工作中，全过程管理就是要将档案管理工作贯彻落实到工程项目的所有环节，从项目开始直到项目结束，整个过程中所形成的所有具有保存价值的资料都应当实施严格的管理与控制。在对水利工程进行施工的过程当中，档案工作是影响工程质量的关键性因素，而针对档案所进行的管理将会对工程整体的管理带来直接影响，所以其也是评价工程勘测、设计及监理等工作的主要凭证，且在制定相关合同或协议的过程中，需要明确说明档案资料的归档目标及要求。除此之外，要想确保水利工程的档案收集整理工作能够和工程施工协调开展，应当制定合理的约束措施。如在申请拨付工程进度款项的过程中，相关单位需要提供档案收集整理自查报告，在其中明确说明工作的具体状况。倘若未依据工程建设进度来进行相应的档案工作，或是监理审核不合格，那么就不对其支付相应的进度款。

4.4 创新管理方式，推动档案管理的现代化发展

项目负责人需要将建设优良工程与档案作为主要目标，在此基础上加大对于档案管理工作的创新力度，从而为档案工作的现代化、信息化发展奠定坚实的基础，在先进技术手段的支持下更好地开展电子档案有关的工作，建立起更加完善的数据库，从而使水利工程档案管理工作的水平得到有效提高。项目负责人需要重视对档案的利用和管理，应当结合工程的具体情况来编制软件形式的检索工具，从而使检索的效率得到有效提高，降低检索的难度。在硬件上，项目负责人和参加单位需要依据相关要求来配备符合现代化要求的档案库房、防潮防湿设备等等，从而为档案的保存提供良好条件。除此之外，项目负责人除了重视技术的现代化以外，还需要进一步加强组织管理的现代化水平。也就是要通过更加先进的管理方式来针对所存在的问题展开深入的分析与处理，如进一步丰富并完善组织机构的管理功能，改变原本单一的管理方式，使之发展为包含行政、法律以及咨询等在内的综合性的管理方式，从而有效推动档案管理的现代化发展。

5 结语

总而言之，在水利工程建设的过程中，针对水利工程档案所进行的管理是非常重要的一项工作，针对档案所进行的管理将会对工程整体的管理带来直接影响。在水利工程的档案管理工作中，对档案进行的整理归档是不可缺少的重要内容，其对于水利工程的正常运行以及规范性的提高有着重要意义，因此一定要对水利工程档案的收集、整理及归档等的各个环节，引起高度重视，从而保证在水利工程竣工以后的使用及维护中可以最大程度地发挥出档案的作用。但由于水利工程项目投资巨大，并且施工周期较长，因此针对水利工程档案所进行的管理存在一定的难度，在今后的工作中必须要不断探究更加有效的档案管理方式，解决当前档案管理工作中存在的问题，从而为新时期背景下水利事业的发展提供良好条件。