浅谈高职院校档案管理工作中的保密原则

文/韩蕾

档案工作属于高职院校日常管理工作的重要环节，高职院校的档案记录了高职院校在管理、科研、教学、基建等方面形成的具有价值的文字、图表等内容，对于高职院校的未来发展有着重要意义，如果档案泄露将会对高职院校带来声誉和经济方面的损失。在高职院校档案管理工作中，需要严格遵循保密原则，从实际出发，将保密原则贯穿到档案管理的各个层级中。

一、高职院校档案管理保密的必要性

遵循保密原则是为了避免档案信息泄露，做好保密工作既能够提高高职院校档案管理工作的效率，也可提升档案利用率。具体来看：一是能够提升档案管理效率。档案保密工作是档案管理工作的一项组成部分，在信息技术的发展下，越来越多的纸质档案被转化为电子档案，在开展档案管理工作时，也要转变思路，遵循保密原则，避免档案泄露，这不仅可以降低档案管理工作成本，还可提升管理效率，帮助利用者快速的检索和分析；二是保障档案信息安全。高职院校档案管理工作是一项系统、长期的内容，很多档案都有密级要求，如果带有保密性质的档案遭到泄露，会影响高职院校师生的利益，也会影响高职院校的发展，甚至对社会带来不稳定性因素，遵循保密原则，可及时发现档案管理工作中存在的各种风险，利用信息技术来进行弥补，降低档案泄露风险；三是提升档案资源利用率。在信息化建设的推进下，档案管理工作中也有了各类新型技术手段，各个高职院校也建立了数据库，实现了对档案的分类存储和管理，遵循保密原则，可以大大提高档案的安全属性，更好地发挥出档案资源的作用和价值。

二、当前高职院校档案保密工作的问题

（一）人员缺乏保密意识

近些年来，国家在保密普法宣传教育上不断推进，人民群众的保密意识得到显著提升，但长期以来在高职院校档案管理工作中，更加侧重于档案的收集、整理和利用，忽视了保密工作的重要性，管理者对于档案保密原则的认识不够深入。还有的档案工作人员认为高职院校是一片净土，泄密的可能性很低，即便泄密也不会带来什么负面影响。究其原因，与人员思想方面具有密切关系，多数档案工作人员并非科班出身，并且在长期的工作实践中也未接受过系统的保密培训，因此，执行起来会存在种种问题。

（二）档案存在混合管理

步入新的历史时期后，在国家政策的扶持下高职院校得到了迅速发展，其规章制度和管理体系也开始日益完善，但是档案保密工作还是没有得到应有的重视，未针对档案管理工作提出具体的管理方案与指导原则，导致档案工作无章可循，档案的收集、分类、审核不够细致，常常存在各类档案混合管理的问题。有的高职院校保密柜数量不够，将一些涉密档案置于普通档案柜中来管理，有时会由于使用者的无意识操作导致档案泄露出去，给高职院校带来了负面影响。

（三）技术手段有待更新

进入大数据时代之后，各类信息技术在档案管理工作中发挥着越来越重要的作用，很多信息是以电子化的方式来存在，并且以往存储的一些纸质档案已经通过技术手段转化为电子形式，其中，有大量涉密文件。与纸质档案相比，电子档案更易泄露，除了由于人员操作不当或者主观因素引起的档案泄密之外，黑客攻击、病毒、漏洞等也容易导致高职院校的档案出现泄密，如果高职院校缺乏对应的保密手段，一旦遭遇外部攻击，将会给自身的发展带来无法估量的损失。

（四）涉密管理机制不够完善

在高职院校的发展中一直是将教学、管理和科研放在中心地位，部分管理者认为档案工作可有可无，而档案工作人员对于档案工作的认识不够全面，在工作中常常消极应对，严重影响了档案管理工作的质量。另外，相关的档案涉密管理机制也不够健全，久而久之，也会逐步降低档案工作人员的保密意识，容易出现由于人员疏忽带来的档案泄密事件。

三、高职院校档案管理工作保密原则的践行

（一）优化档案管理体制

要将保密原则践行到实践中，必须要将各项基础工作做实、做细，高职院校档案保密工作会受到诸多因素的影响，长期以来，由于在档案保密标准、保障体系上缺乏统一健全的规章制度，致使档案工作人员无章可循，加之档案工作人员的总体能力参差不齐，也会影响档案保密工作的开展质量。对于高职院校而言，档案管理保密工作的践行并非一蹴而就，需要一步一个脚印的落实好各个工作步骤，做好每项内容，这一过程无疑是艰难而又漫长的。具体来看，需要及早建立适合的管理体制，完善的规章制度。当前，我国已经颁布《归档文件整理规则》等细则，高职院校档案管理部门需要根据国家标准来明确档案工作发展规划，考虑到档案保密工作的实际特点，科学制定规章制度，严格要求档案工作人员遵循保密原则。同时，还要建立档案管理工作具体流程，结合学校实际情况，包括办学规模、办学层次等来细化规章制度，比如，若高职院校规模较小，为了确保档案保密规章制度可以顺利实施，可以将部分工作移交至党委办、人事处来负责；对于规模较大的高职院校，他们有独立的档案管理部门，档案保密难度会更高，在具体工作中必须要明确档案管理的流程和方法。总之，规章制度的建设必须要与高职院校实际情况相结合，优化制度内容，这样才能保障保密工作落实到实处，并让高职院校的档案管理可朝着科学、规范的方向来发展。

除此之外，还要提高各方人员的档案意识，档案意识的强弱是影响档案保密工作开展质量的一个重要因素，高职院校不管是管理者还是档案工作人员，往往对这项工作缺乏客观、真实的了解，高校师生对于档案保密工作的认识也非常少。对此，需要从上到下改变管理思想，高职院校领导需要真正重视档案工作，认识到档案在促进学校发展方面的职能和作用，将档案管理和保密工作纳入到高职院校整体规划中，投入必备的人力、物力和财力。同时，做好宣传工作，利用微信公众号、广播平台、校园宣传栏等，让广大师生、教职工能够认识到档案保密工作的必要性，从上到下转变思维理念，让档案保密工作可以更好的开展。

（二）完善档案库房建设

为了保障档案在管理、利用过程的安全性，做好硬件建设十分重要，这是保障档案实体安全的前提条件。在档案库房中，需要添加必备的硬件设备，包括计算机、扫描仪、打印机等基础办公设备，并配备档案应用系统、温湿度监控系统、自动消防与灭火系统、智能密集架、控制系统等，这是开展档案保密工作的基本设施。高职院校要予以更高的重视，确保档案实体的安全性。同时，在档案库房的建设上，需要严格遵循《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》《建筑设计防火规范》等相关法律法规，在这类法规中，对于档案馆建设有具体、明确的规定，高职院校需要以此为标准，建立单独的档案库房，与阅览室、办公室区分开来，由专人进行负责，严格执行保密制度，将档案安全和保密工作作为档案管理的重中之重。

（三）做好技术防护工作

为了避免高职院校电子档案泄密，还需从技术手段进行更新与升级，保障档案在网络环境下的安全性，用好防火墙技术、身份认证技术、入侵检测技术、防病毒技术等，避免黑客或者病毒破坏数据、更改网络设备。具体来看，有几个要点需要予以重点关注：一是按要求设计防火墙，利用防火墙，能够阻挡外部攻击，将不安全请求过滤在外，这是隔离外网和校园内网之间的首道屏障，高职院校要定期对防火墙进行升级，发挥防护作用；二是重视信息加密，信息加密的方式非常多样，这是保障档案安全的重要手段，其中最常用的就是双密钥加密技术，可以有效防止黑客入侵；三是重视入侵检测，利用技术手段来实时监控外部非法入侵，一旦出现非法入侵，系统会发出警报，提醒技术人员及时应对；四是病毒防范，及时下载漏洞补丁，升级防毒软件，避免病毒入侵导致档案泄露；五是做好数据备份，档案工作人员要养成备份习惯，定期对数据库进行备份和升级。

（四）加强档案工作队伍建设

档案工作人员是开展档案保密工作的一线人员，为了避免由于人员因素导致的泄密问题，必须要建设一支综合素质过硬的档案工作队伍。如今，高职院校需要的是复合型档案人才，对此，需要从以往的人力资源管理控制转化为人才差异性开发，完善现有档案人员的管理结构，除了要加强对档案工作人员的培训和教育，提升其保密意识之外，还要引入计算机等专业毕业的优秀技术人才，全盘负责档案安全保密工作。为了激发出档案工作人员的积极性，可以实施聘任制，推行按需设岗的方式，做到择优录取，将档案工作人员的素质与综合指标相挂钩，辅以优胜劣汰等管理手段，不断优化整个档案工作人员的队伍结构。在人员配置上，需要根据个人兴趣、能力特长、岗位需求等，实现人员配备的优化组合，最大限度发挥出档案工作人员的潜力。针对现有档案工作人员的培训，要着眼于现实，具有针对性，高职院校需要做好摸底调查工作，摸清楚档案工作人员的实际情况，比如，针对专业技能过硬、具备较高理论知识的年轻档案工作人员，需侧重于实践方面的内容，加强岗位锻炼，利用培训拓宽其专业视野，提升保密意识；针对非科班出身但文化水平较高的档案人员，可采用研究式、互动式的培养，使之掌握档案管理工作的精髓，提高业务能力，激发岗位创新力，提升保密意识，使之能够将保密工作严格落实到档案管理的各个环节中；针对年龄偏大的档案工作人员，需强化信息技术培训，以提高其工作效率，并且在培训过程中要着重强化保密工作培训，因为在利用信息技术操作的过程中，如果一时不慎，就很有可能导致档案泄露。总之，培训应该是层次性、针对性的，以帮助档案工作人员适应当前档案保密工作的要求，提高其管理技能和业务能力。

（五）加强信息化建设保密管理

在“互联网+”时代的发展下，信息化技术在高职院校管理工作的各个领域得到了广泛使用，也成为了创新档案管理工作的必备手段，利用信息化技术手段，能够对档案做到一体化管理，提高检索、存储速度，但是也增加了泄密风险。高职院校有必要制定完善的电子档案信息管理制度，明确保密管理规定，各类用途不同的档案其审批流程也各有差异，需强化保密管理，避免电子档案丢失或者泄露。不容忽视的是，当前高职院校信息化建设起步发展相对较晚，尽管各个高职院校在近年来投入了大量资金，数字校园建设也取得了初步成果，但是在电子档案制作和管理上还有一系列问题，因此，在实践过程中，必须要高度重视信息化建设的保密管理，不断发现问题、解决问题。针对一些特殊且秘密性较高的档案，严禁采用存档方式来存放，需要妥善保管，制定完善的电子档案存档方法，在查询时先要由上级部门批准，根据利用者的情况来提供查档方式，明确查档权限，并且要做好全程记录。在查阅档案时，要切断库房与外网的联系，避免黑客入侵窃取档案，最大限度保障电子档案的安全性。

在高职院校的发展过程中，做好档案保密工作意义重大，但长期以来受制于各类主观和客观因素的影响，档案工作一直遭到边缘化，未能得到应有的重视，档案泄密问题也屡见不鲜。对此需要从管理体制上进行完善，明确高职院校档案保密工作的具体要求和操作流程，并且做好硬件基础设施的建设，强化技术保障，加强档案工作人员队伍的建设。这就要求高职院校从上到下都要认识到档案保密工作的重要性，并要求档案工作人员将保密原则融入日常工作中来，从制度、人员等各个方面消灭泄密风险点。同时继续推进档案电子化的建设进程，在提高工作效率的同时借助技术手段提升保密等级，将保密工作做细、做实，只有这样才能充分发挥出档案在高职院校发展中的作用和价值。