精细化理念在事业单位档案管理中的应用探析

摘 要：本文以事业单位为主要对象，围绕档案管理工作，分析当前开展这项工作期间所面临或者潜藏的问题，以精细化理念为指引，以问题为依据，重点探讨如何实现精细化理念与档案管理工作的深度融合，具体措施包括提升精细化档案管理重视程度、建立健全精细化档案管理制度、增强档案人员服务意识和精细化意识、加快精细化档案管理信息化建设。

关键词：精细化理念；事业单位；档案管理

通过科学合理、现代高效的方式对档案信息进行分类整理及开发使用，可以有效总结事业单位在发展运行中的历史经验。在管理中，事业单位可以明确自己的不足及薄弱之处，制定方案，落实贯彻，从而解决问题，让档案的功能发挥得到最大化。当前，事业单位在档案管理工作方面所呈现的整体情况并不理想，依旧有一些问题制约档案功能的发挥，不利于事业单位的健康稳定发展。精细化理念的提出与应用，可以改善事业单位档案管理现状，规范事业单位档案管理流程，促使其朝着科学化、标准化以及制度化的方向发展。对于事业单位而言，在这一环节中，不仅可以为民众提供更为优质良好的社会公共服务，还可以树立良好的社会形象。因此，对于事业单位而言，如何在档案管理中应用精细化理念，成为其研究关注的重点。

一、事业单位档案管理工作中面临的问题

1.不够重视档案管理

目前，有些事业单位管理人员在思想观念中对档案管理工作没有足够重视，认为开展这项工作会浪费过多的时间和精力，很难将其直接转化为事业单位的竞争力，且难以直接形成经济效益，很少会对其予以更多的关注。因此，在档案管理工作开展过程中，很少会投入过多的时间和精力开展这一工作。正是由于管理者片面的思想观念，使事业单位的档案管理质量较低。严重时，甚至这项工作只是浮于表面，不利于档案管理工作效率的有效提升。此外，在个别事业单位当中会出现档案丢失和破损的现象，进一步限制了档案功能效用的发挥。

2.档案管理制度不健全

在事业单位中，因档案管理受重视程度不足的因素影响，围绕档案管理所建立的管理制度处于不完善及不健全的状态，进一步限制了档案管理整体质量的有效提升。以城市管理档案为例，在档案建立过程中，部分事业单位虽然已经建立了相应的管理制度，但所实施的管理制度并没有真正符合实际情况，甚至是将其他事业单位的档案管理制度直接照搬挪用。与此同时，个别事业单位在制度落實方面不到位，没有以管理制度为依据开展相应的档案管理工作。此外，从管理制度方面来看，存在内容不全面的问题。现有的规章制度没有覆盖到档案管理工作开展的各个环节，不利于其功能效用的发挥。在档案管理制度不健全的情况下，档案管理工作更加处于边缘化的状态，不利于有效彰显其价值，甚至会成为制约事业单位长远稳定发展的重要因素。

3.档案管理人员服务意识较差

在部分事业单位中，现有的档案工作人员很少会接受系统的专业培训教育，所掌握的专业知识不够全面。在此种情况下，难以确保事业单位档案管理工作达到预设的目标效果。加之，部分领导者对档案管理工作不够重视，大大降低了档案管理人员的工作主动性和积极性，限制了档案管理工作质量的有效提升。此外，在薪资福利设置方面，档案管理人员的薪资水平相对较低，极大影响了其工作的主动性和积极性。

4.档案管理信息化建设缓慢

信息化时代的到来，对事业单位档案管理工作提出了更高的要求，需要事业单位紧跟时代发展形势，加强档案信息化建设，以便更好地增强事业单位的竞争力，实现事业单位的长远可持续发展。但是，就当前事业单位在档案信息化建设方面的现状来看，存在建设进程缓慢的问题。现阶段，事业单位已经普遍在内部建立OA信息管理系统，可以实现档案信息在事业单位内部各部门之间的流转和归档。可是，随着时代的发展和进步，此前已有的OA系统难以适应新时代的发展需要，会出现系统兼容性较差、数据无备份功能和不同分类方式存在冲突的问题，这些都会制约信息系统功能作用的发挥。此外，档案管理信息化建设需要资金、人力以及物力等各种资源的支撑，但部分事业单位会将更多的资源倾向于可直接产生经济利润的工作项目，而对档案管理信息化建设所投入的资源则相对较少，进而出现硬件陈旧和软件支撑不足的问题。

二、精细化理念在事业单位档案管理中的应用原则

1.全面性原则

对于事业单位而言，在档案管理工作过程中，要秉持全面性的基本原则，践行精细化理念，深入事业单位实际当中，高效整合各种信息数据，归纳整理后形成纸质档案和电子档案，作为事业单位服务管理、人力资源配置、战略目标制定等各项活动开展的依据。

2.真实性原则

档案可以为事业单位提供精准有效的信息资源，事业单位根据档案信息采取相应的决策。因此，在档案管理中应用精细化理念时，事业单位要秉持真实性的基本原则，确保收录的档案信息处于精准客观、真实有效的状态，从而更好地推动事业单位的长远可持续发展。只有这样，才可以确保事业单位作出的决策符合自身的实际情况，具有正确性和科学性的鲜明特征。

3.系统性原则

从整体上来说，档案管理是一项系统性的工作。基于此，事业单位在加强档案管理时，要秉持系统性的基本原则，构建精细化档案管理模式，提高事业单位档案管理工作的整体运行效率。这就需要事业单位深入实际，高效整合各种资料，包括文件、材料、信息等，确定好相应的类型并划分，以便在日后需要时可以快速有效地查阅。对于事业单位而言，在这一方式的运作之下，围绕档案管理工作，可以使其工作效率在原有基础上得到提升，获得较为理想的效果。

三、精细化理念在事业单位档案管理中的应用策略

1.提升精细化档案管理重视程度

对于事业单位而言，若想做好档案管理工作，先要从自身的思想观念加以转变。有效提升对档案管理的重视程度，树立精细化理念，构建精细化档案管理模式，使得档案管理的质量在原有基础上得到进一步提高。现阶段，虽然越来越多的事业单位管理人员已经意识到档案管理的重要性，国家也从法律法规方面围绕档案管理出台《档案法》，并在其中对事业单位档案管理工作提出了明确的要求和标准规范说明。

因此，事业单位要加强对内部员工的教育培训，以档案为切入点，在开展相应的工作时，要让规章制度落实其中，成为强化管理效果的依据。

第一，事业单位在制定发展规划过程中，要将档案管理工作融入其中。以档案管理为主要切入点，制定短期规划、中期规划和长期规划，实现档案管理工作与事业单位发展战略之间的融会贯通，践行精细化理念精神内涵，使与档案有关的工作质量得到提升，增强精细化管理含量。

第二，在绩效考核中，要融入档案工作。以档案管理为主要内容，在绩效考核方面确定相应的指标，并赋值。考核结束后，要公示结果。借助绩效考核的形式，可以让员工主动参与其中，以精细化的方式开展相应的管理工作。

第三，整合资源。基于档案管理引进先进资源，从设备设施方面入手，做好采购和引进工作，促使其体系朝着完善化的方向发展。既包括软件，也包括硬件设备设施，为档案管理工作的精细化开展创造有利条件。

2.建立健全精细化档案管理制度

事业单位若想实现长远稳定发展，需要建立与管理制度规范相应的经营管理行为，从而实现单位的高效运作。因此，在这一环节，事业单位要秉持实事求是的基本原则，完善规章制度。规章制度与现实情况要做到相辅相成，具有较强的契合性，通过构建精细化档案管理模式让制度能够有效落实。对于员工来说，在规章制度的引领下，可以形成规范化的工作行为。

例如，事业单位要在现有的基础上，完善评价机制，两者有效承接。从开展方式、开展流程、开展规范程度以及开展效果等方面入手，对档案管理工作的整体效果展开全方位评价。根据评价结果，及时发现事业单位的档案管理在不同阶段，面临的问题，并进行解决，提高档案管理精细化水平。此外，事业单位还需要结合档案管理工作建立人员奖惩制度，逐步提高档案管理人员的薪资水平，调动人员工作的主动性和积极性。不仅如此，还可以借助额外奖励制度，更好地激发档案管理人员的工作潜能，强化档案管理人员对该工作的认同感和满意度，使事业单位档案管理工作效率在原有基础上得到进一步提升。

3.增强档案人员服务意识和精细化意识

在事业单位档案管理工作中，管理人员是主要执行者，其管理意识的高低和工作方式正确与否，直接影响档案管理效果。因此，在推进档案管理方案落实期间，需要明确档案管理人员所具备的综合能力，加强对现有人员的教育培训，增强人员的服务意识和精细化意识。在实际的工作过程中，事业单位可以档案管理人员为主要对象，开展专业的培训活动，包括知识技能培训、责任意识培训和精细化理念培训等。档案管理人员要以高度的责任感和较强的使命感，投入这一工作中，明确工作职责和工作范围，高效开展档案管理工作，保证档案信息的真实完整，避免出现档案信息被泄露和缺失等不良情况。

此外，档案管理人员要对各种档案资料开展深入的开发和利用，提高档案信息资源的利用效率。事业单位在制定发展规划时，要根据所获得的档案信息加以考量，让档案管理融入单位管理活动中，助力事业单位战略目标的达成。同时，在今后的人才队伍建设和储备过程中，还需要针对人才在整个现代化管理改革工作中的具体表现，科学制定监督机制，加大整体考核力度，以便及时发现其在档案管理中的不规范之处，并在接下来的管理工作范围内，制定出更加科学可行的管理策略，使各项管理工作得以高效落实。

此外，还要合理构建激励机制，督促档案管理人员从创新和精细化等角度着手，分析目前的档案管理改革要求，并在掌握多种先进技术手段的前提下，不断探索出更新颖、有效的管理技术和实践方法，提高档案管理精细化水平。

4.加快精细化档案管理信息化建设

在信息化环境下，现代科学技术广泛应用在社会生活的各个领域。对于事业单位而言，信息化技术的应用可以提高工作效率。

因此，事业单位要转变思想观念，增强技术应用意识。基于现实情况，落实推进档案管理信息化建设，让现代化档案管理模式更具有高层次特征，推动档案管理转型升级。对此，事业单位要明确自身的实际需求，做好顶层设计工作，统筹规划，建立健全档案管理信息化体系，加大对档案资源的开发利用，进而实现信息资源共享。与此同时，事业单位还需要重视对信息化人才的培养，充分落实信息化工作，加快发展步伐，奠定人才基础，增强精细化含量。

互联网时代的到来，为事业单位档案管理工作的开展创造了有利条件，但同時，网络具有虚拟化和开放性的鲜明特征，这也会在某种程度上增加事业单位档案数据信息被泄露的风险，不利于事业单位战略目标的实现。面对此种情况，事业单位要增强风险意识，从物理环境和硬件环境多个方面入手，做好安全建设工作。

一方面，事业单位要提高网络连接的安全性，包括公共信息网和国际互联网。借助物理隔离的方式，建立符合自身实际情况的档案数据信息防护系统，提高事业单位档案信息管理系统的安全水平。

另一方面，档案管理人员要严格审查纸质档案，按照流程对档案信息登记之后，方可允许相关人员调阅。在计算机中安装相应的软件，如防火墙和防病毒软件等，将黑客入侵等风险控制在最小范畴。在今后的管理工作中，必须形成正确的安全防范观念，从系统结构和功能情况着手加以分析和诊断，以便及时发现信息化管理体系中的风险因素，并在明确掌握安全管理工作目标的前提下，探索出更加规范和合理的管理模式与实践路径，使整个管理工作实现高效能和高品质落地。最重要的是要在实施安全管理过程中，充分发挥现代化技术载体的优势，搭建智能监督与防控中心，以便及时发现潜藏的风险隐患，并在接下来的管理工作当中，不断就现有管理体系做出改进优化，使整个档案管理工作实现高品质和精细化落地。

四、结论

综上所述，在事业单位日常管理中，档案管理作为其中的重要组成部分，处于基础性和支撑性的地位，对事业单位的可持续发展具有至关重要的现实意义。当前，事业单位的管理存在一定的问题，突出表现为不够重视档案管理、档案管理制度不健全、人员服务意识较差以及档案管理信息化建设缓慢等。因此，需要事业单位正视档案管理现状，提高精细化档案管理重视程度，秉持全面性、真实性以及系统性的基本原则，在此基础上，通过建立健全精细化档案管理制度、增强档案人员服务意识、精细化意识以及加快精细化档案管理信息化建设等策略，实现事业单位档案管理工作的纵深化和精细化发展。

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作者简介：王宇（1975—），女，汉族，山东菏泽人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理及信息化应用。