做好城乡环卫档案管理的有效途径探析

摘 要：本文简要分析城乡环卫档案管理的重要意义，并围绕思想认知、人员队伍、管理制度、档案管理监督以及信息化管理等方面，就环卫档案管理中存在的不足以及相应优化改善措施进行探讨，希望能起到一定的参考作用。

关键词：城乡环卫档案管理；管理制度；信息化管理

城乡环卫事业的发展直接关系到城乡建设质量和居住环境水平。新时期背景下，城乡环卫事业发展离不开档案管理的支持，只有保障档案管理质量符合要求，才能充分发挥档案本身的价值与作用，通过必要的资料、数据为环卫工作的开展提供各方面依据。

一、城乡环卫档案管理概述

环卫档案是环卫工作开展中形成的档案，其往往是记录和反映相关工作开展情况与结果的文件和资料。对城乡环卫工作的开展而言，加强相应的档案管理十分有必要，主要具有以下几点重要意义。其一，记录环卫事业信息。在环卫事业发展进程中，需要通过档案来对其实践情况、成果、不足等加以记录和反映，为日后回溯与管理提供依据。其二，支持环卫工作科学决策。新时期背景下，环卫工作的开展需要强调科学性、合理性、可行性与高效性。而要实现环卫工作的科学决策，自然需要大量的数据和信息作为支撑，环卫档案管理正是为其提供决策依据的关键所在，有利于环卫工作水平的持续提升。一方面，针对环境卫生监督决策提供依据，通过有价值的信息保障监督目的、方向和结果等均能达到预期；另一方面，通过档案管理发现现有工作中的缺陷与不足，有针对性地优化，将大幅提升环卫工作科学决策水平。其三，为环卫事业发展创造效益。档案本身具有重大价值，其凝聚了环卫事业发展过程中的各项成果，并能带来巨大的生态效益、经济效益与社会效益等。做好环卫档案管理工作，能切实保障环卫监督结果的真实性与可靠性，从而发现生态环境存在的问题并加以处理与改善，促进环保水平提升，发挥良好生态效益的同时，为人类创造更为宜居的环境，发挥社会效益。环卫档案能支持环卫资金的高效利用，持续推动资金利用效率提升，真正做到将有限的资金用到关键处，减少不必要的资金损失与浪费，从而获得良好经济效益。

二、城乡环卫档案管理存在的问题

1.重视不足

目前，城乡环卫工作的重心往往聚焦于环境建设、卫生清扫等较为具体的业务，而环卫档案管理的受重视程度则有所不足。不少人员对环卫档案管理的认知存在不足，没有意识到其价值与重要性，自然不会在思想上对其加以重视。尤其是部分领导人员缺乏正确认知，没有将档案管理放在环卫工作的重要地位，会直接影响其他人员的思想意识，最终导致全员忽视环卫档案管理的价值。而且环卫档案管理本身较为复杂，不仅涉及数据本身，还涉及多个领域与专业知识，如果没有从思想上对工作开展加以重视，必然会导致档案管理出现诸多纰漏和失误等，严重影响工作质量。

2.人员素质不高

环卫档案管理对工作人员的综合素养有着极高要求，广泛体现于思想认知、档案专业知识与技能、环卫基本知识、信息技术素养、创新意识、学习能力和解决问题能力等各个方面。但是，目前环卫档案管理人员整体素养并不高，大部分人员的综合素质都无法完全满足新时期的岗位要求，导致档案管理水平无法得到有效提升，在很大程度上阻碍了环卫事业的良好发展。

3.档案管理制度不健全

健全的制度是支持环卫档案管理工作有序化、规范化以及高效化开展的基础。目前，环卫档案制度并不健全，一方面表现为制度本身存在一定的漏洞与不足，不能很好地支持相关工作开展；另一方面则表现为制度较为滞后，没有基于工作发展需要、环卫事业发展需求进行合理创新与优化，并不利于新时期档案管理水平的切实提升。

4.档案真实性与准确性有待提升

环卫档案对信息、数据等的真实性与可靠性有着极高要求，这是保障环卫事业高质量和可持续发展的关键，也是构建宜居环境与协调人与自然关系的要点。但是，目前，环卫档案的真实性与准确性并不能得到充分保障，需要在实践中进一步提升。导致这一问题的原因较多，广泛体现于档案文件的生成、保管和利用过程中。部分企业与组织等为了利益，不惜编造虚假信息，另外，还存在档案文件监督与审核不到位、档案保存过程中人为失误多以及档案利用时信息处理不当等问题，导致环卫档案的真实性与准确性大受影响，相应的档案管理质量自然很难得到有效保障。

5.信息化水平低

进入信息化时代，城乡环卫档案管理需要实现信息化，借助计算机技术与互联网技术等推动管理创新与优化、提升管理质量、强化管理作用的发挥。但是，当前城乡环卫档案管理信息化水平普遍偏低，并不能很好地适应时代发展以及利用信息技术优势。软硬件建设不到位。信息化管理需要相应的软件和硬件作为支撑，目前，城乡环卫档案管理的软硬件建设存在诸如资金不足、硬件落后、软件不完善等问题，难以有效构建高水平的信息化管理系统。信息化管理机制不完善。环卫档案信息化管理与传统管理模式在各个方面均有着不小的差异，传统管理机制自然不再适用，同时，新的机制并未得到有效构建，导致信息化管理流程、程序等往往不够规范，无法很好地发挥信息技术在档案管理中的优势与作用。

三、城乡环卫档案管理的有效途径

1.加强思想建设

做好思想建设工作，全面提高城乡环卫档案管理相关人员的思想认知水平，能有效提升环卫档案管理的受重视程度。领导人员应当牵头落实思想建设工作，加强宣传和引导，准确理解城乡环卫档案管理的价值与意义，积极推动相关工作开展，为环卫档案管理工作的有效开展提供基础支持。尤其要加强对档案管理人员的引导和培养，强化他们的职业责任感，要求他们认真并严谨对待本职工作，确保环卫档案管理工作得以有效开展和落实，从根本上避免各种不必要的问题，确保环卫档案发挥其价值并推动环卫事业良好建设与发展。

2.重视档案人员队伍建设

全面提高档案管理人员队伍整体素质，是支持环卫档案管理工作高质量开展的关键。根据实际工作需要，对环卫档案管理人员综合素养提出明确要求，尽量以可定量、可量化以及易考核的指标作为规范，并基于此开展相应的人员培训和管理工作。跟随时代发展以及環卫工作变化的需求，及时对环卫档案管理人员综合素养指标调整与优化，并推动相应的人员培训及管理工作实现优化，能有效保障人员整体素质符合要求。新时期背景下，环卫档案管理人员应当具备良好的职业道德、环卫专业基本知识与档案管理能力，同时还需要掌握信息技术，具备创新意识，能解决各种问题，可深度挖掘档案数据中的价值，按照业务规范开展工作，方能很好地保障环卫档案管理质量。

3.健全档案管理制度

（1）文件材料收集管理。城乡环卫档案文件材料的收集工作应当由各部门或经办人员负责，并将收集后的材料传递给档案人员，而档案管理人员则要负责文件材料的整理、归档与管理。如果一项业务或工作涉及多个部门或岗位，应当由主办部门负责对文件材料的收集与整理，一并交由档案员进行归档处理。

（2）归档范围。城乡环卫档案归档的资料文件覆盖各个领域，需要全面落实归档工作。各种环卫工作的原始记录本、表、图、照片，以及由原始记录整理而来的各种报表，均需归档处理，不得遗漏。环境监测站定期编写的监测报告，也需纳入环卫档案归档范围。环境保护在线监测数据，也是环卫档案中不可或缺的重要资料。污水处理站加药及污水处理记录、各种危险固废产生及处置台账，也是需要定期进行归档的部分。另外，环境保护新增的规章制度及作业指导书、环保行政管理部门下发的各种文件、重要的会议材料、环卫工作计划、环卫工作总结、环卫工作请示、环卫工作相关合同与协议等，均需要归档和管理。

（3）归档要求。对环卫档案进行归档处理，应当根据文件资料本身的形成规律及特点区分、保管与利用，从而保障档案管理的科学性、合理性、规范性与便捷性，真正做到井井有条，避免档案管理过于混乱。所有归档的文件材料均须符合相应要求和标准，确保其种数、份数以及页数等均齐全完整，文件的证件和附件、印件和定稿、请示和批复等不得分开，而且纸质文件与数字文件应当合一归档。技术档案的原件必须归档，不能只对复印件等实行归档，科室负责人需要对文件资料检查并开列清单和签署意见。对档案封面规范化填写，字迹必须工整、清晰，将所有档案文件封装好后依序排列管理。文件资料归档后如果需要补充或修改，应及时送交补充材料或提出申请。

（4）归档期限。城乡环卫档案文件材料必须及时归档，不得超出期限。不同文件材料的归档期限有所不同，需按照规定操作。其中，城乡环卫工作的原始记录表图、报表等均应于规定的日期统一送交档案室；环卫工作的各种报告需在完成后一个月内送交档案室；科研资料等需于鉴定后一个月内送交档案室；环卫工作相关的技术文件以及会议资料、培训资料等，需在完成后及时送交档案室；文书档案需在规定日期前立卷存档。

（5）档案保管与借阅。城乡环卫档案保管需要以保障档案材料的完整与安全为基础，做好基本的防火、防盗、防蛀、防潮、防腐等工作。加强对档案室的管理，闲杂人等不得随意进出。如需借阅档案，需编写申请并通过审批后，借阅者才可借阅档案。借阅者在规定时间内应当归还档案资料，如需延长借阅时间应提前申请，并在获得批准后方可延时归还。借阅者必须妥善保管档案资料，不得损坏、涂改以及转借等。

4.加强档案管理监督

全面加强环卫档案管理的监督，能有效保障档案数据资料的完整性、真实性与可靠性，针对档案管理中存在的种种问题与不足进行处理和改善，进而推动档案管理水平的有效提升，更好地支持环卫工作开展。明确监督职责，实现档案管理与监督分离，健全相应的监督机制，全方位加强监督，能切实保障环卫档案管理符合规范与标准。全面覆盖档案生成、归档、保存、借阅的各个流程与方面，不遗漏任何一点。强化监督作用，加强对档案文件资料的生成监管，确保原始数据真实可靠。对档案的归档、保存与借阅工作，开展定期监督与不定期监督相结合的综合性监管，及时发现其中的不合规之处并加以处理，同时，针对工作实践中暴露出的程序缺陷以及制度缺陷等加以改进。

5.探索信息化管理发展路径

随着城乡环卫事业的不断发展，环卫垃圾运转站和处理站覆盖范围不断扩大，站点数量持续增加，相应的管理难度也在逐步提升。这一背景下，城乡环卫档案管理更加强调系统性、完整性、规范性与实时性，才能很好地满足新时期环卫事业发展需要。加强环卫档案信息化管理，正是新时期提高档案管理水平、优化卫生建设服务的有效举措，需要积极探索相应的可行实践路径。

（1）加强基础软硬件建设。环卫档案信息化管理离不开软硬件的支持，针对目前软硬件水平偏低的现状，需要积极落实相应建设工作。首先，合理规划。软硬件建设并非一朝一夕之事，需要投入大量资金、人力、物力加以支持，才能在长期、持续的建设中逐步取得良好成效。只有做好相应的规划与设计，基于实际情况合理推进软硬件建设工作，明确信息资源库与服务管理系统的建设要点，才能稳步推动信息化建设水平的提升，进而为环卫档案信息化管理带来支持。其次，加强资金支持。软硬件建设需要大量资金支持，需要做好相关工作以保障资金充足，防止因资金原因导致的信息化建设问题。建立专项资金，完善资金管理机制，拓展资金来源渠道，落实资金预算管理，加强资金使用监管，从各个方面保障资金支持力度能满足信息化建设需要。做好资金使用效益分析工作，定期对资金使用情况进行分析与总结，及时发现其中存在的不足并加以改善，能有效提高资金使用效益并支持信息化建设水平提升，为环卫档案信息化管理带来支持。最后，持续更新软硬件。随着时代的快速发展，环卫档案信息化管理要求也在不断提升，相应的软硬件支持也要跟着实现更新与优化。在构建基本的软硬件支持体系的前提下，还需要对软件以及硬件持续维护，及时加以更新，以确保软硬件系统能长期满足环卫档案信息化管理需要。

（2）提高人员信息素养。全面提高相关人员信息素养，是支持环卫档案信息化管理的关键。不仅是档案管理人员，其他与档案资料生成和收集管理等工作息息相关的人，均应当具备一定的信息素养，才能很好地保障档案管理实现信息化。档案管理人员尤其要具备良好的信息技术能力，掌握具体的业务方法，熟悉业务流程，熟练运用信息技术优化档案管理，切实提高管理质量与效率，并积极尝试运用云计算和大数据等先进技术深度挖掘档案价值，进一步提升档案利用水平。

（3）规范信息化管理机制。信息化档案管理与传统管理模式存在巨大差异，需要就相应的管理机制加以规范，从而保障管理实践质量与效果。配备统一的管理设备，实现计算机在档案部门的全覆盖。明确档案信息化管理责任，健全和完善档案管理业务流程及技术规范，细化电子档案工作环节与步骤，规范档案整理标准、统计标准、服务标准以及各项技术标准等，规范纸质档案数字化加工的档案整理、档案扫描、图像处理、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收以及数据备份等环节，推动实体管理向信息管理转变，构建纸质档案与数字档案共存的管理模式。加强信息安全管理，严格落实档案管理权限机制，充分利用防火墙等技术保障信息安全，以免档案重要和机密信息遭泄露或篡改。

四、结语

综上，加强城乡环卫档案管理对环卫事业的发展有着重要的促进意义。针对目前环卫档案管理中存在的种种问题，应当加以正视，积极采取可行的措施尝试进行改善与优化，不断推动档案管理水平提升，深度挖掘和发挥档案的作用与价值，全方位支持环卫工作的高质量开展，为宜居环境的构建以及生态文明建设奠定良好基础。

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作者简介：王芹（1978—），女，汉族，山东海阳人，本科，副研究馆员，研究方向：重点研究住建系统环卫、城建档案管理。