新时代推进行政审批档案工作探微

许海燕

随着行政审批制度改革的不断深入，档案管理的规范化、数字化、智能化成为检验行政审批服务水平的重要指标，行政审批档案管理的规范与否，直接影响到行政审批服务的质效高低。不断优化行政审批档案的收集、管理、利用流程，对于进一步提升行政审批档案管理工作效率，推进行政审批工作高质量发展具有重要意义。本文以溧阳市行政审批局为例，探索新时代提高行政审批档案管理工作水平的路径。

一、 加强行政审批档案管理工作的迫切性

（一）行政审批档案生成速度快、数量大。行政审批档案是行政机关依法建立的对行政许可、行政确认等事项批准的原始记录。行政审批事项多，生成的档案数量较大。本轮机构改革以来，溧阳市行政审批局承接了11个部门52个行政审批事项，同步接受了各类行政审批档案10万余份。随着行政审批流程的日益规范化、系统化，各行政审批服务事项产生的审批档案逐年增加，年移交数量不断加大。溧阳市行政审批局现存审批档案分为4种，总量达30万份，时间跨度超过20年。

（二）行政审批档案利用率高。行政审批档案与公众权利密切相关，企业、群众查询利用需求大。行政审批档案在服务执法、监督、检查等方面发挥着重要作用。据统计，仅2022年上半年，溧阳市公安、法院等执法部门的调档量占76%，每天申请调阅档案的人数达30多人次。尤其是在涉及财产纠纷、法院判决、行政处罚等方面，档案的证据作用更明显。

二、 行政审批档案管理工作探索与实践

溧阳市行政审批局组建于2020年，由于职能的强化，每年归档数量呈上升趋势。溧阳市行政审批局高度重视行政审批档案管理工作，按照市委《2022年全市档案工作要点》《溧阳市推进“十四五”档案事业高质量发展的实施意见》要求，紧紧围绕档案规范化、科学化管理，推进档案工作高质量发展。

（一）完善体制机制，强化责任意识。遵循“谁审批、谁负责”的要求，形成主要领导亲自抓、分管领导一手抓、指定专人具体管理的工作机制。溧阳市行政审批局行政审批档案管理实行“四级管理制度”，局主要领导对档案的管理负主要责任，重要行政审批档案的借阅及收录须由局主要领导签字确认；分管领导协助做好档案管理，主要负责档案的审核和科室协调；各审批业务科室负责行政审批档案的基础整理和统计、移交等工作；档案管理科具体负责档案收集、整理、归档、查询等工作。

（二）突出业务建设，提升队伍素质。加强学习《中华人民共和国档案法》、市场监管总局登记注册局下发的《关于进一步做好企业登记档案资料查询工作的通知》等档案法律法规及政策文件，熟悉和掌握档案管理业务知识，努力提高档案业务能力。2022年以来，开展档案管理人员专题培训两次，档案管理相关人员教育培训实现百分百覆盖。

（三）强化规范管理，注重服务质效。建立严格的档案管理制度，规范行政审批档案工作内容、流程。制定了《溧阳市行政审批局行政审批档案管理办法》，明确档案保管、查阅、移交、销毁等各项工作要求。针对市场准入个体档案仍分散在各为民服务中心的现状，建立档案管理工作群，加强与各为民服务中心窗口的联系与沟通，齐心协力处理档案查询疑难问题。2022年以来，市行政审批局共制定档案管理规章制度两部，并根据工作情况适时完善相关制度。

（四）筑牢安全防线，确保档案安全。实行档案管理全流程责任制，手续办理及查阅有关事宜全部同步纳入存档范围，对可能成为法律证据的文件进行重点保存，累计对4万份重点档案做到“单独标记存放”。进一步强化库房管理，精准做到事事有记录、人人守规矩。增设安保设备及消防设施，加装安全消防智能化管理设备，匹配监控系统提供全天候安保服务。配齐专业的档案装具，定时更新与检修维护，严格执行“八防”措施，多措并举确保档案安全。

三、 行政审批档案管理工作存在问题及原因分析

（一）档案队伍建设有待加强。溧阳市行政审批局除档案管理科工作人员外，各审批业务科室负责档案管理的工作人员多以兼职为主，专业素质良莠不齐，档案管理的思路和模式陈旧，过于突出行政审批档案的存证属性，对档案资源的开发利用未能给予足够重视。档案管理人员的信息处理技术能力也明显存在不足，一定程度上影响了档案管理工作的有效推进。

（二）档案信息化建设滞后。由于投入成本高、审批系统数据共享存在壁垒等原因，溧阳市行政审批局目前只对企业登记档案进行了信息化处理，其余行政审批档案仍旧采用传统管理模式。这不仅影响了档案管理尤其是查询利用的工作效率，也增加了一定的风险——一些年代久远的纸质行政审批档案极易出现字迹模糊、破损等问题。

（三）档案管理工作难度不断加大。随着行政审批办理服务事项的增多和细化，档案门类不断增加，而常规性收集方法效率较低，直接影响到档案收集齐全。档案载体的多元化对档案工作人员也提出了更高要求，但从实际情况看，大多数档案人员并不具备一专多能的素质。

四、 行政审批档案管理工作水平的提升路径思考

在“放管服”改革背景下，按照行政审批档案管理的规律、特点和需求，选择科学合理的管理方法，规范行政审批档案的管理环节、管理内容、管理程序，增强行政审批档案的服务功能，是档案管理工作面临的一项新挑战。

（一）提升档案管理规范化水平。要加强对具体性工作的标准制定，为推进档案信息化建设提供更多支撑，进而全面提升行政审批档案工作水平；要优化行政审批档案管理流程，进一步梳理行政审批档案的种类、内容，采取更为科学合理的方式对行政审批档案进行管理；要规范开展线上线下档案的综合管理，按照各类档案业务标准严格分拣、归类；要结合行政审批工作特性，不断拓展服务载体，并加强监督指导，确保载体收集的准确性；要引用最新编码规则，有序标号编码，同步导入信息化管理系统，做到一一对应、精准无误。

（二）加快推进档案信息化建设。新修订《档案法》明确提出，要加强档案信息化建设。行政审批局要发挥大数据管理部门的职能优势，在档案管理电子化进程中提供有力的技术支撑，全程参与数字化档案馆（室）建设，做到全流程跟踪服务。同时，积极扩展电子档案的归档与服务范围，搭建档案信息管理和查询平台，实现企业和个体工商户登记档案自助查询，提高档案查询利用信息化水平，更好地满足社会利用需求。探索以全流程信息化管理推动实现档案业务管理自动化，提升收集、整理、归档效率，使档案工作人员从繁杂的日常事务中解脱出来，更为深入地推进档案信息开发利用工作，充分发挥行政审批档案工作的资政襄政作用。

（三）坚持监督指导常态化。严格执行档案管理工作各项规章制度，按标准化流程做好各类行政审批档案的收集整理工作，确保归档材料完整、准确。档案管理科室要加强对各部门的档案业务指导，定期对归档情况进行检查，推动行政审批档案管理科学规范、有力有序。

（四）深入推进档案服务延伸。牢固树立为民服务意识，进一步加强档案统筹管理，着力构建档案立体服务网络，切实提升档案服务效能。与行政服务平台建设相结合，探索市、镇、村三级联动档案管理模式，共建共享档案资源，將档案服务向基层延伸，提高服务精准度和便捷度。积极开展行政审批档案信息资源调查工作，明确共享项目，根据基层部门档案资源数字化程度的实际情况，制定共享计划，切实将档案服务民生落到实处，增强人民群众的幸福感和获得感。

（五）切实重视档案队伍建设。要完善人才队伍培养机制，按照行政审批制度改革的目标要求，定期开展业务培训，强化行政审批档案工作人员对行政审批基础知识、管理流程的认知，实现档案业务与行政审批业务的有机结合，努力提升档案人员的业务能力和综合素质。要重视完善激励机制，增强档案工作人员的主观能动性和创新能力，提升执行力，努力营造干事创业的良好氛围。