企业人力资源管理信息化应用与探讨

■王晨阳 浙能资本控股有限公司

大数据时代下，信息化、数字化技术已经逐步渗透到企业的各个管理环节，为企业提供了全新的管理工具与管理思维，越来越多的企业管理者认识到信息化的重要意义，主动地推进信息化建设，依托科技力量，促进管理职能转型，提高自身的信息资源开发与应用水平。人力资源管理在企业管理体系中的地位逐步提升，随着其战略价值愈加突出，人力资源管理工作面临的挑战也在持续增加，必须要摆脱原本的信息流通不畅通、工作效率低下的状态，迈向信息化发展道路。现探讨企业人力资源管理信息化应用的相关内容。

一、企业人力资源管理信息化的重要作用

1.降低管理成本

人力资源信息化系统，能够改变以往人力资源管理人员以手动的方式统计员工数据、查询员工信息的工作方式，依靠计算机及信息化系统可代替人工，自动处理复杂、烦琐、耗时较长的事务，将管理人员的工作步骤有效简化，同时也能够避免出现操作失误，并摆脱客观条件给办公活动带来的阻碍，确保人事事务得到及时处理。除时间成本外，信息化系统还能够帮助企业精简人力资源管理队伍，从而缩减人力成本。另外，通过无纸化的办公模式可以缩减笔、纸张等办公用品的使用量，降低经济成本。

2.规范管理流程

相比原有的工作流程，信息化系统下的工作流程往往不可随意进行更改。比如，在员工的考勤管理环节中，受到主观因素的影响，可能会发生漏记、错记等问题，引发员工的不满情绪，而采用信息化系统后，能够自动完成此项工作；在生成考勤结果时，可在系统中设置主管人员授权的环节，避免该步骤被忽视。信息化系统通过程序，能够提高人力资源管理部门的各项工作的规范化程度。

3.提升工作价值

传统的人事管理模式下，管理者作为管理主体，员工作为管理对象，员工需被动地接受上级的管理。而随着战略化、人性化的人力资源管理理念提出，人力资源管理部门的职能发生了转变，依托信息化系统，管理人员能够更好地行使服务职能，为员工与管理者提供形式丰富的增值服务，包括信息查询服务、职业规划服务、决策辅助服务等。员工的需求能够更加顺畅地得到传达，其也能够参与到企业管理活动中，对于职业发展的个性化需求能够得到管理者的关注。

4.优化管理方式

信息化系统使人力资源管理工作中采用的工作方式更加灵活且人性化，使员工的劳动权益与个人利益得到保护。比如，在绩效考核工作中，若有员工对于考核结果存在质疑，管理人员可直接从系统中提取相关的考核信息作为依据，使员工能够认可企业对其的考核等管理行为。信息化系统使企业对于员工的管理、培养、考评等过程都更加透明化、专业化，实现了对管理效果的有效改善。在员工培训方面，信息化系统不仅能够为全体员工共享知识资源的学习平台，同时还能够实现对员工的在线评估，管理人员可依靠系统提供的数据统计以及分析等功能，调整后续的培训方案，提高培训效率与增强培训工作的针对性。

5.提高工作效率

信息化系统将企业的人力资源管理人员从烦琐、机械、重复性的工作中释放出来，大幅提高其工作效率，管理人员不再需要将过多的工作时间运用到报表生成、数据统计与基础服务等环节中，管理者与员工能够在信息化平台中获取所需的自助服务。管理人员可调整时间分配方式，集中精力处理部门中的招聘、培训、考核等业务，以及人力资源开发的战略规划等价值创造类的工作。

二、企业人力资源管理信息化应用过程中的主要问题

企业应用人力资源信息化系统后，人力资源管理及开发方面的工作得到了切实改善，员工与管理层对于人力资源管理部门的满意度有所提高，但随着系统应用时间越来越长，出现了不少新的问题。

1.前期需求分析工作未落实到位

不少企业在初期建立人力资源管理信息化系统时，存在对先进管理技术手段的盲目推崇与跟风式建设，未预先围绕人力资源管理工作做好全方位的需求分析，并形成明确的建设目标以及有序的规划方案，导致系统建成后，未能够全面解决人事管理环节中的现有问题，造成了资源及资金的浪费，也不利于人力资源管理工作的长远发展。除此之外，部分企业需要依靠Office软件实现信息化管理目标，随着业务类型越来越多元化，业务数据量持续增加，该软件的承载能力相对有限，在检索、分类归档等方面的便捷性将不断变差。同时，考勤管理、员工培训、薪酬管理等不同系统之间相互独立，数据信息难以相互流通与共享，欠缺能够整合各个系统的信息化平台。当企业发生人事变动之后，需要管理人员逐一调整各个模块中的数据，在工作量相对较大的前提下，可能会有多改、错改与漏改的情况。

2.关键业务模块功能缺失情况严重

由于初期管理需求分析未有效推进，导致企业现有的人力资源管理信息化系统的主要业务模块存在一些功能上的问题。比如，休假审批流程复杂，难以实现一次性在线审批，其间还需要员工提交纸质申请单。数据更新实时性不强，需要管理人员定期进行手动更新。在薪酬管理环节中，当员工的岗位被调整后，其薪酬也需随之进行变动，管理人员计算薪酬时，需先对绩效考核数据及考勤数据进行统计，再结合薪酬机制来完成社保汇总表、公积金汇总表与工作表的编制，再由相关部门的领导进行签字审批，最后由财务部门负责按照工作表为各部门员工发放薪酬，各个部门之间未能高效协作，审批效率低。绩效考核环节中，考核指标数量庞大，考核工作未能够有效关联企业业务数据，还需要管理人员通过业务数据来评估考核对象的业务表现。员工间、部门间的互评打分仍旧采取线下模式。在培训环节中，对于培训计划的执行情况存在跟踪困难的情况，对培训数据的分析不到位，难以实现对培训资源的优化配置与利用。

3.网络安全未得到重视

信息化系统在为人力资源管理工作带来成本控制、效率提升、方式优化等好处的同时，也给人事管理部门带来了信息安全隐患。部分企业未在资金、技术等条件的限制下，尚未建设内部局域网，在借助公网传递数据时需要承担较大的网络安全风险，缺失物理隔离措施，企业所用的计算机容易受到病毒、黑客的侵袭，人力资源管理中的机密信息、员工隐私信息会有泄密的可能性。

4.保障性工作未及时推进

从人员保障的层面来看，虽然企业可以借助第三方专业服务商的力量推进信息化系统的建设与开发，但是前期的立项规划、招标选拔、需求分析，建设期间的沟通以及后续的验收、数据库管理以及使用运行等工作，还需要企业的技术人员、管理人员共同推进，否则信息化系统很难顺利投入使用。人力资源管理部门的人员，需要有一定的时间适应信息化系统下的全新工作模式。从制度保障层面来看，针对信息化系统应用责任机制还未得到有效健全，同时缺少对于信息化建设与应用方面的工作的专项激励机制，这导致部分员工与管理人员为规避犯错风险，不愿主动运用信息化系统，仍旧采用以往的工作方式与管理思维。从资金保障层面来看，由于管理层对人力资源部门的信息化建设工作的重视度不足，导致其在信息化建设中投入的资金相对有限，在资金短缺的前提下，系统升级、维护等工作将受到阻碍。

三、企业人力资源管理信息化应用的优化建议

1.重视需求分析与规划工作

企业在建设与应用信息化系统时，首先完成对其需求的分析，应注重从多个不同主体视角展开分析工作，管理层对信息化系统的需求在于其信息提供的完整性、实时性与决策支持能力；人力资源部门则重点关注系统的便捷性、整合情况、应用场景的设置以及业务功能；员工群体则更加注重是否能够通过系统高效地获取个人的薪酬、绩效以及考勤信息，并依托系统进行在线请假、培训学习等。从系统的使用功能角度来看，企业可针对系统配置、报表生成、培训管理、考勤统计、绩效考核、薪酬管理与人事管理等基础性功能展开开发工作，按照使用需求与业务的重要程度来设置开发顺序，逐步丰富系统功能。企业在与服务商对接时，还应明确提出对于可移植性、易维护性、效率性、可操作性以及可靠性等功能性需求之外的开发需求的要求。以需求为导向，设立信息化应用目标，包括实现对人力资源管理业务流程的智能化、自动化再造，解决当前的招聘难、考核难以及员工流失率较高等问题，提高人力资源管理水平。

在选择系统模型时，企业需要结合信息化系统的应用需求、建设目标及自身预算、发展规模等情况，来筛选供应商，以PeopleSoft、SAP等软件供应商为例，其主要面向高新技术类以及外资类企业；东软、金蝶等软件则更适用于大型企业，民营与三资企业则可选择中端软件供应商。面对较多的供应商，可综合包括产品开发水平、服务质量在内的多项指标展开横向比较，筛选出综合实力更强的供应商。同时，还必须确保人力资源管理系统能够和企业的其他系统进行有效对接，进而实现对各类数据的统一管理及利用。系统应能够对企业日后的二次开发需求进行满足，以此企业才能够实现对其的长久运用。

2.完善系统业务模块功能

结合企业现有信息化系统中的不足，有针对性地对相应的业务模块进行完善。可通过系统自动完成对员工入职时间等数据的统计，而后计算其疗养假、年休假的具体时长，员工登录信息化系统后可直接获取自己的剩余假期时长信息。员工在有请假需求时，可以直接利用系统在线申请加班与请假，并对附件资料进行上传，系统将按照预设程序将其申请提交至审批人员处，确保其随时随地进行审批，若申请被驳回，则可将通知信息发送至员工处。绩效考核系统应能够帮助人力资源部门降低考核难度，可形成详细的年度、季度与月度考核数据记录，供数据的使用者进行随时查看。管理人员设置考核成绩计算公式及相关指标后，系统应能够自动完成部门及个人成绩的计算工作，并且支持员工及部门间的在线评分。考核系统和企业的业务管理系统对接之后，即可按照业务数据来生成工作量信息，综合汇总各项信息之后，即可获取员工的考核成绩。在薪酬管理模块中，管理人员可对社保计算规则、加班工资计算方式、绩效工资计算方式以及薪酬的构成等策略进行设置，而后依靠系统来自动地获取工资表，并以邮件的方式向员工输送工资单。在培训管理模块中，可运用系统来对各个部门的培训工作进度、考核情况等进行跟踪，详细记录培训讲师、费用花销、开展周期、实施地点及时间、参与成员等相关信息，并依靠大数据分析技术来分析员工的潜在职业发展需求与培训效果数据，调整培训内容及方式。

3.规避网络安全风险

人力资源信息化系统中存储着对于企业至关重要的员工信息资源，不少信息都有着较强的保密需求，尤其是涉及员工个人隐私、企业商业机密等数据，因此在信息化应用进程中，企业需要从技术与制度两个层面来构建防范网络安全风险的工作体系。在权限控制方面，可针对界面权限采取分权与集权相结合的授权模式，将操作权限直接控制至字段级别；面对管理方面权限，可执行角色授权机制，针对包括员工、管理人员在内的各类用户严格界定其操作权限范围。可通过实时的日志记录功能，保存用户使用数据、启动功能模块、登录及退出系统等操作行为的痕迹，用于信息安全事故发生后的追责工作。企业还应定期安排技术人员对人力资源管理等各个信息化系统进行维护，综合运用网络安全防护、防火墙等信息安全保护技术。

企业应将人力资源信息系统也纳入信息安全管理制度体系中，明确各个管理人员的操作权限边界、岗位配置情况等，建立配套的责任管理机制，可设置安全管理员的工作岗位，专门负责信息安全管理机制的执行。定期针对人力资源部门开展信息安全培训，培训内容应围绕信息化系统的新增功能、安全使用事项等展开，确保管理人员可以安全地使用该系统及数据库中的数据资源，针对重要员工考核等资料进行备份，避免在系统使用期间出现违规操作。在人员岗位调动等变更情况发生后，需第一时间调整权限、注销账户、变更密码。针对参与企业管理信息化系统建设第三方人员，也需建立相关的管理规定，从而实现对其行为的有效约束。面对信息安全违规人员，可适当加重对其的惩治力度，增加此类事件及相关人员的违规成本。

4.健全保障机制

首先，企业落实技术人员队伍建设工作。通过对技术力量进行储备，能够增强企业安全运行与有效管理信息化系统及资源的能力，避免因外部合作中的不确定因素而面对系统无法正常使用困境。同时也有助于实现对自身的数据资产，尤其是有保密需求的敏感信息的保护，减轻自身承担的信息风险。专业化的技术团队还能够帮助企业在信息化系统的升级、迭代的合同谈判中掌握主动权，控制开发成本。企业一方面要加大对有信息化建设经验的专业人才的招聘力度，另一方面应为现有员工队伍开展各类与信息化应用相关的培训活动，以此来提高人力资源管理部门的整体信息化素养。

其次，企业应结合人力资源管理信息化系统的长期建设与应用，健全相关的制度机制，增设会议制度、专项奖励制度与档案资料管理制度。还应对信息化系统建设相关工作内容进行分解，促使相关部门在工作内容得到合理划分、权责明晰的前提下开展通力协作。可鼓励人力资源管理等各个部门的员工针对当前信息化系统的使用体验，反馈优化建议，以此来形成全员参与信息化建设的良好氛围，并实现对系统的持续完善。

最后，企业需加大对人力资源管理信息化系统的资金投入，确保后备资金充足。管理层应重视人力资源部门的战略地位，认识到信息化系统对于整个企业流程优化、成本控制的意义，进而予以其必要的资金支持。相关的项目团队也应做好对信息化建设项目的精益化管理，保障项目资金得到合理运用，不可发生挪用、滞留与拆借等不良状况。

四、结语

人力资源管理信息化系统的应用给企业的人力资源开发、管理工作提供了创新化的思路，也有助于促进人事管理部门的战略转型，使其在提升工作效率、降低工作成本、优化工作流程的过程中更多地为企业创造价值。但在信息化系统建设项目推进过程中，企业应明确自身在人力资源管理方面的需求变化，有针对性地完善管理系统的业务模块，注重对信息安全等新风险的精准防控，全面强化技术人员、资金以及制度保障，推进信息化系统不断升级与完善，更好地为员工管理、培养等工作赋能。