消防产品检验业务与样品信息化管理方案设计

杨高扬 高旭

关键词：样品管理；信息化；收样；入库；处置；样品与任务关联

0 引言

信息技术的发展，为工业生产提供了巨大的变革，在互联网加持的今天，各行各业通过信息化手段，提升管理与服务水平。实验室信息管理系统作为检测实验室最为普及的信息化软件系统，为实验室运行提供非常方便的工具。通过信息化技术手段，将实验室的业务以及管理等结合起来，大大提高了实验室监管效率，使传统实验室的各种弊端可以很好地被解决[1-2]。

样品管理是实验室正常运作的一个关键环节，样品管理过程的可追溯性可以提升实验室质量控制能力[3]。样品的管理涉及很多方面，包括样品的流程化管理和样品存储环境管理，样品的质量对检测结果的有效性、准确性以及公正性有直接的影响[4]。

为加强对样品的管理，通过结合样品管理程序文件和现有信息化技术方案，将样品管理的各个环节集成到系统中，运用系统来解决样品管理流程的不便之处[5]。

1 样品管理流程整体设计

样品库管理的整理流程如图1所示，从企业送样开始，系统就开始记录样品的流转情况，经过收样、核实、入库和出库，样品完成在实验室的流转全生命周期记录。另外根据任务情况，系统提供样品任务信息重新关联、样品处置等一些功能，用于对样品的重新处理。

1.1 样品接收流程

样品接收流程分为两步，先进行物流收样，再进行到样核实[6-8]。

样品送到检测中心后，样品管理员对样品进行物流收样，由于像防火门、防火窗、通风管道等这样的消防产品是大件，企业在使用大型卡车送过来的时候会一般会进行打包固定，样品管理员无法在第一时间确认样品的具体情况，所以在物流收样环节只是将样品收下来，然后再到样核实环节确认其完好状态，核定样品的封样情况、委托单位、产品名称、规格型号、数量等信息，并进行登记，并对样品加施标识、打印《到样回执单》，送样人在《到样回执单》上签字确认。

针对上述实际情况，在进行软件设计时，需要设置两个环节，即物流收样环节和到样核实环节，设计界面分别为图2、图3，图2中，设计了收样、打回两个操作性按键，用于下载或退回企业报检的任务。图3 中设计了到样核实、到样回执单打印这两个主要的操作按键，样品管理员需先打印到样回执单（图4） 让送样人员进行签字确认，再进行到样核实，操作到样核实后，系統弹出到样核实填写界面（图5） ，样品管理员须按程序文件管理要求核对相应的样品信息，填写到样的样品规格以及其具体数量。

至此，样品的接收工作完成，任务信息进入到受理环节。

1.2 样品登记、入库与出库

样品仓库管理模块具备入库、出库等功能的操作界面如下图6所示。

样品信息通过到样核实环节输入的数量信息自动生成样品编号，样品编号主编号由10位数字组成，系统依据一定的规则生成。针对需要通过组装成一个待检样品或者相同样品送了多个的情况，系统基于主样品编号+小标号的方式对每个组件进行编号，如防火玻璃产品，客户送的样品有5块玻璃，此时5块玻璃分别生成的样品编号为XXXXXXXXXX-1～5，示例如图7所示。样品编号的生成代表样品登记完成，后期可进行打印样品标签、入库、出库等一系列操作。

样品标签打印系统根据不同检验类型对样品的标签进行不同的设计，分为普通标签和需要盲检的标签，普通样品标签如图8所示，盲检样品标签如图9所示。根据管理要求，为了规避样品到库后被更换问题，样品标签只允许打印一次，如需重新打印需经样品管理的主管领导同意后，由其解锁后方能再次打印。标签打印完成后，样品管理人员将标签贴到样品上即可进行入库操作。

样品管理人员将样品放置到相应位置后，在样品仓库管理待入库状态里面勾选相应的样品信息列表和对应的入库地点进行入库。如果样品信息录入错误，可以在入库前删除该信息。如果样品漏录，也可以进行补样录入。

样品出库是伴随任务下达到检验室时，检验工作开始前，检验人员需要到样品库领取样品。检验人员根据任务需要，通过工作牌二维码进行扫码领取。样品管理员勾选需要领走的样品，确认后扫描检验人员的工作牌，样品将从在库样品中移除，系统记录该样品的领取人员和领取时间。

1.3 样品处置

样品仓库管理中对样品的处置条件根据管理制度规定，到样时间超过一个月而客户没有进行任务报检的样品可以进行处置，任务作废样品可以处置，任务完成后一个月的剩余样品可以处置。信息化通过配置这些条件，当满足时自动进行识别，管理人员可以方便地进行查看与处理，提升了仓库空间的有效使用率。

2 样品与任务建立联系

2.1 样品信息的创立

样品信息来源于任务，企业在报检的时候，自动创建对应的任务编号，该任务编号与任务的报告编号和样品编号紧密关联，唯一对应。当企业未报检而先把样品送到样品库房时，由样品管理员替客户创建简单的任务信息和详细的样品信息并进行入库，入库完成后，任务受理人员才对任务信息进行完善。通过这两种途径解决了企业是先报任务还是先送样品的问题。

2.2 余样报检

客户有时会因库房里已有之前送的剩余样品，在进行任务报检时需要使用剩余样品进行检验，如防火涂料，之前送检时一次性送了很多，再次报检时只是制作的样品的厚度不一样，无须重新送一批样品。因上一批样品的样品编号已经生成并且与上一个任务完成关联，新的任务的无法直接使用，为解决使用同一个样品编号问题，系统设计了余样核实和样品重新关联功能。通过余样核实功能可以取消或删除新任务上的样品信息，然后通过样品重新关联将之前任务剩余样品的信息关联到新任务上，该剩余样品的对应的报告编号会自动更新为新任务的报告。

3 结束语

样品管理是实验室管理的重要组成部分，本文通过现有信息化手段对整个样品管理的整体流程进行梳理，提升了质检中心对样品管理的工作效率和水平。

本文只是对样品管理的流转以及任务关联方面进行信息化处理，但样品的管理不仅如此，比如样品存储环境、安全等方面没有进行信息化管理，这些方面可以作为后期持续建设的内容。