企业档案工作数字化转型浅析

王昱/国电电力发展股份有限公司

在科技进步与政策调整的推动下，目前现代企业档案管理工作正在大步迈向数字化转型，正在向信息化、交叉融合化、多元主体化发展，在信息科技的应用之外，档案管理信息系统与企业其他管理系统之间的关系越来越密切，企业信息化建设的现状与档案的数字化转型密不可分。

1 存在的问题

当今时代，各企业基本已实现数字化办公，日常工作更是不断产生海量数据，这些数据管理运用得当将为企业可持续发展提供必要的信息支持。而企业档案工作又是企业生产经营发展的重要支撑，企业对档案工作的需求日益提升，企业档案管理对象正在经历从档案实体管理到数字管理再到数据管理的转变，档案的收集、整理、归档和利用工作也更依赖于新技术，网络化、智能化、移动化应用逐渐取代传统手工提供利用，档案工作呈现集成共享、智慧服务等新特征。企业档案工作已不仅仅是局限在为日常管理活动提供基础性服务保障，而是需要结合数据资产管理的理念来运营、管理企业数据，梳理、沉淀内在知识，为企业重大决策提供依据，企业档案数字化转型工作已成为当务之急。但由于各种原因，企业档案数字化转型工作进展缓慢，惯性思维、数据治理水平、技术手段等制约着企业档案数字化转型工作的开展。

1.1 管理理念、能力存在不足

当前，各企业的各类信息系统产生的电子文件正在以几何级数增加，档案工作信息技术更加广泛和深入，这将大幅提升对档案工作的技术要求。但多数企业面对这样的信息时代的冲击，还未做好准备工作，没有从根本上意识到信息技术与档案工作的结合是飞速的，仍然停留在传统意义上的档案管理。人是生产力中最具决定性的力量，目前，很多企业面对当前大数据时代，首当其冲的就是档案人才储备的不足，多数档案人员依然是老的思想观念，还是传统的对档案的认知，不具备信息时代下的档案信息化知识，没有掌握新知识、新理念。故档案人员专业水平是当前企业档案数字化转型工作亟待解决的问题之一。

管理能力的不足还体现在档案制度的保障不够。国家近几年不断推出电子文件归档和电子档案管理方面的规范标准，同时，大力宣贯这些制度，但是很多企业的制度建设没有能够跟上国家的脚步，大多企业认为，电子文件还离着很远，没有必要去做这些制度研究，更做不到根据本企业实际去建立健全大数据时代下档案管理所需的制度，制度建设不完善。有些企业即便制定了相关管理制度，也是照抄照搬，与本企业实际不符，无法顺应企业档案数字化转型工作需求，制度建设不能紧跟档案发展的需要。

1.2 存量档案开展数字化不够

企业的数字化转型工作，不能仅看到眼前生成的文件，还要看到过去已经归档的文件。现在有的企业已经有百年历史，有的企业有几十年的历史，更多的是二、三十年的历史，较多档案以传统纸质载体为主保存，尚未开展数字化工作，或者档案数字化率较低，多数仅以实体档案的形式存放在档案库房中，未开展异质异地备份，且对于档案的利用方式基本上只有翻阅纸质档案的传统手段，查询利用非常不方便，且利用效果较差，还极易损坏档案。档案利用服务深度和广度受限，提供的数字产品和数字服务形式较少。

1.3 多类型档案数字化转型进展缓慢

现代企业发展较为多元，业务范围较为繁杂，规模不一，有的企业还有众多所属单位，涉及业务类型不同，不同类型企业涉及的档案类型也有所不同，分类也不相同，不同门类档案数字化转型工作开展要求也不尽相同。同时，还有一些企业拥有境外项目，境外项目对档案管理工作的要求与国内也有所不同，需要结合当地的相关政策，档案的数字化转型工作存在不确定性。多类型档案如何开展数字化转型工作，是分类而治、逐步实施，还是一蹴而就，成为当前企业需要从制度、标准上予以确定并解决的比较紧迫的问题。

1.4 海量业务数据归档工作滞后

企业档案数字化转型工作不仅是存量档案存在问题，增量的电子文件如何归档，也成为当前存在的问题之一。目前，很多企业顺应时代发展，按照本企业业务需求，建立了各类业务系统，如OA系统、招投标系统、合同系统等，有些企业用于日常管理工作的业务系统就多达20多个，这些业务系统每年都会产生大量的电子文件。但很多企业，由于各种原因，多数业务系统产生的数据，均未移交至档案信息系统或移交量较少，电子文件归档和电子档案管理工作未开展或开展缓慢，还是以打印纸质移交模式居多，对于现代化的档案管理工作，有很大的掣肘。同时，较多业务系统，由于未进行电子文件移交，数据长期积累，对业务系统运转速度等产生的影响较大，不利于管理的同时，档案资源还存在缺失。

1.5 档案利用服务能力较弱

在大数据时代，企业对档案的凭证作用提供方式和速度提出了新要求，电子文件的大量产生，使得档案的利用不再局限于仅依靠翻阅纸质档案或档案系统查阅检索条目后查找实体档案，发挥企业档案大数据作用的路径需要重新构建。目前，一些企业档案管理信息系统仅实现条目检索，由于数字化文件或电子文件归档量较小，无法满足直接借阅、查询到相关文件；还有一些企业数字化率及电子文件归档量较好，但也仅能满足本企业查借阅需求，未能建立横向联通、纵向到底的档案管理信息大平台，更无法满足本企业系统内的查借阅需求，远在境外的项目的档案在国内更是无法利用。同时，由于档案信息平台建立不完善，利用信息平台开展的档案监督指导职能就不够充分。

2 管理模式构想

综上所述，在大数据时代下，企业开展档案数字化转型工作需要将档案管理工作很好地融入大数据应用技术，用大数据技术支撑企业档案管理工作及更好地提升档案服务能力，推动实施档案工作新的管理模式的构建。通过分析当前企业档案管理情况，找出存在问题，企业档案数字化转型管理模式需从管理能力、制度建设、信息平台、资源联动等方面着手，更好地提升档案服务能力建设。

2.1 档案人员管理能力的构建

所有工作的实施都离不开技术、管理等各方面人才的共同努力，要依托高素质、能力强的档案队伍才能更好地开展档案数字化转型工作。在企业数字化转型工作中，人才的培养建议从三个方面着手，一是企业需要从档案人员结构上进行调整，结合本企业的实际情况考虑配置的档案人员具备的能力，应当从“单一型”向“复合型”转变，既要熟悉档案工作数字流程，也要知悉企业生产经营管理大方向，同时兼具档案专业能力；二是要给予档案人员充分的上升空间，打通职业发展通道，发展有途径有保障，给予档案人员动力及未来；三是企业可以与高校保持合作，拓展人才引进路径，采取多种方式汲取新人才，加强档案信息化方面的人才引进。另外，在当今这样的数据时代，档案人员需要树立大数据理念，档案工作的创新和价值的体现，需要以数字档案为基础。档案人员的大数据理念，需要充分开展，加强信息化知识，提升多方面专业能力，为档案工作数字化转型提供人才保障。

2.2 管理制度的重塑

企业档案数字化转型的关键在于优化企业档案管理模式，根据企业自身的档案使用需求与档案建设基础形成更加完善的档案管理体系，推动相关改革的高效进行。企业档案数字化转型工作需要以制度和标准为导向，制度流程约束企业档案工作，明确管理工作步骤及规范行为，档案管理体制机制合理、管理制度完备、业务流程有序，是企业顺利开展档案数字化转型的重要基础。为尽快实现档案管理的科学、有序、规范，满足数字化转型需要，企业档案管理者要大刀阔斧改革创新传统的档案管理制度与组织机制。首先，档案数字化转型工作中的制度建设要秉持数据理念，要注意制度与数字化转型相适应和配套，规范应数字化转型涉猎范围内的档案管理所需制度。数字化转型工作会打破常规档案管理工作，与之变化较大，不仅是建立电子文件归档和电子档案管理制度，更是将所涵盖内容包含至所有制度中，规范收集、分类、归档、保管、利用等环节的业务需求。制度建设还需要注意到应根据实际情况具体分析需求，并有明确的制度解读，做到信息传递准确，制度具体可行，才能扎实提高数字化档案建设工作的质效。其次，要做到工作流程明确，尤其是当企业发展到一定规模时，各部门沟通愈发频繁，要避免出现责任不清，要形成文件从生成、流转到归档的一体化流程，并将流程制度化。制定“内部单位下级开放，下级对上级申请权限，同级之间申请权限，外部单位走函申请权限”的数字档案开放的原则，解决企业与所属企业、同级企业、海外企业之间档案查借阅困难的问题，可以提升企业内外部信息共享利用的效率。

2.3 档案数字化流程的重组

在企业档案管理工作的数字化转型的过程中，“流程”的重要性也在随之增加，逐步成为数字档案工作的核心。在这个过程中，信息和业务两个流程是不可分割的，信息随着业务的运转而产生，业务又因为有信息的存在而延续，业务流程的生成必然带来电子文件的形成、交换、归档等流程。因此在档案管理数字化转型工作中，要注重对系统平台中电子文件及电子档案管理流程细化的两方面：在电子文件管理方面，一是面向不同业务采用不同系统流程和平台；二是具备电子文件监管机制，保障电子文件安全；三是具备电子文件交换的监管体系，对电子文件及业务的状态进行跟踪；四是对调用过的电子文件进行归档返回。在电子档案管理方面，一是具备分类、归档作用，对各业务系统流转完成的电子文件进行收集、整理、归档，且保证数据的真实、完整、可用、安全；二是具备档案的利用功能，面向所有员工，快捷、便利的可以直接满足用户基本要求；三是具备完善的权限管理方案，对档案的存取调用有十分详尽的规定。通过流程重组，建立全新的电子文件归档和电子档案管理模式，实现“双套制”向“单套制”过渡，从“实体管理”向“信息管理”过渡，从“系统控制”向“智慧管理”转变。

2.4 管理平台的建立与互联

企业档案数字化转型工作还有一个重要环节，即所有业务系统产生的电子文件归档至档案信息系统，档案信息系统有效收集、管理企业的各项数据，信息化时代如果没有一个好的档案工作系统作为基础，那么企业档案管理数字化转型也就无从谈起。在档案信息系统建设中，需要将重点放在如何优化传统档案管理手段，即借助电子档案管理需求，重新塑造一个新的流程和业务活动。现如今伴随着各个企业的信息化趋势越来越深入，文件信息没有受到应有的保护导致数据丢失的情况时有发生，在建设时应注意几个方面，一是使用防火墙阻止外界网络攻击；二是加强管理，对其数据传输过程加强监控，保证数据传输顺畅；三是验证信息的真实性，确保信息真实可用；四是设置严格的权限机制，防止有误操作情况的发生。

建设安全性较高的档案信息系统平台后，还需加强平台互联。档案信息系统平台互联是两层意思，一是档案管理平台前端的业务平台尽可能多地通过接口接入至档案信息系统；二是上下层级之间的档案信息系统的互联。信息共享是信息系统平台的重要功能之一，实施推行建设统一的档案管理平台，建立上下级之间的大数据互联关系，实现权属企业档案系统的互接，用户可以更加快捷获取相关资源，跨平台、跨数据库和跨系统的数据调阅和联动，能够更加深入地利用档案资源。

2.5 服务利用工作的深入

随着信息技术的不断深入，特别是以大数据、云计算、人工智能、物联网为代表的数字技术的迅速发展，为协同利用提供了吻合的技术基础。大数据环境下，多元参与和档案内化治理逐步深化，广泛的信息系统应用、大量的电子信息文件资源形成、越来越多的信息系统用户，使档案服务利用工作面临着广泛以及多样化需求，对档案的凭证作用提供方式和速度也提出了新要求，发挥企业档案大数据作用的路径更加明晰。档案的利用服务应构建更加快捷、便利的应用模式，同时，档案的利用体系建设需要建立在知识管理、数据管理、人工智能等档案信息深层技术基础上，以便捷化、智慧化服务为中心，加大不同层次、不同内容的信息资源联合开发和共享，创新档案利用体系和服务方式。企业档案部门应借助数字平台，打破不同主体之间的限制，实现资源互补、能力互补和优势叠加，同时可通过链接档案管理系统或者建立单独的档案模块的方式提供利用服务。

3 发展趋势

档案管理工作是企业生产经营工作不可或缺的一部分，是企业生存发展运营的真实记录，为企业发展提供服务保障的同时还提供了信息支撑以及文化传承。通过上述分析可以看出，企业档案数字化转型工作不能单纯认为只是需要一个孤立的档案信息系统存在，而是要与其他系统工作相匹配形成一个整体，共同促进企业数字发展和数据利用。因此，企业档案工作数字化转型不仅是利用数字技术提升档案管理效率，更重要的是利用数字技术实现档案业务的重构、流程的重构和组织的重构，即要实现档案管理的数字化转型，需要从上到下地对整个工作体系进行设置，要做到制度合理、流程明确、系统科学，同时也要注重人才的培养。

综上所述，信息化已成必由之路，在政策的进一步推动下，档案管理也必将进入新的阶段，这对档案管理工作水平的提升具有十分重要的作用。持续推进档案管理数字化建设、持续进行档案管理方法方式探究，是档案管理工作未来发展的必然趋势，也是各企业需要思考和实践的。