数字化档案管理系统在医院中的运用探析

摘 要：在信息化时代，信息技术得到不断推广和应用，各行各业纷纷推进了信息化建设。随着我国医疗事业的不断发展，医院经营环境变得愈发复杂，由此对医院档案管理带来了巨大的挑战，医院需要对档案管理模式开展有效革新。因此，积极引入更为高效的数字化档案管理系统，不仅可以实现对数据信息的快速处理，还可以实现对更多的档案类型展开有效处理。对此，文章介绍了数字化档案管理技术的相关内涵，分析了数字化档案管理系统在医院中的具体运用，并探讨了数字化档案管理系统在医院中的运用策略，以供行业参考。

关键词：医院；数字化档案管理系统；信息安全

档案作为医院在经营发展中产生的重要信息文件，对医院可持续健康发展有着高度的参考价值，其不仅是全面记录医院已发生的事件，还是医院管理者在制定长远发展规划时的重要参考依据。如今，我国医院不断向现代化方向发展转型，医院业务内容以及人员结构等变得愈发复杂，传统的档案管理模式已难以适应新时期的发展要求。特别是随着“互联网+”概念的不断推进，医院档案管理工作实现数字化已是大势所趋，相关人员应革新思想观念，创新各种形式，推进医院档案管理数字化建设。数字化档案管理系统作为推进医院档案管理数字化建设的有力载体，其对提升医院档案管理质量和效率可发挥十分积极的作用。

一、数字化档案管理技术

数字化档案，主要指的是基于对计算机技术、多媒体技术、数据库技术、扫描技术以及存储技术等整合应用，所构建起的一种新型档案信息体系。数字化档案实现了将各式各样载体的档案资源，、转化成数字化的档案信息，以网络化的形式传输该部分信息，以数字化的形式存储以及依托计算机系统开展管理，建立起一个完整的档案信息库，实现档案资源储存，并支持在线查询和追溯。对于数字化档案系统，主要涉及以下几方面内容：一是档案目录信息数字化，构建档案目录数据库；二是载体档案数字化，包括纸质档案、照片档案以及录音录像档案等的数字化，构建影像档案数据库和多媒体数据库；三是档案专题信息的采集及建库。

二、数字化档案管理系统在医院中的具体运用

1.在人事档案管理中的运用

长期以来，大多数医院针对人事档案管理工作，主要依赖人工操作实现，不仅要投入较高的人力成本，还很难保证档案管理工作效率。医院人事档案管理工作涉及医院职工的各方面信息，因此，开展好医院人事档案管理工作，对医院人力资源管理工作的开展有着重要的影响。在传统人事档案管理模式下，受人为操作影响，在管理实践中总会出现各种管理不当的情况，要弥补这些情况往往存在不小的难度，浪费医院的宝贵资源。与此同时，在传统人事档案管理模式下，对于人事档案资源的利用也极为不便，相关人员在查询档案信息时，往往要花费较多的时间和精力。而通过将数字化档案管理系统引入医院人事档案管理中，则可有效减少以上问题的发生，切实提升医院人事档案管理工作效率。

现阶段，仍有一些医院未有效重视人事档案管理工作，认为人事档案管理工作可有可无。首先，为实现数字化档案管理系统在医院人事档案管理中的有效运用，必须要增强医院管理人员对该系统的应用意识，并开展好人事档案管理工作重要性及数字化档案管理系统运用优势等方面的宣教工作，切实调动医院全体职工参与到人事档案数字化管理中的积极性，共同加强对该系统运用方法的有效学习，助力系统在医院人事档案管理中的有效运用。其次，在人事档案数字化管理实践中，医院应当加强对相关人才的有效培养，包括对相关员工开展持续培训，推动其掌握专业技能，提升其工作效率，还应当对其行为品德予以规范，保证其具备良好的职业素养。综上，数字化档案管理系统在人事档案管理中的运用，可有效提升档案管理工作效率，让相关人员更高效地利用档案资源，并可减少各种因人为操作而引发的管理不当情况，保障医院人事档案信息的完整性。

2.在患者档案管理中的运用

在医院患者档案管理中引入数字化档案管理系统，可完成对患者档案管理程序简化处理，显著提升档案管理工作效率。随着我国医疗事业不断发展，如今，绝大多数医院均构建有本院专属的患者数据管理中心，但距离病案科室普遍相对较远，面对患者提出越来越严格的要求，为实现对患者数据的有效查阅，有时不得不将档案原件借走，患者档案极可能出现遗失，对患者档案管理工作造成不利影响。新时期，广大患者的法律意识不断增强，患者档案的重要性愈发凸显。在此背景下，将数字化档案管理系统运用于医院患者档案管理中，可有效利用计算机，满足患者的多样化要求，打印选取的档案信息，可使整个档案管理流程得到简化，切实提升患者档案的查找及使用效率。

3.在科研档案管理中的运用

医院科研档案管理中数字化档案的价值主要表现在以下几个方面：一是数字化档案管理系统存储科研档案信息更为可靠。在医院科研工作中，医院科研部门会对各类研究项目的立项文件、临床研究资料以及实验记录等档案信息予以存储，是医院科研人员开展科研工作的有力依据。然而，长期以来，医院科研档案管理存在一系列问题亟待解决，阻碍了医学科研工作的正常开展。传统科研档案存储大多为纸质载体，定期将科研档案文件资料归档，利用档案盒存储。显然，该种存储方式会受到环境和虫害等外部因素影响，容易使档案遭到不同程度的破坏。而通过将数字化档案管理系统引入医院科研档案管理中，可有效数字化处理档案原件，并可取代对档案原件的使用，以此实现对档案信息的有效保护。二是数字化檔案管理系统可提升医院科研工作的整体效率。医院科研人员在对各类病例的研究过程中，会形成图文和音视频等各种形式的档案信息资料，这些档案信息重要影响着医院科研人员的研究成果。基于数字化档案管理系统，可实现对这些档案信息高效、快捷及准确处理，不仅可保障档案信息不发生损坏和丢失等情况，还可帮助科研人员更好地检索和分析档案信息，提升医院科研工作整体效率。

对于数字化管理系统在医院科研档案管理中的运用，需要开展以下几方面工作：一是在数字化档案信息管理实践中，应当设置相关流程，对各职能部门权责明确划分，推动各部门之间相互协作，切忌出现某一个部门替代另一个部门工作的情况，以此保障数字化档案管理工作的顺利开展。如果条件允许，医院内部可组建特定的数字化档案管理质量检测小组，并确立档案管理期间各部门的负责人，由负责人来检查和监督相关部门档案管理的开展情况，确保档案管理工作的安全性和规范性。另外，倘若需要修改某份数字化档案，档案管理人员应向部门负责人上报，负责人应当在保留修改前档案信息的基础上，以及在与医院科研人员商讨后，方可允许修改数字化档案信息，提高数字化档案信息质量。二是不管哪个部门均应当提升对数字化档案管理工作的主观能动性，尽可能推进数字化档案信息的高效共享和利用，使数字化档案信息的价值作用能够得到有效发挥，提升数字化档案的使用效率。

三、数字化档案管理系统在医院中的运用策略

1.建立数字化档案管理平台

新时期，各大医院不断加快了信息化建设脚步，建立完善的数字化档案管理平台显得愈发重要。与此同时，医院相关人员应顺应行业发展趋势，将医院档案数字化建设列为医院档案管理工作的重要方向，依托建立数字化档案管理系统平台，推进对医院档案数据信息的全面采集、系统整合、合理利用以及高效共享，使档案信息资源在医院医疗、科研和教育等方面的作用价值得到有效发挥。

首先，医院应重视构建数字化档案管理平台，切实明确数字化档案管理平台是数字化档案管理系统运用的重中之重，在此基础上，为平台构建提供有力的资金支持和政策支持，并依托招投标等方式，积极推动国内知名互联网企业参与到医院数字化档案管理平台建立中来，完善医院数字化档案管理平台的各项功能，保障医院档案信息资源采集、整理、开发以及储存等工作的顺利开展。与此同时，应推进医院管理人员传统档案管理思路的有效革新，切实明确数字化、信息化是医院档案管理工作发展的大势所趋，树立互联网和大数据思维，推动医院各科室部门积极协助数字化档案管理平台建立，助力数字化档案管理系统在医院中的有效运用。

其次，在数字化档案管理平台建立期间，应全面采集医院各部门的意见或建议，依托召开座谈会、问卷调查和线上问答等一系列形式采集意见，为平台开发设计多样化的功能，进而切实提升平台服务的全面性及针对性，更好地发挥医院档案信息资源的价值作用。

最后，建立一套与医院实际情况相符的档案信息资源录入、归档和档案防护标准，以此推动医院档案管理工作不断向统一化、标准化方向发展，进一步促进医院档案管理工作的顺利进行，为医院有序运转提供支持。

2.规范数字化档案管理流程

为提升医院数字化档案管理流程规范性，可将数字化档案管理系统在医院中的运用分成以下几个步骤：

一是确定档案采集范围。医院档案管理人员需要明确的是，并不是各类档案均要开展数字化处理，而应当通过对医院档案价值水平、开放程度以及破损程度等展开综合分析，以此实现对医院数字化档案范围的有效确定。

二是前端控制。医院档案管理人员应建立与各部门的紧密联系，积极参与到各类文件、档案的形成阶段开展管理，对文件的制成、印发及后期归档予以严密追踪，一直到数字化档案建立完成，针对归档文件的各个流程环节开展质量控制，保障数字化的完整性、真实性以及与实体档案的关联性。

三是质量管理。质量管理指的是面向数字化档案流程开展质量管理工作，着重在纸质档案数字化加工环节，切实依据档案号及页号流程，防止出现遗漏情况，确保档案的清晰度，以及档案存储格式的规范性，如文本档案一般应用XML、RTF格式，图片档案一般应用JPG、TIFF格式，声音档案一般应用MP3、WAV格式，音像文件一般应用AVI、MPEG格式等。

四是安全防范。安全防范主要指的是面向医院档案数字化管理开展好安全管理工作，且主要是保障磁带、磁盘、光盘等数字档案载体的安全性。基于此，医院档案管理人员应适时对医院数字档案载体开展检测、拷贝，如每两年对磁性数字档案载体检测一次，每四年对光盘数字档案载体開展一次检测以及每十年对光盘上的数字档案开展一次转录等，以防数字载体受环境、磁性及不法分子入侵等因素影响。另外，依托访问权限设置、数据备份等一系列手段，切实保障医院档案数字化管理中信息传输、利用以及存储等各环节的安全性。

3.组建数字化档案管理队伍

为切实推进数字化档案管理系统在医院管理中的有效运行，使系统价值作用能够得到充分发挥，对医院档案管理人员的专业素质提出了严格要求。鉴于此，对于数字化档案管理系统在医院中的运用，医院应加强对数字化档案管理专业人才队伍的建设。

首先，医院要重视提高档案管理人员数字化管理的意识与观念，将电子文档归档工作融入医院的立卷归档制度，纳为医院经营管理工作中的重要内容，对其开展全面系统地检查及考核。

其次，要重视对档案管理人员的综合素养培养工作，着重推进对各类数字化技术、设备设施的运用培训，让档案管理人员做到对各种现代信息技术的娴熟应用。与此同时，不仅要保障培训的广度，即对医院各业务部门、行政管理岗位相关人员开展好培训工作，还要保障培训的深度，着重加大对档案管理人员的培训力度，依托大数据分析等传授相关专业知识，提升档案管理人员对数字化档案管理系统知识的掌握水平，进一步将数字化档案管理系统更好地运用于医院管理实践中。

最后，医院应加强对复合型人才的有效引进。伴随医院规模不断发展壮大，数字化档案管理人才匮乏，对医院数字化档案管理工作开展构成了不小的制约。对此，医院除去要加大对已有档案管理人员的培训力度，还应积极引入兼具档案管理素质、各类信息技术应用能力的复合型人才，为医院档案数字化建设发展提供可靠的人才保障。在实际人才选聘工作中，不仅要考察应聘者的档案管理素质，还应考察其信息技术应用水平，优先考虑具有相关工作经验的应聘者。与此同时，除了要考察应聘人员的理论知识，还要考察其实操能力，切实保障选聘的人才能够胜任医院档案管理工作。

四、结束语

总而言之，数字化档案管理系统在医院档案管理中的运用是医院提升档案管理质量的重要手段之一。医院管理层需要强化对档案管理工作的有效重视，并为医院档案管理数字化建设提供有力支持。对于医院档案管理部门、人员而言，则应主动作为，明确信息技术对医院档案管理工作的重要影响，以此不断提高自身的专业素养和思维意识，积极地投入到医院档案管理数字化建设中，推动医院档案管理工作有序开展。

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作者简介：裴蕾（1981—），女，汉族，山东烟台人，本科，馆员，研究方向：档案管理。