新时期民生档案工作的策略探究

文/祥云县档案馆 杨含芳；山东师范大学 杨丹青

习近平新时代中国特色社会主义思想的核心与灵魂是以人民为中心的理念。具有政治高度的关注民生、改善民生已经成为中国特色社会主义现代化国家建设的重要内容，想民之所想、急民之所急已经成为新时期经济社会发展的必然选择。民生档案记录了人民群众在社会生产、生活中的共同记忆，是维护他们合法权利的重要依据，也是政府与人民群众之间互动交流的桥梁。十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过的新修订的《中华人民共和国档案法》，在很大程度上对民生档案工作提出了更高的要求。而信息化时代的到来，又给民生档案事业带来了前所未有的挑战与机遇，这使得做好新时期民生档案工作意义重大。

一、新时期民生档案工作概述

2007年12月，国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》这一首个关于民生档案工作的指导性意见，次年又提出“建立覆盖人民群众的档案资源体系”这一民生档案发展目标。随后，国家先后出台了一系列惠民便民政策，进一步凸显了民生档案工作的重要性，推动了民生档案工作的迅猛发展，各级政府结合地方实际，制定了推动民生档案工作的政策与制度，民生档案工作日益规范，馆藏资源日渐丰富，人民群众查档体验不断优化。

二、新时期民生档案工作开展中存在的问题

新时期民生档案工作为各级政府及管理部门高度重视，并取得了巨大的成果，民生档案馆藏资源日益丰富、资源结构不断改善，服务质量不断提高。但是随着民生档案在社会生活中发挥的作用不断凸显。社会公众对民生档案的个性化使用需求不断上升，传统民生档案工作受到巨大的挑战，表现出不少共性的问题，应当引起重视。

（一）资源分布相对分散，馆藏结构比较单一。随着“放管服”改革的持续深入，人民群众对民生档案的需求数量不断增加、需求要求越发多元，进入基层档案馆的民生档案类型与范围不断扩大。但民生档案的性质决定了涉及面的广度及来源的分散性，大量人民群众需要的档案未能入馆，造成档案保管分散，统一管理及应用难度大，民生档案资源的共享共用被制约。民生档案分散于社保、医疗、教育与婚姻等30多项档案之中，牵涉领域广、涉及内容多，具有鲜明的人本性、广泛性及动态性等特点。由于档案馆接收档案的范围相对有限，基层档案馆收集、整理及保管的档案主要来源是党政机关的文书档案等，造成基层档案馆中涉及民生的馆藏数量少、结构单一。

（二）管理标准未能统一，协调管理相对不足。民政、卫生、教育等多部门拥有和管理特定范畴的民生档案，但档案管理规范与标准并未统一，只能根据本部门档案管理的规范或上级业务主管部门制定的行业管理标准执行，造成大量民生档案的收集、整理、利用、归档各有各的标准，为民生档案工作的开展造成影响。各地民生档案形成机构与基层档案馆大多属于平级关系，双方的档案管理系统无法实现精准对接，使民生档案资源的系统整合与集成管理难度较大，民生档案移交不及时、质量不过硬等情况屡见不鲜，未能形成强大的工作合力。

（三）信息化建设缓慢，网络服务较为匮乏。新时期是信息时代、“互联网+”时代，越来越多的政府公共服务实现了互联网服务，但民生档案的信息化建设相对不足，不少基层单位的信息化建设进程缓慢，民生档案信息化查阅效率不高，与“互联网+”时代的要求还有一定的差距，人民群众的满意度较低。不少部门的数字档案馆建设已经完成，但存在建库后的联网共享意识不强，没有以多种渠道与形式向公众开放资源，未能真正解决民生档案服务的“信息孤岛”问题。

（四）服务意识有待提升，人才建设急需加快。工作人员服务意识的高低是影响民生档案工作质量的重要因素。但不少基层档案工作人员的服务意识有待提升，服务人民群众查档调档的主动性与积极性不足，面对群众急切的查档需求未能认真体会，影响查档效率。有些工作人员忙于日常事务工作，未能规划并思考民生档案工作的前瞻性，工作的创新性不足。档案管理人才队伍中专业的档案学人才相对较少，不少部门的档案管理人员由兼职人员担任。他们虽然具有较强的责任感与工作热情，但受到工作内容及部门调整等因素的影响，他们会把主要精力放在自己的主业上，档案管理意识相对薄弱、管理水平相对较差，从而影响到民生档案整体的利用水平。

三、新时期民生档案工作的策略探究

“立党为公、执政为民”理念的落脚点是关注民生，这是建设中国特色社会主义和谐社会的基础。民生档案记载的是与社会公众切身利益关系密切的信息，是推动新时期以民为本、为民服务的具体体现。当前我国社会发展的主要矛盾发生了根本性的变化，这为民生档案工作的开展提出了新的要求、注入了新的活力。着力做好新时期民生档案工作，落实好档案服务民生的举措，很有必要，大有可为。

（一）推动集中管理，着力丰富馆藏。要做好民生档案工作开展的顶层设计，加强制度引领。民生档案的资源建设涉及多个行业、不同部门，内部繁杂、形式多样。在具体工作开展过程中，要注重整体性规划，强调规划的完整性与科学性，将民生档案的内涵及涉及的基本范围、业务工作规范等纳入规划体系中，提升民生档案管理的集中度，打造一个协同并进的民生档案管理体系。并根据不同民生档案的利用频次确定资料信息移交进馆的时间要求。比如有条件的地区可以将每年应届大学毕业生、二胎审批等民生档案逐年移交至档案馆集中管理。对于无法逐年移交的，则可以建立基层机关文档管理中心，以中心为抓手提前介入档案管理，档案形成的次年移交至管理中心，既防止档案遗失、损毁情况的出现，又降低分散管理的成本。对于动迁安置等暂不适合移交的档案，则可以实行“实体档案自行保管，数字档案集中共享”的方式，因类施策推动档案的集中管理比例。要主动丰富馆藏资源，结合地方历史文化与民族传承等特点，加大各类档案的征集力度，建立具有鲜明特色的历史、人文、民生等档案库，构建更丰富多元的档案资源体系。同时，可以将个人家庭档案纳入民生档案的管理体系之中，帮助人民群众收集、整理、建立个人档案的同时，通过无数个人档案描述完整的社会历史，展现社会发展的每一个“小细胞”。

（二）统一管理标准，实施规范管理。要尽快完善档案相关法律法规体系，在新《档案法》的基础上，加快《档案法实施办法》的修订与完善。特别是针对档案信息化管理方面，要及时出台相应的细则，健全档案信息化建设法律指引，为民生档案信息化发展夯实法律基础。同时，利用“国际档案日”等契机，定期举办民生档案相关的宣传、展览、培训等活动，通过视频、图片、宣传册等形式，提升人民群众对教育、社会保障及住房等特别关注领域的认知程度，让人民群众充分了解自己在民生档案工作中依法享有的权利及应尽的义务，彰显民生档案工作的意义与价值，为档案规范化管理获得坚定的社会与群众基础。要强化档案管理的规范性，建立统一的标准规章制度，以严格执法、技术支持、业务帮扶等策略保障各相关部门民生档案管理水平的提升。2019年机构改革以来，各地档案局由党委办公室挂牌的基础上，设置了专门的档案管理职能科室，负责制定档案工作规章制度，督促指导各行政单位档案管理工作，有效提高了档案行政管理的权威与力量。要加强档案管理的监管力度，将各部门应尽的档案管理职能落到实处，严防档案管理不规范问题的出现。当然，涉及民生档案的各行政部门及组织，要负责为档案管理部门提供必要的人力物力财力支持，负责本单位民生档案管理体系的建设，为民生档案的标准化、规范化管理夯实组织管理的基础。

（三）强化信息化建设，创新网络服务。1.要科学打造“智慧档案馆”。《“十四五”全国档案事业发展规划》强调指出，要加快档案信息资源共享平台建设，要求各省（自治区、直辖市）主动加快云计算、物联网“智慧化”等新技术的应用，将区域内各种民生档案资源有效整合起来，建立统一的信息共享网络平台，以“智慧档案馆”这一高级形态实现民生档案信息的共享共用，打破“信息壁垒”，消除“信息孤岛”，提升使用的便捷性。苏州的“苏周到”、安徽的“皖事通”以及上海的“随身办”等众多民生档案便民服务平台的涌现，为智慧民生档案馆的建设提供了新思路。2.要推动信息共享服务向基层的推广与延伸。档案管理部门要加快相关技术应用的研究，借助5G技术的优势推动民生档案信息查询服务网点的基层化，实现查询网点的全覆盖。2019年，浙江省在部分乡镇、社区等设立了查档代办试点，通过浙江省档案服务岗为基层群众提供查档代办服务，有效消除横亘在基层的“数字鸿沟”。3.要创新多渠道的服务。新时期民生档案工作开展的重要内容之一是加快跨馆服务和异地查档，以政务内外网为基础，以档案信息化管理为抓手，在严格遵守《档案法》及《保密法》等法律法规要求的基础上，不断创新民生档案查询方式，推动“电话预约+实地查档”相结合的预约服务，减少等待时间、提高查询效率。实施“首问负责+检索打印”相结合的贴心服务，首个接待人员完成身份信息核实及登记工作，并提供必要的复印、打印等服务。开展“跨馆查档+异地服务”相结合的突破服务，对未入馆的民生档案，与相关部门沟通协调，建立网络传输共享体系。目前长三角地区已经基本实现了民生档案的“异地查档”便民服务，并形成了“长三角”经验。另外，针对行动不便或有特殊需求的人民群众，可开拓相应的绿色通道，或提供上门服务，搭建民生服务与人民群众之间无缝对接的桥梁。要加强馆际之间的优势互补与多元合作，联合开发民生档案服务平台，扩大档案资源的适用范围。可完善档案微信公众号、微博头条、手机APP等融媒体服务渠道，将传统的实体档案库及馆藏变成多维立体的信息库，提升服务的质量。

（四）强化服务意识，创新服务以提升服务质量。1.要坚持服务至上。“以民为本”“为民服务”是民生档案工作必须遵循的原则之一。对于基层档案部门而言，坚持“服务至上”理念的关键就是主动出击去了解用户查档用档的需求，从而提供针对性强的精准服务。例如，改变民生档案出证方式，远程出证不再使用传统快递寄送复印件，增加网络获取电子证明等方式，提高出证效率。2.要提升工作能力。加强对基层工作人员的教育培训，围绕民生档案各项工作开展业务培训、学术交流、远程学习等，丰富工作人员的业务能力、服务水平。加强对基层工作人员的考核，开展定期的能力测试、绩效考核，倒逼他们主动学习提升自己。开展内部轮岗交流，在工作实践中拓展眼界、锻炼人才。3.要优化队伍专业结构。既要引进档案专业人才，也要引进信息、法律等专业人才，补齐民生档案管理的专业短板，构建档案管理、信息化及法律等相辅相成的专业结构。4.要优化档案管理队伍的年龄结构。平衡人才队伍年龄结构，逐步引进更多年轻化人才，增强档案管理的生机与活力。

四、结语

民是国之源、民为国之本。党和国家将保障、改善民生视为最重要的工作。民生档案涉及人民群众的日常生活，是人民群众最为关注的现实问题之一。扎实开展民生档案管理，做好民生档案服务工作，会有效提升群众的满意度。目前，民生档案的信息化发展、数字化建设已经取得了一定的成绩，各地民生档案库及电子目录建设已步入正轨，为民生档案的利用夯实了基础。但新时期民生档案的管理仍存在不少问题，有待进一步解决。各级档案管理工作者要充分把握时代赋予民生档案管理的机遇，转变工作理念、优化工程思路、创新工作举措，强化民生档案管理，使民生档案更贴近人民群众，为保障和改善民生提供更优质的服务。