做好新形势下学校办公室管理工作的几点思考

田静

学校办公室是学校重要的职能部门，发挥着沟通内外、协调左右的作用，是学校领导与教职工、学生联系的桥梁，是推动校内和校外工作良性运转的枢纽，是学校管理工作中统筹全局、协调各方的指挥部，同时也是为广大师生提供服务的部门。因此，学校办公室管理工作必须坚持“一切为了师生”的原则，以高效率、高质量的服务，为促进学校教育的高质量发展做出表率。

针对学校办公室管理工作存在的不足，学校管理者应当及时发现问题，正视不足，主动寻求解决办法，才能在新形势下实现学校办公室管理工作的提升。

一、新形势下学校办公室管理工作存在的主要问题

（一）对学校办公室的职能和管理目标认知不足

在现代教育发展中，学校办公室新增了较多信息化和大数据报表工作，如果管理人员一直因循守旧，故步自封，仅用旧的知识和方法来面对不断发展、更新的教育工作，那么学校办公室的管理工作就会变得低效甚至停滞不前。就目前实际情况来看，学校办公室的服务和协调工作自然也要与信息化和大数据紧密结合，然而在管理人员对新形势下学校办公室的职能和管理目标了解不够深入的情况下，学校办公室的管理工作效率和质量是难以保障的。

（二）学校办公室缺乏科学有效的管理体制

学校办公室管理工作的内容是复杂多样的，倘若不能找到科学并且行之有效的管理方式，就不能形成一套系統的、相对稳定和完备的管理体制，学校办公室管理工作就会经历不断摸索和试错的动荡过程，学校教育也就不能稳定发展。例如，现阶段学校办公室对于紧急性和突发性业务的预见性需要进一步加强，与此对应的学校办公室内部常规例会的频率也需要提高，固定频率的会议有利于群策群力，提前预设紧急性和突发性业务的发生以及及时总结本阶段学校办公室各块工作情况，做到查缺补漏。第二个需要改进的管理体制是学校办公室内部缺乏成文且可操作的奖惩机制。学校办公室工作人员的素质参差不齐，擅长的领域也各有不同，年龄结构差异比较大，学校办公室管理人员要根据工作人员实际情况制定公平且可操作的奖惩方案，实行末位淘汰制和聘任制，有能者居之，激发工作人员的工作内驱力。第三方面是存在越级上报问题，学校各个职能部门的工作人员直接向校长或书记汇报工作会导致校长和书记的工作量加大，正确的做法应该是工作人员向部门主任汇报，再由部门主任向分管副校长汇总上报。第四个较为突出的问题是学校各个职能部门权责不明晰，有时将业务转移给学校办公室，导致学校办公室人手紧张，无法高质量、高效率完成相关工作。

（三）学校办公室的工作手段具有滞后性

传统的办公手段使得学校办公室管理工作效率逐渐降低，单一、陈旧的管理方式已经不能满足社会对学校教育的要求。因此，学校办公室工作人员的管理思想要顺应时代、社会、教育的发展趋势，优化、更新学校办公室管理工作方法，这样才能提升管理效率、促进学校教育发展。同时，学校办公室管理工作应当充分利用发达的现代信息技术，使学校办公室管理工作能够更高效地落实。

（四）学校办公室的安保和分类工作还需精细化

学校办公室保存着许多上级部门下发的重要文件，文件数量多，重要性不一。目前学校办公室对于所需文件经常出现检索失败的情况，这要求文件的整理和分类需要进一步精细化，做好清理和加密工作。学校办公室工作人员在收取重要纸质文件的同时要进行电子备份，加强安保功能，严格保护好文件和学校财产的安全。

二、改进和完善学校办公室管理工作的对策

（一）服务意识领先化

在学校办公室的常规工作中，服务师生是工作的核心内容。学校办公室面临的工作时常是内外兼顾的，且具有突发性和紧急性，隐性的工作占比大，这要求学校办公室管理人员和工作人员拥有抢先一步思考和协调的能力，要会预设突发事件的过程和后果，做到服务意识的领先化。学校办公室管理人员要善于培养工作人员的基本工作素养，善于将经验教授给工作人员，着重培养临场应变能力和领先一步思考和预设的服务意识，率先垂范，亲身示范，最后两方做到默契合作，服务好学校广大师生，为学校树立良好的口碑。

（二）管理理念创新化

1.愉快的工作氛围可以提高工作的效率和积极性。学校办公室主任的性格往往很大程度影响了学校办公室内部的氛围。学校办公室主任性格开朗阳光、平易近人，往往会在学校办公室内部营造出愉快和轻松的工作氛围，工作人员的工作积极性和办事效率也会随之提高。

2.提升管理工作的能力，朝专业化方向发展。学校办公室是学校管理综合性事物的职能部门，对于服务好学校领导、沟通协调各部门之间的业务和关系具有不可替代的作用。学校办公室管理人员和工作人员需要广泛掌握教育学、心理学、社会学以及信息技术等相关方面的知识，不断朝专业化的方向发展。办公室工作人员要想师生所想、急师生所急，不断提升管理工作的能力。

3.热情服务师生，从管理型向服务型转变。学校办公室工作人员首先要将师德师风摆在第一位，以“四有”好老师的标准严格要求自己，将教师奉献的精神贯穿到为学校领导和师生服务的方方面面。学校办公室工作人员要从管理型向服务型转变，不断反思自身的服务意识和工作态度。在教师的考勤管理、职称申报等方面都要做到服务第一、公平公正，耐心听取教职工的意见和心声，关心爱护每一位教职工，捍卫学校教职工的利益，体现服务至上的原则。

4.提高团队意识，分工不分家。学校办公室管理人员在对工作任务进行分配的时候要强调相互合作。学校办公室是一个大家庭，要形成团结、真诚、友爱和互助的办公室文化，努力将办公室打造成全校师生满意、领导放心的“窗口”部门。

（三）管理过程网络化

要想提高学校办公室管理工作的效率，就必须实现学校管理的网络化，以便于更快适应当下交互的大环境，减少学校办公室管理工作中的片面性和灰色地带，帮助学校减少管理工作中的消耗，实现资源优化配置，减少传统管理模式带来的弊端。要充分利用现代信息技术，确保管理手段的先进性，使学校办公室管理工作能够更高效地落实。

（四）管理体制专业化

专业化的管理体制是科学办公和高效办公必不可少的条件，可以避免管理工作的动荡，助推学校教育稳步发展。在管理体制方面，学校要牢牢坚持党组织领导的校长负责制，要细化学校办公室的部门职能，凸显服务职能，提高办公室常规例会的频率，做好突发性事件预设和阶段性工作的查缺补漏。要建立健全奖惩机制，对工作人员进行赋分考核，进行年度评议，依据能力进行聘任。要贯彻落实学校的规章制度，严格执行逐层上报，减少学校领导的工作负荷。学校办公室同学校其他职能部门要权责分明，不推诿业务，主张相互合作。加强学校办公室的安保和文件分类工作，采用传统与现代手段相结合的方式，能够及时检索所需文件。