档案工作中大数据管理模式的构建与应用

摘 要：大数据时代的来临，改变了各个行业的工作模式。信息总量的增加和数据种类的多元化，使得档案管理工作难度极大提升，传统档案管理模式难以适应社会发展的需要。为更好地满足新时代档案管理要求，本文围绕档案大数据管理模式的特點和优势、面临的问题和未来发展路径开展深入分析，为档案管理部门单位提供参考。

关键词：大数据；档案管理；发展路径

随着信息化逐渐融入到各行各业，每时每刻都在产生海量的数据，不仅推动社会向大数据时代迈进，而且促进档案管理工作依托大数据的快速增长受到社会各界的广泛关注。有关部门面对社会发展，积极采取措施应对档案管理工作提出的需求与挑战，重视利用新的技术、设备、方法、手段，全方位提升档案的收集整理、保管利用、开放鉴定等流程的管理效率和质量，从而实现档案大数据管理模式的落实和推广。

1 档案大数据管理模式特点和优势

1.1 外部发展环境优势

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要推进档案信息化建设，实施好“强基工程”，推动档案信息化固本强基迈上新台阶。同时，针对档案信息化建设目前存在的区域间发展不平衡，档案信息资源共享不充分，电子档案备份尚未形成体系的情况，提出解决方案和实施项目，为加快信息化与档案工作融合发展和以信息化驱动档案工作走向现代化指明了方向路径。这是对全国档案部门和广大档案工作者的极大鼓舞和鞭策，在顶层设计上为档案信息化工作的发展、实现大数据管理模式营造了良好的政策环境。

1.2 增强档案数据可用性

大数据时代的显著特征是数据的几何式增长，档案信息总量也随之增长迅速。面对如此海量的档案资源，传统的管理模式显然无法满足对档案信息的全面整理、深入研究、高效利用、对外宣传。对于利用率高的各类档案，数十次数百次的手工查询检索，不仅需要大量的时间去翻阅寻找，而且在一定程度上会损害档案本身。对于利用率低的档案，其中可能夹杂有价值的档案很难被发现，导致档案的价值被湮没。通过应用大数据相关技术于档案管理工作，大量的数据清晰地展现在管理人员面前，可实现广泛的收集筛选和深度加工；对于长时间存储、不具备利用价值的“垃圾数据”也可实时清除。埋藏在深处有价值的档案被发现，有效提升了档案数据的参考价值。

1.3 提升档案管理便捷性

在大数据背景下，传统纸质档案的管理模式逐渐被电子档案的信息化管理模式所取代。在档案收集过程中，固有的时间空间等限制因素问题逐渐弱化，档案管理方式也随之得到拓展。档案工作者进行动态化的档案收集、整理、保管，大大提升了工作效率，实现档案的应收尽收和实时更新。例如人事档案管理过程中，档案中人物的入职、提拔、退休、婚姻、学历等信息经常性改变，大数据管理可将其每一个阶段的变动信息及时上传给系统平台完成更新工作，保证了档案的真实性、完整性、准确性和可查性，为人事工作提供有力的信息基础。同时，多元化的数据来源渠道扩充了档案数据类型，档案资源库中增加了大量的结构和非结构化数据。

相比于传统的纸质档案管理，大数据档案管理模式可利用数据转换、云存储、云计算等技术，对声像档案、纸质档案、图片档案的类型进行针对性的统一转换并高效存储，系统平台可在高度复杂的档案分类中寻找共同点，实现信息种类的准确控制，避免信息库出现内部不连贯、整体混乱的问题，大大降低了档案的管理难度。

1.4 促进档案资源共享性

传统的档案管理模式下，档案的共享程度较低。随着计算机网络和云分享等科学技术的不断发展，档案行业也引入“互联网+”的管理模式，实现信息技术和档案管理相结合，为档案资源的共享发展提供更多可能。根据共享对象的不同，档案的共享主要分三个层次：一是内部共享。实现数据更新的同时，单位全部管理人员均可在办公室了解到更新内容。二是单位共享。完善的档案系统管理共享平台，可将部分接口分配到各个单位中，工作人员可进行线上查档、在线归档，有效提升相关部门的内部信息运转效率以及资源利用水平。三是社会共享。人民精神生活水平不断提升，对文化信息的需求也逐渐走向多样化、多层次。大数据档案管理模式让档案的获取方式变得更为多样化，人们可利用APP、微信公众平台、互联网等随时随地获取信息资源。不仅提升了档案管理部门的服务质量，更拉近了档案部门和使用者之间的关系，增强了人们在档案工作中的获得感、参与感、满足感。

2 档案大数据管理模式面临的问题与挑战

2.1 管理思路落后、管理方法不够创新

虽然社会进入大数据时代，但是仍有部分单位的档案管理工作尚未与信息化技术融合，导致部分流程仍然采用较为传统的管理模式。例如在档案收集方面，仍采用以人工收集为主的方式，收集效率低，而且容易在收集过程中因为外部环境、人为等因素对档案造成遗失，为今后实现科学化、规范化管理产生一定的限制性影响。

2.2 管理平台建设不完善

目前大多档案部门领导者未能认识到大数据管理模式的优势和带来的巨大便利，严重影响了管理平台的建设进程。一是对档案信息化关注程度不高。未充分调研便开展档案信息化工作；系统平台建设方向不清晰，应用针对性不够，未充分考虑系统实用性、与其他系统的兼容性等；盲目增加资金投入，部分信息系统未能真正发挥预期效用，存在重复建设、运行生命周期短，使用效用低、数据维护不到位，开发程序不合规、验收流于形式等问题。二是信息系统建成后部分功能与实际业务脱节。外包公司未对档案管理人员进行培训，不能完全掌握系统各模块的功能及用法。三是信息系统建设缺乏统一规划、信息整合不足。部门只立足自身职能，独立分散地建设信息系统，未尝试对接其他部门已有数据，各软件外包公司技术水平与开发平台各不相同，各系统间缺乏接口联系，无法实现数据的共享和传输，远不能达到平台数据共建共享的目的。四是系统未配置水平较高的安全设备，没有对杀毒软件病毒库进行定期升级和更新，很容易受到黑客、病毒的攻击，增加档案文件泄露的风险。

2.3 人员素质低下、服务质量有待提升

在传统管理模式下工作多年的老档案员，纸质档案的管理工作经验较为丰富，库房档案管理水平很高。但由于年龄问题、知识储备问题，导致其对新兴技术的接受能力不强。新进年轻职工，学历水平高，能够熟练操作计算机，却没有丰富的档案管理经验。整体来讲，在资源共享平台建设过程中，工作经验丰富、管理水平高、对计算机操作熟练的复合型人才十分缺乏。

3 档案大数据管理模式未来发展路径

3.1 转变管理思路、优化管理方法

为了保证档案管理工作能够尽快适应大数据时代发展，需要做到以下几点，一要升级档案管理人员的管理意识，通过最新理论研学、外出交流借鉴等方式改变档案管理思路，使其充分认可大数据对档案管理工作的影响，形成大数据思维，进而树立更高层次的工作目标，使自身管理工作方式方法能够与大数据时代相适应，为大数据管理模式建设工作主动添砖加瓦。二是利用大数据技术自身优势，将各单位现存档案进行分类整理，开展集中数字化工作，对已形成的电子档案进行全面检查，保证其页码连贯、PDF图像清晰。对未数字化的纸质档案开展调查、摸排和归集工作，全面摸清馆藏全部档案资料的数量门类、完整程度及开放审核等情况，确认是否应进行数字化，做到家底清、情况明，切实避免分散数字化、重复数字化。三是彻底解决档案管理工作在标准化、规范化方面存在的不足，有针对性地对档案的管理实现不断优化、流程再造，保证在档案存储、数据安全等各个关键环节都能够利用新兴技术提高工作水准，切实推动档案管理工作能够向安全高效的路径前行。

3.2 完善管理平台、促进共建共享

档案资源大数据管理模式的实现，必须依托于专业的大数据管理平台。档案部门领导要深入调研市场，寻求适合自身发展的外包公司和有效方案，积极与上级部门争取政策、资金上的帮助，推动平台快节奏、高水平建设。在实际建设过程中，负责同志要与外包公司工程师紧密沟通，保质保量完成系统档案管理、分类、搜索、共享等功能的开发工作，为后期系统正常运行打下坚实基础。在共建共享方面，一要在系统平台的基础上建立档案远程查询共享机制，与其他城市的档案馆签订跨馆查档协议，实现多地域档案跨馆查询全覆盖和省市县档案资源共享，让“数据多跑路，群众少跑腿”，给群众带来实实在在的便利。二要在共享平台建设过程中高度重视共享平台数据资源的安全利用，不断加强安全管控工作。可采用目录集中、全文分散的方法，分级开放权限。例如：市民可到所在辖区的档案馆，通过全市档案信息资源共享平台进行馆际间档案资源的目录查询；如果想进行全文查询，则需经原件所属档案馆审核同意。三要积极探索应用前沿技术，将区块链技术运用到共享平台建设中，并且借助分布式存储和共识机制等技术，有效地提高档案查询的公信力和容灾能力。群众可以就近在系统链条覆盖的任一档案馆查询档案、申请出证，并在链上核验档案证明的真实性、可靠性，给群众带来更好的档案服务体验。

3.3 引进专业人员、强化人才培养

科技是第一生产力、人才是第一资源、创新是第一动力，为了推动档案管理工作能够迅速实现转型升级，需要全方位加快推进档案人才培养工作，打造一支政治素质过硬、专业能力过硬的档案人才队伍，为新时代档案事业发展提供坚实的能力支撑。这就需要相关档案部门单位紧跟档案事业发展趋势，超前谋划部署，将档案信息化人才培养作为大数据管理模式建设的重要内容，以信息化培养创新型人才，以人才驱动档案工作实现现代化。一要根据自身发展需求与单位管理工作中的人才缺口，在社会和高校有针对性地招聘专业对口人才，为档案事业的高质量发展提供基础性、战略性支撑。二要在业务工作中培养人才、锻炼人才，鼓励引导干部职工扎根本职岗位深入钻研，着力培养档案工匠。同时加强年轻干部的培养，主动压担子、搭台子，让他们更多地承担主要业务工作，参与到重大项目、重点任务中，在业务工作一线熟悉掌握档案的管理方法和技术，提升专业能力，成长为档案业务骨干。三要丰富和创新人才培养方式。通过集中授课、经验分享、观摩讲学、技能比赛、轮岗锻炼等方式，加强档案干部业务培训。四要充分发挥档案科技研究在人才培养上的引导作用，结合档案科技研究新形势和国家档案局关于档案科技研究的新要求，鼓励档案从业者积极申报国家档案局和省档案局档案科技项目，在档案项目研究过程中加深理论与实践的结合，在更高层级的学术交流中提升自我，打造学术型、研究型档案人才队伍。

3.4 健全安全制度、强化安全措施

大数据背景下，各个地方档案部门的管理模式参差不齐，衍生出大量的档案保密和安全问题。作为档案管理者，一要提高对安全工作的重视程度，时刻绷紧档案安全这根弦，始终坚持把安全体系建设摆在档案事业突出重要位置，扎实学习国家颁布的档案保密制度条例和档案安全工作细则，充分认识自然灾害、馆库限制、新技术应用、服务外包、对外开放等给档案安全带来的隐患和风险。二要建立健全针对汛期、台风、火灾等突发事件的档案安全预警和安全应急机制，提高应急处置执行能力，同时建立经常性的档案安全监督检查机制和档案安全事故问责制度，抓好安全保密工作检查和排查。三要提升系統平台的安全水平，配置杀毒软件、防火墙、漏洞扫描等安全设备，有效防止不法分子通过病毒侵入系统破坏档案数据。四要做好档案数据异地备份工作，确保在发生自然灾害或人为因素造成的突发事件时，保证档案资料的安全。

结语

综上所述，大数据科技为档案管理工作提供了便利。作为档案管理的领导者和实际工作者，要树立先进的档案管理意识，建立健全安全高效、功能强大、制度严密的档案管理体系与机制，打造协同办公、共建共享的智慧型档案管理平台，把安全工作始终放在第一位并在工作的各个环节去切实提升风险防控水平，还要打造一支责任心强、敢于担当、勇于创新的高素质专业化人才队伍，全力抓紧抓实各项工作，落实“四个好”“两个服务”目标任务，扎实推进“四个体系”建设，切实履行为党管档、为国守史、为民服务的神圣职责，用活用足用好档案资源，充分发挥档案工作在推进文化强国建设、促进地区经济社会发展中的基础性、保障性作用，为党和国家事业高质量发展贡献更多的“档案智慧”和“档案力量”。

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作者简介：刘清熙，大学学历，河南省政务大数据中心馆员，研究方向：档案管理。