新时期事业单位档案管理工作标准化、规范化研究

文/四川省疾病预防控制中心 谭海嵘

档案管理作为机关事业单位重要的工作，是机关事业单位日常运行过程的关键环节。做好机关事业单位档案管理工作，促进档案管理的标准化、规范化，有助于促进单位工作的高效开展。新时期，我国迈入信息化时代与知识经济时代，当前机关事业单位由于受到各种条件的限制，档案管理工作的质量与效果有待提高，档案管理的意义尚未发挥出来，这在很大程度上限制了机关事业单位的发展。所以，在新时期，机关事业单位要正确认识自身在档案管理中存在的问题，并在管理实践中采取切实可行的解决对策，力求实现档案管理工作的规范化与标准化建设，最终促进机关事业单位工作有序开展。

一、档案管理规范化、标准化的概念与关系

“标准”的官方解释是对重复的概念与事物所做出的统一规定、界定，标准将技术、科学以及社会各个领域的实践经验作为评价体系，经过社会各主体的协商与沟通，达成一致，经过上级主管部门与机构的批准，通过特定的方式官方公布，将其作为社会各界需要共同遵循的依据与准则。新时期，《机关档案管理规定》《档案法实施办法》《档案法》等官方文件的实施与公布，促使机关事业单位档案管理工作迈入更加规范化、体系化的阶段。这一过程涉及档案管理的标准化，具体包含档案管理制定标准、执行标准、修正标准以及后期的补充标准等一系列过程。档案管理等规范化过程需要最后落地到制度环节，其强调机关事业单位档案在管理过程中要充分体现出档案管理人员工作的价值与意义，在机关事业单位日常工作中所执行的档案管理规范等一系列文件与规章制度，最终达到档案管理科学化、规范化的目的。

二、新时期做好机关事业单位档案管理的意义

机关事业单位是我国社会事务的重要管理者与参与者，是社会主义建设服务的重要力量。新时期，我国处于经济改革发展的新阶段，档案管理工作的重要性日益凸显出来。档案管理工作不仅是机关事业单位日常工作考察的重要方面，也是促进机构改革的重要抓手，是单位教育宣传的重要素材库。在新时期背景下，机关事业单位档案管理工作的重要意义体现在以下几个方面：

（一）档案管理是机关事业单位工作考察的依据。档案管理作为一项系统的工作任务，科学、完善的资料库能够为机关事业单位的工作考察提供素材与依据。第一，档案管理包含着机关事业单位人事发展改革历史与建设等一系列的内容，这是关于机关事业单位历史发展历程的记载，是机关事业单位工作改革创新的重要参考；第二，档案资料作为机关事业单位管理实践活动的产物与结果，不管是事业单位员工的亲笔署名、手稿还是文件批示，都可以作为档案管理的凭证，也可以作为事业单位工作考察的重要依据；第三，机关事业单位工作具有复杂性与系统性的特点，档案管理工作的有序、顺利开展，能够规范机关事业单位的工作进展与工作成果，从而记录单位的发展过程与现状。所以，在新时代背景下，我们要做好机关事业单位的档案管理工作，将档案管理摆在重要的位置，并建立健全科学、完善的工作管理制度，进而保证机关事业单位档案管理工作的顺利开展。

（二）档案管理是机关事业单位深化内控管理改革的重要内容。新时期，机关事业单位将深化内控管理改革提上重要的日程，越来越强调内控管理的重要性。第一，在信息化时代背景下，档案管理的信息化建设促进了档案管理等信息化发展进程，这为机关事业单位的内控管理改革创造了良好的外部环境；第二，做好新时期的档案管理工作为机关事业单位的改革与发展奠定了良好的基础，单位内控管理改革需要档案管理的支撑；第三，档案是机关事业单位进行文化宣传教育的重要资源，档案直接影响着机关事业单位工作的有序开展与推进，是机关事业单位的宣传阵地。所以，在新时代，机关事业单位要抓住信息化时代发展潮流，有序推进档案管理改革，进而促进档案管理的信息化建设与管理。

（三）档案管理为文书资料管理提供了良好的条件。机关事业单位档案管理中一项最重要的内容便是文书资料管理工作，只有做好文书资料管理工作，才能促进机关事业单位档案管理工作稳步推进。第一，只有做好机关事业单位的文书档案管理工作，才能提升档案资源利用的效率，不断提升机关事业单位内控管理的效率与质量；第二，机关事业单位需要文字资料的佐证与支撑，并且文书档案信息资料是机关事业单位日常工作开展的重要依据，只有整理归档好文书档案信息资源，才能保证档案资料的准确性；第三，新时期机关事业单位档案管理的信息化、现代化，能够为档案资料管理工作提供准确、海量的档案信息资源，这极大优化了档案管理的工作氛围。

三、机关事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理认识水平有待提高。从当前机关事业单位的日常工作开展实践来说，机关事业单位将档案管理归类为后勤保障性质的工作，往往只将实际工作作为单位的核心任务与重点工作。所以，机关事业单位往往在档案管理工作过程中出现懈怠的情况，机关事业单位领导对档案管理工作在思想上不够重视，不能充分认识到档案管理工作的重要性是重要的原因。机关事业单位领导往往将能力强的员工安排到一线工作，安排临近退休以及工作能力较差的员工从事档案管理工作，这些员工在工作中抱着得过且过的态度，工作效率不高，未能将全部的精力投入工作中。此外，上级领导部门进行日常考核时，也不会考核档案管理工作开展的成效，这不利于调动员工的工作积极性。同时，档案管理人员在开展工作时，抱有敷衍、应付了事的态度，档案内容的日常填写过程不认真，也不符合工作标准与规范，无法提升档案管理水平，导致档案资料内容的利用程度较低，因此转变档案管理工作中存在的问题是非常有必要的。

（二）机关事业单位档案管理方式单一、落后。机关事业单位档案管理往往采用传统的档案整理办法，沿用纸质档案保管方式，将纸质档案存放到特定位置，当需要查询档案的时候，到指定位置查询、翻阅，查询与翻阅耗时很长，有时甚至需要花费几天的时间，这种落后、单一的档案管理方式在前期机关事业单位档案管理的过程中发挥了重要的作用，但是在信息技术快速发展的背景下，伴随着档案管理工作内容的细化与具体，档案管理的文本数量呈快速增长的态势，如果继续采用传统的档案管理方式，不能适应时代发展的趋势。一方面，增加了档案管理部门的工作量；另一方面，不利于提升档案管理的效率，严重的甚至会延误整个机关事业单位的工作效率。所以，机关事业单位的档案管理方式不能因循守旧，需要创新管理方式，跟随时代发展趋势实现档案管理的网络化与信息化，利用计算机现代设备为档案管理提供便利，适时采用便捷、高效的档案管理手段。

（三）档案管理工作人员素质有待提高。机关事业单位档案管理工作人员的综合素质与能力直接关系着档案管理工作开展的效率，影响着档案管理工作的效果，不利于机关事业单位保密工作的开展。当前，档案管理工作人员的综合素质普遍不高，不仅专业知识欠缺，同时自身对于档案管理缺乏积极性与职业责任感。这与机关事业单位管理者对档案管理工作缺乏重视有关。此外，机关事业单位在招聘与任用档案管理工作人员方面存在很大的问题。通常来讲，机关事业单位对人员招聘门槛较低，不仅对于学历要求较低，对档案管理工作经验也无要求，这导致从事档案管理工作人员的专业素质较低。同时，机关事业单位不能为档案管理人员提供必要的培训与教育，使得工作人员无法掌握档案管理工作标准化与规范化的具体要求。因此，为了促进档案管理工作的规范化与标准化建设，需要不断提升档案管理工作人员的素质水平，具体包含档案管理专业水平与道德素质水平。

四、新时期推进档案管理规范化、标准化的路径

（一）更新机关事业单位档案管理工作理念。坚持正确的管理理念对于机关事业单位档案管理工作尤为重要，档案管理工作尽管不是一项能够立马产生收益的工作，但能够为其他各项工作的开展提供巨大的便利条件，能够促进其他工作取得更好的效益。所以，机关事业单位领导与档案管理工作人员都要意识到做好档案管理工作的重要意义，为促进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化提供良好的条件。第一，在日常的工作开展过程中，机关事业单位管理者要发挥领导示范作用，加强对档案管理知识的学习与深度研究，不断提升全体员工对档案管理工作的重视程度。第二，机关事业单位要定期组织员工参与档案管理宣传教育活动，引导学生积极参与档案管理专业技能培训，秉承科学的档案管理理念，遵循规范的档案管理工作流程。第三，要顺应信息技术快速发展的时代趋势，档案管理工作人员在档案管理工作中需要转变工作理念，不断提升自身的专业技能水平，增强自身的综合素质，让自己的行为朝着规范化、标准化的方向发展。

（二）加强档案管理改革，促进档案管理方式的多样化。在新时代背景下，事业单位档案管理工作量很大，在档案管理、治理和检查的过程中，需要调取之前的数据资料，例如在工作中，需要检查单位是否进行整顿，是否创新生产方法等，此时如果采用现代化的档案管理手段，便能够迅速查找之前单位的工作数据，不断提升监管工作的效率。因此，需要做好如下方面的工作：第一，机关事业单位管理者在档案管理工作过程中，要有意识地创新管理手段，树立终身学习的理念，不断学习档案管理行业的相关理论知识，在档案管理过程中，运用先进的多媒体设备与数字化技术，加强档案管理工作的科学化管理，引导档案管理工作向规范化、标准化方向迈进，从总体上提升机关事业单位工作的效率。第二，鼓励每位员工提升自身的信息化水平，搭建便捷、规范的档案管理信息平台，以期提升档案利用的效率。第三，档案管理人员要增强档案管理的安全意识，保证档案的安全性与保密性，定期对多媒体设备开展杀毒工作，设置更高级别的防护系统，减少档案被恶意破坏或者窃取的概率，从而促进机关事业单位档案管理的标准化、规范化建设。

（三）构建一支高素质的档案管理队伍。在机关事业单位档案管理工作中，工作人员的专业技能、综合素质直接影响着档案管理工作人员的工作效率，所以机关事业单位要重视档案管理工作队伍的构建。第一，事业单位要加强对档案管理人员的培训、教育，在对工作人员理论知识水平与实践技能进行摸排的基础上，对档案管理工作人员进行分层次培训、教育。第二，要着重加强对档案管理工作人员信息化水平与档案管理专业技能知识的普及，使其适应多媒体技术快速发展的时代背景。第三，机关事业单位领导要加强对档案管理工作的重视，采取适当的激励措施提高档案管理人员工作的积极性与主动性，对表现优异的员工给予嘉奖，对于表现较差的员工给予批评，督促档案管理工作人员主动提升自身的档案管理专业知识与实践技能，从而确保机关事业单位档案管理工作的标准化与规范化建设。

五、结语

21世纪，我国迈入信息化时代，各类先进的信息技术的应用促进了各个领域的发展，以电子文件为典型代表的现代化档案管理方式逐渐取代过去传统落后的纸质档案管理方式，内容丰富、信息海量、标准化和规范化程度高是现代化档案管理的典型特点。针对当前机关事业单位在档案管理中存在的问题，提升机关事业单位档案管理标准化、规范化程度是必然选择。因此，相关部门要从思想上认识到加强档案管理工作的重要性，转变档案管理方式，构建一支高素质的档案管理队伍，不断提升机关事业单位档案管理的标准化、规范化水平。