西藏科技档案信息服务创新模式研究*——以“西藏科技信息项目服务平台”为例

达娃卓玛 陈华 阿穷

西藏自治区科技信息研究所，西藏 拉萨 850008

党的十八大以来，习近平总书记对做好新时期档案工作作出了一系列重要论述，特别是在党的百年华诞之际，对档案工作作出“四个好”“两个服务”的重要批示，为我们做好档案工作明确了工作重点，指明了前进方向，提供了根本遵循［1］。西藏自治区党委书记王君正高度重视档案工作，明确提出档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，牢记“档案工作姓党”的政治属性。立足新发展阶段、贯彻新发展理念、构建新发展格局，把抓好档案工作放在党和国家大局中去谋划和推进。

通过阅读研究《中国档案事业发展报告（2022）》，认为档案治理体系建设稳中求进、资源结构得到优化、利用体系建设稳中求新、安全体系建设拾级而上、信息化建设全面提升、科技创新建设取得突破、人才培养不断优化、对外交流合作有序推进［2］。反观全区科技档案与全国档案发展较为滞后，科研人员在科学研究过程中不仅要靠自己积累事实、数据，还要借鉴参考别人的科研成果，以减少走弯路为目的，加强科技机构、科研主管部门为科技政策的制定和出台提供信息支撑，同时为全区经济建设建言献策。因此为大力加强西藏自治区科技档案的管理、服务水平，对促进西藏科技创新活动有序高效开展具有重要意义。

1 西藏科技档案管理发展现状

党的二十大报告以专章专段对完善科技创新体系、加快实施创新驱动发展、深入实施人才强国作出了一系列重大战略部署；2022 年，西藏自治区首次发布科技领域重点规划——《西藏自治区“十四五”时期科技创新规划》，明确提出了建成具有区域影响力的高原特色科技创新中心的发展目标，西藏科技迎来了前所未有的发展机会。

科技档案作为科学技术的载体，为推动科学技术发展发挥重要作用，但面对新形势，西藏科技档案发展也面临着巨大的挑战。2010年，西藏自治区科技厅建立了科技项目档案室，专门保存科技档案，并且依托单位为西藏自治区科技信息研究所，负责科技档案的收纳整理和归档。与区外其他省市相比，西藏科技的档案管理方面发展相对缓慢，比如，四川省科学技术研究成果档案馆档案查询服务和成果登记流程规范，线上线下均可登记，并有专人负责；每年制作“科技成果登记统计分析报告”；为四川省科技厅、市州科技局、科研院所、大专院校、企业等提供各类科技相关数据，切实把资源优势转化为发展优势。

1.1 传统科技档案现状

西藏科技传统的档案管理主要以纸质资料储存为主，因科技档案室硬件设施配置不够完善、档案管理体制落实不到位、配备的管理人员存在着专业不对口以及专业素养相对较低的情况，档案管理人员对档案管理存在应付思想，归档不及时、放置无序、数据不完整，存在丢失遗失等情况［3］，造成西藏科技档案数据不完整，直接影响后期科技档案管理转型和科技查新工作。

1.2 数字化科技档案现状

新时期多媒体技术的迅速发展为科技档案的管理提供了便利，为科技管理人员提供项目立项查重服务及决策参考服务，为项目申报人员在立项之初及研究过程中提供科研档案查询服务［4，13］。2020年西藏自治区科技信息研究所建立了西藏科技项目数据信息服务平台，能高效的展示西藏的科学技术成就，有利于西藏和全国的科研人员、企业家更全面地把握西藏的科学技术成果，并从中发掘有市场应用潜力的科技成果，最终将科技成果转化为富有西藏特色的产品和技术，促进西藏经济、社会的发展，保障民族地区的繁荣稳定。相关平台建设使西藏科技档案逐步脱离传统的档案管理形式，向现代信息化不断发展。目前该平台注册用户仅168人，分配vpn账号50多家，尚未完全实现建设平台在促进西藏科技发展中应有的作用。

2 西藏科技档案发展存在的问题

全区各行业目前对于档案管理工作方面给予重视，档案工作的手段和技术都在不断完善。比如，2010 年西藏74个县级综合档案馆全部列入国家中西部县级综合档案馆建设规划并已建成［5］。2016 年，国家再次核拨巨资对自治区档案馆进行改扩建，办公和档案保管条件显著提高。区档案馆占地面积61875平方米，建筑面积约92000 多平方米，其中旧馆5630 平方米，新馆51340 平方米，档案学术研究与交流中心35306平方米，均于2020年正式投入使用［6］。然而，由于科研机构和科研人员对科技档案工作重视不够，当前科技档案工作中仍存在诸多问题。

2.1 科技档案缺乏统一管理

近几年来，我国高度重视档案管理工作，目前已颁布了多部档案工作对国家标准和行业标准以实现档案管理和服务的规范化、标准化。西藏自治区现阶段科技档案管理最突出的问题就是缺乏统一管理，各地市科技局、科研机构、高等院校及企业专业技术部门等对科技档案均没有实现集中统一管理，大量档案材料还处于分散保管状态，无法实现对外一体化的档案服务，从而使得科技档案效能大打折扣。

2.2 科技档案重视程度低、利用率不高

通过查阅资料和调研等方式，了解到目前西藏科技档案工作中存在归档范围不清晰、档案收集不完整、科研档案共享利用率低等问题，导致科技档案作为科研交流的主要工具、劳动者提高水平的“良师益友”等作用没有得到有效发挥［7，8］。具体体现在：一是在近五年的科技工作总结、方案、科技工作报告内容中，未查询到对科技档案工作的部署安排。二是经费投入不足，导致档案管理的硬件设施配置不完善，缺乏配套的电脑、扫描仪等现代化设备，档案室保管条件普遍较差，对做好档案保密工作带来极大隐患。三是档案管理工作缺乏有效的监督措施，这就使科研成果随着科研工作的结束，存在“业务处室提交多少，档案人员就接收多少”的被动局面，进入档案柜后的科研档案无人问津，科技工作者作为科技档案的主要利用者对科技档案的利用意识不强，很少到档案室去借阅、利用科技档案信息［9］。目前借阅科技档案的主体基本为区科技厅各业务处室，且借阅次数相对较少，无法实现科技信息资源的多频高效作用。据不完全统计，近五年西藏自治区科技计划项目验收项目中，大概一半的项目档案没有提交到档案管理部门，中间缺失的材料没有专人进行收集或跟踪（表1）。

表1 2017—2021年西藏自治区科技计划项目立项及验收统计表

2.3 数字档案普及率不高

档案数字化建设的意义就是打通档案服务“最后一公里”问题。为了进一步实现档案归档工作简便化、程序化、规范化，西藏自治区科技厅于2020年建立了档案数字化平台——西藏科技项目数据信息服务平台（http://192.168.6.59:8080/xzkjcg/secm/login）。目前，该平台收集、整理、录入了1993年以来科技厅立项的所有数据共3552 条；1965 年以来科技档案数据共2461 条；1978 年以来获奖科技成果数据共903 条；扫描了2189个原始档案，完成了西藏自治区成立以来科研档案、科技项目及获奖科技成果数据库。同时，为了彰显西藏特色，设立了“特色专题”（包含青稞、牦牛、虫草、藏红花）。

信息服务平台在推动过程中也遇到了许多问题。一是现有的档案平台数字化模式，只停留在简单的信息录入阶段，数字化模式薄弱。例如领导者、决策者、档案管理人员缺乏对档案平台的数字化建设的了解，对系列的档案管理类认识有偏差，参与度不高，影响档案数字化的建设进度和质量［11］。二是宣传工作不到位，对应用大数据技术整合档案资料，自动检索的应用力度不够，致使全区科研人员以及广大群众没有了解到建设数字化档案带来的便捷性。三是数字化档案管理队伍建设落后。档案管理人员在对数字化管理档案方面存在对设备操作不熟练，缺乏专业的技能培训，导致个别档案管理人员不了解档案资料情况，不能熟练运用新设备和新技术，影响档案数字化建设，从而使科技档案数字化平台普及率、利用率较低［8-11］。

2.4 档案工作人员专业水平不高

档案工作是一项服务性很强的工作，档案工作人员综合素质的高低直接影响着科技档案工作的质量，目前西藏科技档案工作人员均为非档案专业、部分档案工作人员文化程度较低；档案工作人员激发创新能力不足，对于接受新知识的能力较差［8］。在申报项目中，停留在西藏科技厅计划项目，较少尝试争取国家自然基金项目等。此外，目前全区科技档案工作人员面临的最大瓶颈就是从事科技档案管理人员职称评价渠道还未畅通，导致了很多档案工作人员的主要精力放在科研方面，影响了全区科技档案管理工作效率。

3 西藏科技档案管理与服务模式的创新

作为新时期的科技档案管理人员应该开拓视野，主动学习科技档案类的相关知识，由浅入深，由简到繁地开展业务，除了日常档案收集、接收、管理和提供平台的利用等环节之外，需要更多的研究开发有价值的科技档案，尤其是本单位在近几年开展的相关项目，重点突出科技档案信息资源对单位各相关中心业务的参考作用，体现档案部门主动作为的能力和价值，刷新西藏科技档案部门的存在感和荣誉感，重点提高西藏科技项目数据信息服务平台的利用率［13］。

3.1 完善科技档案管理制度

为适应新时期西藏科技发展需要和更好地做好科技档案服务，应该及时完善科技档案管理制度。一是要落实好《科学技术档案工作条例》和自治区党委和政府对档案工作的部署要求，完善多方参与、协同推进的工作机制，确保全区科技档案工作有序推进［14］。二是自治区科技厅协同自治区档案馆，定期开展对各职能部门的监督、检查和指导，避免科技档案由部门或个人分散保存，不断强化各行科研人员的配合意识。从科技档案的形成到开发利用始终与各行科研人员有着密切的联系，因此必须要得到各行科研人员的支持和配合，确保科技档案的完整性和准确性，充分发挥档案自身效用，为全区经济建设服务［10］。三是结合新时代信息技术的发展，建立符合时代发展要求的科技档案管理制度，有效落实科技档案管理各环节的职责及义务，确保科技档案工作高效运转，做到各负其责、各司其职。

3.2 强化科技档案服务意识

随着时代的发展，科技各项工作更是充满着机会与挑战，科技要自立自强，就必须加强各方面工作，科技档案工作也不例外。应当从以下几个方面推动西藏科技档案的发展。一是改变观念，在思想上高度重视。改变观念的受体不只是档案工作人员，还包括主要领导以及整个社会成员的档案意识［13］。科技档案主管部门应该把科技档案工作提到议事日程，制定长期计划，在人力和经费上对科技档案工作给予保障［15］。充分利用科技工作日、科普援藏、科技下乡等系列科普活动，做好档案法普及宣传工作，通过组织学习宣讲、开展专题培训等方式，宣传科技档案在科技创新工作中的重要作用及价值，并普及《中华人民共和国档案法》等规章制度，帮助党政领导干部和机关、团体、企业事业单位人员强化档案意识，掌握档案法律知识，确保科技档案在良好的环境中发挥出应有的作用［11-13］。二是完善选拔制度，提高工作效率。在日常工作中，应当把科技档案归档工作变成日常工作，做到随时办随时归，改变岁末年初突击整理科技档案的被动局面，增强科技档案管理的时效性。对科技档案管理部门在聘用人员中应当选择具有档案专业知识背景的人员，或者鼓励在职档案管理人员提高以档案专业为主的学历，以使更好地适应西藏经济社会发展对高层次、复合型、综合型人才的需要，并对国家秘密信息的保密知识和防范措施等内容要有警觉性［12］。三是拓宽交流渠道，强化人才队伍建设。充分依托中国科技信息研究所、中科院成都文献情报中心等优质平台，通过援藏渠道、对口援助、项目合作等不断深化在人才培养、学术交流等领域的交流合作，拓展“朋友圈”、画出“同心圆”，不断将交流合作引向深入，提高科技档案工作人员的专业水平，更好地适应新时期西藏科技档案管理建设的需要，形成责任心强、肯钻研、能吃苦的复合型科技档案人才［12］。四是设立奖惩机制，激发科技档案干部队伍的活力，营造干事创业的浓厚氛围。比如，自治区科技厅作为科技档案管理部门的主管单位，应积极与自治区人社厅及自治区档案馆进行沟通协调，拓宽科技档案工作人员的晋升渠道。另外，每年邀请全区档案领域有一定学术权威、具有丰富工作经验的专家学者和领导干部，通过听取汇报、查阅资料、召开座谈等形式对科技档案事业的发展规划和档案人员的业务水平进行科学评估和考核，考核结果列入年度考核，并与职称晋升挂钩。同时，科技档案工作人员在日常工作中遇到的新问题、出现的新情况在现场可以给予专业指导。由此，进一步激发科技档案工作人员的干事创业热情，为西藏科技档案事业健康发展提供人才保障和智力支撑［8］。

3.3 强化档案信息服务创新

做好新时期西藏科技档案服务工作，就必须发扬与时俱进，开拓创新的精神，不断探索科技档案工作的新思路、新方法，实现科技档案为科技创新服务的支持。一是面对新形势、新任务，科技档案工作人员要以时不我待的紧迫感和责任感，不断改进工作方式方法，积极探索科技档案管理新模式，提出解决问题的新思路和新办法，在档案业务上有所创新有所突破。应加强项目管理人员进行沟通、交流，借智借力，凭借项目负责人的相关科技档案的知识的优势和较强的研究分析能力，结合目前自身有关的科技档案鉴定、收集、归档、数字化平台的利用等要求对专业知识和档案文献编纂能力，共同进行档案编研，促进西藏科技档案平台的有效利用［14］。二是逐步完善西藏科技项目数据信息服务平台内容。根据2021 年科技档案部门调研情况，建议将“西藏农牧学院成果转移转化平台”接入西藏科技项目数据信息服务平台，同时增加科技报告全文库并建设科技报告模块，收集各地市科技局及科研单位成果数据信息并增加各地市科技成果模块，并整合专利、论文、机构、专家学者等多源异构数据，关联科技项目、科研档案和科技成果等数据，集成为全区统一的科技成果展示、转移转化平台。三是根据科技档案管理部门所掌握的数据，在允许范围内对科技项目档案、科技成果档案数据进行统计分析，作为了解和掌握全区各界科学研究方向与科技成果产出情况的一项基础性工作，从侧面反映区科技工作基本情况，并为领导决策和广大科技工作者的科研工作提供参考。四是做好数字化平台的宣传工作，提高平台使用率。通过实地走访、开展座谈、宣讲介绍和问卷调查等方式做好平台的宣传工作［5］，拓展西藏科技档案信息的服务对象，提高平台的使用率，促进西藏科技档案信息化发展。与此同时，要充分发挥《西藏科技》期刊的力量，开展有针对性的宣传和解读，使广大科研人员及社会群众了解西藏科技项目数据信息服务平台，确保建立平台的效用最大化。五是进一步规范西藏科技信息服务平台管理水平，以促进平台稳定运营，例如，指定专人学习现代化信息技术，熟练掌握相关设备设施的应用方法并负责平台日常管理工作，规范平台更新内容的速度与时间，每天定时在线为平台用户进行平台使用引导及解答其他问题，为用户提供高质量、个性化服务。另外，需定时维护平台信息安全，技术人员应定时排查平台漏洞，避免重要信息内容泄露等［14］。六是为了更好的传播利用好西藏科技项目数据信息服务平台，利用数字化技术的第三方平台提高普及率和传播率。

4 结论与展望

随着时代的发展，档案地位日显重要，只有切实根据用户需求，进一步完善科技档案管理制度和人才队伍，实现科技档案信息服务模式创新，并显著提高科技档案的服务质量，才能真正实现科技档案的价值。因此，我们必须要打破“你来我借”“坐等收集”等工作方式，重视科技档案管理及利用，建立健全档案管理制度和体系，并借助信息技术，加快科技档案信息服务模式创新，让更多的科研人员认识并高效利用科技档案，确保科技档案工作为西藏科技创新提供有力服务支撑。

为更好促进发展全区科技档案，下一步将通过与兄弟省市合作的形式，积极申报项目二期建设，进一步细化优化平台功能，培养熟练的计算机专业人才，并申请推进新媒体平台，确保建设平台的效益最大化。