计算机与信息技术在档案管理中的应用分析

摘要：随着科学技术的不断进步，档案管理工作已悄然步入高科技的发展时期。档案管理工作主要涉及资料信息的保存、收集及利用，在现代档案管理工作中，必须借助科学技术，对大量资料和文件加以归纳、保存、归档，使档案管理人员从烦琐的资料整理中抽出身来，从而提升自身的工作效率。将计算机与信息技术应用到档案管理工作中，对企业和社会组织中的档案管理工作产生了重大的变革和影响。因此．文章从计算机技术应用于档案管理的必要性入手，分析了计算机技术在档案管理中的应用，并对其进行了探讨。

关键词：档案管理；计算机与信息技术；应用

中图法分类号：TP311 文献标识码：A

１ 引言

纵观目前的档案管理工作，由于其自身的复杂性和重要性，在各类档案工作中占有举足轻重的位置，其管理水平也相对较高，传统的管理模式已很难满足目前海量的档案资源需求。通过计算机与信息技术对复杂的数据进行简化，进而有效促进档案的管理，又能完善档案管理制度。因此，在档案管理工作中，必须加强对计算机信息技术的应用。

２ 计算机与信息技术在档案管理中的必要性

２．１ 提升档案管理人员的水平

随着时代的发展，将档案管理与信息化相融合，将会产生一种全新的档案管理方式，从而使传统的档案管理体制得到完善和革新，而档案管理人员要适应新的管理体制，同时要具备一定的信息技术知识。在档案管理工作中，信息化技术的应用要渗透到档案工作的各个方面，从而提高工作人员在信息化环境下的应用能力。

２．２ 增强档案存储的优势

在传统的事业单位档案管理工作中，档案的储存、整理都是以纸质的形式进行，而纸质媒体的使用会占用事业单位大量的空间，档案调阅时手续繁杂，档案查找也耗时，使得档案管理工作效率较低。由于传统的纸质文件在使用中存在大量的丢失和破损，从而影响到整个机构的发展。而将计算机信息技术应用于行政档案管理，可以有效解决现有的一些问题。

利用计算机技术，可以把文件资料储存在计算机软件中，这可以有效解决纸质文件占用的问题。同时，利用计算机进行操作，可以对文件进行合理的归类，并按次序排列，从而实现对文件的快速查询和提升查询速度。但在进行数字化档案的过程中，必须加强对网络的保护，防止被病毒、黑客等侵入，从而提高档案管理的质量和效率。

２．３ 扩大档案资源的范围

计算机技术在事业单位档案管理中的应用，使档案管理的水平得以提高，并促进传统的档案管理方式得以改进，从而极大地提高档案管理工作效率，同时扩大了档案资源的管理范围。在传统的手工档案管理工作中，由于档案资源的获取方式比较单一，既不能保证文件的快速、准确地获取，又不能满足档案管理工作中的需求，导致事业单位档案管理工作在开展中容易出现管理漏洞，从而影响事业单位中行政工作的正常开展。而将计算机信息技术应用于档案管理，能有效解决这一问题，并扩大档案资料的使用途径，增加档案资料的存取范围，使档案资料的精确度和获取资源的速度都有了显著的提高。

３ 计算机与信息技术在档案管理中遇到的问题

３．１ 网络安全问题

随着网络技术的不断发展，档案资料管理将越来越受到人们的重视。网络安全问题已成为制约其发展的最大障碍。一般的法则是：随着网络的用户数以算术级数递增，其收益和风险都呈几何倍数增长。目前，计算机网络系统存在着黑客入侵、病毒入侵、内部攻击、信息外泄、数据容灾重要数据篡改等安全问题。

为解决档案管理中涉及的网络和信息安全问题，相关部门已在科研和标准化方面给予了大力的支持。在未来，其将会制定一系列的技术措施和标准，可显著提高档案管理网络的安全分级、评估档案资料的保密级别、网络档案资料的安全管理。

３．２ 档案保存的时效问题

随着时代的发展，办公方式也在发生着变化。目前，大部分单位都已实现了“无纸办公”。这种现象的出现，很大程度上依赖于互联网。无纸化办公方式简单快捷，只需要通过键盘操作就可以获取资源的相关信息。然而，无纸化办公也有它的弊端，即当计算机系统突然崩溃时，可能会发生黑客攻击，或者是病毒之类的问题，都会造成无法挽回的损失。因此，我们需要思考的不仅仅是这些问题本身，还有解决这些问题所需要的技術和专业知识。

３．３ 对档案管理不够重视

由于缺乏对档案管理工作的重视，没有明确其在组织机构中的位置，使其无法正常开展。一些机关的档案经费投入不足，造成档案管理的软硬件设施相对落后，而档案管理主要集中于收集、整理和保管，而忽略了档案资料的有效使用，也没有应用大数据技术对以前的档案资料进行统计，无法为编制档案工作计划提供可靠的参考。另外，从档案分类的角度来看，档案部门保存的照片、音像、实物档案数量很少，有的档案遗失，造成档案类别不完整。

３．４ 管理模式需要改善

随着信息化的发展，传统的档案管理服务模式已经不能满足信息化的需求。目前，档案管理工作正面临前所未有的挑战，其工作方法也需要进行改革。从我国档案事业的现代化发展情况来看，目前我国的档案管理体系尚不完善，信息技术的安全保障还需加强。将各类信息资源有效整合起来，并对其更好地进行信息交流与利用，同时必须重视档案管理工作机制的更新。当前，一些单位建立了电子档案管理系统，对各类数据进行了数字化管理，但在信息化管理上，许多单位引进的设备相对落后，相关的信息安全措施也没有得到有效执行，在这样的情况下，很容易导致档案的原始数据丢失，影响单位的正常运转。

３．５ 档案管理的统一性

我国已开展了大量的档案信息化工作，但尚未建立起一套较为完善的系统，致使档案管理工作缺乏规范，难以形成一套完整的管理模式。目前，国内的网络技术还处在研发阶段，各方面的配合还不到位，这不仅给档案的管理带来了困难，也给各地区、各单位的网络问题带来了一定的冲击。同时，档案信息的安全保障也面临严峻的挑战，在档案行业中，电子档案信息的泄露和盗窃事件时有发生，给保管单位带来了巨大的损失。

４ 计算机与信息技术在档案管理中具体应用

４．１ 提高对档案管理的重视程度

目前，信息技术的发展与便利已为各行各业所公认，各部门在进行档案管理时，若要充分利用信息科技，将信息科技的功能发挥到极致，首先要做的就是转变观念。观念的转变，就是行为的革新。各单位在做好档案管理工作时，应主动引入信息科技，应用信息科技及电子文件储存的能力，使档案资料在不同的部门间即时传送，提高工作效率，节约人力，提高工作精确度。另外，档案管理部门应以信息观念为导向，适时更新与维护现有档案信息系统，以确保现行档案信息系统不会出现重大纰漏，并应用信息科技扩大资料搜集范围，以提高档案管理效能。随着网络技术和计算机技术的发展，网络上的电子文档资料日益增多，部分纸质出版物也逐渐被网络所取代［１］ 。

４．２ 持续提高档案管理的安全性

一方面，要围绕档案工作的目标，不断拓宽档案工作的深度和广度。要强化档案资料不断整合、整理、存档，以保证档案资料的高效管理。另一方面，要持续提升档案安全管理，对档案资料等进行全方位的封闭保管，强化层层保护和校验，做好备份管理，以保证资料的及时存储。另外，要建立相应的档案电子资料档案安全评价制度，强化各种风险防范，密切监测潜在问题，强化风险辨识和准确判断，以确保电子档案的完整、安全、高效。在档案存储平台建立安全防火墙，并设立完备的程序保障信息技术的安全，通过多种方法保障信息管理的有效性。要对档案管理信息化的管理制度不断完善和改进，优化流程，细化职能，强化全过程的质量管理，大幅提升档案管理工作的安全意识、服务意识，从而推动档案管理工作与其他业务管理工作的密切融合，最大限度地发挥档案信息管理的价值［２］ 。

４．３ 确保档案管理的安全性

安全是整个文件系统中最重要的一部分，任何一个部门的机密文件泄露出去，都会对整个部门安全和发展产生巨大的影响，甚至有可能导致整个部门破产。因此，要确保每个单位的安全管理信息內容，并在此基础上开展档案资料的管理，而利用信息科技进行科学的信息保障与管理，就显得尤为重要。

在具体应用中，杀毒软件的设计和使用，对所有的信息安全进行预警和预防，也要通过文件系统的安全日志来预防和处理。同时，对文件系统中的隔离区、外网区、内网区等安全区域进行划分，从而可以在不同的命令下，对各个端口和服务进行严格的控制。

另外，利用各种先进的安全管理技术和系统，对各个区域的信息安全进行有效控制，并制定相应的防范措施，利用智能防火墙技术，对计算机网络信息系统中的某些危险信息进行拦截，防止其侵入，以保证计算机的安全［３］ 。

４．４ 创建数据库

计算机技术最初是为了获取资料而对档案资料进行处理。近年来，利用图像处理技术和大容量存储技术，对原始图像信息进行全面管理，从而形成一套完整的信息检索体系。当前，数字信息技术和存储技术，为档案数据的数字化提供了技术途径。利用这种技术，可以将现有的一切都记录下来，包括照片、纸张等，以及一些容易被破坏的文件，并将其转换为数码形式，以安全的方式保存。应用各类专业性、综合性的档案信息库，为档案信息的查询与检索带来了一定的便利性，同时保障了档案信息的安全。从目前我国的计算机档案管理体系来看，从档案数据到全文数据，都是该系统的工作目标。今后，如何利用现有的技术和服务实现档案资料的数字化，是档案工作的重点［４］ 。

４．５ 做好信息共享的管理

若要做好档案管理的信息化工作，则必须实现现有资料的共享。要实现这一目标，就必须通过内部平台来缩短人与人之间的联系，实现各个部门的文件资料的协调。由于我国的档案资料管理还不够完善，各单位的功能也相对分散，因此，档案资料的管理与沟通并不顺畅，导致档案管理工作的效率难以提升。为便于资源分享，可以在文件管理系统以外建立一个将文件归类后分享的平台，以便让工作人员更好地找到所需文件，同时能方便地将其上传。档案管理机构可建立相关的文件制度，以促进档案资料的交换与分享，提升档案资料的使用效率，并增加工作的价值。

同时，各档案管理单位在日常的资料审查中，要清楚标明资料的名称、来源等，以便于使用者及其他人员查阅。加强档案管理工作的信息化、制度化、实时化，从而推动“全面智能化”管理工作的落实［５］ 。

５ 结束语

在目前的档案工作中，利用计算机信息科技，一方面可以促进档案资料的利用，另一方面也可以促进档案工作的数字化。随着信息技术和通信技术的不断融合，将资料储存与虚拟化等技术应用于档案保护管理工作中，并进一步拓宽技术合作的途径和方法，以发挥各种先进信息技术的功能，促进档案管理工作的有序进行。同时，还可以实时地实现文件资源的共享。信息化的应用，不仅改变了档案的管理方式，而且使知识和信息结构得到了有效的调整，为有关部门的档案管理开辟了一条新的道路。

参考文献：

［１］ 孙姝．机关档案数字化外包工作风险防控［Ｊ］．兰台世界，２０２１（１１）：６６?６８．

［２］ 杨倩青．以《机关档案管理规定》为抓手提升基层机关档案工作标准化水平［Ｊ］．机电兵船档案，２０２１（５）：６５?６７．

［３］ 王慧．计算机信息技术在机关档案管理中的应用浅探［Ｊ］．科技经济导刊，２０１８，２６（１２）：１０＋１３．

［４］ 徐北辰．档案管理工作中计算机网络技术的运用［Ｊ］．办公室业务，２０１９（２１）：７１?７２．

［５］ 杜鹏远．浅谈计算机技术在文件与档案管理中的应用［Ｊ］．科技经济导刊，２０１７（３２）：１６．

作者简介：孔令双（１９７７—），本科，馆员，研究方向：档案管理。