关于退役军人档案管理利用工作的研究

摘要：退役军人档案是国家重要的人事档案之一，是军人从军生涯、军旅荣誉的浓缩记载，是基层退役军人事务部门做好服务保障工作的重要支撑，提升档案管理利用工作的规范化、标准化、信息化水平，是做好新时代退役军人工作的新任务新要求。本文结合基层退役军人档案工作实践，分析当前档案管理利用存在的问题，并从四个方面提出建议，希望能给基层退役军人档案工作者提供参考借鉴。

关键词：军人档案；管理；当前做法；建议

退役军人档案记录军人在部队的生活情况、工作情况和受奖惩情况，是退役军人办理各项优待政策的直接凭证，在开展退役军人服务保障工作中发挥着重要作用，做好档案的管理利用工作是当前各级退役军人事务部门的重要权责之一。笔者所在基层退役军人事务部门，于2022年下半年开始推进实施退役军人档案管理利用工作，在推进该项工作过程中，发现一些与当前档案管理工作发展不相适应的现象，需关注并解决，进而提高档案管理利用工作的质量。

一、当前退役军人档案管理利用工作的主要做法

一是各级各部门认真落实退役军人档案管理利用新规定，2021年11月退役军人事务部等7部门联合印发《关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》，各地陆续出台具体的实施办法或实施方案，认真贯彻落实档案管理利用新规定。二是基层退役军人事务部门加快建设档案库房，完善相关配套设施、配备必要的档案工具等，为退役军人档案规范化、标准化、信息化建设提供坚实保障。三是基层全面开展退役军人档案移交接收工作，由于历年来退役军人档案在政府多个部门均有存放，为适应新规定，统一规范管理退役军人档案，基层退役军人事务部门主动作为，全面开展档案摸底排查和接收工作。四是努力提升档案管理工作能力，以笔者所在地区为例，2022年下半年退役军人事务厅举办两次档案工作培训，开展经验交流会、观摩学习先进地区做法等，积极组织参加档案主管部门举办的档案工作培训班，切实提升档案管理人员的专业水平和综合素质。

二、当前退役军人档案管理利用工作存在的问题

（一）档案未按规范标准进行整理归档

从部队寄出的退役军人档案通常使用普通的档案袋进行包装转递，各个部队使用的档案袋规格大小不一、封面设置等都不一样，甚至有些档案袋未采用无酸纸制作，纸质文件存放在这些档案袋中，受酸性物质的影响，会缩短纸质文件的保存寿命。各单位在接收到部队寄出的档案后，大多未能按规范标准进行整理便直接归档保存，不符合人事档案整理归档要求。因此，退役军人档案管理呈现部门多且分散的状态，档案的管理也不符合规范要求，存放分散的主要原因是多部门均具有档案管理功能，除退役军人事务部门以外，地方机关事业单位、地方组织部、地方民政局或武装部均可承担退役军人档案的接收管理

工作[1]。

（二）档案信息安全存在较大风险隐患

在开展档案移交接收、档案整理、档案信息化等日常工作中，纸质档案的使用频率大大增加，工作人员需要多次翻阅退役军人档案，纸质档案和信息化档案的安全得不到保证。一方面，基层退役军人事务部门大多是处于人手不足的境况，通常由一名或两名在职在编干部兼职管理退役军人档案，通过临时聘用工作人员协助开展档案管理，工作人员流动性大，开展日常的档案管理利用工作熟练度不高，容易造成档案错放、纸质资料损坏等问题。另一方面，有些基层退役军人事务部门将档案整理工作、档案信息化工作外包给第三方公司进行，一些工作人员对档案保护责任意识不强，或是在开展整理工作、信息化工作中看到与自己有利益关系的资料，容易导致档案失泄密。

（三）纸质档案信息化程度较低

由于档案信息化意识淡薄，且档案信息化工作并非各管档单位必须要做的硬性指标要求，同时也受到当地财政财力不足的影响，因此档案信息化程度较低。以笔者所在地区为例，历年来接收的档案约有1.6万份，均以纸质档案为主，纸质档案存在查找过程繁琐、查阅耗时较长。经调查了解，要将这1.6万件档案全部进行信息化加工，所需费用约为24万元，由于开展档案信息化加工需要较多的资金，申请追加专项经费基本不能通过。因退役军人档案信息化加工受限于资金，加上领导对档案信息化加工意识还比较淡薄，导致退役军人档案信息化程度普遍较低。

（四）档案管理利用制度有待完善

档案工作具有很强的专业性，需要有健全完善的管理利用制度提供支持和保障，从而保证各项档案工作能够规范运行。退役军人事务部门成立前，退役军人档案在政府多个部门均有存放，组建退役军人事务部门后，国家陆续发布有关退役军人档案转接文件，要求由退役军人事务部门负责接收统一保管退役军人档案。由于退役军人档案管理工作相对边缘化，档案管理工作制度也不健全，档案的日常工作程序还不规范，缺乏统一的管理标准和工作制度，影响了档案的管理和利用[2]。

三、促进退役军人档案管理利用工作发展的建议

（一）规范做好档案整理工作

做好档案整理直接关系到该项工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。一是按照“应接尽接、集中管理”的原则，及时地将分散存放在各机关、企事业单位的退役军人档案收集到退役軍人事务部门统一管理，基层退役军人事务部门按照《归档文件整理规则》，对所有退役军人档案进行规范化整理，对每一份档案进行重新分类、编排顺序，制作规范统一的档案文件目录，还要对一些老旧档案、破损档案进行必要的技术加工，做好档案装订工作。二是规范编写档号，档号相当于归档文件的身份证，是在整理档案时根据档案类别信息等，给每一件档案赋予的代码，应具有唯一性，方便日常开展档案查阅工作，在一定程度上能够提高档案工作人员的工作效率。

（二）多措并举强化档案安全

档案信息安全是档案管理工作的底线，要千方百计确保档案信息安全。一是要严格执行国家网络和信息安全管理制度，建立健全档案信息管理系统安全保护体系，提高思想认识，明确一名公务员领导分管负责退役军人档案工作，挑选政治过硬、责任心强、有服务意识的在编干部作为专职档案员，注重日常档案工作的监督管理。二是要对档案信息化服务机构信息化场所、信息化加工设备等进行安全管理，采取有效措施防止数据在档案信息化和管理过程中失泄密，要与第三方公司及相关工作人员签订保密协议，做好保密承诺书的签订。三是规范开展档案日常工作，做到档案出入库有记录、复印档案资料事由合理且有明确的使用对象，所有查借阅档案行为均要记录。四是对重要的信息化档案资源实行异地异质备份并及时检查和迁移。

（三）加快档案信息化建设

加强退役军人档案信息化管理，可以对档案信息进行实时更新，并可以修复和备份档案，从而让档案更加完整，并避免了档案遗失与泄露问题，退役军人档案管理的安全性大幅度提高[3]。由退役军人事务厅统一研发一套用于管理退役军人档案的系统，在确保档案信息安全保密的前提下，全面推广使用，让档案信息化工作规范统一。基层退役军人事务部门组织工作人员全力加快档案信息化建设工作，对全部退役军人档案进行规范化整理和信息化加工，将信息化成果存储在退役军人档案管理系统中，可以实现系统内部档案信息资源的搜索、查询、导出、统计等功能，为有关部门或退役军人查阅档案提供方便快捷的服务，提高档案管理效率，节约管理成本。

（四）健全完善档案管理制度

一是要提高对档案管理利用工作的重视程度，规范各项工作流程，通过编制管理制度，制定出台《管理人员工作职责》和《档案接收、保管、查阅、转递制度》，建立健全符合国家政策规定的规章制度，明确专职档案员具体负责退役军人档案的接收、传递和查阅工作，确保交接有记录、查阅有痕迹，进一步提高档案管理水平。二是结合人事档案管理的环境进行分析，针对网络安全提出完善的管理办法，通过规范人员的操作，减少档案信息的安全风险。三是制定档案管理违规处理办法，加强对管理人员的监督管理，管理工作人员要认真履行自身的职责与任务，做好每个细节和要点的控制，保障档案信息得到科学合理利用，同时达到安全管理的要求。

四、结语

退役军人档案是军人在部队服役期间的真实记录，在开展退役军人服务保障工作中发挥着至关重要的作用。新形势下做好退役军人档案的管理利用工作，需要關注四个问题：一是档案未按规范标准进行整理归档；二是档案信息安全存在较大风险隐患；三是档案信息化程度低；四是档案管理制度有待完善。为解决当前存在的问题，更好地促进基层退役军人档案管理工作可持续发展，提出以下建议：一是按照规范标准及时开展档案整理；二是采取有效措施防范档案失泄密和档案丢失等问题；三是加快推进档案信息化工作；四是健全完善档案管理工作制度。

参考文献

[1]林玉娟.信息化背景下退役军人档案管理模式的创新[J].黑龙江档案，2021（2）：86-87.

[2]侯辉.基于档案信息化的退役军人档案管理办法[J].兰台内外，2020，（24）：51-52.

[3]杨冬美.对加强退役军人档案信息化管理的思考[J].兰台内外，2022，（5）：34-36.

（作者简介：朱覃修，来宾市兴宾区退役军人服务中心干部，从事档案管理研究）