如何推进事业单位档案管理工作规范化、标准化

文/山东省德州市德城区档案馆 张慧

档案管理作为一项非常重要的工作，事业单位应该高度重视。档案，作为一种备案，需要在运用期间加以查证，随着事业单位相关工作任务的增加，档案管理的工作量随之增加。大部分事业单位没有高度重视档案管理工作，一旦进行调用时，才会感受到档案管理的重要作用。因此，为了确保工作效率的提升，避免出现低级的问题，事业单位应该加大对档案的管理力度，以此促进档案管理工作规范化、标准化。

一、事业单位档案管理的重要性

档案主要的内容就是在社会活动中，生成多样化的有价值的原始记录。由于档案具有比较悠久的历史，以前都具有将事情经过进行记录的习惯，充分体现出原始性的特点，具有一定的证据作用，所以，加强档案管理意义重大。档案管理工作重要价值主要体现在多个方面：第一，站在事业单位角度而言，具有一定实力的事业单位成立时间较长，从单位成立开始，再到发展中期，或者某个重要的时间段，都会进行详细记录，为之后工作的开展提供有效依据，并在不断积累经验，为促进事业单位可持续发展打下坚实的基础。第二，从单位员工角度而言，事业单位档案除了记录自身发展经过外，还详细记录了单位所有人员的档案，不仅为员工提供了有效参考资料，还促进单位可持续发展。第三，有利于为各个部门提供相应的档案查询服务，在保障单位自身经济权益的同时，进一步促进档案工作的规范化、标准化。

二、事业单位档案管理存在的问题

（一）管理模式过于落后。现阶段，大部分事业单位在开展档案管理工作的过程中，一直运用传统的管理方式，如纸质版档案，将其放到指定的场所中，需要运用哪类档案，需要自己去查找，不仅浪费时间，还浪费精力，这种工作方式无法满足现阶段发展需求。随着社会的不断发展，档案管理的内容呈现出细致化，随着档案数量的增加，传统的工作模式已经无法带动相关的工作开展，从根本上影响工作的效率。同时，阻碍了事业单位的发展，因此，应该加大改变的力度。

（二）缺乏档案管理的全面认识。目前，事业单位比较注重实际的工作，对档案管理工作缺乏一定的重视，这就导致档案管理工作无法有效开展，大部分事业单位管理人员不重视档案管理工作，认为这项工作不重要，所以，在分配人员的过程中，以一线工作为中心，未将能力待提升的员工分配到档案管理工作中，由于这类员工自身能力水平过于薄弱，无法全身心将精力投入档案管理工作中，且上级部门没有高度重视这项工作，未将其归纳到考核体系中，进而导致工作人员在开展档案管理工作时，工作热情受到一定的影响。在填写档案过程中，没有遵循规范性的原则，如内容不清晰、字迹不工整等，无法将档案自身价值充分呈现出来，进而阻碍了事业单位可持续发展。

（三）档案管理水平有待提升。现阶段，随着社会的快速发展，信息技术广泛得到运用，事业单位也是如此，在一定程度上保障了管理效率的提升。事业单位可以利用信息技术的优势，建立完善的电子档案，如办公信息、文档等，只要运用电脑就可以完成相关的档案工作，虽然电子档案拥有非常明显的优势，但如果受到病毒的影响，导致档案信息有可能发生丢失。所以，应该高度重视档案安全问题。

（四）档案管理人员素质水平有待提升。事业单位要想保证档案管理工作有序进行，应该提升档案管理人员的综合素质，为实现档案管理工作标准化、规范化提供坚实的保障。然而，与实际情况相差较大，部分事业单位档案管理人员的综合素质普遍不高。究其原因，是事业单位自身没有重视档案管理工作的重要性，进而导致没有足够的工作热情以及强烈的工作责任感。另外，事业单位在分配档案工作人员过程中也出现了很多的问题，如工作人员的专业水平不高，自身不具备丰富的档案管理经验。事业单位没有定期开展培训活动，提升档案管理人员的能力水平，进而导致档案管理人员无法满足现阶段的档案管理工作要求。工作人员综合素质偏低，对档案管理工作有一定的影响。

（五）档案信息化、智能化管理体系建设滞后。在信息化时代背景下，档案管理与服务目标都出现了很大的变化，为了更好地为管理人员提供信息服务，需要事业单位加大信息化以及智能化管理平台建设。目前，由于档案进行全方位数字化，会加大资金的投入，相关部门虽然了解现代技术的重要性，但是存在信息服务平台滞后的问题，给维护设备工作、维护程序工作带来巨大的影响。同时，随着信息技术的不断发展，档案管理设备无法进行及时更新，平台上面的相关服务不能进行拓展，某种意义上阻碍了档案的规范化、标准化发展。

（六）缺乏完善的工作监督与保障机制。现阶段，虽然事业单位在优化内控管理制度方面得到一定的优化，但是，由于工作人员自身的创新意识过于薄弱，进而导致相对应的工作监督以及保障机制不完善，在开展档案工作过程中，经常出现管理空白的现象。在新时代背景下，事业单位档案管理制度内容存在不细化的问题，导致档案管理工作没有任何参考依据。

三、促进档案管理工作规范化、标准化的策略

（一）创新单位管理理念。事业单位在开展档案管理工作的过程中，管理理念非常重要。事业单位在管理期间，应该及时创新自身的管理理念，其目的是帮助档案管理人员充分了解这项工作的重要价值，从根本上促进事业单位管理工作的规范性、标准性。首先，在开展工作的过程中，部门领导需要发挥自身的价值，在日常生活中向工作人员传授档案管理的知识内容，以此来提升工作人员的重视程度。其次，事业单位需要定期组织开展宣传教育活动，这样不仅可以提升档案管理人员的能力水平，还能创新档案管理理念，为档案管理工作的开展创造有利条件。最后，在时代发展的背景下，工作人员在开展档案管理工作期间，需要不断完善自身的理念，提升自身的专业技能，提高自身的综合素养，在规范自身行为的同时，促进事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。

（二）创新事业单位的管理手段。首先，事业单位在开展档案管理工作时，领导人员应该发挥自身的价值，及时创新管理手段，不断完善自己，利用现代化先进设备以及技术，对档案进行科学有效地管理，工作人员可以利用数字化信息设备把纸质版的档案转变成电子档案。其次，事业单位可以利用信息技术，建立完善的管理平台，这样不仅可以提升档案利用率，还能保障管理人员工作效率的提升。最后，管理人员需要以保护档案安全性为中心，定期对计算机进行杀毒，设置好防火墙，避免档案发生被窃取问题，从根本上促进事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化的方向发展。

（三）建设一支高素质、高水平的管理团队。在档案管理过程中，管理人员自身素质水平、能力水平与档案工作效率存在着非常密切的关联，因此，事业单位需要高度重视管理团队构建。首先，事业单位需要根据工作人员实际情况进行分析，开展分层次培训工作。其次，在开展培训活动的过程中，需要对工作人员进行计算机知识的培训。只有这样，才可以推进档案管理工作不断发展。最后，部门领导需要高度重视档案管理工作，对表现优异的人员进行物质奖励，有效调动工作人员的工作热情，最大程度提升工作人员综合素质以及档案管理技能，从根本上促进事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。

（四）加大资金的投入。事业单位在开展档案管理工作的过程中，应该加大档案管理的标准化、规范化建设，这就要求事业单位投入大量的资金作为支撑。究其原因，是在开展档案管理工作时，事业单位需要结合目前自身的经济条件，购买相对应的先进设备。同时，在档案管理过程中，应该高度重视信息化平台建设，且事业单位也需要为其提供足够的资金，便于之后运用于维护工作中。因此，为了实现档案管理工作的标准化与规范化，事业单位应该为其提供资金作为支撑，为促进事业单位可持续发展奠定基础。

（五）构建长效机制。以往的档案管理工作依然存在很多的问题，究其原因，是一直运用传统的档案管理模式，无法保证管理工作的标准性与规范性，从根本上影响了管理工作的效率。所以，事业单位应该进行全方面改革，以管理工作标准化与规范化为中心，及时处理管理工作中的问题，有针对性地进行精细化管理，建立长效的管理机制。一般来说，需要根据单位自身的档案管理工作实际情况，以档案的各个环节作为切入点，在一定程度上细化管理制度，保障档案管理流程的规范性。要想让档案管理工作标准化、规范化开展，事业单位应该建立健全制度体系，如定期审查制度、考核制度以及评价制度。在每年年终业绩评价过程中，应该对单位各个部门交接登记表加大审核力度，将各项工作落实到位，保证登记表中的内容准确无误，再结合登记表审查档案资料，一旦出现问题，就应该对相对应的负责人进行严重处罚，同时要追究所在部门的责任。再比如，要想促进档案管理工作的标准化与规范化，应该加大检查力度，分为年度检查、年中检查以及季度检查，针对季度与年终审核，应该针对性进行抽查，或者根据上年度审核中的问题进行检查。所以，应该构建完善的人事档案管理制度，因人事档案影响着工作人员的自身利益，决定着党和国家事业的蓬勃发展。这就要求制定完善的制度，因为制度建设是根本所在，可见制度的执行是极其重要的。在落实《干部人事档案工作条例》的基础上，应该高度重视学习培训工作，大力开展宣传工作，深度解读《条例》，根据《条例》的实际要求，构建完善的配套制度。根据实际情况，按照《条例》精神构建健全的配套制度，细化相关措施，将《条例》每一项要求落实到位；加大监督检查力度，如果发生问题应该及时进行纠正，定期开展专项检查工作，有针对性地规范人事档案各个环节，有效运用档案信息，为事业单位提供准确的参考依据，在提升人才储备的同时，促进了事业单位档案工作稳步发展。

（六）全面落实责任制度。档案管理与其他工作具有很大的差异性，是一项长效的管理工作，这就要求档案管理人员自身除了拥有较强的责任心之外，还要具备一定的职业道德。要想在制度层面提升档案管理的效率，就应该将责任制落到实处，明确各个管理人员工作，构建追溯机制。档案管理工作不会因为人员的变动而发生责任的改变，不论是档案最开始的工作人员，还是主要的负责人，自身的责任会一直陪伴着他们。所以，一旦工作出现了问题，就可以直接找到负责人，并追究其责任。通过运用这个方法，能够让相关人员了解档案管理的规范化与标准化，在提升自身责任意识的同时，还能根据实际要求开展档案管理。

（七）整合资源档案。在事业单位档案管理期间，缺乏管理人员，工作内容具有一定的复杂性。所以，为了进一步减轻工作人员的压力，提升档案管理工作效率，档案管理人员应该以关联原则为中心，有针对性对档案资源进行相对应的分类，将全部档案根据类别以及页码进行资源分类，如果发现档案没有页码，需要重新编码分类，以此来保障工作的规范性。可见，开展整合分类工作，可以大大节约空间。同时，可以大大提高档案查找速度，加大事业单位利用效率，从根本上促进事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。

四、结语

综上所述，档案管理作为事业单位管理工作中不能缺少一部分，对单位发展起到一定的促进作用，要想将事业单位的档案价值充分发挥出来，需要提升档案管理质量。另外，随着信息技术的快速发展，档案受到了一定的重视，人们也随着提升了重视意识。事业单位需要结合档案管理工作的实际情况，积极探究出更加完善的管理模式，并将每一项档案管理工作落到实处，构建先进的档案管理工作体系，促使档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展，为促进社会经济发展提供坚实的保障。