关于自然资源档案信息化建设的思考

撰文·供图｜庞瑞东

我国自然资源种类多，覆盖面广，自然资源档案内容多样，以文字、数据、图片、视频等形式为主。近年来，随着我国数字信息技术的飞速发展，档案信息化建设的重要性逐渐凸显。通过档案信息化建设，可实现档案现代化管理，提高工作效率，进一步推进档案信息资源共享，充分发挥档案信息的价值和作用，更好地服务于社会经济的发展。

一、自然资源档案信息化建设现状

档案信息化是指档案管理部门在统筹规划和组织实施过程中，充分利用现代信息技术，不断革新档案管理模式，切实提高档案信息采集、管理和利用服务水平的过程。以往的档案管理模式侧重于档案的实物保管和利用，而现代档案信息化已逐步转向强调档案信息的数字化和服务提供，从而使档案工作进一步数字化、网络化、规范化和社会化（图1）。

图1 档案数字化工作流程图

近年来，自然资源档案增长速度快、数量大、种类多，从2017 年开始山东省自然资源馆藏档案数字化工作，陆续完成3.9 万卷业务档案和3.35 万件文书类档案的数字化，扫描处理档案1000 多万页，文件级档案目录著录67 万多条，坐标点提取3 万多卷，初步建成自然资料档案数字资源库。选择利用率较高的地质资料，完成馆藏1.5 万档成果地质资料的数据采集整合，建立地质资料数字资源库。按照《地质资料著录细则》，开展馆藏地质资料文件目录数据库建设，形成1.4 万条案卷级目录数据和36.2 万条文件级目录数据。

由于数据采集、存储标准不统一，各级部门存档的大量电子数据存在着业务壁垒和数出多源等多种问题，严重影响了档案信息的利用和服务价值的发挥。同时，在档案信息化建设与管理的实际工作中，由于管理和系统运用上的不足，加之资金投入有限、档案管理专业人才缺乏，都阻碍了档案信息化建设的开展，导致档案利用率低下，服务效率和质量不高。

二、自然资源档案信息化建设存在的问题

（一）缺乏统一规范标准。建立标准规范体系是档案管理的基础，是档案信息化的基本要求和行动指南。目前自然资源档案管理依然没有完善的标准可供参考，各单位间档案数字化管理的标准和要求各异。一是一些矿石、植物标本等实物档案的数字化，拍照、建立三维立体模型等无完善统一的数字化技术标准。二是计算机软件开发过程中缺乏全面规划，开发出的软件实用性和通用性不足，计算机及其设备的型号和等级不同，软硬件环境不统一。三是缺乏普遍而明确的业务管理标准，严重限制了信息共享的范围和程度，影响了档案信息化管理的发展速度。

（二）档案管理人员知识结构“老化”。一是过去的档案以纸质为主，档案管理人员对于纸质档案的管理技术和方法较熟悉，对于计算机操作和电子信息的存储、检索和利用等技术的掌握有所欠缺。二是年轻一代的档案管理人员熟悉计算机和通信技术的应用，档案管理业务知识匮乏。三是部分档案管理工作人员对档案数字化、信息化的理解和认识不到位,忽视了自然资源档案利用和服务价值。

（三）数据保护存在风险。数据安全管理对档案信息化建设至关重要。一是一些档案管理人员对信息安全的认识有限，工作缺乏严谨性，数字化加工场所缺乏规范的安全管理措施，应急处理方案和监控设备设置不到位，档案数据保护存在极大的安全隐患。二是我国的数据安全虽不断在技术上改进，如更新更安全的密码、安装更高级的防火墙等，但这种改进只是被动地解决了一个方面的问题，不能长期、全面地保障数据安全。

三、自然资源档案信息化建设应采取的对策

（一）完善档案信息化标准体系建设。使用统一的标准规范，是科学采集档案信息、实现档案建设信息化的必然要求。一是在管理方面，在现有标准规范的基础上制定数字档案管理细则，明确档案管理人员的职责和任务，以便于档案信息化各项工作的开展。二是在业务领域，对术语标准、描述说明、资源标识、元数据格式、文件格式和对象数据格式进行规范化管理，进一步制定相关的业务标准和规范。三是在技术层面，制定规范的技术标准，包括术语、数字档案资源标识、存储、交换、使用和管理标准，软件和硬件开发和建设的技术标准以及数据格式标准等。逐步通过充分研究，参考国际标准和相关行业的通用规范，与现有的技术规范和行业标准紧密结合，最终建立起档案数字化与信息化的标准规范体系（图2）。

▲ 库房

▲ 智能化库房

图2 系统整体架构

（二）提高档案管理队伍素质和管理水平。人才是推进自然资源档案信息化的重要保障。为推进自然资源档案信息化工作，提高管理水平，必须全面提升档案管理人员综合素质能力，加快建立专业化的档案管理队伍。一是加强对自然资源档案人员的教育和培训，打造一支兼具自然资源档案业务、档案管理专业知识和信息技术的新型人才队伍，满足自然资源档案工作的信息化需求。二是要优化人力资源结构，招纳兼具档案管理经验和信息技术应用能力的高层次档案人才，实施人才激励政策，为提高自然资源档案管理效率提供坚实保障。

（三）加强档案信息安全管理。档案信息管理系统的安全在很大程度上决定了档案信息的安全。应以档案数据资源库为基础，建立综合档案管理系统、电子档案接收系统、数据统一交换、三维库房系统、档案信息门户网站等应用系统。根据安全级别、实时性要求和使用目的等因素，通过防火墙隔离技术、入侵行为检测技术、身份识别与访问控制技术、网络数据加密技术等，提高信息安全水平。同时健全档案信息化资源的安全保护机制，提高工作人员保密意识，强化主体责任，规范数字档案使用和储存，界定各层次主管人员权限，做好查阅记录，不断改进和更新信息安全技术。

（四）创新模式增强档案服务职能。开发完善自然资源综合档案管理系统，与国土“一张图”系统有机结合，将“数”（数字化档案）、“图”（GIS地图）、“文”（文档资料）三方信息通过坐标点、档号等关键信息关联起来，利用图形、图像、文字的有机结合，实现自然资源“以图查档、以档查图”的双向检索、宗地档案关联检索、回溯检索。

自然资源档案信息化的最主要目标是实现档案价值的最大化，发挥出自然资源档案的信息共享和社会公共服务功能，满足经济与社会发展的需要。根据新《档案法》规定，要落实相应的档案开放政策，鉴定后逐步公开和开放档案，加大档案的开放力度，满足公众对档案信息日益增长的需求。要加快馆藏档案信息化数字化进程，逐步加大数字化工作力度，提高群众查档的满意度，完善档案查询服务功能。要引进新技术、新方法，利用新媒体向社会普及自然资源档案知识，宣传信息化档案服务的相关内容和使用方法,为广大群众提供便利。自然资源档案管理信息化建设，不仅可大大提高档案管理业务效率,也可有效提升档案在网络传递时的安全性,更好地发挥自然资源档案的服务价值。