档案收集视角下，电子文件归档实践与思考

雷励　刘淑妮　刘平

摘 要：通过档案收集视角，探讨现阶段广泛存在的无纸化办公与电子文件归档，以及在档案管理实践中电子文件归档与严格意义上的单轨制模式电子文件归档之间的差别与共同点。以期为当前数字转型背景下广大一线档案工作者提供工作参考，助力档案信息化建设工作水平的提升以及档案工作的高质量发展。

关键词：档案收集；电子文件归档；无纸化办公；单轨制模式

当前，随着数字信息技术深入应用，电子文件归档已经成为档案管理中的重要议题。本文基于档案收集管理工作实践，探讨现阶段广泛存在的无纸化办公与电子文件归档，以及档案管理实践中的电子文件归档与严格意义上的单轨制模式电子文件归档之间的差别与共同点。通过厘清语义内涵、分析相互关系以及明晰发展趋势，以期为当前数字转型背景下广大一线档案工作者提供工作参考，助力档案信息化建设工作水平不断提升。

一、电子文件归档的涵义

在GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》中，电子文件的定义为“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成”。电子文件归档是指：“将具有凭证、查考、保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。”其中，元数据是指 “描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据”。这里所描述的电子文件归档，就是严格意义上的单轨制模式电子文件归档。具体来说，电子文件归档就是要把电子文件的内容、逻辑结构和形成背景三要素同时和同步归档。所归档的电子文件不仅具有内容属性，它还要携带内容形成时的背景和结构属性。此外，电子文件归档还要求电子文件满足真实性、可靠性、完整性以及可用性的检测要求。然而，在实际档案管理工作中由于某种原因，电子文件归档和电子档案管理并没有达到所要求的状态。

二、无纸化办公与电子文件归档

我国在2013年印发的《党政机关厉行节约反对浪费条例》第八章（資源节约）中就已明确提出，要积极利用信息化手段，推行无纸化办公，减少一次性办公用品消耗。因此，无纸化办公不仅是势在必行的趋势，也已经日渐成为人们新的工作方式。

1.无纸化办公是大势所趋

首先，由于计算机普遍的出现及运用，使得电子记录成为信息交流的主要形式。更多信息通过计算机就可以便捷地展示和共享，根据需求可以在计算机中多次修改和编辑，无用信息可以随时删掉，重要信息可以备份并长久保存。此外，计算机处理信息的高效与精确，以及处理复杂信息的强大功能，是人力无可比拟的。因此，计算机成为社会各行业领域中不可缺少的重要工具和媒介。

其次，基于环保理念。据资料显示，每年全球纸张产用量超过3.2亿吨，也就是说，全球每分钟有36个足球场那么大片的森林被砍伐。节约用纸是保护森林、保护环境的最好措施。无纸化办公可以使得纸质文件大量减少，印刷用纸和打印设备等费用也相应缩减。此外，也节约发送纸质文件所需的邮资、路费、通信费和人力等，从而有效地提高办公效率，节省大量相关办公开支。因此，无纸化办公理念的推行是大势所趋。

最后，随着人们环保意识的增强以及各行业对办公模式的需求不断升级，现代化和信息化的建设步伐加快，无纸化办公已经由概念逐渐应用到各行业及领域中。随着无纸化办公理念推广，也促使各行业各领域办公业务系统不断优化。比如，客户在营业厅办理各种业务时，无纸化办公使得运营商的整体服务效率明显提升，同时，也有效提升运营商对内业务文件管理和对外客户服务质量的整体效率。

2.无纸化归档成为必然

无纸化办公逐渐普及给文件与档案管理工作带来重大变化。因为无纸化办公的必然结果是无纸化归档，即电子文件归档。在无纸化办公条件下的文件归档，只能是电子文件归档，别无其他形式，这也是无纸化办公的初衷体现。而电子文件归档，并不都是无纸化办公。无纸化办公只是电子文件归档的应用领域之一。在无纸化办公和无纸化归档的大趋势下，档案管理部门面临着无纸化改革的迫切局面。档案管理工作也逐步向现代化和数字化方向发展，档案管理的无纸化日渐成为未来办公的新趋势。电子档案的出现，促使档案工作的传统管理方式、档案办公载体以及档案工作者的工作方式等方面都在发生着巨大变化。

三、档案管理实践中的电子文件归档

现阶段，在档案管理实践中，人们口中的电子文件归档，与严格意义上的单轨制模式电子文件归档并不完全是一回事。在档案管理实践中的电子文件归档，其中，相当高比例的电子文件并未完全脱离纸质载体，或者是离散状态的电子文件。

第一，原生纸质文件的扫描件。由于纸质原件具有的唯一性，为了长久完好地保护原生纸质文件，免于纸质文件在服务利用中的频繁翻阅和磨损，故把纸质原件扫描（即数字化处理）后归档到档案部门，同时，把纸质原件封存保管在纸质文件形成部门。这种归档纸质文件扫描件优点是显见的，一是纸质文件归档及整理的工作量繁重，这个做法明显减轻了文件形成部门工作人员对纸质归档的工作量。二是其最大优点体现在档案保管和查阅利用中。它不仅节省纸质档案库房的物理空间，也减少档案部门工作人员穿梭库房调取纸质档案及整理档案架柜工作量，同时，也极大地提高档案查阅利用的工作效率和服务质量。三是在档案的编研和后续开发中，使得档案电子载体更加灵活和丰富。

第二，自然生成的电子形式的文件。比如，电子照片、录音以及录像等声像类电子文件，电子邮件、网页和社交媒体类电子文件，以及电子版公文等各种版式文件。是一种非结构化的数据信息，是一种非出自系统离散状态的文件，广泛存在个体、团体以及各类企事业单位中，其灵活产生于各类电子信息设备，涉及各种内容，以各种不同的格式和大小存在着。

第三，从业务系统提取生成的结构化数据，涉及各种业务类型的数据库等。比如，高校学生电子版学籍卡、学生电子版成绩单、学生毕业数据、学生获学位数据、学生所获荣誉信息表以及各种业务类型的数据化条目等。

造成此现状的主要原因：一是形成文件的业务部门有自身的业务管理系统，但是，业务系统与档案管理系统信息匹配的条件不具备或者不充分。它们是独立的两个系统。当业务系统早于档案系统开发和运行时，其功能模块主要是服务于内部业务的运转，其可能没有预设归档模块，不具有归档功能。因此，无法将业务系统的数据及文件信息按照归档要求提取出来。只能根据现实需要把已有信息加工改造后归档；或者是业务系统有归档功能，但归档功能的设置不能满足档案管理信息化的要求，无法实现业务系统和档案管理系统的有效对接，无法实现实时归档。二是业务部门并没有开发建立自己的业务管理系统。所有的管理文件均是各类离散状态的版式文件，其内部以业务内容和业务事项为主题管理各类文件，而并未通过管理系统来管理内部业务。由此产生电子形式的各类管理文件，不受业务系统约束，其内容和格式相对随意，难以规范化。

四、单轨制模式电子文件归档

严格意义上的电子文件归档，是在电子文件归档定义中所描述的状态，即它是从业务系统到档案管理系统的一种单一流向运行模式（即单轨），是一种不可逆的单向状态。因此，严格意义上的电子文件归档就是单轨制归档。

单轨制归档中不存在纸质文件，所有文件均是电子形式。文件的产生和流转完全借助于计算机系统运行，没有纸质介质参与，并最终形成于部门业务系统中。其文件受所在业务系统约束，具有系统性和成套性。在业务部门所产生的大量电子文件中，经部门筛选和鉴定后，把有价值的文件列为待归档文件，准备向档案部门管理系统传送和移交。

电子文件归档到档案管理系统后，就成为电子文件档案或电子档案，其存储于电子档案柜和电子库房。电子档案的安全保管不同于传统纸质档案库房。纸质档案库房需要较大的物理空间，用于摆放实体档案柜；还需要按照防火、防潮、防高温、防盗、防霉菌、防光、防尘以及防虫的“八防”要求对库房加强管理。而电子档案库房只需要较小的物理空间，用来摆放存储电子档案的大型计算机、网络基础设施及相关设备。因为其中的电子档案柜是虚拟的，不占用空间。其安全防范要求，也有别于纸质档案实体库房的要求。

五、电子文件归档的现实难点和建议

在当前数字转型背景下，越来越多的行业和领域开始推行单轨制电子文件归档，成功实现数字化转型、建成数字化档案馆（室）、完全实现无纸化办公和归档的案例不在少数。但是，更多的单位和部门仍然在单轨制的摸索和推进中，所面临的困难和挑战依然艱巨，未来要走的路依然比较漫长。

1.更新传统的档案收集管理观念

传统载体的档案看得见、摸得着，而电子文件和电子档案的显著特点是数字性和虚拟性，它们不具有可视性，必须通过特定的电子设备才能显示出内容，从而感知它的存在。因此，传统纸质文件和纸质档案的收集管理方法与理念已经不完全适用于电子文件和电子档案。面对新形势，档案工作者应与时俱进，顺应电子时代文件和档案管理的需求，在思想意识上主动转变，积极迎接电子文件与电子档案带来的挑战，抓住新机遇，努力学习和熟练掌握电子信息技术，积极探索适合电子文件和电子档案管理的新方法，使自己成长为合格的新时代电子档案管理人才，从而更好地收集保存电子档案，使电子时代人类活动的真实记录得以继续和完整保存。

2.建立健全电子文件归档制度，加强部门间的协调与合作

首先，档案部门应牵头建立严格的管理制度，并明确相关部门电子文件归档所承担的职责。其次，电子文件的源头在业务部门，因此，档案部门应与业务部门通力合作，预先提出业务系统电子文件归档功能要求，把归档要求内置于部门业务系统，并指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件。同时，档案部门还应与信息化部门加强协作，在信息化部门协助下，建设业务系统的电子文件归档功能与电子档案管理系统，为电子档案管理提供信息化支持。

3.突破技术瓶颈

首先，技术支持是对电子文件、电子档案及其元数据信息的采集，以及对其真实性、可靠性、完整性和可用性的保障，确保电子文件与电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致；确保电子文件与电子档案内容完全正确地表达其所反映的事务、活动或事实；确保电子文件与电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失；确保电子文件和电子档案可以被检索、呈现或理解。然而，在实践中，电子档案及元数据信息采集的工作并非一帆风顺，常常会遇到各种各样的障碍。比如，在业务管理系统和档案管理系统对接中，预归档数据包的内容提取及格式转换，需要一定的技术支持才能实现；存档文件的上传路径设计和归档接口的配置等，都需要相应的技术支持。任何一个环节不到位，都会使得业务系统的数据无法传递，使得业务系统和档案管理系统的对接归档无法落地。

其次，技术攻关确保电子文件和电子档案长期安全存储。在当前数字转型背景下，档案安全是头等重要的事。尤其是在当今的电子时代，信息技术日新月异，电子文件和电子档案的安全保管更具复杂性、高危性和挑战性。如何能够使得电子档案长久安全存储，需要先进技术防护措施不断的升级。否则，有可能会造成档案“灾难”，导致今天的“信息时代”在未来有可能会变成“信息空白时代”。

4.解决经费问题

档案信息化建设离不开必要的经费支持。硬件设施、软件系统升级、专门技术措施以及系统长期维护等都需要经费支撑。因此，在实际工作中，面对信息化建设已经是不可回避的现实，首先，要对信息化建设做出长远规划中，要争取尽早把信息化建设列入本单位的建设规划，以期获得信息化建设经费。其次，信息化建设是长期要做下去的事情，在取得阶段性建设成果的基础上，需要坚持推进，持续获得经费保障，用以维护档案信息化建设成果以及长远可持续发展。

参考文献：

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基金项目：本文系陕西省档案局科技项目《电子文件归档管理现状研究》阶段性研究成果之一，项目编号SX-2020-R-05。

作者简介：雷励（1971—），女，汉族，陕西周至人，硕士研究生，副研究馆员，研究方向：高校档案管理；刘淑妮（1980—），女，汉族，陕西合阳人，硕士研究生，副研究馆员，研究方向：高校档案管理；刘平（1972—），女，汉族，山东聊城人，本科，副研究馆员，研究方向：高校档案管理。