探讨企业财务原始凭证无纸化率的提升举措

■许馨内 华北电力大学

一、引言

随着数字经济的蓬勃发展，传统财务报账模式向智能报账的转变势在必行。2015年底，国家税务总局启动增值税电子普通发票试点，2017年财政部启动财政电子票据试点，各行各业开始了财会凭证电子化试点的推进。2020年初，财政部、国家档案局发布《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的发布，标志着财会电子凭证的应用进入新阶段，无纸化报账模式将成为今后发展的主流。无纸化报账模式既能降低企业成本，又能减轻报账人员工作量，提高报账效率，得到A企业的大力推进。本文结合A企业财务报账情况，分析了影响A企业报账无纸化率（电子附件形式的原始凭证占所有原始凭证的比率）的相关因素，并提出了提升措施，积极推进A企业财务原始凭证无纸化，促进财务核算转型升级。

1.现状

A企业是一家老牌国有企业，它比较早开始企业信息化系统建设，目前具有较完善的ERP系统，其中财务管理信息化系统也得到广泛的应用。A企业在无纸化报账方面也尝试了多年，为了解现状，本文统计了2020年的数据，对原始凭证按纸质和无纸化形态进行归类分析，相关数据见图1。从数据中可以看出，A公司原始凭证无纸化率为31.41%，纸质附件占比较高（超过2/3），与无纸化报账发展趋势不相匹配，为此，A公司迫切需采取有效措施，进一步提升原始凭证无纸化率，促进降本增效，提高报账效率。

图1 纸质和无纸化原始凭证分布情况

2.现状调查与分析

统计了A公司2020年全省各地市财务原始凭证，分析无纸化率见图2。

图2 2020年全省各地市财务原始凭证无纸化率

图3 影响无纸化率的要因分析思维图

从图2可见，各地市的无纸化率没有明显差异，总体波动不大，因此，区域不是影响财务原始凭证无纸化率的主要因素。

利用同样的统计方法，从业务类型（收入类、成本类、工程资产类、其他类）、凭证类型（发票、结算单、付款通知书、合同、其他）等因素进行分析，发现“成本类”财务原始凭证的纸质附件中“发票”和“结算单”单量占比为83.89%，占比重大，所以，“发票”和“结算单”纸质附件占比高是影响财务原始凭证无纸化率的主要因素。

3.原因分析

结合财务人员的经验，通过对“发票”和“结算单”纸质附件占比高的直接原因进行逐层分析，找到影响财务原始凭证无纸化率的6个末端原因：

（1） 电子专票未普遍推广

近期，税务部门才对新的纳税人实行专票电子化，对占比最多的存量纳税人还未普遍推广电子专票，因而影响到涉及专票部分的凭证无纸化化率。

（2） OFD版电子普票系统验证失败率高

新版OFD版电子普票与通常的电子普票存在差异，即票面上不存在发票章，系统验证时需对相应加密信息进行识别处理，系统如果无法正常验证，将可能把OFD版电子普票识别为假发票。

（3） 业务系统无法与财管系统连通

目前还有很多业务系统无法与财管系统连通，造成原始凭证无法传递到财管系统。

（4） 部分经济事项未开发结构化表单

结构化表单是直接集成设置在财管报账单里的结算单信息，结算单如果采用结构化表单形式则直接实现了无纸化。目前A企业有11个经济事项采用了结构化表单，但还有五六十个经济事项未采用结构化表单。

（5） 部分经济事项还未实现会计标准化

会计标准化需对经济业务发生签订合同，到取得相关报账凭据，发起报账流程，至完成资金支付的整个流程，明确合同要求、票据规范、发票要求报账填写规范、员工垫付要求、卡片摊销要求、往来清账要求、关联交易财务信息报账要求及报账各环节审核要点、审核标准、审核界面进行职责划分。未实现会计标准化的经济事项，其结算单无法统一固化样式，还需以纸质附件进行报销。

（6） 业务培训宣贯不到位

由于对业务部门人员的培训宣贯不到位，一是导致报账人发票知识不足，未去获取电子发票；二是导致报账人不熟悉系统，未使用结构化表单进行报账。

二、提升举措探讨

针对上述主要因素，个别属于企业外部因素，如专票的推广，只能等待主管部门的推进，在此不做探讨。其他属于企业内部因素则可以尽量提升，其中业务系统与财管系统连通对接问题则需要技术支撑，不少文章有过阐述，在此也不详细说明。

1.研究开发结构化表单

（1） 梳理适宜改造的经济事项

综合考虑业务特点、业务量、难度等进行，筛选出可以开发结构化表单的经济事项，结合企业本身需要，统筹上下级部门以及外部业务合作部门的各种因素，提炼和规范结构化模板。

（2） 系统开发及发版上线

梳理完待开发结构化表单的经济事项后，就把相关IT固化的工作提交IT部门开发，经过系统改造、联调、测试，新增的结构化表单正式发版上线。

2.优化财管系统的OFD版普票验证功能

设计系统验证规则：（1） 财管报账系统中当票据类型选择【增值税电子普管发票】时，新增上传和识别OFD版文件的功能，确保OFD版和PDF版文件的增值税电子普通都可以上传识别。

（2） OCR系统增加识别OFD版增值税电子普通发票无发票专用章的功能。OFD版增值税电子普通发票与老版的电子发票区别点为：发票内容栏次的名称。OFD版电子发票的发票内容栏次名称为【项目名称】，老版电子发票的发票内容栏次名称为【货物或应税劳务、服务名称】。系统增加OCR可识别的票样，当使用OFD版电子发票时，发票票面没有发票专用章，是否有章显示为【OFD】，稽核结果为【一致】。

（3） 非OFD格式新版电子发票拦截

当主单票据类型为增值税电子发票，系统在报账人在保存报账单时校验发票格式及是否有章，若格式为PDF且是否有章为“有章”或格式为OFD且是否有章为“无章”时，允许提交。若格式为PDF，且是否有章为“无章时”，则不允许提交，并提示“请检查文件格式，并上传PDF或OFD格式文件”。

3.推进经济事项会计标准化

会计标准化是一个大课题，不同的维度有不同的内涵。在积累了一定的财务信息化建设后，会计标准化的主要关注点在主要数据标准化、流程标准化、会计核算标准化、绩效评价标准化等方面。会计标准化工作成效主要处理建立统一的核算规范、稽核规则、附件要求、系统配置等。本文侧重对会计分录、附件要求等进行梳理。

（1） 完善通用规则

明确经济事项主要业务场景与会计分录、附件要求的对应表：

表1 会计标准化通用规则表（范例）

（2） 规范明细经济事项用途、经济事项编码等

规范相关明细经济事项用途及对应编码等，具体如下：

表2 会计标准化经济事项规则表（范例）

4.加强培训

强化业务和系统操作的培训学习，让业务人员、报账人员、财会人员、IT支撑人员掌握相关关键点、重难点。一是组织业务骨干对无纸化报账操作中的常见问题和风险点等问题进行了整理，制作成指导模板。二是强化业务培训与宣贯。可以通过集中学习、线上学习等多种方式进行培训和宣贯。三是建立问题沟通渠道。除了传统渠道外，可以利用微信、远程辅助等手段建立沟通和支撑通道，为一线报账人员及时解决问题。四是适当增加绩效引导。通过绩效或奖励等方式引导各节点人员重视无纸化报账工作。

三、加强财务原始凭证无纸化率提升质量的有效途径

1.进一步推广影像扫描

为了保证财务原始凭证无纸化率的提升质量，财务部门可有效运用影像扫描技术完成原始凭证电子化工作。在调查中发现当前纸质原始凭证包含了打印机直接打印输出和人工手写两种形式。就打印机打印的原始凭证而言，可利用扫描技术对原始凭证进行扫描，结合计算机设备的计算审核功能将其储存至电子介质中，由此实现原始凭证无纸化率的提升。对于人工手写的原始凭证，考虑到书写笔迹的差异性特点，可采取摄像的方式将原始凭证逐一拍摄并存储至专用文档中。财务人员应尽快将原始凭证的相关内容直接录入并存储至电脑或电子介质中，由此提高原始凭证自动生成效率，为财务人员开展具体工作提供便捷。

2.灵活运用OCR识别技术

得益于我国科技水平的不断提升，想要加快财务原始凭证无纸化率的提升进度，可灵活运用OCR识别技术对拍摄、扫描后的财务原始凭证进行有效处理，并以此生成相应图像，开展电子化识别工作，进而获取相应版面或文字信息。在对财务增值税发票实施OCR识别技术时，可对其进行自动扫描并识别发票数据；并且，OCR识别技术还适用于人工手写的原始凭证，其可精准识别不同字体、笔迹，在进行细致扫描后可自动提取有用的数据信息，保证财务原始凭证数据的准确性。科学合理地选用OCR技术可在保证原始凭证录入效率的基础上强化财务数据的时效性，有利于提升财务资金支付的可靠性和安全性，为财务部门合理开发有用数据或信息提供有力支持。

3.合理采用移动终端自动录入技术

移动终端的自动录入是提升财务原始凭证无纸化率、加强原始凭证电子化管控的有效手段，通过规范化应用可实现财务原始凭证的信息化管理。在具体应用过程中，移动终端的自动录入系统可传达自动触发扫描指令，然后可对财务原始凭证进行自动化扫描，待获取并识别相关数据信息后可自动传输至相应文件或电力介质中，由此达到原始凭证无纸化率的转变。如若财务人员外出办公，只要登录企业管理系统便可在相关界面完成单据填写工作，而后便可通过移动终端App完成影响扫描工作，由此便可对原始凭证予以精准识别。

四、结语

本文所探讨的提升举措得到A企业的采纳，经过一段时间的努力，A企业的报账原始凭证无纸化率提升了将近10个百分点。不同企业在报账无纸化推进过程中都会碰到各种各样的问题，不同的企业有不同的处理方式，但目标都是一致的，必须加快提升报账无纸化率，为企业的报账效率以及财务转型奠定基础。